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1 BOW Manuel utilisateur v1.0

2 Table des matières 1 GLOSSAIRE Introduction Structure Menu principal Page d authentification Types d authentification Langues Validations et Erreurs Règles de validations Types d erreur Erreurs bloquantes Avertissements Erreurs Contournables Affichage des erreurs Envoi de données Fichiers Génération d un fichier plat Génération d un fichier XML Préparation Gestion des erreurs Envoi du fichier bow Encodage à l écran Principes de l encodage Retour au menu et Sauvegarde partielle Encodage de l envoi Encodage de déclarations Encodage d une fiche Gestion des erreurs Exécution de l envoi Modifications des listes de fiches Modification de fiches Recherche des éléments à modifier Modification d une fiche trouvée Suppression de fiches Recherche Suppression Ajout de fiches Recherche Ajout d une fiche Gestion des erreurs Envoi des modifications Envoi vers la base de données Retour au menu Recherche et Visualisation Recherche des éléments de base Critères de recherche Recherche d un envoi...45

3 7.1.3 Recherche d une déclaration Recherche d une fiche Recherche d un Relevé Lien Ecran Résultats Lancement de la recherche Actions possibles Visualisation Principe de base Actions possibles Traçage Annulations Envois, déclarations et relevés Principe Recherche Annulation Confirmation Fiches Bilans Lien Ecran Fichier Statut des envois Types Envoi ordinaire Envoi de correction Envoi d annulation Annule et remplace Statuts Statuts possibles Statuts à combiner s explicatifs Envois ordinaires, de corrections et d annulations Envoi correct Envoi incorrect Envoi avec erreurs contournables Envoi de contournement Accepté Refusé...56 Liste des figures Figure 1 - Définition des entités...erreur! Signet non défini. Figure 2 Menu Principal....8 Figure 3 - En-tête Belcotax...9 Figure 4 - Gestion des contournements...11 Figure 5 - Exemple de liste d'erreurs bloquantes...13

4 Figure 6 - Exemple de liste d'erreurs contournables...13 Figure 7 - Exemple de liste d'avertissements...14 Figure 8 - Préparation: schéma explicatif...16 Figure 9 - Conversion d'un fichier en fichier bow Figure 10 - Autorisation de l'applet Figure 11 - Ecran de bilan d'une préparation réussie...17 Figure 12 - Ecran d'envoi d'un fichier bow...20 Figure 13 - Expédition de l'envoi...20 Figure 14 - Envoi par fichier (sans erreurs)...21 Figure 15 - Encodage par écrans...23 Figure 16 - Encodage d'un envoi...24 Figure 17 - Liste des déclarations vide...25 Figure 18 - Liste de déclarations...26 Figure 19 - Edition d'une déclaration...27 Figure 20 - Liste des Fiches...27 Figure 21 - Edition d'une fiche générique formulaire vierge...29 Figure 22 - Exemple de fiche spécifique: Figure 23 - Exemple de checkboxes...31 Figure 24 - Ecran de confirmation de l'envoi...33 Figure 25 - Critères de recherche pour les fiches à modifier...35 Figure 26 - Résultats d'une recherche de fiches à modifier...36 Figure 27 - Sélection d'une déclaration...38 Figure 28 - Ajout d'une fiche - partie générale Figure 29 - Edition de la partie spécifique d'une fiche - Exemple Fiche Figure 30 - Liste de fiches...41 Figure 31 - Confirmation d'un envoi de modification...42 Figure 32 - Critères de recherche communs...44 Figure 33 - Critères de recherche d'un relevé...47 Figure 34 - Résultat d'une recherche d'envois...47 Figure 35 - Exemple de visualisation - Fiche Figure 36 Ecran de confirmation de l'annulation d'un envoi...50 Figure 37 - Expéditon de l envoi d annulation...50 Figure 38 - Critère de recherche du bilan...51

5 1 GLOSSAIRE Applet: une petite application Java qui est chargée automatiquement dans le browser du client lorsqu il accède la page Web contenant cette applet. Bilan: rapport récapitulatif des relevés 325 totalisés par débiteur de revenus pour un expéditeur Bow (Belcotax-on-Web): Un fichier bow est un fichier compressé et crypté, qui contient un fichier XML qui est soit le fichier XML envoyé, soit le fichier plat envoyé converti en XML, ainsi qu un fichier de statistiques. Contournement: fait d accepter une erreur contournable dans un envoi. Déclaration: c est l entité constitutive de l envoi. Chaque déclaration contient une ou plusieurs fiches. Correspond au record 1 (cfr Figure 1 - Définition des entités). Encodage: l encodage à l écran consiste à entrer les données en remplissant les champs des pages directement à l écran. Envoi: c est l entité qui contient toutes les données envoyées. L envoi peut contenir une ou plusieurs déclarations. Correspond au record 0 (cfr Figure 1 - Définition des entités). Erreur bloquante: est une erreur qui nécessite d être corrigée avant de pouvoir envoyer les données. Erreur contournable: est une erreur qui nécessite un justificatif pour que les données puissent être acceptées. Expéditeur: celui qui effectue l envoi Fiche générale: les données générales d une fiche sont les champs qui ont la même signification pour toutes les fiches. En particulier, les champs 2001 à 2029 ainsi que les champs 2112 et 2114, dans la brochure Belcotax on web. Fiche spécifique: les données spécifiques d une fiche sont les données qui dépendent du type de fiche choisi. Ces données sont les champs qui ne sont pas repris dans la fiche générale. En particulier, ce sont les champs 2030 à Menu principal: Menu de gauche, accessible ou non selon la fonctionnalité utilisée. Relevé 325: est un ensemble de fiches de même type, au sein d une déclaration (cfr Figure 1 - Définition des entités). Sas: Zone tampon entre l utilisateur et la base de données où les envois sont stockés en attente de la validation 3. Super-statut: statut d un envoi qui est combiné avec n importe quel autre statut. Traçage: consiste à lancer une nouvelle recherche à partir des résultats d une recherche précédente. En faisant une recherche d éléments d un premier type, on obtient une liste d éléments de ce type. On peut ensuite alors rechercher des éléments d un second type qui sont reliés à un élément du premier type. Validation 1: ensemble des règles concernant la forme des champs (notamment taille et format). Validation 2: ensemble des règles concernant le business, pouvant être fait localement sur la machine client. Validation 3: ensemble des règles qui nécessitent des vérifications externes, ou des connexions à d autres bases de données (ex: vérification de l existence d un numéro BCE). Validation: vérification des données selon certaines règles. Une validation est réussie si aucune règle à vérifier n est violée.

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7 2 Introduction 2.1 Structure Ce document est destiné à guider l utilisateur dans l application Belcotax on web. Il n a donc aucun but technique. La structure peut être mise en rapport du menu principal de l application Belcotax on web. Ainsi, il est facile de situer globalement les fonctionnalités principales de l application, ainsi que les explications de ce document. Les sections principales de ce document traitent des sujets suivants: les différents types d envois, la visualisation, ainsi que la recherche, la modification et l annulation des différents éléments de l application, la gestion des contournements, la génération de bilans. De plus, certains aspects qui ne sont pas nécessairement des fonctionnalités seront abordés, comme le statut des envois et la gestion des s. 2.2 Menu principal Toutes ces fonctionnalités sont accessibles via le menu principal. Avant de commencer la lecture de ce document, il est intéressant de se familiariser avec celuici. Voici donc une brève description de chacun des liens présents dans le menu cidessous:

8 Figure 1 Menu Principal. Année des revenus: permet de choisir l année des données qui sont envoyées, mises-à-jour ou consultées. 1 Préparation: permet d accéder au module de conversion (au format bow)/validation. Envoi fichier: permet d accéder au module d envoi de fichiers bow. Ecrans de saisie: permet d accéder au module d encodage par écran. Envois, Déclarations, Relevés et totaux 325, Expéditeurs et Débiteur: permet d accéder aux critères de recherche des différents éléments; Fiches Consultation: 2 permet d accéder aux critères de recherche d une fiche à visualiser. Fiches Modification, annulation et ajout: permet d accéder aux critères de recherche d une (ou de plusieurs) fiche(s) à modifier, annuler ou insérer (dans une déclaration existante). Bilan: permet d accéder à la page de recherche d un bilan Liens : liens vers l avis aux débiteurs de revenus et vers la brochure Belcotax Quitter: permet de sortir de l application (en se désauthentifiant), et d être redirigé vers le portail du SPFF. 1 Dans la version actuelle de Belcotax on web, il n est pas possible de changer l année. La seule année possible est Les envois dont la date est 2006 ne seront donc pas retrouvés par cette application. 2 Cliquez sur Fiches pour faire apparaître le sous menu.

9 3 Page d authentification 3.1 Types d authentification Vous devez vous authentifier avec votre certificat de classe 3 auprès du portail de la Sécurité Sociale. Un certificat de classe 3 peut être obtenu auprès : de Isabel : de GlobalSign : Une fois l authentification effectuée, si l expéditeur que vous représentez est connu de nos services, vous êtes dirigés vers la page d accueil de Belcotax on web. Si l expéditeur que vous représentez n est pas connu de nos services, il vous sera demandé d introduire les données relatives à cet expéditeur avant d être dirigé vers la page d accueil de Belcotax on web. 3.2 Langues Il est également possible, dans la page d authentification, de sélectionner votre langue. Trois langues sont acceptées: l allemand (DE), le français (FR) ainsi que le néerlandais (NL). Pour cela, cliquez sur le sigle correspondant en haut à droite de l écran. Il est également possible de changer de langue durant la session. Vous devez sélectionner la langue dans la barre d en-tête de l application Belcotax on web. Figure 2 - En-tête Belcotax.

10 4 Validations et Erreurs 4.1 Règles de validations Toutes les données entrées dans Belcotax on web sont soumises à des règles. En effet, que ce soit lors de l envoi par fichier, lors de l envoi par encodage, ou lors de n importe quelle modification, toutes les données sont soumises aux règles présentes dans la liste des règles de validations 3. L application Belcotax on web effectue un contrôle constant de ces règles. Lorsque des données sont introduites ou modifiées, les règles sont vérifiées à chaque changement d écran. Il vous sera alors notifié si une erreur a été détectée. 4.2 Types d erreur Lorsqu une règle est enfreinte, cela génère une erreur. Il en existe trois différents types. La gestion de ces erreurs est différente selon qu elles se produisent lors d une action ou d une autre. Ces gestions seront expliquées au cas par cas dans les sections correspondantes Erreurs bloquantes Apparition Le type d erreur le plus courant est l erreur bloquante. Une telle erreur se présente lorsque l envoi n est pas correct et ne peut être exécuté à cause de cette erreur. Une règle de type bloquant est violée Correction Le seul moyen de corriger ce type d erreur est de changer les données de manière à ce qu aucune règle ne soit violée. Une fois qu une telle erreur est détectée, il sera de toute façon impossible de continuer plus loin Avertissements Apparition Les avertissements sont générés pour prévenir l expéditeur qu il y a vraisemblablement des fautes ou des manques dans son envoi. Toutefois, dans le cas d un avertissement, ces manques ne sont pas assez graves que pour interdire l envoi. 3 Voir liste des règles de validations.

11 L expéditeur sera simplement informé de ces avertissements. Une règle de type avertissement est violée Correction Les avertissements ne nécessitent pas obligatoirement de correction. Mais, si l expéditeur décide effectivement, après notification de l erreur, de corriger son envoi, il peut modifier les données et revalider son envoi avant d effectuer l envoi proprement dit Erreurs Contournables Apparition Figure 3 - Gestion des contournements Les erreurs contournables sont générées lorsque l envoi comporte des erreurs qui peuvent être tolérées, mais qui nécessitent tout de même une autorisation. Votre envoi est donc en attente, mais n est pas considéré comme exécuté tant qu il n a pas été autorisé.

12 Correction Il est préférable, lors d une notification d erreur(s) contournable(s), de corriger vos données en conséquence avant de revalider et d effectuer l envoi. Toutefois, dans certains cas particuliers, ces données ne peuvent/doivent être corrigées et l envoi peut être effectué malgré cette(ces) erreur(s) contournable(s). Cet envoi sera cependant en attente d autorisation. Afin de faire accepter un envoi en attente à cause d erreurs contournables, vous devez d abord introduire des justificatifs auprès du service Belcotax, par mail. Le Service Belcotax peut alors prendre les décisions suivantes : Accepter les justificatifs : votre envoi sera alors accepté et vous en serez prévenu par . Votre envoi peut alors être traité. Refuser les justificatifs : votre envoi ne peut pas être traité. Vous en serez prévenu par et vous devrez corriger votre envoi avant de le revalider et de le réenvoyer Gestion des contournements Cette section s adresse uniquement aux gestionnaires des déclarations, ainsi qu aux administrateurs Belcotax. Accepter les contournements Une fois que la justification a été envoyée par l expéditeur et qu elle est acceptée, il faut la valider dans l application Belcotax on web. La marche à suivre est la suivante. 1. Cliquez sur le lien Contournements. Cela vous amène à l écran suivant. 2. Insérez le numéro de l envoi dont vous voulez accepter les contournements dans le champ Numéro de l envoi. Ce champ est obligatoire. 3. Choisissez ensuite les règles pour lesquelles vous avez reçu les justificatifs, en cochant les cases correspondantes dans le cadre intitulé Règles à contourner. 4. Cliquez ensuite sur le bouton Accepter contournement(s). Cela vous amène à l écran suivant, si l acceptation a réussi.

13 Un message négatif tel que celui donné à l écran suivant peut être également affiché. Cela peut se présenter si des mauvaises règles ont été cochées au point précédent. Refuser les contournements Pour refuser un envoi contenant des erreurs contournables, la marche à suivre est similaire. 1. Cliquez sur le lien Contournements. 2. Insérez le numéro de l envoi dont vous voulez refuser les contournements dans le champ Numéro de l envoi. Ce champ est obligatoire. 3. Cliquez ensuite sur le bouton Refuser contournement(s). Remarquez qu il n est ici pas nécessaire de cocher les erreurs. L envoi est automatiquement refusé. Cela vous amène à l écran suivant Affichage des erreurs Les règles de validation sont testées à différents moments, selon les cas. Ces différents cas sont détaillés dans les sections correspondantes. Une fois les erreurs détectées, elles sont alors affichées à l écran dans différents cadres, selon que l on ait à faire à des erreurs bloquantes, contournables ou des avertissements. Les titres et la forme des cadres sont les mêmes pour n importe quel type de validation. Toutefois, le contenu des messages d erreurs peut différer légèrement selon les cas. Figure 4 - Exemple de liste d'erreurs bloquantes Figure 5 - Exemple de liste d'erreurs contournables

14 Figure 6 - Exemple de liste d'avertissements

15 5 Envoi de données L application Belcotax on web offre la possibilité d introduire des données de trois manières différentes: via des fichiers plats, via des fichiers de type XML, via un encodage direct à l écran. Une fois les fichiers XML ou fichiers plats générés, leur envoi ou leur préparation est identique. L encodage à l écran est totalement différent. 5.1 Fichiers Génération d un fichier plat Afin de pouvoir envoyer un fichier plat par l application Belcotax on web, il convient que celui-ci réponde au format prédéfini dans la brochure du SPF Finances 4. Il faut faire attention au fait que le format décrit dans cette brochure n est valable que pour l année de la brochure. Par exemple, un fichier plat au format 2005 devra être envoyé en choisissant l année Pour ce faire, choisissez la valeur que vous souhaitez utiliser dans la liste déroulante intitulée Année des revenus, dans le menu principal de l application Génération d un fichier XML Le format du fichier XML est, lui-aussi, fonction de l année des revenus. Le format est celui défini dans le fichier Belcotax-XXXX.xsd, où XXXX est l année de revenus Préparation But de l applet Une fois le fichier plat prêt, il faut le convertir au format de l application, c est-à-dire en un fichier crypté bow. Cette conversion est effectuée automatiquement par l application, via l applet de préparation, qui convertit et valide le fichier. Un fichier bow est en fait un fichier compressé et crypté, qui contient un fichier XML qui est soit le fichier XML envoyé, soit l équivalent du fichier plat envoyé, ainsi qu un fichier de statistiques. 4 Brochure Belcotax, REVENUS 2005.

16 Figure 7 - Préparation: schéma explicatif Chargement Cliquez sur Préparation dans le menu principal afin d accéder à l applet de conversion. Vous arriverez alors au menu suivant: Figure 8 - Conversion d'un fichier en fichier bow Description des champs Cet écran présente trois champs obligatoires. Si vous remplissez le premier, les deux autres vont être générés automatiquement (il vous est cependant possible de les modifier). - Le premier champ est le chemin complet vers le fichier plat, ou le fichier XML, à convertir. Vous pouvez également remplir ce champ via le bouton Browse qui permet d accéder à l arboresence du système. - Le second champ est le chemin du fichier de destination. Par défaut, le fichier de destination est stocké dans le même répertoire, avec un nom fonction de l extension du fichier:

17 si le fichier est un fichier avec extension.txt nom_fichier.txt, le fichier destination sera nom_fichier.bow, si le fichier comporte une autre extension nom_fichier.ext, le fichier destination sera nom_fichier.ext.bow. - Le dernier champ est le chemin du fichier d erreur. Il est également stocké, par défaut, dans le même répertoire que le fichier source. Il est à noter que le fichier d erreur ne sera pas généré si le fichier source ne contient pas d erreur. Les paramètres par défaut peuvent évidemment être changés à la guise de l utilisateur. Toutefois, il est indispensable de connaître l emplacement du fichier bow pour la suite des opérations Conversion Une fois toutes ces manipulations effectuées, cliquez sur le bouton Convertir pour lancer l applet de conversion/validation. Si cette applet est chargée pour la première fois dans la session courante, elle devra être acceptée. Pour l accepter, cliquez sur le bouton Yes lorsque la fenêtre suivante apparaît. Figure 9 - Autorisation de l'applet. Une barre de progression apparaît alors à l écran. Lorsque la progression est terminée, l écran d information suivant est affiché, si aucune erreur n a été détectée 5. Figure 10 - Ecran de bilan d'une préparation réussie. 5 Voir section Validations pour plus d informations sur la gestion des erreurs.

18 Vous pouvez trouver sur cet écran le rappel du chemin du fichier bow généré. Vous êtes maintenant prêt à passer à l envoi proprement dit du fichier Gestion des erreurs Lors de la phase de préparation, les règles de validation sont vérifiées. Si au moins une des règles est violée, un message sera affiché. De plus, s il s agit d une erreur bloquante, le fichier ne sera pas préparé. La validation proprement dite est effectuée lorsque vous cliquez sur le bouton Convertir si vous acceptez l applet. Pour rappel, les messages se trouvent dans le cadre qui correspond à leur type. De plus, les messages seront différents pour l envoi de fichiers plats et pour l envoi de fichiers XML. Le nombre d erreurs affichées est limité à 100. Si votre fichier contient plus de 100 erreurs, seules les 100 premières erreurs seront affichées Fichiers plats Format du message La forme générale d un message d erreur pour un fichier plat est la suivante: <num_erreur>. Position: <num_ligne>, <start> - <end>: <message> où les paramètres sont les suivants: <num_erreur> est le numéro de suite de l erreur dans la liste des erreurs à laquelle elle appartient, <num_ligne> est le numéro de la ligne du fichier plat où se trouve l erreur, <start> (optionnel selon les erreurs) est le numéro du premier caractère de la chaîne de caractère qui constitue l erreur, et qui se trouve à la ligne <num_ligne>, <end> (optionnel selon les erreurs) est le numéro du dernier caractère de la chaîne de caractère qui constitue l erreur, et qui se trouve à la ligne <num_ligne>, <message> est le message caractérisant l erreur. Fichier d erreur Un fichier d erreur, dont le chemin est spécifié avant la conversion, est également généré. Chaque ligne de ce fichier est constituée de la ligne complète du fichier source où l on trouve une erreur, suivie du message au format défini ci-dessus Fichiers XML Format du message La forme générale d un message d erreur pour un fichier XML est la suivante: <num_erreur>. Ligne: <num_ligne> Colonne: <num_colonne> : Tag: <nom_tag> : <message> où les paramètres sont les suivants:

19 <num_erreur> est le numéro de suite de l erreur dans la liste des erreurs à laquelle elle appartient, <num_ligne> est le numéro de la ligne du fichier XML où se trouve l erreur, <num_colonne> est le numéro du premier caractère de la chaîne qui constitue l erreur, <nom_tag> est le nom du tag dont le contenu pose problème, <message> est le message caractérisant l erreur. Fichier d erreur Un fichier d erreur, dont chemin est spécifié avant la conversion, est également généré.. Chaque ligne de ce fichier est le message au format défini ci-dessus Correction des erreurs Selon le type d erreur, différentes possibilités s offrent à vous. Si vous avez une erreur bloquante, vous devez corriger le fichier, et retenter la conversion. Aucun fichier bow ne sera créé tant que le fichier source comporte encore des erreurs bloquantes. Si vous avez une erreur contournable, vous devez appliquer la démarche expliquée plus haut; Si vous avez un avertissement, vous pouvez décider de corriger ces avetissements mais aucune démarche de correction n est obligatoire Envoi du fichier bow Liens Pour envoyer le fichier bow, il existe deux possibilités. Si le fichier bow vient juste d être préparé, cliquez alors sur le lien ICI du menu précédent. Vous serez redirigé directement vers la page d envoi. On peut aussi accéder à cette page via le lien Envoi fichier du menu principal. L écran suivant apparaît alors Chargement Si l applet n a pas encore été acceptée lors de cette session, il convient de l accepter, de la même manière que dans la section précédente.

20 Figure 11 - Ecran d'envoi d'un fichier bow Description des champs Deux champs peuvent être remplis sur cette page. - Le premier est le chemin du fichier à envoyer. Ce fichier doit impérativement être un fichier bow généré par l application, comme expliqué dans la section précédente. Le chemin peut aussi être précisé via le bouton Browse. Ce fichier bow doit avoir été préparé avec la version actuelle de l application (le numéro de version de l application se trouve dans l en-tête de la page). Si ce n est pas le cas, il vous sera demandé de repasser par la phase de préparation (conversion/validation). - Le second champ est l adresse à laquelle un accusé de réception de l envoi sera envoyé. L adresse par défaut est celle attachée à l utilisateur qui s est authentifié. L utilisateur peut évidemment changer ce champ à sa guise Exécution de l envoi Une fois les deux champs remplis, cliquez sur le bouton Envoyer afin d envoyer le fichier bow. Vous arrivez alors à l écran suivant. Figure 12 - Expédition de l'envoi Cet écran donne le numéro d identification de l envoi. Par exemple, le numéro est ici Il est important de prendre note de ce numéro, car il sera nécessaire par après pour pouvoir faire des recherches sur cet envoi. Notez toutefois que le numéro de cet envoi sera inscrit dans l qui sert d accusé de réception. L envoi est maintenant prêt à être reçu dans le sas l application. Une fois cet envoi bien reçu, un de confirmation sera envoyé à l adresse mentionné à l écran de la Figure 12 - Ecran d'envoi d'un fichier bow.

21 . Figure 13 - Envoi par fichier (sans erreurs) 5.2 Encodage à l écran Plutôt que de préparer les envois à l avance à l aide de fichiers, l application Belcotax on web permet également de préparer ces envois directement à l écran, à l aide de formulaires à remplir. Cette fonctionnalité est accessible par le lien Ecrans de saisie du menu principal Principes de l encodage Le principe de l encodage découle de la logique des fichiers utilisés ci-dessus. En effet, il convient d abord de remplir un envoi afin de pouvoir éditer une déclaration. De la même façon, avant de pouvoir remplir une fiche, il est obligatoire d avoir édité une déclaration. Comme dans le cas des fichiers, il est possible d insérer plusieurs déclarations dans un envoi, et plusieurs fiches dans une déclaration, tout en respectant

22 certaines règles. De plus, à chaque écran où des données peuvent être insérées, une validation a lieu.

23 Figure 14 - Encodage par écrans

24 5.2.2 Retour au menu et Sauvegarde partielle Démarrage de l encodage Après avoir cliqué sur le lien Ecrans de saisie, vous accédez aux pages d édition. L écran suivant est le premier qui apparaît. C est en fait l écran d encodage d un envoi. Figure 15 - Encodage d'un envoi Avant de commencer tout encodage proprement dit, il est utile de noter que le menu principal est désactivé. Vous pouvez à tout moment sortir de l édition via le bouton Retour au menu. Toutefois, cette action a pour effet d effacer toutes les données entrées si celles-ci n ont pas été sauvegardées précédemment Sauvegarde partielle Pour effectuer cette sauvegarde, cliquez sur le bouton Sauvegarde partielle. Il est conseillé de sauvegarder régulièrement, surtout lors de longs encodages, et ceci afin d éviter toute perte de données. Les données enregistrées lors de la sauvegarde partielle seront chargées automatiquement lors de la prochaine visite sur les pages d encodage. Pour plus de clareté, il faut également préciser que, tant que la session n est pas expirée, et tant que l utilisateur n a pas quitté l encodage par écran, via le bouton Retour au menu, les données restent en mémoire Effacer la sauvegarde Les données sauvegardées peuvent être effacées en cliquant sur le bouton Effacer la sauvegarde. Avant d effectuer ces actions de sauvegarde et d effacement de

25 sauvegarde, le système vous demandera toujours une confirmation. Il vous suffit alors de cliquer sur le bouton OK pour confirmer, ou Cancel pour infirmer Retour à l envoi Les boutons Sauvegarde partielle et Effacer la sauvegarde ne sont accessibles que via l écran d édition des envois. Pour sauvegarder, vous devez donc impérativement revenir à l écran d édition des envois, mais une sauvegarde partielle enregistre non seulement l envoi, mais également les déclarations et les fiches présentes dans cet envoi Encodage de l envoi Dans la Figure 16 - Encodage d'un envoi ci-dessus, on peut distinguer deux cadres. Le premier représente les données de l expéditeur. Le second cadre représente les données de l envoi. Le champ d année des revenus est rempli directement par la même année que celle choisie dans le menu principal. Le numéro séquentiel est également pré-rempli, en fonction des envois connus par l application. L utilisateur est évidemment libre de changer ce numéro séquentiel. Les autres champs sont les données de la personne à contacter en cas de problème ou de confirmation du futur envoi qui sera encodé Encodage de déclarations Liste des déclarations Dans l écran représenté à la Figure 16 - Encodage d'un envoi, cliquez sur l onglet Liste des déclarations. Vous parvenez alors à l écran d insertion de déclarations dans l envoi, Figure 17 - Liste des déclarations vide. Figure 16 - Liste des déclarations vide Plusieurs actions sont possibles à partir de cet écran: - Afin d ajouter une déclaration, que ce soit à la liste vide, ou lorsque des déclarations auront déjà été rentrées, cliquez sur Ajouter une déclaration. Vous parvenez alors à l écran d édition spécifique d une déclaration, expliqué en détail dans la section suivante. - Vous pouvez également revenir à l envoi, notamment si vous désirez enregistrer, via l onglet Envoi. Si des déclarations sont présentes dans

26 l envoi, une liste comparable à celle de la Figure 18 - Liste de déclarations se présente alors. Figure 17 - Liste de déclarations - Pour chaque déclaration dans la liste, vous avez deux choix possibles, selon l icône que vous choisissez: : cliquez sur cette icône pour arriver à l écran de modification de la déclaration en regard. L utilisation de cet écran est décrit à la section suivante. : cliquez sur cette icône pour supprimer la déclaration en regard. Cela a pour effet d enlever la déclaration de la liste. Vous devrez ensuite confirmer cette suppression. Cliquez sur OK si vous en êtes sûr, Cancel sinon Déclaration proprement dite Pour rappel, il y a donc deux moyens d arriver à l écran d édition d une déclaration spécifique: - en cliquant sur l icône de modification en regard d une déclaration, auquel cas l écran d édition sera rempli par les données de la déclaration. - En cliquant sur le bouton Ajouter déclaration, auquel cas l écran d édition sera vierge. Pour ces deux actions, vous parvenez à un écran semblable à celui de la Figure 19 - Edition d'une déclaration. La seule différence est que, dans le cas d une modification, certains champs sont remplis par les données inhérentes à cette déclaration. Dans le cas d une nouvelle déclaration, le pays du débiteur est, par défaut, la Belgique. Actions possibles pour l utilisateur: - Cliquez sur le bouton Annuler, présent en haut et en bas de la page, si vous désirez annuler les modifications qui viennent d être apportées au formulaire et revenir à la liste des déclarations. Si la déclaration a été ajoutée à la liste, et non pas modifiée, cliquer sur Annuler supprimera toute trace de cette déclaration.

27 - Cliquez sur le bouton Retour à l envoi si vous désirez garder vos modifications et retourner à l envoi, par exemple pour effectuer une sauvegarde partielle ou pour confirmer votre envoi. - Cliquez sur le bouton Liste des fiches pour accéder à la liste des fiches, où vous pourrez ajouter et modifier des fiches. Cette fonctionnalité est décrite dans la section suivante. Figure 18 - Edition d'une déclaration Encodage d une fiche Liste des fiches Une fois l onglet Liste des fiches sélectionné, un écran semblable à celui de la Figure 20 Liste des Fiches apparaît. Comme pour la liste de déclarations, il se peut très bien que la liste de fiches soit vide. Figure 19 - Liste des Fiches

28 A partir de cet écran, plusieurs actions sont possibles: - Cliquez sur l onglet Déclaration si vous désirez revenir à la liste des déclarations. - Cliquez sur le bouton Ajouter fiche si vous désirez ajouter une fiche à la liste. Cette action est valable aussi bien pour une liste vide que pour une liste comportant des fiches. - Cliquez sur le bouton Retour à l envoi si vous désirez retourner à l écran d édition de l envoi, et garder les déclarations en mémoire. - Cliquez sur le bouton Annuler pour supprimer toute la liste des fiches. Si ces fiches font partie d une déclaration qui a été ajoutée, et non pas modifiée, cliquer sur Annuler aura pour effet de supprimer toute trace des fiches ainsi que de la déclaration. - Pour chaque fiche dans la liste, vous avez deux choix possibles, selon l icône que vous choisissez: : cliquez sur cette icône pour arriver à l écran de modification de la fiche en regard. L utilisation de cet écran est décrit à la section suivante. : cliquez sur cette icône pour supprimer la fiche en regard. Cela a pour effet d enlever la fiche de la liste. Vous devrez ensuite confirmer cette suppression. Cliquez sur OK si vous en êtes sûr, Cancel sinon Encodage d une fiche générique Pour rappel, il y a deux moyens d arriver à l écran d introduction d une fiche générique de la Figure 21 - Edition d'une fiche générique formulaire vierge: - en cliquant sur l icône de modification en regard d une fiche, auquel cas l écran d édition sera rempli par les données de la fiche. - En cliquant sur le bouton Ajouter fiche, auquel cas l écran d édition sera vierge.

29 Figure 20 - Edition d'une fiche générique formulaire vierge. 1. Description du formulaire: - Type de fiche: Le menu déroulant type de fiche représente le numéro du type du fiche qui est édité. Ce type de fiche conditionnera le menu Informations spécifiques. En effet, pour chaque type de fiche, l écran d édition des informations spécifiques est différent. De plus, il est important de choisir attentivement le type de fiche, car il ne sera plus possible de le modifier par la suite, contrairement aux autres champs. - Choix de la commune: Une fois le champ Code Postal rempli, il est possible de retrouver le nom de la commune correspondante. Pour cela, cliquez sur le bouton. Cela aura pour effet de réduire la liste déroulante Commune aux communes qui correspondent au code postal entré. La procédure est différent si le pays choisi n est pas la Belgique. En effet, dans ce cas, la commune ne peut plus être choisie dans une liste, mais doit être entrée à la main. De plus, le bouton n a aucun effet avec les codes postaux étrangers. - Autres champs: Les autres champs sont des champs de contenu. Tous ces champs sont décrits dans l Avis aux débiteurs de revenu Actions possibles pour l utilisateur: - Cliquez sur le bouton Annuler, pour retourner à la liste des fiches et supprimer les modifications. Si la fiche éditée est une nouvelle fiche (click sur Ajouter fiche ), toute trace de cette fiche sera supprimée. Si la fiche éditée 6

30 est une modification d une fiche existante, seules les dernières modifications seront supprimées. - Cliquez sur le bouton Retour à la déclaration pour retourner à l écran de modification de la déclaration, et garder en mémoire les différentes modifications apportées. - Cliquez sur Informations spécifiques pour accéder à l écran d édition de la partie spécifique de cette fiche. Une fois cette action effectuée, il devient impossible de modifier le type de fiche de cette fiche. Cette partie est détaillée dans la section suivante Encodage d une fiche spécifique L écran d encodage d une fiche spécifique dépend du type du fiche sélectionné dans l édition de la fiche générique. Les champs seront différents selon les fiches, mais les actions possibles pour l utilisateur seront les mêmes. Figure 21 - Exemple de fiche spécifique: Actions possibles: - Cliquez sur le bouton Annuler pour retourner à la liste des déclarations et effacer toute trace des modifications effectuées. Si la fiche a été ajoutée (click sur Ajouter fiche ), toute trace de cette fiche seront supprimées. Si la fiche est modifiée, seules les dernières modifications seront supprimées. - Cliquez sur Retour à la déclaration pour retourner à la liste des déclarations et garder en mémoire les dernières modifications. - Cliquez sur Information générale pour retourner au menu d édition de la partie générale de la fiche, tout en gardant en mémoire les dernières modifications apportées. En retournant de cette manière dans le menu, il sera impossible de modifier le type de fiche Difficultés propres à certaines fiches - Champs de type Nature des avantages : Dans les fiches , , et des listes de checkboxes sont présentes pour les avantages en nature, comme celle présentée à la Figure 23 - Exemple de checkboxes.

31 Figure 22 - Exemple de checkboxes Pour cette liste, il est possible de choisir plusieurs cas. Pour cela, il suffit de cliquer sur la checkbox en regard des éléments à sélectionner. - Champs de type montant Pour tous les champs des fiches qui contiennent des montants, il est nécessaire d utiliser le format suivant: ,78. - Contenu des champs La description contextuelle de chaque champ est reprise dans la brochure Belcotax on web. - Champs de type Date Dans certaines fiches, on retrouve des dates, qui sont accompagnées du bouton. Ces champs peuvent remplis de deux manières: En entrant la date manuellement, au format JJ/MM/AAAA. En cliquant sur le bouton, et en choisissant la date voulue dans le calendrier qui apparaît, comme dans la figure suivante. A l aide des flèches, vous pouvez sélectionner le mois, ainsi que l année. Il vous suffit de cliquer sur le jour correspondant à celui souhaité pour que le champ soit rempli automatiquement Gestion des erreurs Validations directes Dans le cas de l encodage par écran, la validation est effectuée à chaque sortie d écran où des données peuvent être insérées. Il y a quatre types d écrans qui sont validés directement: - écran d encodage de l envoi, - écran d encodage d une déclaration, - écran d encodage de la partie générique d une fiche, - écran d encodage de la partie spécifique d une fiche.

32 Dès que vous quittez un de ces écrans, les données entrées sont vérifiées Validations postérieures De par leur définition, certaines règles ne peuvent être vérifiées lors de l introduction des données. Il y a donc également une validation lors de l exécution de l envoi. L affichage des messages d erreur reste le même Format des messages Le format des messages d erreurs lors de l encodage des écrans est très simple. On trouve juste le numéro de l erreur, ainsi que le message qui caractérise l erreur. Ce message est assez explicite et désigne le champ qui pose problème Correction des erreurs La démarche pour effectuer la correction est fonction du moment où la validation est effectuée, ainsi que du type d erreur rencontré. - Si l erreur est bloquante, et qu il s agit d une validation directe, vous ne pouvez quitter l écran tant que l erreur n est pas corrigée. Il suffit donc de la corriger directement. - Si l erreur est bloquante, et qu il s agit d une validation lors de l envoi, vous devez retourner en arrière et corriger les erreurs. Vous ne pourrez pas envoyer tant que les erreurs ne sont pas corrigées. - Si l erreur est contournable, vous devez effectuer la démarche expliquée au chapitre S il s agit d un avertissement, vous pouvez continuer l envoi de manière normale. Il est cependant vivement conseillé de corriger l erreur signalée Exécution de l envoi Retour à l écran d envoi Une fois que toutes les données sont encodées, il faut encore procéder à l envoi proprement dit. Pour cela, il faut revenir à l écran d édition de l envoi: - Utilisez pour cela les boutons Retour à la Déclaration suivi de Retour à l envoi si vous vous trouviez dans l édition des fiches. - Utilisez le bouton Retour à l envoi si vous étiez dans l édition des déclarations. Vous revenez ainsi à l écran d édition de l envoi illustré à la Figure 16 - Encodage d'un envoi. Vous pouvez évidemment encore changer les données présentes sur cet écran.

33 Exécution de l envoi Afin que l application Belcotax on web traite l envoi, cliquez sur le bouton Envoyer. Cela vous mène à l écran suivant. Cet écran est un récapitulatif des données de votre envoi. Figure 23 - Ecran de confirmation de l'envoi 1. Description des données: - Cadre Données de l expéditeur : contient les mêmes données que celles présentes sur l écran d édition de l envoi. - Cadre Données de l envoi : contient les données entrées lors de l édition de l envoi. Si vous constatez une erreur dans ces données, vous pouvez toujours revenir en arrière en utilisant le bouton Retour à l envoi. - Cadre Liste des déclarations : contient le résumé des déclarations qui ont été introduites dans cet envoi. 2. Actions possibles: - Cliquez sur le bouton Retour à l envoi, si pour une raison ou pour une autre, vous avez décidé de ne pas confirmer votre envoi. Vous êtes alors redirigé vers le menu d édition de l envoi, et votre envoi n a toujours pas été traité par l application. - Cliquez sur le bouton Confirmer pour confirmer l envoi. Vos données suivent ensuite la même procédure que pour l envoi d un fichier ordinaire tel que repris au chapitre 5.. Si votre envoi est réceptionné, vous arrivez au même écran que celui de la Figure 16 - Expédition de l envoi. Reportez-vous à la section pour plus d information sur cet écran.

34 6 Modifications des listes de fiches La modification des listes de fiches permet de modifier certains champs de fiches qui ont déjà été envoyées. Elle permet également d ajouter ou de supprimer des fiches dans des déclarations déjà envoyées. Toutes ces manipulations sont effectuables sur un envoi à la fois; vous pouvez modifier, supprimer et ajouter autant que vous le désirez. Il est importante de noter qu une fois toutes les modifications sur l envoi terminées, il faut exécuter et confirmer l envoi, sinon, aucune des modifications ne sera prise en compte. Afin notamment de ne pas oublier d envoyer, le menu principal est désactivé lors des modifications. 6.1 Modification de fiches Recherche des éléments à modifier Afin de modifier ou supprimer une fiche, il est d abord nécessaire de trouver cette fiche. Pour cela, l application utilise un module de recherche propre à la modification des listes de fiches. La recherche effectuée est alors une recherche de fiches. Les critères fournis ne sont pas obligatoirement ceux des fiches Liens Avant de pouvoir modifier une fiche, il convient d abord de la trouver. Pour cela, Belcotax on web intègre une page de critères de recherches dans le menu de modification. Cliquez sur le lien Fiches, et ensuite Modification, annulation et ajout Ecran des critères Les critères de recherche sont repris dans l écran suivant. Il comprend trois cadres; un pour chaque élément que sont les envois, les déclarations, et les fiches.

35 Figure 24 - Critères de recherche pour les fiches à modifier Description des cadres 1. Cadre Envoi : Le numéro qui doit être entré est le numéro d identification qui est donné par l application lors de la confirmation de l envoi. Ce numéro est un critère obligatoire. En effet, afin de pouvoir modifier une fiche, il est nécessaire de connaître l envoi auquel appartient cette fiche. 2. Cadre Déclaration : Ce cadre contient trois champs à changer. Chacun de ces champs correspond à une donnée présente dans la brochure Belcotax on web. 3. Cadre Fiches : Pour complèter le champ date de naissance,il y a lieu de respecter les règles de format reprises dans la section Interaction des critères Il est important de ne pas confondre cette recherche avec la recherche d envois et de déclarations. En effet, il est ici question de recherche de fiches, et uniquement de fiches. Ainsi, les critères sur les envois et les déclarations concerne les envois et les déclarations contenant les fiches. Si des critères sur les envois ou les déclarations sont remplis, les fiches trouvées seront celles qui appartiennent aux envois et déclarations qui répondent à ces critères.

36 Actions possibles Une fois les critères remplis, la seule action possible est de cliquer sur le bouton Rechercher. Cela a pour effet de lancer la recherche de fiches et d accéder à la page suivante, dont un exemple est donné à la figure ci-dessous. Figure 25 - Résultats d'une recherche de fiches à modifier Modification d une fiche trouvée Les fiches trouvées de la manière expliquée dans la section précédente peuvent être éditées via l écran de résultats présenté en Figure 26 - Résultats d'une recherche de fiches à modifier. Il suffit de cliquer sur l icône en regard de la fiche à modifier. Cela amène à l écran de modification de la partie générale de la fiche (Figure 21 - Edition d'une fiche générique formulaire vierge.), comme expliqué à la section La seule différence ici est que l on édite une fiche qui a déjà été envoyée. Mais cela ne change rien aux actions d édition. Seuls quelques champs dans les informations générales ne sont plus actifs, et il n est plus possible de les modifier.

37 6.2 Suppression de fiches Recherche La suppression d une fiche passe par la même recherche que la modification précédente. Reportez-vous à la section 7.1 pour voir comment rechercher la fiche que vous désirez enlever d un envoi Suppression Une fois la recherche effectuée, vous arrivez à un écran semblable à celui de la Figure 26 - Résultats d'une recherche de fiches à modifier. Cet écran présente une liste où doit se trouver la fiche à supprimer. Afin de la supprimer, cliquez sur l icône en regard. La fiche supprimée apparaît alors en caractères gras et barrés. De même, l icône précéde la fiche supprimée. 6.3 Ajout de fiches L ajout d une fiche est exécuté d une manière très semblable à la modification d une fiche. Il vous suffit de cliquer sur le même lien que pour la modification. Les critères de recherche sont exactement les mêmes Recherche Un seul envoi Comme dans la modification de fiche, il est d abord obligatoire de faire une recherche avant de pouvoir ajouter une fiche. L ajout de fiche pourra être effectué sur un seul envoi à la fois. Pour rappel, le critère numéro de l envoi est obligatoire, ce qui oblige à ne modifier qu un seul envoi à la fois Critères de recherche Une fois le numéro d envoi choisi, vous pouvez ensuite affiner votre recherche, grâces aux critères sur les déclarations, ainsi que sur les fiches. L écran est celui de la Figure 26 - Résultats d'une recherche de fiches à modifier. Affiner la recherche permet de restreindre le nombre de fiches dans les résultats, et donc de restreindre le nombre de déclarations qui contiennent ces fiches. Mais vous pouvez ajouter uniquement des fiches aux déclarations qui contiennent les fiches présentes dans les résultats.

38 6.3.2 Ajout d une fiche Lien Afin de lancer l ajout d une fiche à partir des résultats de la recherche de fiches à modifier, il vous suffit de cliquer sur le bouton Ajouter une fiche, sur l écran de la Figure 26 - Résultats d'une recherche de fiches à modifier. Pour rappel, cette action n est pas présente dans le cas d une recherche classique Choix d une déclaration L écran d ajout d une fiche vous permet dans un premier temps de choisir la déclaration dans laquelle vous désirez ajouter une fiche. Cet écran est repris dans la figure suivante. Vous devez obligatoirement choisir une déclaration avant de créer votre fiche. Il est donc impossible de cliquer sur les onglets Information générale et Information spécifique. Figure 26 - Sélection d'une déclaration Il n y a que deux actions possibles dans cet écran de choix d une déclaration: - Cliquez sur l icône en regard de la déclaration dans laquelle vous désirez ajouter une fiche pour arriver à l écran de création de cette fiche. - Cliquez sur le bouton Annuler afin de revenir à la liste des fiches qui répondent aux critères de votre recherche Création d une nouvelle fiche Les écrans d ajout d une nouvelle fiche dans un envoi déjà traité sont semblables à ceux d introduction d une fiche dans un nouvel envoi. Les champs d édition sont exactement les mêmes. Cependant, les actions à effectuer sont quelque peu différentes, et seules deux actions sont possibles.

39 - Cliquez sur Annuler pour annuler toute modification apportée à la nouvelle fiche. Toute trace de cette fiche sera supprimée, et vous serez dirigé vers la liste des fiches. - Cliquez sur l onglet Information Spécifique afin de modifier les informations propres au type de fiche que vous éditez. Cette action est détaillée à la section suivante. Vous ne pouvez pas sauvegarder de fiche sans éditer la partie spécifique de cette fiche. Si la partie spécifique a déjà été éditée, votre formulaire ne sera pas vierge. Cela est seulement possible si vous avez déjà édité les informations spécifiques, et que vous êtes retourné au menu d information générale. Figure 27 - Ajout d'une fiche - partie générale Modification de la partie spécifique Les champs d édition de l information spécifique d une fiche sont également les mêmes que lors de l introduction de fiches dans un nouvel envoi. Figure 28 - Edition de la partie spécifique d'une fiche - Exemple Fiche

40 Seules les actions pouvant être effectuées sont différentes. Vous avez trois actions possibles: - Cliquez sur le bouton Annuler pour annuler toute modification apportée à la nouvelle fiche. Toute trace de cette fiche sera supprimée, et vous serez dirigé vers la liste précédente des fiches. - Cliquez sur le bouton Ajouter à la liste pour enregistrer vos modifications. Tant que vous ne cliquez pas sur ce bouton, aucune modification ne sera prise en compte dans l envoi. Cette action a aussi pour effet de vous ramener à la liste des fiches. La fiche que vous venez d éditer se trouve maintenant dans la liste, en gras, avec l icône en regard. - Cliquez sur l onglet Fiche Information générale afin de revenir à l écran d édition de la fiche générale. 6.4 Gestion des erreurs La gestion des erreurs est identique à l introduction d un nouvel envoi par écrans, à la différence près qu elle ne concerne ici que les écrans des fiches, et non ceux des déclarations ou de l envoi. 6.5 Envoi des modifications Envoi vers la base de données Liste des modifications Une fois les différentes modifications effectuées sur un envoi, il convient encore d exécuter l envoi, afin que toutes les modifications soient envoyées vers la base de données. A la fin des modifications, vous vous trouvez devant l écran montrant la liste des fiches, semblable à celui de la figure suivante. Cette liste vous montre une synthèse des fiches ajoutées, supprimées et modifiées.

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