MANUEL DE FORMATION DE CONVERSION EN BASES DE DONNÉES

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1 MANUEL DE FORMATION DE CONVERSION EN BASES DE DONNÉES VERSION , rue de la Martinerie LE PERRAY EN YVELINES SUPPORT TECHNIQUE Tél. : +33-(02) Adresse Site web :

2 TABLE DES MATIÈRES A. LANCEMENT DU GÉNÉRATEUR DE BASES DE DONNÉES... 1 B. CONVERSION DE FICHIERS DIVERS EN BASE D ARTICLES Travail sur le fichier source Lancement de la conversion Paramétrage de la conversion La conversion et le mixage... 6 C. CONVERSION DE TRAMES EXCEL EN BASES DE GROUPES Préparation de la trame Excel Conversion de la trame... 9 D. LA CONVERSION DE TRAMES EXCEL EN BASE D ARTICLES Préparation de la trame Excel Conversion de la trame E. LE TRANSFERT DE DONNÉES ARTICLES C. DELION I

3 A. LANCEMENT DU GÉNÉRATEUR DE BASES DE DONNÉES Pour lancer le générateur de bases de données, sélectionner dans Quick Devis Données, Conversion en base d articles ou sélectionner Démarrer, Programmes, Quick Devis V6 puis le module Conversion Bases QD V6. Deux choix sont possibles : La conversion à partir d un fichier quelque soit sont origine et son format source. La conversion de trames issues d Excel en vue de constituer automatiquement des bases de données de groupes ou d articles. C. DELION Page 1 / 15

4 B. CONVERSION DE FICHIERS DIVERS EN BASE D ARTICLES 1. Travail sur le fichier source Chaque type de fichiers contient ces astuces de paramétrage afin qu il soit converti correctement, aussi le support de formation s appuie sur un exemple précis, celui le plus souvent rencontré, ou du moins sur lequel on peut facilement se baser. Ainsi, au préalable, convertir le fichier EXCEL ou autre dans un format CSV avec la tabulation comme caractère de séparation. Par exemple, à partir d un fichier du type EXCEL, sélectionner Fichier, Enregistrer sous puis sélectionner le Type de fichier Texte (séparateur : tabulation) (*.txt) (*.txt). Pour ce fichier TXT, supprimer l éventuelle ligne d entête, et rajouter dans la première colonne vide sur la droite, une colonne de A. Puis enregistrer. Désignation Unité Prix Article1 U 12.3 Article2 U 15 se transforme en Article1 U 12.3 A Article2 U 15 A S assurer que les champs qui attendent des valeurs numériques contiennent bien des valeurs numériques, si ce n est pas le cas modifier les cellules concernées en conséquence (ex : les cellules de prix unitaires qui n ont pas de prix ou qui contiennent la valeur nous consulter doivent être affectées de la valeur 0). C. DELION Page 2 / 15

5 2. Lancement de la conversion Pour lancer l utilitaire de conversion, cliquer sur le bouton : 3. Paramétrage de la conversion Cliquer sur Fichier source, sélectionner le fichier à convertir puis cliquer sur Ouvrir. Cliquer sur Format des fichiers. C. DELION Page 3 / 15

6 Dans l onglet Format source, sélectionner le format du fichier source, en l occurrence ici, cocher la case CSV (champs séparés). Dans l onglet Propriétés, sélectionner la Provenance du fichier source, en l occurrence ici, cocher la case Ms Windows. Sélectionner le Séparateur des champs (CVS), en l occurrence ici, cocher la case Tabulation. Dans l onglet Format cible, sélectionner la Casse des champs textes souhaitée. C. DELION Page 4 / 15

7 Un clic sur Valider lance le pré-formatage et affiche les messages suivants : Dans les Spécifications du fichier cible, renseigner le Nom du fichier cible dans la zone qui est prévue à cet effet, et si besoin cliquer sur Répertoire cible pour modifier le chemin d accès à ce fichier. Pour définir la position des champs, cliquer sur la ligne La désignation va de dans le tableau, puis sélectionner directement à la souris, dans le résultat du pré-formatage, le champ correspondant. Au relâchement du bouton, les zones de valeurs de la ligne où se trouve le curseur sont automatiquement renseignées en fonction de la sélection. Des modifications peuvent être apportées manuellement. Remarque : Les champs textes permettent la concaténation de deux champs en un seul champ. Il suffit de spécifier par exemple La désignation va de 51 à 100 et se poursuit de 151 à 200. Effectuer la même opération pour l ensemble des champs présents dans le fichier source. Remarque : Les champs numériques permettent l affectation si besoin d un coefficient multiplicateur (0.01 par exemple si les montants sont en centimes d EURO et qu on les veuille en EUROs), ainsi que la définition du séparateur décimal qui est soit un point soit une virgule. Le champ Unité n est pas forcément présent clairement dans le fichier source, aussi si besoin, cliquer sur le bouton Unités : Renseigner alors dans la première colonne les différents codes unités présents dans le fichier source. Saisir les désignations correspondantes dans la deuxième colonne. La lecture du tableau s effectuant de haut en bas, il ne doit pas y avoir de lignes vierges intercalées. Renseigner la position du champ Unité dans le fichier source puis Valider. C. DELION Page 5 / 15

8 Le champ Remise n est pas forcément présent clairement dans le fichier source, aussi si besoin, cliquer sur le bouton Remises : Renseigner alors dans la première colonne les différents codes remises présents dans le fichier source. Saisir les valeurs correspondantes dans la deuxième colonne. La lecture du tableau s effectuant de haut en bas, il ne doit pas y avoir de lignes vierges intercalées. Renseigner la position du champ Remise dans le fichier source puis Valider. Les paramètres communs qui apparaissent en bas de la fenêtre sont facultatifs, cependant ils permettent de tenir compte des paramètres du devis de référence. Il est pour cette raison intéressant de lancer l utilitaire de conversion à partir d un devis paramétré à partir du devis de référence, en effet les types de fourniture et de main d œuvre entre autres seront ainsi correctement définis. La monnaie, Le type de main d œuvre, Le type de fourniture, Le nom du fournisseur s il n apparaît pas dans le fichier source, l unité de temps peuvent ainsi être renseignés. Pour lancer la conversion effective d un fichier, il suffit de cliquer sur le bouton Convertir. Quand la conversion est terminée, le message suivant apparaît : 4. La conversion et le mixage Si la base de données spécifiée comme étant la base cible existe déjà, Quick Devis vous offrira la possibilité de réaliser un mixage des deux bases plutôt qu'un remplacement pur et simple. Avant toute chose, il vous sera alors demandé si vous souhaitez isoler le fichier existant de manière à pouvoir le récupérer si vous faites une erreur dans les paramètres de 'mixage'. C. DELION Page 6 / 15

9 Si vous répondez à la question par l'affirmative, Quick Devis donnera au fichier existant un nom générique (constitué de chiffres) qui vous sera communiqué par un message. La fenêtre de mixage apparaîtra alors. Cette fenêtre vous permet de spécifier ce qui fait qu'un article est considéré comme identique dans la nouvelle et dans l'ancienne base (à droite de la fenêtre). Par défaut, il faut que les cinq champs d'index soient identiques mais il arrive fréquemment que des fournisseurs modifient leurs descriptions sans préavis et qu'il ne reste alors que les références pour retrouver les articles. Dans un tel cas, on ne cocherait que la case le champ référence correspond. Au lancement, Quick Devis détruirait les éventuels 'doublons' (articles ayant la même référence mais pas nécessairement la même désignation) pour éviter tout mélange. Seul le premier de chacun des articles serait conservé. Durant la destruction Quick Devis vous informera du nombre de doublons trouvés et du nombre d'articles détruits. Attention : Si on ne coche par exemple que le champ utilisateur correspond et que la base ne comporte pas de champ utilisateur, tous les articles sont potentiellement des doublons si l'on ne considère que ce champ et ils sont donc tous détruits lors de la conversion. C'est pourquoi, il est conseillé, pour éviter toute perte de données irrécupérable, d'isoler le fichier lorsque Quick Devis le propose. Il faut ensuite indiquer à Quick Devis les données de l'ancienne base que vous souhaitez conserver (dans la partie gauche de la fenêtre). La case les articles non répertoriés dans la nouvelle base permet de ne pas détruire des articles qui seraient devenus obsolètes ou qui auraient été ajoutés manuellement. C. DELION Page 7 / 15

10 Quand les paramètres sont entrés, cliquer le bouton Poursuivre pour lancer la conversion et le mixage. Quand la conversion est terminée, le message de bilan suivant apparaît : Remarque : Les boutons Enregistrer un conv. et Charger un conv. permettent de sauvegarder et de réutiliser des paramètres de conversion afin d éviter de tout redéfinir à chaque fois. Tous les paramètres de la fenêtre de mixage sont aussi stockés dans le fichier convertisseur (si on enregistre le convertisseur après avoir assuré la conversion). De cette manière, il ne sera pas nécessaire de les redéfinir au prochain mixage. C. CONVERSION DE TRAMES EXCEL EN BASES DE GROUPES 1. Préparation de la trame Excel Pour générer une trame Excel, cliquer sur le bouton : Un fichier muni de deux onglets s ouvre, l onglet Groups permet de fabriquer ses groupes comme indiqué dans l exemple. C. DELION Page 8 / 15

11 Sur la partie gauche se trouvent les caractéristiques des groupes : veiller à correctement codifier les références de groupes pour que le classement selon l arborescence définie dans l onglet TreeView se fasse comme souhaité. Sur la partie droite se trouvent les caractéristiques des articles composant les groupes : veiller à correctement orthographier le champ base source pour que l article puisse être retrouvé dans la base, de même vérifier avant lancement de la conversion que le N de chemin spécifié pointe sur le répertoire contenant réellement la base de données. Un article peut, dans une base de données, être attribué d un temps de pose. Dans un groupe ce temps de pose peut être ignoré, dans la dernière colonne, ne mettre un x que lorsque l on souhaite prendre en compte le temps de pose de l article. L onglet TreeView permet de construire l architecture de la future base de groupes. Après enregistrement du fichier Excel il reste à lancer la conversion de la trame de groupes en une véritable base de groupes au format Quick Devis. 2. Conversion de la trame Cliquer sur le bouton : Sélectionner le fichier trame rempli précédemment. C. DELION Page 9 / 15

12 Cliquer sur Convertir. Donner un nom à votre nouvelle base de données. Cliquer sur Enregistrer. C. DELION Page 10 / 15

13 En colonne J, on trouve à l issue de la conversion un bilan sur l existence des articles en base de données. On obtient avec l exemple précédent, la base de données de groupes suivante : C. DELION Page 11 / 15

14 D. LA CONVERSION DE TRAMES EXCEL EN BASE D ARTICLES 1. Préparation de la trame Excel Pour générer une trame Excel, cliquer sur le bouton : Un fichier muni de deux onglets s ouvre, l onglet Articles permet de renseigner les articles comme indiqué dans l exemple. L onglet TreeView permet de construire l architecture de la future base de données C. DELION Page 12 / 15

15 2. Conversion de la trame Cliquer sur le bouton : Sélectionner le fichier trame rempli précédemment. C. DELION Page 13 / 15

16 Cliquer sur Convertir. Donner un nom à votre nouvelle base de données. Cliquer sur Enregistrer. Après une question concernant la volonté ou pas de gérer les PV forcés dans la base et une question concernant la volonté ou pas de tenir compte de l arborescence inscrite dans l onglet TreeView, on obtient le résultat suivant pour la trame d articles de l exemple précédent : C. DELION Page 14 / 15

17 E. LE TRANSFERT DE DONNÉES ARTICLES Pour transférer des données personnelles (Types de fourniture, Type de main d œuvre, Temps de pose) d une base de données à une autre, il suffit de sélectionner : Démarrer, Programmes, Quick Devis V6, Mixage bases d articles QD V6. Renseigner les deux champs BASE SOURCE et BASE CIBLE. Sélectionner la reconnaissance des articles soit par comparaison de la référence, soit par comparaison de la description. C. DELION Page 15 / 15

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