12/12/2014. FM UP CENTER ROMARIN GUIDE UTILISATEURS MODULE DEMANDES et RESERVATIONS

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1 2/2/204 FM UP CENTER ROMARIN GUIDE UTILISATEURS MODULE DEMANDES et RESERVATIONS

2 SOMMAIRE FM UP Center ROMARIN P.2 Sommaire P.3 Connexion à FM UP Center Romarin P.4 Accueil FM UP Center P.5 Modifier votre profil et votre mot de passe P.6 Module Demandes P.7 Créer une demande d intervention P.8 Consulter l historique et modifier une demande P.9 Module Réservations P.0 Type d affichage des réservations dans le calendrier P. Nouvelle réservation P.2/3 Créer une nouvelle réservation P.4 Annuler une réservation P.5 Modifier une réservation P.6 Effectuer une réservation périodique P.7 Filtrer/trier ses demandes et ses réservations P.8 Iconographie du module Demandes 2/2/4 PAGE 2

3 SE CONNECTER À FM UP CENTER La plateforme collaborative FM UP Center vous permet de suivre et traiter les demandes d intervention émises par les collaborateurs de Romarin et de réserver les salles de réunion sur l immeuble. Pour y accéder, rendez-vous sur le site Internet : Pour accéder à votre espace personnel, vous devez disposer d un login et d un mot de passe. En cochant la case «Se souvenir de moi», vos identifiants seront automatiquement renseignés lors de vos futures connexions depuis votre poste. Si vous avez oublié vos identifiants, cliquez sur «Mot de passe oublié». Après avoir indiqué votre login ou votre adresse mail, un nouveau mot de passe vous sera envoyé par mail. 2/2/204 PAGE 3

4 ACCUEIL FM UP CENTER Module Demandes Module Réservations Accès à votre profil / Déconnexion Une fois identifié(e), vous voilà sur la page d accueil de FM UP Romarin. A gauche se trouvent les modules de la plateforme. Les modules «en gras» sont ceux auxquels vous pouvez accéder. Cliquez sur Cliquez sur pour accéder au module de demandes d intervention (vers les moyens généraux). pour vous rendre sur votre espace de réservations. Cliquez sur votre nom pour accéder à votre profil. Cliquez sur pour vous déconnecter de FM UP. 2/2/204 PAGE 4

5 MODIFIER VOTRE PROFIL Depuis votre profil, vous pouvez modifier vos informations personnelles : civilité, prénom, nom, téléphone, Cliquez sur l icône profil pour y accéder (). Cliquez sur «Mise à jour» pour enregistrer vos modifications. Cliquez sur pour modifier votre mot de passe et sur «Modification de mot de passe» pour enregistrer votre nouveau mot de passe. 2/2/204 PAGE 5

6 MODULE DEMANDES Sur la page d accueil du module Demandes, vous pouvez consulter l ensemble de vos demandes d intervention et de vos réservations. Pour chacune d elles, sont identifiés : - L état de la demande - Si la demande a été lue ou non depuis sa dernière modification - Le type de demande - Le domaine de la demande (s il peut être qualifié pour le type de demande) - Le site attaché à la demande (Romarin) - Le numéro, la date et l heure d émission de la demande Par défaut, les demandes sont affichées de haut en bas selon les critères suivants : / Demandes non lues, puis lues 2/ Par N de demande : de la plus ancienne à la plus récente Cliquez sur une demande pour accéder à son historique et pouvoir en changer l étape et/ou ajouter un message 0//204 PAGE 6

7 CRÉER UNE DEMANDE Pour créer une nouvelle demande, cliquez sur ou sur Sélectionnez ensuite le type de demande souhaité : Demande de badges ou Demande d intervention 2/2/204 PAGE 7

8 CRÉER UNE DEMANDE DE BADGES 2 Dans le formulaire de demande, saisissez votre message dans le champ «Message» () puis cliquez sur «Poursuivre» (2) pour accéder à la page suivante. 2/2/204 PAGE 8

9 CRÉER UNE DEMANDE DE BADGES 2 3 Vous devez joindre à votre demande de badges un formulaire dédié à cette demande. Vous pouvez télécharger celui-ci en cliquant sur le lien «Télécharger le modèle» (). Une fois le formulaire renseigné, vous devez le joindre à votre demande en cliquant sur «Choisissez un fichier» (2). Enfin, pour transmettre votre demande aux Moyens Généraux, cliquez sur «Poursuivre» (3). 2/2/204 PAGE 9

10 CRÉER UNE DEMANDE D INTERVENTION Dans le formulaire de demande, vous devez indiquer l étage et la zone concernée dans la fenêtre «Patrimoine» (). Vous devez ensuite sélectionner le «Domaine» correspondant à votre demande (2) dans la liste de choix. Renseignez ensuite la fenêtre «Message» en décrivant l objet de votre demande (3) et en n omettant pas de préciser le N de bureau ou le lieu de l intervention. Cliquez sur «Poursuivre» (4) pour enregistrer votre demande. Celle-ci est automatiquement transférée aux moyens généraux. 4 2/2/204 PAGE 0

11 DEMANDE D INTERVENTION Historique d une demande et Nouveau message 2 Pour consulter l historique d une demande, il suffit de cliquer sur la demande voulue dans la liste des demandes. Dans l historique d une demande, vous trouverez tous les messages que vous avez échangés avec les moyens généraux ainsi que les changements d étape (prise en compte, traitement ). En cliquant sur «Nouveau message» (), il vous est donné la possibilité d envoyer un nouveau message aux moyens généraux et en cliquant sur «Poursuivre» (2), vous pourrez clôturer votre demande. 0//204 PAGE

12 MODULE RÉSERVATIONS 2 Légende : Réservation en attente de validation Réservation validée Réservation annulée ou refusée Réservation modifiable Réservation non modifiable En accédant au module réservation, vous arrivez par défaut sur le calendrier de la semaine en cours. Dans celui-ci apparaissent vos réservations. Pour gérer l affichage des réservations de salles de réunion et des vidéoprojecteurs dans le calendrier, glissez la souris sur la gauche de la page, vers la flèche () afin d ouvrir la liste des agendas des ressources que vous pouvez réserver. Cochez ou décochez les cases en face des ressources (2) pour les visualiser ou les cacher dans la calendrier. 2/2/204 PAGE 2

13 MODULE RÉSERVATIONS Gestion de l affichage du calendrier Vous pouvez gérer l affichage du calendrier cliquant sur Le bouton vous permet à tout moment de revenir à un affichage intégrant la date du jour Affichage par semaine Le bouton vous permet de faire défiler dans un sens ou dans l autre les jours, les semaines et les mois en fonction du mode d affichage en cours. Affichage par mois Affichage par jour 2/2/204 PAGE 3

14 MODULE RÉSERVATIONS Nouvelle réservation En cliquant sur le bouton, vous accédez au formulaire de demande de réservation. Vous pouvez également effectuer une réservation directement depuis le calendrier, à condition d avoir choisi au moins une ressource dans vos agendas, puis en sélectionnant le jour et les horaires dans le calendrier (), en fonction des disponibilités affichées des salles sélectionnées. 2/2/204 PAGE 4

15 MODULE RÉSERVATIONS Nouvelle réservation via «Nouvelle réservation» 2 2/2/204 Cliquez sur le bouton Nouvelle réservation pour accéder au formulaire de réservation. Une fois votre choix effectué, indiquez le jour et les horaires de votre réservation puis cliquez sur «Rafraichir» (). Les ressources disponibles pour les dates et horaires sélectionnés vous sont proposées. Après avoir fait votre choix, cliquez sur «Poursuivre» (2). Il vous est ensuite demandé de renseigner le champ «Objet» dans lequel vous devez indiquer le nom de l organisateur de la réunion. Puis cliquez de nouveau sur «Poursuivre» pour enregistrer votre réservation. PAGE 5

16 MODULE RÉSERVATIONS Nouvelle réservation via le calendrier 3 2 Si vous avez pré sélectionné une ou des salles ainsi qu un créneau dans l agenda : - La fenêtre «Nouvelle réservation» s ouvre et vous propose de confirmer la date, les heures de réservation et la salle (). Si vous modifiez les dates et heures de réservation, cliquez sur «Rafraîchir» pour que vos modifications soient enregistrées (2). Dans la liste des salles proposées, sélectionnez celle que vous souhaitez réserver (3). Enfin, cliquez sur Poursuivre (4). 4 5 Pour finaliser votre réservation, indiquez l objet de la réservation (5). Puis cliquez sur «Poursuivre» (6) 6 2/2/204 PAGE 6

17 MODULE RÉSERVATIONS Annuler une réservation 2 3 Pour annuler une réservation, cliquez sur celle-ci depuis le calendrier ou depuis la liste de vos réservations puis sur «Poursuivre» (). Sélectionnez l étape «Réservation annulée» (2) et cliquez sur «Enregistrer» (3). Votre réservation sera annulée et la ressource qui était réservée de nouveau disponible. 2/2/204 PAGE 7

18 MODULE RÉSERVATIONS Modifier une réservation Vous pouvez modifier une réservation depuis le suivi d une réservation (en cliquant sur celle-ci depuis le calendrier ou dans la liste de vos réservations), puis en cliquant sur l onglet «Réservation» () et sur le bouton «Action» (2) : 2 Dans la fenêtre «Modifier la réservation», vous pouvez modifier la date et les horaires de réservation ou l annuler en cochant «Refusé/Annulé». Cliquez sur «Valider» pour enregistrer vos modifications. 2/2/204 PAGE 8

19 MODULE RÉSERVATIONS Effectuer une réservation périodique Pour effectuer une réservation périodique, lors de la création de votre réservation, cochez la case «Périodique» (). Dans le formulaire qui apparaît, indiquez : / La périodicité (Hebdomadaire, Mensuelle, Annuelle) 2/ La fréquence 3/ La date de début de la réservation périodique 4/ La date de fin de la réservation périodique Cliquez ensuite sur «Poursuivre» pour valider votre réservation. Les réservations créées intègreront le calendrier en fonction des paramètres enregistrés. 2/2/204 PAGE 9

20 Filtres et tris des demandes/réservations (Affichage liste) Vous pouvez filtrer vos demandes et vos réservations en fonction des critères que vous recherchez en cliquant sur. Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur «Valider» pour activer votre filtre. Vous pouvez trier vos demandes et vos réservations en fonction des critères que vous recherchez en cliquant sur Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur «Valider» pour activer votre tri. Vous pouvez également effectuer une recherche par N de demande ou de réservation en renseignant le champ «Rech. N Dem.» puis en cliquant sur 2/2/204 PAGE 20

21 ICONOGRAPHIE DU MODULE DEMANDES Statut de la demande Type de demande N de demande / Date et heure d émission Demande lue/non lue Domaine de la demande Site associé à la demande Statut des demandes : Affichage des demandes : Demande lue (ne contenant pas de nouvelle information) Demande non lue (contenant une nouvelle information) Demande en attente de prise en compte Demande en cours de traitement Demande traitée Demande refusée Demande clôturée Paramétrer un filtre ou un tri Désactiver le filtre ou le tri en cours Accéder aux filtres / tris enregistrés Nb de demandes affichées Mode d affichage des demandes Imprimer les demandes affichées Recherche par N de demande 22/204 PAGE 2

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