Module de gestion de ressources Documentation utilisateurs

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1 Module de gestion de ressources Documentation utilisateurs Manuel de documentation utilisateur du module de gestion de ressources NetCollège/NetLycée Référence du document REFO-MU-ENTV2 Documentation Gestion Ressources Nom du fichier REFO-MU-ENTV2 - Documentation Gestion Ressources v2.2.doc Version du document V1.0 Date de dernière mise à jour 28/10/10 Nb pages : 13 Solution(s) cible(s) principale(s) NetCollège, NetLycée Solution(s) cible(s) secondaire(s) Rédacteur(s) Valideur(s) Destinataires Dernières modifications Concepteur Module Gestion de Ressources Itop Education Etablissements utilisateurs du module (administrateurs et autres profils) Intégration des nouveaux paramétrages et des nouvelles fonctionnalités

2 Gestion de Ressources Documentation utilisateur - 28/10/10 Page 1 / 13 HISTORIQUE DES VERSIONS Version Date Changement par rapport à la version précédente Rédact. par Vérif. par V1.0 28/10/10 Première version du document Sommaire I. Présentation et résumé des fonctionnalités... 2 a) Objectif et possibilités du module... 2 b) Droits par défaut pour les profils courants de l ENT... 2 II. Administration du module Déclaration des ressources et types de ressources... 3 a) Liste des ressources de l établissement... 3 b) Création d une ressource... 4 c) Modification ou suppression d une ressource... 5 d) Types de ressources Statistiques et listes de réservations... 6 a) Listes de réservation d une ressource... 6 b) Statistiques de réservation d une ressource... 7 III. Utilisation du module Réservation d une ressource... 8 a) Consultation du planning de réservation... 8 b) Demande de réservation Modification ou suppression d une réservation Suivi d une ressource par un responsable a) Accès par l utilisateur à la liste de ses ressources suivies b) Planning de réservation de la ressource suivie c) Validation ou rejet d une demande de réservation d) Arbitrage en cas de conflit entre plusieurs demandes... 12

3 Enseignant Elève Parent Personnel de direction Personnel non enseignant Personnel administratif Administrateur d'établissement Documentaliste Personnel Vie Scolaire Gestion de Ressources Documentation utilisateur - 28/10/10 Page 2 / 13 I. Présentation et résumé des fonctionnalités a) Objectif et possibilités du module Le module Gestion des ressources permet de gérer des plannings de réservation en ligne pour les différentes ressources matérielles que l établissement souhaite partager : salles, matériel audiovisuel ou informatique, équipements sportifs, etc Déclaration d un nombre illimité de ressources Création de ressources sans limites par l administrateur Classement des ressources par type Possibilité de personnaliser la liste des types de ressources Deux modes de réservation possibles Réservation automatique : premier demandeur, premier servi Réservation par options, avec validation et arbitrage des conflits par un responsable de la ressource Paramétrage des possibilités de réservation pour chaque ressource Durée maximale d une réservation Délai minimal à respecter pour réserver une ressource Délai maximal pour réserver une ressource à l avance Autorisation ou non de la réservation périodique (par semaine ou par quinzaine) Statistiques de réservation Liste des réservations d une ressource sur l année scolaire en cours (exportable en CSV, Excel, PDF) Statistiques de réservations d une ressource, par mois, et par utilisateur (exportables en CSV, Excel, PDF) b) Droits par défaut pour les profils courants de l ENT Droits par défaut pour les profil courants de l ENT sur les fonctionnalités du module Administration des ressources Réservation de ressources X X X X X X X Suivi d une ressource (*) X X X X X X X (*) Bien entendu, seules les ressources affectées par l administrateur sont accessibles Cette répartition initiale des droits d accès au module peut être modifiée par l administrateur d établissement pour chacun des profils de l ENT, en utilisant son outil Gérer les droits. X

4 Gestion de Ressources Documentation utilisateur - 28/10/10 Page 3 / 13 II. Administration du module 1. Déclaration des ressources et types de ressources a) Liste des ressources de l établissement L accès aux fonctions d administration et à la liste des ressources de l établissement se fait en sélectionnant l option Administration de Gestion des ressources, menu Vie Scolaire (si les dénominations du menu standard de l ENT n ont pas été modifiées par l établissement). L écran qui apparaît présente deux listes : types de ressources, et ressources de l établissement. Création d un nouveau type pour classer les ressources Clic sur un type de ressource existant pour accéder à sa description et le modifier Création d une nouvelle ressource partagée Liste des ressources, classées par type Clic sur le nom d une ressource pour accéder à sa description et la modifier ou la supprimer, ou bien pour consulter ses statistiques et listes de réservations sur l année en cours

5 Gestion de Ressources Documentation utilisateur - 28/10/10 Page 4 / 13 b) Création d une ressource Pour créer une nouvelle ressource, il suffit de cliquer sur le bouton Ajouter une ressource situé au-dessus de la liste des ressources de l établissement. Un formulaire de déclaration de la ressource apparaît. Une fois la saisie terminée, cliquer sur le bouton «Enregistrer». Les champs de saisie repérés par une étoile rouge sont obligatoires. Durée maximale de la réservation : exprimée en minutes, elle permet de limiter une réservation (par exemple, pas plus de 120 minutes consécutives). Délai maximal avant la réservation : exprimé en nombre de jours, il permet de limiter les abus en évitant qu un utilisateur réserve une ressource à l avance sur toute l année. S il est par exemple fixé à 30, un utilisateur ne pourra pas réserver la ressource au-delà des 30 jours qui viennent. Délai minimal avant la réservation : exprimé en heures, il permet d éviter qu une réservation soit posée ou modifiée en dernière minute. S il est par exemple fixé à 12, une réservation ne pourra plus être modifiée ou demandée sur les 12 heures qui viennent. Périodicité de réservation : il peut être autorisé (par semaine ou quinzaine), ou pas Mode de réservation : automatique, ou par options validées par un responsable de la ressource (qu il s agit alors de désigner, dans la liste du personnel en fin de formulaire)

6 Gestion de Ressources Documentation utilisateur - 28/10/10 Page 5 / 13 c) Modification ou suppression d une ressource Pour modifier une ressource existante, il suffit de cliquer sur son nom dans la liste des ressources de l établissement. Le formulaire de description de la ressource apparaît. La ressource peut être supprimée, ou simplement modifiée (en cliquant sur Enregistrer). d) Types de ressources Lorsqu on demande à ajouter un type de ressource ou modifier un type existant, c est le même formulaire qui apparaît, permettant simplement de saisir l intitulé du type de ressource.

7 Gestion de Ressources Documentation utilisateur - 28/10/10 Page 6 / Statistiques et listes de réservations a) Listes de réservation d une ressource La liste des réservations d une ressource sur l année scolaire en cours est accessible : - En se connectant sur l ENT en tant qu administrateur, - En choisissant le menu Vie Scolaire / Gestion de ressources / Administration - Puis en sélectionnant une ressource dans la liste des ressources de l établissement. Dans la barre des options au-dessus du formulaire de description de la ressource, figure le lien pour accéder à la liste des réservations de la ressource. La liste de réservation s affiche à l écran, mais peut être exportée dans différents formats : - fichier Microsoft Excel version 2007 ou ultérieure (.xlsx), - format CSV (texte brut, visible avec les versions de Microsoft Excel antérieures à 2007) - format PDF

8 Gestion de Ressources Documentation utilisateur - 28/10/10 Page 7 / 13 b) Statistiques de réservation d une ressource Les statistiques sont accessibles : - En se connectant sur l ENT en tant qu administrateur, - En choisissant le menu Vie Scolaire / Gestion de ressources / Administration - Puis en sélectionnant une ressource dans la liste des ressources de l établissement. Dans la barre des options au-dessus du formulaire de description de la ressource, figure le lien pour accéder aux statistiques de réservation de la ressource. Deux types de statistiques s affichent à l écran, concernant l année scolaire en cours : - Répartition des réservations par utilisateur (avec la durée moyenne et le total en minutes) - Utilisation mensuelle de la ressource (nombre de réservations, durée moyenne, et totale) Les statistiques de répartition par utilisateur peuvent être exportées dans différents formats : - fichier Microsoft Excel version 2007 ou ultérieure (.xlsx), - format CSV (texte brut, visible avec les versions de Microsoft Excel antérieures à 2007) - format PDF

9 Gestion de Ressources Documentation utilisateur - 28/10/10 Page 8 / 13 III. Utilisation du module 1. Réservation d une ressource a) Consultation du planning de réservation L accès à la liste des ressources de l établissement et à leurs plannings de réservation se fait en sélectionnant l option Réservation de Gestion des ressources, menu Vie Scolaire (si les dénominations du menu standard de l ENT n ont pas été modifiées par l établissement). La liste des ressources disponibles en réservation apparaît alors. La liste peut être classée par Type ou par Nom de ressource (en cliquant sur le titre de l une ou l autre des colonnes). En cliquant sur le nom d une ressource, le planning de réservations apparaît, précédé d un petit encart récapitulant les modalités de réservation de la ressource saisies par l administrateur. Sous cet encart descriptif, le planning de réservations et sa légende :

10 Gestion de Ressources Documentation utilisateur - 28/10/10 Page 9 / 13 Les créneaux de réservation déjà posés apparaissent, avec l intitulé saisi par la personne qui a demandé la réservation (ou le nom de la personne, si elle n a pas saisi d intitulé). En cliquant sur l intitulé, on ouvre la réservation (en consultation pour les réservations demandées par d autres, et en modification pour celles qu on a demandé soi-même) Par défaut, le planning s ouvre sur la semaine courante, mais il est possible d afficher une autre semaine, en sélectionnant une date dans le mini-calendrier b) Demande de réservation Lorsqu on clique sur «Faire une réservation» au-dessus du planning de réservations d une ressource, un formulaire de demande de réservation apparaît. Sélectionner les dates et saisir les heures de début et de fin Spécifier un intitulé qui apparaîtra dans le planning (si l on ne saisit rien, c est le nom du demandeur qui apparaîtra) Si l on souhaite réserver la ressource de manière récurrente, choisir l option correspondante, en précisant éventuellement une date de fin au-delà de laquelle la périodicité ne sera pas reconduite Pour finir, cliquer sur le bouton Enregistrer la réservation audessus du formulaire.

11 Gestion de Ressources Documentation utilisateur - 28/10/10 Page 10 / Modification ou suppression d une réservation Au niveau du planning de réservation d une ressource, lorsque l utilisateur clique sur le titre d une demande de réservation qu il a déjà demandée, le formulaire de la réservation s ouvre en modification, avec la possibilité de changer la demande, ou même de la supprimer. Suppression de la demande Formulaire de saisie pour modifier la demande (en cliquant sur Enregistrer la réservation ensuite). Dans cet exemple, il s agit d une demande posée sur une ressource dont le mode de réservation n est pas automatique, mais par option : la zone inférieure du formulaire indique donc l état de validation de la demande (en attente ou validée). Les demandes rejetées par le responsable disparaîtront. 3. Suivi d une ressource par un responsable a) Accès par l utilisateur à la liste de ses ressources suivies Lorsqu un utilisateur a été désigné comme responsable du suivi d une ou plusieurs ressources par l administrateur de l ENT, il accède à la liste de ses ressources suivies par l option Suivi de Gestion des ressources, menu Vie Scolaire (si les dénominations du menu standard de l ENT n ont pas été modifiées par l établissement).

12 Gestion de Ressources Documentation utilisateur - 28/10/10 Page 11 / 13 b) Planning de réservation de la ressource suivie Après avoir cliqué sur le nom d une ressource suivie, on accède à son planning de réservation, sur lequel apparaissent toutes les options de réservation posées par les utilisateurs, sur lesquelles il faudra statuer (en cliquant sur leur titre pour les approuver ou les rejeter). Il est également possible pour le responsable d une ressource d en modifier la description.

13 Gestion de Ressources Documentation utilisateur - 28/10/10 Page 12 / 13 c) Validation ou rejet d une demande de réservation Il suffit au responsable de cliquer dans le planning des réservations de sa ressource suivie, sur une réservation en attente pour ouvrir le formulaire qui va permettre de statuer sur la demande : Remarque : lorsqu une demande de réservation est posée sur une ressource suivie, le responsable de la ressource reçoit une notification par (sur son adresse de messagerie de l ENT), l invitant à venir valider la demande en attente. d) Arbitrage en cas de conflit entre plusieurs demandes Lorsqu une option de réservation est en conflit avec une autre demande concurrente, l arbitrage du responsable consiste simplement à cocher la demande qui sera satisfaite. L autre demande sera rejetée et disparaîtra.