Accéder au carnet de contacts

Transcription

1 Pour vous faciliter le travail et ne pas avoir, chaque fois, à rechercher l'adresse d'un correspondant habituel, enregistrez vos destinataires courants dans un carnet de contacts. Lorsque vous enverrez un message, vous puiserez dans ce carnet d'adresses. Accéder au carnet de contacts Un carnet d'adresses vous épargne d'avoir à retaper chaque fois l'adresse du même correspondant. C'est bien pratique. Dans Outlook Express ce carnet d'adresses s'appelle carnet d'adresses. Dans Windows Mail, ce carnet d'adresses s'appelle le carnet de contacts. Outlook Express enregistre d'office dans votre carnet de contacts les noms des correspondants auxquels vous envoyez un courriel. Vous pouvez, bien sûr, ajouter à la main les noms et les adresses d'autres correspondants. Dans Windows Vista, ce carnet de contacts va au-delà de la messagerie : il sert à assurer le suivi des personnes et des organisations avec lesquelles vous êtes en rapport. Chaque contact permet d'enregistrer de nombreuses informations sur une personne ou sur une organisation. Si vous recherchez l'adresse électronique ou le numéro de téléphone d'un ami, il vous suffit d'ouvrir votre dossier Contacts pour le trouver. Si vous voulez prendre des notes sur un contact professionnel, vous pouvez les stocker dans le dossier Contacts. En fait, vous pouvez enregistrer n'importe quel type d'informations relatives à un contact (image, informations sur la famille, adresses de sites Web, etc.). Enfin, bien sûr, le dossier Contacts fait office de carnet d'adresses pour Windows Mail. Lorsque vous créez un message électronique dans Windows Mail, vous sélectionnez le destinataire dans ce dossier. Il existe plusieurs façons d'accéder au dossier Contacts selon que vous vous trouvez dans Windows Vista, dans Windows Mail ou dans une fenêtre de rédaction d'un message. Ouvrir les contacts depuis Windows Si vous n'êtes pas dans Outlook Express, vous pouvez ouvrir le dossier Contacts ainsi : 1. Cliquez sur Démarrer. 2. Tous les programmes. 3. Cliquez sur Outlook Express (figure 21-1).

2 Outlook Express s'ouvre (figure 21-2). Figure 21-1 Cliquez sur Outlook Express. Figure-21-2 Outlook Express s'ouvre. 4. Cliquez sur Adresses. Bien sûr, il a toutes les chances d'être vide la première fois. Sa fenêtre est une fenêtre complète, qui n'est pas uniquement dédiée à la messagerie.

3 Ouvrir les contacts depuis Windows Mail Dans Outlook Express, cliquez sur l'icône Nouveau qui se trouve dans la barre d'outils (figure 21-3). Figure 21-3 L'icône Nouveau dans la barre d'outils. 5. Sélectionnez Nouveau contact...

4 La fenêtre que ci-dessous s'affiche. Ouvrir les contacts depuis une fenêtre de rédaction d'un message Si vous êtes en cours de préparation d'un message, cliquez sur l'une des petites icônes qui préfixent les lignes À, Cc ou Cci (figure 21-4). Figure 21-4 Chaque ligne de destinataires dispose de sa propre icône, à gauche, servant à ouvrir le carnet de contacts.

5 Le carnet de contacts s'ouvre, mais, cette fois, sous une forme permettant de sélectionner directement des destinataires : la fenêtre Sélectionner les destinataires figure 21-5). Figure 21-5 Le carnet de contacts pour sélectionner des destinataires. Ajouter un contact Pour ajouter un contact au carnet, plusieurs méthodes sont applicables selon que vous êtes dans la fenêtre Contacts ou dans la fenêtre Sélectionner les destinataires. Dans la fenêtre complète Contacts : 1. Cliquez sur l'icône Nouveau Contact, dans la barre d'outils (figure 21-7). Figure 21-7 Nouveau Contact. Note Vous pouvez aussi cliquer sur Fichier / Nouveau / Contact (figure 21-8).

6 Figure 21-8 Le menu Fichier permet également d'enregistrer un nouveau contact. 2. La boîte de dialogue d'enregistrement d'un nouveau contact apparaît (figure 21-9). Figure 21-9 La boîte de dialogue d'enregistrement d'un contact. Dans la fenêtre Sélectionner les destinataires, accessible par l'une des petites icônes qui préfixent les lignes À, Cc ou Cci : 1. Cliquez sur le bouton Nouveau Contact (figure 21-10).

7 Figure Créer un nouveau contact depuis la liste des contacts actuels. 2. La même boîte de dialogue d'enregistrement d'un nouveau contact apparaît. Vous pouvez maintenant taper les informations sur le contact dans les pages des divers onglets disponibles. Il n'est pas nécessaire de renseigner toutes les zones ; entrez simplement les informations dont vous souhaitez disposer. Modifier les informations d'un contact Pour modifier les informations concernant un contact déjà enregistré, au choix : Double-cliquez sur son icône si vous affichez les icônes des contacts. Sélectionnez son nom et cliquez sur le bouton Propriétés. La boîte de dialogue du contact s'affiche (figure 21-11). Utilisez les onglets pour modifier toutes les informations comme vous l'entendez. Figure Page de modification d'un contact enregistré.

8 Ajouter une nouvelle image à un contact Windows Vista ajoute à chaque contact une image par défaut que vous pouvez remplacer par l'image ou le graphique de votre choix. Pour ajouter ou modifier une image d'un contact : Double-cliquez sur le contact dont vous voulez changer l'image ou affichez sa feuille de propriétés. Pour ajouter une nouvelle image, cliquez sur Modifier l'image, recherchez l'image que vous souhaitez utiliser pour le contact, cliquez sur celle-ci, puis cliquez sur Ouvrir. Pour supprimer une image existante, cliquez sur Supprimer l'image. L'image affichée sera l'image par défaut utilisée par Windows. Il n'est pas possible de supprimer cette image par défaut. Utiliser le carnet de contacts Au lieu de taper les noms et les adresses des destinataires dans votre message, sélectionnez-les dans votre carnet de contacts. Les coordonnées seront automatiquement reportées dans votre courriel en préparation. Plusieurs méthodes sont applicables selon que vous partez d'une fenêtre de rédaction d'un message ou de la fenêtre Contacts. À partir de la ligne À Si vous préférez ouvrir d'abord la fenêtre de rédaction d'un message : 1. Dans Outlook Express, cliquez sur Créer un message (figure 21-13). À: Figure Créez un nouveau message. 2. Cliquez sur la petite icône associée à la rubrique À, à gauche, représentant le carnet d'adresses (figure 21-14). Figure Cliquez sur l'icône du carnet de contacts.

9 3. La boîte de dialogue listant les noms enregistrés dans le carnet d'adresses apparaît. Au choix : Cliquez sur un nom pour le sélectionner (figure 21-15), puis cliquez sur le bouton noté À :-> pour le faire passer dans le cadre correspondant de la colonne de droite. Double-cliquez sur un nom, il passe automatiquement dans la colonne de droite dans le cadre À. 4. Cliquez sur OK Figure Cliquez sur un nom pour le sélectionner, puis cliquez sur le bouton noté À :->. Le nom est automatiquement reporté dans votre message. Il apparaît souligné, ce qui indique qu'il a été reconnu par le carnet de contacts (figure 21-16). Figure Le nom a été reconnu par le carnet de contacts.

10 L'adresse ainsi récupérée, vous pouvez rédiger votre message et l'envoyer comme de coutume. À partir des icônes Cc ou Cci La procédure est exactement la même si vous partez de l'icône du carnet de contacts des lignes Cc ou Cci : Un double clic sur un nom le transfère dans la bonne rubrique, Cc ou Cci (celle qui vous a servi à obtenir la liste des contacts). Sinon, après avoir sélectionné un nom, cliquez sur l'un des boutons Cc :-> ou Cci :-> pour le transférer dans le bon cadre. Cliquez ensuite sur OK Sélectionner plusieurs destinataires Vous pouvez sélectionner successivement autant de destinataires que vous le voulez en les faisant passer de la même façon dans les cadres de droite. Après avoir cliqué sur le bouton OK, vous les retrouverez dans la fenêtre de rédaction du message, séparés par des pointsvirgules (;). À partir de la fenêtre Contacts Si vous préférez partir de la fenêtre Contacts : 1. Sélectionnez un contact. 2. Dans la barre d'outils, cliquez sur l'icône Adresse de messagerie (Pour vista) ou destinataire (figure 21-17). Figure Adresse de messagerie. Astuce Si cette icône ne s'affiche pas, faites un clic droit sur le nom du contact, puis cliquez sur Action Envoyer un message (figure 21-18).

11 Figure Cliquez sur Action, puis sur Envoyer un message 3. La fenêtre de rédaction d'un message apparaît, la ligne À étant pré remplie. Rédigez et envoyez votre message. Faire reconnaître un nom et une adresse Une autre méthode rapide consiste à ne pas ouvrir du tout le carnet de contacts : 1. Sur l'une des lignes de destinataires de la fenêtre de rédaction d'un message, tapez l'un des noms enregistrés dans le carnet. 2. Dès que le programme dispos d'assez de caractères pour l'identifier, il ouvre une petite liste vous présentant les noms correspondants (figure 21-19). Figure Outlook Express a reconnu les premières lettres du destinataire. 3. Cliquez sur le destinataire souhaité. Son adresse apparaît sur la ligne. Modifier l'affichage de la fenêtre des contacts Pour modifier l'affichage dans la fenêtre des contacts, procédez comme sous Windows Vista généralement : Dans la fenêtre complète Contacts, cliquez sur la flèche de liste déroulante de l'icône Affichages dans la barre d'outils. Cliquez sur le format désiré. N'hésitez pas à procéder à des essais pour vérifier le résultat. Astuce Vous pouvez aussi cliquer directement sur l'icône Affichages pour faire défiler les modes à chaque clic successif.

12 Une deuxième méthode consiste à agir sur les colonnes de la fenêtre des contacts, ce qui est plus facile avec un affichage en mode Détails : 1. Ouvrez la fenêtre des contacts et cliquez sur un en-tête de colonne pour classer le tableau des contacts sur cette colonne. 2. Cliquez de nouveau sur l'en-tête pour inverser l'ordre de classement. 3. Pour déplacer une colonne, cliquez sur son en-tête et, bouton de la souris enfoncé, faites-la glisser horizontalement sur une autre position, puis relâchez le bouton de la souris (figure 21-21). Rechercher un contact Figure Pour déplacer une colonne. Si votre carnet de contacts est particulièrement rempli, rechercher vous-même un contact en le parcourant n'est pas une sinécure. Lancez alors une recherche, simple ou avancée. De cette façon, vous pouvez également obtenir des adresses sur Internet : 1. Tapez le début du nom du contact dans la zone Rechercher. 2. Le contact correspondant est immédiatement sélectionné dans la liste des contacts (figure 21-22). Figure Le contact recherché est sélectionné dans la liste des contacts. 3. Si vous poursuivez votre saisie, la recherche s'affine d'autant. Si cette recherche simple est infructueuse, cliquez sur le lien Recherche avancée et poursuivez en appliquant les règles de Windows. Importer ou exporter les contacts Vous pouvez : Importer des carnets d'adresses ou des carnets de contacts provenant de versions antérieures. Si les formats sont différents, ce qui est généralement le cas, vous assurerez une conversion pour pouvoir les enregistrer dans votre dossier Contacts. Convertir vos contacts actuels vers d'autres formats en les exportant. Cela permet aussi bien de les sauvegarder que de les partager avec des personnes qui utilisent une version antérieure de Windows ou même un système d'exploitation différent. Importer des contacts Pour importer des contacts créés dans un autre programme :

13 1. Ouvrez la fenêtre complète Contacts et, dans le menu Fichier / cliquez sur Importer (figure 21-23). Figure Cliquez sur Importer. 2. Dans la boîte de dialogue Importer dans les Contacts de Outlook Express qui s'affiche (figure 21-24), cliquez sur l'un des formats depuis lequel importer les contacts : CSV (valeurs séparées par des virgules). Il s'agit d'un format de fichier générique et quasi universel utilisé pour exporter et importer des informations depuis ou vers des bases de données ou des feuilles de calcul. Si vous ne parvenez pas à importer un fichier de carnet d'adresses dans le dossier Contacts, essayez de le convertir d'abord en fichier.csv, puis importez ce fichier. Fichier du Carnet d'adresses Windows (contacts Outlook Express). Ce format (.wab) est utilisé par la plupart des versions antérieures de Windows, notamment par Windows XP. LDIF (serveur LDAP). Ce format est utilisé pour importer des informations d'annuaire depuis des serveurs d'annuaire LDAP. vcard (fichier VCF). Il s'agit d'un format de contacts couramment utilisé avec les versions antérieures de Windows. Figure Les formats d'importation disponibles.

14 3. Le format sélectionné, cliquez sur Importer, recherchez le fichier de contacts que vous souhaitez importer, puis cliquez sur Ouvrir. 4. Lorsqu'un message s'affiche signalant que l'importation des contacts est terminé, cliquez sur OK, puis sur Fermer. Note Lorsque vous mettez à niveau un ordinateur Windows XP vers Windows Vista, la mise à niveau convertit automatiquement tous les contacts de votre carnet d'adresses de Windows XP vers le nouveau format des Contacts Windows Vista. Exporter les contacts Vous pouvez exporter vos contacts pour les sauvegarder ou pour les transmettre à un autre ordinateur. Pour cela, il peut être nécessaire de convertir tous vos contacts vers le format cible de votre choix afin qu'ils soient récupérés par un autre programme ou dans une version antérieure de Windows. La procédure est celle-ci : 1. Dans la barre d'outils de la fenêtre des contacts, cliquez sur Exporter (figure 21-25). Figure Cliquez sur Exporter. 2. Dans la boîte de dialogue Exporter les Contacts qui s'affiche (figure 21-26), cliquez sur l'un des formats suivants : CSV (valeurs séparées par des virgules). Il s'agit d'un format de fichier générique et quasi universel utilisé pour exporter ou importer des informations depuis et vers des bases de données ou des feuilles de calcul. vcard (dossier des fichiers.vcf). Ce format est utilisé par de nombreux programmes tiers. Il s'agit généralement du meilleur format pour partager des contacts avec des personnes qui utilisent une version antérieure de Windows ou un système d'exploitation différent.

15 Figure Sélectionnez le format. 3. Le format sélectionné, cliquez sur Exporter, sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez stocker vos contacts dans le nouveau format, puis cliquez sur OK 4. Lorsqu'un message s'affiche signalant que l'exportation des contacts est terminée, cliquez sur OK, puis sur Fermer. Note vcard est un format de fichier fréquemment utilisé pour le stockage d'informations de contacts. Les contacts au format vcard sont stockés en tant que fichiers.vcf. Toutefois, ce format vcard n'est pas utilisé pour les contacts dans Windows Vista, même si ce dernier peut importer des vcards et les convertir vers son propre format. Autres opérations avec les contacts La liste des contacts se prête à de nombreuses autres opérations. Vous pouvez, en effet, créer des groupes globaux pour simplifier l'envoi de messages, imprimer les contacts, et même les appeler par téléphone. Créer un groupe de contacts (liste de publipostage) Si vous vous adressez fréquemment à un même ensemble de personnes, par exemple aux membres de votre famille, ou, dans une association, aux mêmes adhérents, ou encore, dans une entreprise, à une même catégorie de clients, créez une fois pour toutes un groupe rassemblant ces destinataires, auquel vous attribuerez un nom, par exemple Famille, Adhérents ou Clients. Dès lors, pour leur adresser le même message, vous vous dispenserez de sélectionner leurs noms, il vous suffira d'indiquer le nom de leur groupe. Les groupes de contacts sont conçus pour être utilisés avec Outlook Express et sont parfois appelés listes de publipostage. Pour créer un groupe : 1. Ouvrez le carnet de contacts et, dans le menu Fichier, cliquez sur Nouveau groupe de Contacts (figure 21-27).

16 Figure Cliquez sur Nouveau groupe de Contacts. 2. La fenêtre Propriétés s'affiche. Tapez le nom du groupe dans la zone Nom du groupe. Le titre de la fenêtre indique maintenant le nom du groupe (figure 21-28). Figure Création d'un nouveau groupe. 3. Remplissez les zones dans les onglets Groupe de Contacts et Détails du groupe de Contacts. Il n'est pas nécessaire de remplir toutes les zones, tapez simplement les informations souhaitées sur le nouveau groupe de contacts créé. 4. Ajoutez des contacts au groupe de contacts de l'une des façons suivantes : Pour ajouter des contacts individuels au groupe à partir de contacts existants, cliquez sur Ajouter au groupe de Contacts. Sélectionnez-les et cliquez sur le bouton Ajouter.

17 Pour créer des contacts n'existant pas encore dans votre carnet et les ajouter au groupe de contacts, cliquez sur Nouveau Contact. Pour ajouter des personnes au groupe de contacts sans les ajouter à vos contacts individuels, tapez les informations adéquates dans les zones Nom du Contact et Adresse de messagerie, puis cliquez sur Créer pour le groupe uniquement. 5. Après avoir créé votre groupe de contacts, cliquez sur OK Le groupe est listé par ordre alphabétique dans votre collection de contacts, avec une icône particulière (figure 21-29). Figure Le nouveau groupe de contacts. Note Les noms des correspondants qui existaient dans votre carnet et que vous avez ajoutés au groupe restent présents dans le carnet de contacts. Vous pouvez ainsi les faire participer à plusieurs groupes.