Système en ligne de gestion des demandes de rendez-vous et des dossiers pour visas et de la file d attente des candidats SOFT GFA VISA

Transcription

1 Système en ligne de gestion des demandes de rendez-vous et des dossiers pour visas et de la file d attente des candidats SOFT GFA VISA

2 SOFT GFA VISA est un système en ligne qui permet de gérer les demandes de rendez-vous et le traitement des dossiers de demande de visa. Elle comporte des interfaces qui sont accessibles au public et d autres qui sont réservées aux administrateurs. 1. Formulaire de demande de rendez-vous (accessible au public) Ce formulaire donne la possibilité aux candidats de fournir un certain nombre d informations qui permettent de se faire une idée sur la pertinence de la demande de visa. Entre autres, ii est demandé aux candidats de scanner leur passeport et de le joindre au formulaire. Par ailleurs, l adresse IP du demandeur ainsi que ses date et heure de début de connexion sont récupérées et stockées et pourront être utilisées en cas de besoin. Lorsqu on valide le formulaire, un message s affiche pour informer le candidat qu un mail lui sera envoyé pour la réponse.

3 2. Traitement des demandes de rendez-vous (réservé aux agents de l ambassade) Par défaut, toutes les demandes de rendez-vous non encore traitées sont affichées dans une liste par ordre chronologique de l inscription. Lorsque l on clique sur le lien traitement, les données du candidat correspondant sont affichées dans un formulaire. A ce niveau, un lien «Cliquer pour afficher le scan du passeport» permet de consulter celui-ci (fichier image à gauche)

4 Lorsque l agent juge la demande recevable, il sélectionne Demande de rendez-vous acceptée dans une liste et saisit la date et l heure de rendez-vous. Lorsque ce formulaire est validé, le système génère un numéro en incrément le dernier en envoie un mail au candidat avec le numéro ainsi la date et l heure de rendez-vous. Si la demande de rendez-vous est rejetée, un mail est envoyé aussi au candidat.

5 3. Gestion de la file d attente Un système de gestion de file d attente comportant notamment un ou plusieurs écrans placés devant l ambassade permet d appeler les numéros avec les numéros des guichets correspondants. Ces numéros sont affichés et prononcés après un bip. Interface graphique destinée au public L interface publique comporte aussi des visuels qui permettent de mettre en valeur le pays et/ou de donner des informations au public. Elle dispose des fonctionnalités suivantes : Affichage des numéros appelés et des guichets correspondants Afficher d une zone de rappel de numéros Affichage de la durée moyenne de passage d un client au guichet Appel vocal des numéros et guichets

6 Affichage des opérations à effectuer Affichage de promotion sous forme d images, d animations, de vidéos Affichage de la date et de l heure courantes Interface d administration (accessible aux seuls administrateurs) Création des utilisateurs (utilisateurs simples, administrateurs) Mise à jour des utilisateurs Gestion des rendez-vous Liste des rendez-vous par date de référence à saisir par l administrateur Gestions des dossiers des candidats au visa. Consultation des statistiques sur le nombre de candidats reçus par agent et par type d opérations pour une période de référence à fixer par l administrateur Consultation des horaires du premier et du dernier appel des candidats par agent et pour chaque date de la période de référence définie par l administrateur. 4. Suivi des appels sur Internet Le public qui dispose d une connexion Internet peut suivre l évolution des numéros appelés à partir de leur ordinateur, Smartphone, téléphone portable, etc. et n auront donc pas besoin de se masser devant l ambassade alors même que leur numéro peut être très loin dans la liste et n est pas susceptible d être appelé dans la journée. L interface affiche, en plus du drapeau de pays, le numéro ainsi que les prénoms et noms du candidat suivant.

7 5. Traitement des dossiers de demande de visa Lorsqu il reçoit un candidat au visa, l agent de l ambassade peut afficher la liste des candidats qui passent à la date courante et cliquer sur le lien correspondant au candidat qu il a en face de lui. Il affiche ainsi le formulaire qui comporte ses informations. Il peut ainsi compléter les autres données : disponibilité de moyens de subsistance, assurance maladie, etc. et renseigner la décision : demande de visa acceptée ou rejetée. NB : Les données étant stockées dans une base, il est possible des les importer dans d autres bases de données utilisées par des applications en local pour éviter les doubles saisies.

8 6. Liens pour tester le système Afin de permettre aux personnes intéressées d effectuer des tests, le système est mis en ligne aux adresses suivantes : Formulaire destiné aux candidats : Interface d administration (accès réservé aux agents de l ambassade) : Comme utilisateur, il faut saisir «adminvisa» Comme mot de passe, il faut saisir «password» Comme numéro de guichet, il faut saisir un chiffre entre 1 et 10 Une fois qu on accède à l interface, on clique sur «File d attente» pour accéder à l interface qui est destinée au public et qui doit s afficher sur des écrans placés devant l ambassade. Les administrateurs pourront aussi effectuer les opérations correspondantes aux autres liens comme la création d autres utilisateurs, la consultation des statistiques, la gestion des rendez-vous, etc. Lien de consultation du prochain numéro à appeler : Ce lien permet à tout candidat, à partir de n importe où et à condition d avoir une connexion Internet, de suivre l évolution des appels, donc il n aura pas besoin d être devant l ambassade et de contribuer à créer un attroupement dommageable à l image de marque du pays.