Grenoble, le 2 septembre Le recteur de l académie de Grenoble Chancelier des universités
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1 Grenoble, le 2 septembre 2014 Rectorat Division budgétaire et financière DBF 32 Ce.dbf3@acgrenoble.fr Affaire suivie par : Christian DI- TOMMASO christian.ditommaso@acgrenoble.fr Agnès LIMANDRI- ODDOS Houda GUETTOUCHE houda.didouche@ ac-grenoble.fr Françoise RIZZA Brigitte ROMARU agnes.limandrioddos@acgrenoble.fr francoise.rizza@acgrenoble.fr brigitte.romaru@acgrenoble.fr pascale LATHOUD Pascale.lathoud@ ac-grenoble.fr Télécopie Le recteur de l académie de Grenoble Chancelier des universités Objet : remboursement des frais de déplacement au titre des personnels d inspection et d orientation, des services partagés (établissements publics), des remplacements continus, des intérims, des commissions et des réunions remboursement des frais de changement de résidence sur le territoire métropolitain de la France Je vous prie de trouver ci-après la circulaire de rentrée portant sur les frais de déplacement et de changement de résidence dont je vous demande d assurer une large diffusion auprès de votre personnel. Je vous rappelle que les références kilométriques sont celles du logiciel mappy avec le trajet le plus court. Cette circulaire est consultable sur le site de l académie de Grenoble et sur l intranet : (rubrique : espace des personnels remboursement des frais de déplacement, frais de changement de résidence (DT Ulysse)) à Madame et Messieurs les présidents des universités de Grenoble et de la Savoie Monsieur le président de l institut national Polytechnique de Grenoble Mesdames et Messieurs les directeurs des services départementaux de l éducation nationale Mesdames et Messieurs les coordonnateurs IPR IA et IEN-ET Mesdames et messieurs les chefs d établissement du second degré : lycées, lycées professionnels, collèges, EREA Mesdames et messieurs les directeurs des centres d information et d orientation Mesdames et messieurs les chefs de division et de service du rectorat 7, place Bir-Hakeim CS Grenoble cedex 1
2 Sur le site web, avec la circulaire peuvent aussi être consultés et téléchargés les documents suivants : 2/5 pour le personnel en services partagé et en intérim : - Le remboursement des frais de déplacements - Une fiche de procédure du logiciel DT pour le chef d établissement valideur - Un modèle de convention de fourniture de repas avec l établissement (ne concerne que le personnel en service partagé) - Les modalités de remboursement des frais de changement de résidence. I. SERVICE PARTAGE (pour l année scolaire)- REMPLACEMENT CONTINU INTERIM AVERTISSEMENT Si vous rencontrez des problèmes de saisie sur le logiciel DT Ulysse, vous pouvez contacter un guichet unique au Par ailleurs, une évolution de cette application informatique devrait être mise en place à compter du 1 er janvier FRAIS DE DEPLACEMENT L agent utilise la procédure de saisie sur internet via le portail DT-Ulysse. Il saisit le déplacement en créant un ordre de mission à la fin de chaque mois et il l envoie électroniquement au chef de l établissement de rattachement. Celui-ci, après validation hiérarchique (statut 2), le transmet pour validation (statut 4) au service gestionnaire du rectorat à : Brigitte ROMARU pour les établissements des départements 07, 26 et 38 (brigitte.romaru@ac-grenoble.fr) Christian DI TOMMASO pour les établissements des départements 73 et 74. (christian.di-tommaso@ac-grenoble.fr) Attention, le paramétrage des nouveaux chefs d établissement de l académie, ne s effectuera dans l application informatique que courant octobre Le détail des procédures est précisé dans le document sur le remboursement des frais de déplacement et par la fiche de procédure d utilisation du logiciel DT Ulysse par le chef d établissement en sa qualité de valideur. POUR LE PERSONNEL EN INTERIM, la procédure est la même. Cependant, avant de créer l ordre de mission, la personne concernée saisit, dans la fiche profil, l immatriculation et la puissance fiscale de sa voiture personnelle. En effet, dans
3 l ordre de mission, elle doit choisir le barème «IK Standard» pour la saisie des indemnités kilométriques, en «personnel itinérant». Par ailleurs, l indemnité de sujétion spéciale de remplacement (ISSR) est gérée par la division des personnels enseignants (DIPER E). Il appartient à l agent de transmettre directement au bureau concerné, l état de demande de paiement de ces indemnités. 3/5 2 FRAIS DE RESTAURATION Pour le remboursement des frais de restauration, il est obligatoire d établir une convention entre l établissement et le rectorat, à télécharger sur le site web, si celle-ci n a pas encore été signée, avant que l établissement ne transmette les factures selon les modalités de l article 2 de la convention. Ce remboursement ne concerne pas le personnel en intérim. Si vous souhaitez un renseignement complémentaire concernant un problème de paiement, vous pouvez joindre par courriel ou par téléphone (le matin uniquement de 9 à 12 heures), Brigitte ROMARU ou Christian DI TOMMASO II MEMBRES DES COMMISSIONS STATUTAIRES ET DES PARTICIPANTS A DES REUNIONS RECTORALES OU MINISTERIELLES FRAIS DE DEPLACEMENT Il est rappelé (cf ma note du 5 juin 2014) à chaque division et à chaque service du rectorat de noter dans sa convocation l enveloppe budgétaire et le nom du valideur hiérarchique compétent. L agent saisit le déplacement sur l application DT-Ulysse puis, envoie, via l application, l ordre de mission à la division qui a émis la convocation : CAPA des personnels administratifs à la DIPER A CAPA des personnels enseignants à la DIPER E, etc... Les demandes de billets et les mises en paiement sont réalisées: - pour les déplacements académiques par Pascale LATHOUD (pascale.lathoud@acgrenoble.fr) - pour les déplacements à l initiative de l administration centrale par Agnès LIMANDRI-ODDOS (agnes.limandri-oddos@ac-grenoble.fr) et également le mail du service : ce.dbf3@ac-grenoble.fr
4 III MEMBRES DES CORPS D INSPECTION ET D ORIENTATION DEPLACEMENT ET RESTAURATION 4/5 L inspecteur saisit le déplacement sur l application DT-Ulysse puis, envoie, via l application, au valideur hiérarchique. Pour les IEN et IA-IPR, les repas pris dans une restauration administrative sont remboursés à ½ taux. Pour les COP, hors du cadre conventionnel avec les établissements, les repas sont à saisir dans le logiciel DT. La mise en paiement est réalisée par Françoise RIZZA (francoise.rizza@acgrenoble.fr) IV FRAIS DE CHANGEMENT DE RESIDENCE Le service n envoie pas de dossier par courrier ; ce dossier est téléchargeable sur le site de l académie de Grenoble ou l intranet : (espace des personnels - remboursement des frais de déplacement, frais de changement de résidence) PROCEDURE Pour le premier degré et l enseignement supérieur : le dossier complet, en deux exemplaires, accompagné d un RIB avec nom, prénom et mention de l adresse personnelle, est à retourner, avant le 15 octobre 2014, à direction des services départementaux du département concerné ou à l université concernée qui le transmettra, après validation, à la DBF 32 pour mise en paiement. Pour le second degré : le dossier complet, en deux exemplaires, accompagné d un RIB avec nom, prénom et mention de l adresse personnelle, et visé par le supérieur hiérarchique, doit être retourné au service DBF 32 avant le 15 octobre 2014 au plus tard. Pour un départ à la retraite d un personnel logé par nécessité de service, il convient d utiliser le dossier de couleur rose «état de demande de remboursement de
5 frais de déménagement à l intérieur de la résidence», à demander à la DBF 32. En cas de besoin, s adresser à Christian DI TOMMASO ou à Agnès LIMANDRI-ODDOS et préciser le nombre de personnes concernées dans votre établissement. 5/5 La note à télécharger précise les modalités de remboursement des frais de changement de résidence sur le territoire métropolitain. Toutefois, pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez joindre par courriel ou par téléphone (le matin de 9 à 12 heures) Christian DI TOMMASO ou Agnès LIMANDRI-ODDOS. N.B. : en ce qui concerne les changements de résidence pour les départements d outremer, une nouvelle circulaire sera transmise au début de l année Pour le recteur et par délégation Le secrétaire général de l académie Dominique MARTINY
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