Facturation annuelle (Avec hydromètres)

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1 Cette annexe est un complément au document «facturation annuelle» et il explique la codification requise aux modules Gestion des hydromètres et Taxation, perception et comptes clients pour produire la facturation annuelle des taxes en y incluant les hydromètres. Deux méthodes admissibles au crédit MAPAQ sont proposées dans le pages qui suivent. 1. Consiste à facturer les hydromètres (tarif de base et consommation) à même la facturation annuelle des taxes foncières. 2. Consiste plutôt en une facturation des hydromètres indépendante de la facturation annuelle des taxes foncières. Les deux choix proposés impliquent la facturation sur le formulaire «compte de taxes» et l impression/comptabilisation des comptes se fait via le module Taxation, perception et comptes clients. Enfin, nous proposons une façon de facturer directement par le module Gestion des hydromètres. Cette facturation, non admissible au crédit MAPAQ, se fait sur un formulaire autre que le formulaire «compte de taxes». Page 1

2 Facturation des hydromètres à même la facturation annuelle des taxes foncières (admissible au crédit MAPAQ) Étape 1 À l Entretien des types d hydromètres (activités courantes), créer et/ou modifier les différents types nécessaires à une bonne facturation. Le type d hydromètre sert à identifier le compteur, le taux de base (plus le poste de revenu et type de recevable), les tarifs associés aux consommations (plus le poste de revenu et type de recevable), etc. Pour connaître les différents types déjà inscrits au système, faire l impression de la Liste des types d hydromètres (activités courantes). Ce rapport sera utile pour la vérification (à savoir si des modifications et/ou créations sont requises). Étape 2 Au besoin, imprimer le Rapport des dernières lectures (activités courantes). Ce rapport constitue un outil de travail pour la personne qui va saisir sur le «terrain» les différentes lectures des compteurs d eau. OU Effectuer l impression des Relevés de lecture (activités courantes) pour la personne mandatée à prendre les lectures sur le «terrain» afin qu elle note celle-ci sur le relevé et en remette une copie au contribuable comme preuve de son passage. Page 2

3 Étape 3 Si désiré, faire la saisie de la lecture de la consommation des hydromètres par la Saisie des lectures en lot (activités courantes) en y identifiant le numéro de la route (pour ceux qui ont déterminé un numéro de route et une séquence de lecture à l Entretien des hydromètres de chaque contribuable onglet 1). Si la Saisie des lectures en lot n est pas utilisée, passer à l étape suivante. Étape 4 À l Entretien des hydromètres (activités courantes) procéder à l entrée des nouvelles lectures. Les fiches qui sont exploitations agricoles enregistrées et pour lesquelles la facturation des compteurs d eau doit être prise en considération dans le calcul du crédit MAPAQ doivent être modifiées une à une afin de préciser l information. Vocabulaire utilisé Admissibilité au crédit MAPAQ Cette section s'applique uniquement pour les exploitations agricoles enregistrées. Elle est utilisée lors de la facturation annuelle ou complémentaire sur les comptes de taxes seulement. Page 3

4 Étape 4 (suite entretien des hydromètres) Vocabulaire utilisé Taux de base OUI : si le taux de base applicable doit être entièrement inclus au montant des taxes admissibles au crédit MAPAQ. NON : si le taux de base applicable doit être totalement exclus du montant des taxes admissibles au crédit MAPAQ. MIXTE : si l'hydromètre est utilisé autant pour l'usage agricole que non agricole et si on désire que la partie du taux de base admissible au crédit MAPAQ soit déterminée au prorata de la partie agricole de la fiche. Consommation OUI : si le tarif associé à la consommation doit être entièrement inclus au montant des taxes admissibles au crédit MAPAQ. NON : si le tarif associé à la consommation doit être totalement exclus du montant des taxes admissibles au crédit MAPAQ. MIXTE : si l'hydromètre est utilisé autant pour l'usage agricole que non agricole et si on désire que la partie admissible au crédit MAPAQ soit déterminée au prorata de la partie agricole de la fiche. Page 4

5 Exemples de facturation selon différents choix La fiche EAE présente ceci comme évaluation et lois fiscales : Cas #1 Admissibilité : Taux de base et Consommation = OUI Dans l exemple présenté ci-dessus, la totalité des montants relatifs aux hydromètres (tarif de base et consommation) est incluse dans le calcul du crédit MAPAQ selon le taux de crédit de taxes applicable de la fiche EAE. Page 5

6 Cas #2 - Admissibilité: Taux de base et Consommation = NON Dans cet exemple, aucun montant associé aux hydromètres n est pris en compte dans le calcul du crédit MAPAQ et ce, même si la fiche est une exploitation agricole enregistrée. Cas #3 - Admissibilité: Taux de base = NON, Consommation = OUI Dans la situation présentée ci-dessus, seule la consommation est incluse dans le calcul du crédit MAPAQ. Quant au tarif de base, il ne fait pas partie du calcul du crédit. Page 6

7 Cas #4 - Admissibilité: Taux de base = NON, Consommation = MIXTE Dans cet exemple, le tarif de base n est pas pris en considération dans le calcul du crédit MAPAQ. Quant à la consommation, puisque le choix est MIXTE, le système détermine le pourcentage applicable à la partie agricole en faisant un prorata de la valeur imposable agricole versus la valeur imposable totale. Le crédit MAPAQ est calculé sur la valeur trouvée. La partie agricole de la fiche correspond 174,500$ (évaluations liées aux M et EAEB), ce qui représente 71.52% (174,500 divisé par 244,000$ valeur totale de l immeuble) de la valeur admissible au crédit MAPAQ. Le système calcule dans la partie agricole, la consommation selon le pourcentage de 71.52%. La portion non agricole non admissible au crédit MAPAQ, correspond à 28.48%. Page 7

8 Cas #5 - Admissibilité: Taux de base et Consommation = MIXTE Dans ce dernier exemple, le système détermine le pourcentage applicable à la partie agricole en faisant un prorata de la valeur imposable agricole versus la valeur imposable totale. Le crédit MAPAQ est calculé sur la valeur trouvée. La partie agricole de la fiche correspond 174,500$ (évaluations liées aux M et EAEB), ce qui représente 71.52% (174,500 divisé par 244,000$ valeur totale de l immeuble) de la valeur admissible au crédit MAPAQ. Le système calcule dans la partie agricole, le tarif de base et la consommation selon le pourcentage de 71.52%. La portion non agricole non admissible au crédit MAPAQ, correspond à 28.48%. Page 8

9 Étape 5 Imprimer le Rôle de perception des hydromètres détaillé. Ce rapport permet d obtenir le détail de la facturation des compteurs, pour chaque contribuable. Consulter les étapes précédentes si des corrections doivent être faites. (Voir étape 4). L impression du rôle de perception des hydromètres s effectue également au module «taxation, perception et comptes clients», à l option «rôle de perception annuel (activités taxation foncière). Il est à noter que le crédit MAPAQ n est pas calculé au rôle de perception des hydromètres. Les prochaines étapes se font au module «taxation, perception et comptes clients» (elles correspondent aux étapes 16 à 18 et à l étape 20 du processus de facturation annuelle des taxes foncières. En voici quand même le «résumé» Étape 6 (correspond à l étape 16 du document «facturation annuelle») Faire la Génération des numéros de factures (activités taxation foncière). Cette option permet de créer les numéros de factures pour chaque contribuable dans le but d obtenir, au rôle de perception, les numéros de factures. À l exécution de cette option, il faudra cocher la case «inclure les hydromètres» afin d attribuer un numéro de facture aux clients qui n auraient que les hydromètres à facturer. Il est cependant évident que tous les autres clients (ceux ayant une taxation foncière) seront aussi inclus. Page 9

10 Étape 7 (correspond à l étape 17 du document «facturation annuelle») Faire l'impression du Rôle de perception (activités taxation foncière). Il est important lors de la demande d impression du rôle de perception de faire les mêmes choix que lors de la génération des numéros de factures. À l exécution, il faudra cocher la case «inclure les hydromètres» afin d obtenir le(s) montant(s) à facturer relativement aux compteurs d eau. Étape 8 (correspond à l étape 18 du document «facturation annuelle») Faire l impression des comptes de taxes via l option Facturation annuelle des taxes (activités taxation foncière). La section nommée «hydromètres» devient primordiale : Hydromètres Ces trois questions se rapportent aux compteurs d eau. Si la première case «inclure le calcul» est cochée, la facturation des hydromètres s effectuera à même la facturation annuelle. La seconde case «imprimer la période de consommation» est accessible seulement si la première case a été cochée. Si on coche cette case, l impression de la mention «consommation du... au...» s imprimera à la suite des montants calculés pour les compteurs d eau. La troisième case «imprimer les lectures» est active si le formulaire utilisé est le format pour imprimante laser. Cocher la case permet d'imprimer, dans la section «Détail des taxes» du compte, une ligne supplémentaire comprenant les lectures (courante et précédente), la consommation de base et la consommation sur laquelle se fait la facturation. Étape 9 (correspond à l étape 20 du document «facturation annuelle») Toujours à l option Facturation annuelle des taxes (activités taxation foncière), procéder à la comptabilisation des comptes. La section nommée «hydromètres» est toujours primordiale comme lors de l impression des comptes. Page 10

11 Facturation des hydromètres indépendante de la facturation annuelle des taxes foncières (admissible au crédit MAPAQ). Étape 1 À l entretien des types d hydromètres (activités courantes), créer et/ou modifier les différents types nécessaires à une bonne facturation. Le type d hydromètre sert à identifier le compteur, le taux de base (plus le poste de revenu et type de recevable), les tarifs associés aux consommations (plus le poste de revenu et type de recevable), etc. Pour connaître les différents types déjà inscrits au système, faire l impression de la «liste des types d hydromètres» (activités courantes). Ce rapport sera utile pour la vérification (à savoir si des modifications et/ou créations sont requises). Étape 2 Au besoin, imprimer le rapport des dernières lectures (activités courantes). Ce rapport constitue un outil de travail pour la personne qui va saisir sur le «terrain» les différentes lectures des compteurs d eau. OU Effectuer l impression des relevés de lecture pour la personne mandatée à prendre les lectures sur le «terrain» afin qu elle note celle-ci sur le relevé et en remette une copie au contribuable comme preuve de son passage. Page 11

12 Étape 3 Si désiré, faire la saisie de la lecture de la consommation des hydromètres par la Saisie des lectures en lot (activités courantes) en y identifiant le numéro de la route (pour ceux qui ont déterminé un numéro de route et une séquence de lecture à l Entretien des hydromètres de chaque contribuable onglet 1). Si la Saisie des lectures en lot n est pas utilisée, passez à l étape suivante. Étape 4 À l Entretien des hydromètres (activités courantes) procéder à l entrée des nouvelles lectures. Voir l étape 4 vue précédemment aux pages 3 à 8 pour les détails. Étape 5 Imprimer le rôle de perception des hydromètres détaillé. Ce rapport permet d obtenir le détail de la facturation des compteurs, pour chaque contribuable. Consulter les étapes précédentes si des corrections doivent être faites. (Voir étape 4). Avant la production des comptes Comme le formulaire à utiliser est le «compte de taxes», il faut au préalable s assurer que la case «facturer les hydromètres sur comptes de taxes» est bien cochée à l onglet 3)taxation des Paramètres de base (activités spéciales au module Taxation, perception et comptes clients. Les étapes 6 à 9 qui suivent, doivent être faites au module Taxation, perception et comptes clients. Page 12

13 Étape 6 Faire la génération des numéros de factures (activités taxation foncière). Cette option permet de créer les numéros de factures pour chaque contribuable dans le but d obtenir, au rôle de perception, les numéros de factures. À l exécution de cette option, il faudra DÉCOCHER la case «inclure la taxation foncière», car le but de l opération n est pas lié à la taxation foncière. À l exécution de cette option, il faudra cocher la case «inclure les hydromètres» afin d attribuer un numéro de facture aux clients qui n auraient que les hydromètres à facturer. Il est cependant évident que tous les autres clients (ceux ayant une taxation foncière) seront aussi inclus. Étape 7 Faire l'impression du rôle de perception (activités taxation foncière). Il est important lors de la demande d impression du rôle de perception de faire les mêmes choix que lors de la génération des numéros de factures. À l exécution de cette option, il faudra DÉCOCHER la case «inclure la taxation foncière», car le but de l opération n est pas lié à la taxation foncière. À l exécution, il faudra cocher la case «inclure les hydromètres» afin d obtenir le(s) montant(s) à facturer relativement aux compteurs d eau. Page 13

14 Étape 8 Faire l impression des comptes de taxes via l option facturation annuelle des taxes (activités taxation foncière). À l exécution de cette option, il faudra DÉCOCHER la case «inclure la taxation foncière», car le but de l opération n est pas lié à la taxation foncière. À l exécution de l option, la section nommée «hydromètres» devient primordiale. Hydromètres Ces trois questions se rapportent aux compteurs d eau. Si la première case «inclure le calcul» est cochée, la facturation des hydromètres s effectuera à même la facturation annuelle. La seconde case «imprimer la période de consommation» est accessible seulement si la première case a été cochée. Si on coche cette case, l impression de la mention «consommation du... au...» s imprimera à la suite des montants calculés pour les compteurs d eau. La troisième case «imprimer les lectures» est active si le formulaire utilisé est le format pour imprimante laser. Cocher la case permet d'imprimer, dans la section «Détail des taxes» du compte, une ligne supplémentaire comprenant les lectures (courante et précédente), la consommation de base et la consommation sur laquelle se fait la facturation. Étape 9 Toujours à l option facturation annuelle des taxes (activités taxation foncière), procéder à la comptabilisation des comptes. La case à cocher «inclure la taxe foncière» devra être DÉCOCHÉE et la section nommée «hydromètres» est toujours primordiale comme lors de l impression des comptes. Page 14

15 Étape 10 Imprimer le journal des revenus et encaissements (activités courantes) SANS mise à jour et en faire la vérification, AVEC mise à jour par la suite. Le journal sans mise à jour est une SÉCURITÉ au cas où l imprimante bloquerait lors de l'impression de celui avec mise à jour. Le choix «journal des revenus» doit être coché pour l impression du rapport. Le «sommaire des répartitions» du journal peut être vérifié avec le sommaire du rôle de perception. Page 15

16 Si la facturation s effectue sur un formulaire «autre» que celui du compte de taxes, faire les étapes suivantes. (non admissible au crédit MAPAQ) Étape 1 Se rendre aux Paramètres de base (activités spéciales) du module de Gestion des hydromètres afin de sélectionner le formulaire approprié. Les étapes de facturation doivent être faites par le module «gestion des hydromètres». Page 16

17 Étape 2 Se rendre à la Facturation des hydromètres (activités courantes) pour l impression des factures. Vocabulaire utilisé Traitement La première action à entreprendre est l impression des factures. Date d envoi Correspond à la date qui sera imprimée sur chacune des factures. Page 17

18 Étape 2 (suite facturation des hydromètres) Vocabulaire utilisé Premier numéro de facture Correspond au premier numéro de facture qui sera imprimé. Par défaut, c est le numéro inscrit au champ «prochain numéro de facture» des paramètres de base (activités spéciales) qui s affiche. Toutefois, il demeure modifiable. Calcul des intérêts Si le choix «à la date d envoi» est sélectionné, lors de l'impression des comptes, s'il y a des arrérages au compte du client, l'intérêt sera calculé et simulé à la date d'envoi inscrite à la question date d'envoi. Si le choix «au premier versement» est retenu, lors de l'impression des comptes, s'il y a des arrérages au compte du client, l'intérêt sera calculé et simulé à la date du premier versement annuel. Ce versement est déterminé dans le tableau des versements de cet écran. Inclure les non échues au courant du coupon Si la case est cochée, les clients qui ont des montants non échues à leur compte verront le total de ceux-ci additionné au premier coupon de leur facture. Inclure les arrérages -- sur le premier coupon Si la case est cochée, les clients qui ont des arrérages à leur compte verront le total de ceux-ci additionné au premier coupon de leur facture. Inclure les arrérages -- sur le compte Si la case est cochée, les clients qui ont des arrérages à leur compte verront le total de ceux-ci additionné au détail du compte à la case «arriérés» de leur facture. Il est à noter que si la case «sur le premier coupon» est cochée, les arrérages seront aussi au «détail» de la facture. Page 18

19 Étape 2 (suite facturation des hydromètres) Vocabulaire utilisé Période de consommation imprimée La case «date des lectures» est active si le formulaire utilisé est le format pour imprimante laser. Cocher la case permet d'imprimer, une ligne supplémentaire comprenant les lectures (courante et précédente), la consommation de base et la consommation sur laquelle se fait la facturation. La case «du» permet l impression de la mention «consommation du... au...» qui s imprimera à la suite des montants calculés pour les compteurs d eau. Copropriétaire -- imprimer un compte pour chacun En cochant cette case, lors de l'impression des factures, si une fiche a un ou plusieurs copropriétaires, un compte s'imprimera pour chacun des copropriétaires. La mention «copie du copropriétaire» s'imprimera dans l'en-tête du compte. Par contre, seule la copie du propriétaire principal aura les coupons des versements. Copropriétaire -- imprimer si adresse différente Cette case s active seulement dans le cas où la précédente serait cochée. Une fois cochée, lors de l'impression des factures, les comptes seront imprimés seulement pour les copropriétaires dont l'adresse est différente de celle du propriétaire principal. Tableau des versements Indiquer les dates d échéance au tableau des versements. Ces dernières s imprimeront sur les coupons. Intervalle des contribuables Effectuer le choix de l intervalle désiré pour l impression des comptes. Page 19

20 Étape 2 (suite facturation des hydromètres) Vocabulaire utilisé À l acceptation, la boîte intitulée «désirez-vous faire un test d impression» s affichera Si «OUI» est choisi, le système imprimera des «XXXX» et des «9999» dans les différentes cases du formulaire dans le but d aligner celui-ci pour une bonne impression des comptes de taxes. Tant que l on répond OUI, le système fait un test. Dès que l alignement est bon, répondre NON pour commencer l impression des comptes. Si «NON» est sélectionné, le système commencera immédiatement l impression des comptes sans se préoccuper si les formulaires sont bien alignés. Enfin, si «ANNULER» est choisi, le système reviendra à l écran de facturation et annulera la demande d impression qui a été faite. Étape 3 Faire la vérification des comptes imprimés avec l'aide du rôle de perception détaillé imprimé précédemment. S assurer que chaque date d échéance inscrite sur les coupons est correcte (le bon jour, le bon mois et surtout la bonne année). Si certains comptes sont mal imprimés, reprendre l étape 1 de la partie «impression des factures», en précisant l intervalle de clients pour lesquels le compte de taxes n est pas imprimé correctement. PRENDRE UNE COPIE DE SÉCURITÉ DES DONNÉES. Page 20

21 Étape 4 Toujours à la Facturation des hydromètres (activités courantes) procéder à la comptabilisation des factures. Étape 5 Imprimer le Journal des revenus et encaissements (activités courantes du module Taxation, perception et comptes clients) SANS mise à jour et en faire la vérification, AVEC mise à jour par la suite. Le journal sans mise à jour est une SÉCURITÉ au cas où l imprimante bloquerait lors de l'impression de celui avec mise à jour. Le choix «journal des revenus» doit être coché pour l impression du rapport. Le «sommaire des répartitions» du journal peut être vérifié avec le sommaire du rôle de perception. Page 21