Catalyse. Des achats plus simples, plus performants pour tous

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1 Catalyse Des achats plus simples, plus performants pour tous Avec Catalyse, la Direction des Achats de Biens et Services de l EPFL met ses compétences et son savoir faire à la disposition de l ensemble des personnels de l école. Direction des Achats de Biens et Services +41 (0)

2 SOMMAIRE Catalyse, programme d amélioration du système achat de l EPFL Pourquoi l EPFL engage t elle ce programme? Quels sont les bénéfices que vous obtiendrez de Catalyse? Quelles sont les prochaines étapes? Vos questions, vos attentes Catalyse est un programme mené par la Direction des Achats de Biens et Services ( la DABS ) pour optimiser les méthodes et les outils achats de l EPFL. Catalyse concerne l ensemble des équipes de l EPFL, chacune étant à son niveau utilisatrice de biens et de services provenant de fournisseurs ou de prestataires externes. Catalyse prend en compte les besoins opérationnels des laboratoires et se déploiera sur les 5 facultés, les 2 collèges et l ensemble des services centraux de l EPFL. Catalyse Des achats plus simples, plus performants pour tous page 02

3 CATALYSE, PROGRAMME D AMÉLIORATION DU SYSTEME ACHAT DE L EPFL Catalyse recouvre un périmètre étendu de catégories d achats, notamment : les équipements de laboratoire, de mesure, d observation et d essai, les produits chimiques, biochimiques et gazeux, les services d ingénierie et de recherche, et les services technologiques, les composants, fournitures et équipements informatiques et de communication, les composants et fournitures électroniques. Le programme vise à optimiser les pratiques et les outils de l ensemble du processus achat, approvisionnement et facturation des fournisseurs. Catalyse vise à doter l EPFL d un système d achat à la hauteur de ses ambitions et de sa réputation. Catalyse est un programme initié et piloté par l équipe de la Direction des Achats de Biens et Services de l EPFL dont la mission est d optimiser les achats afin de dégager de la valeur au service de la recherche et de l enseignement. Formée de compétences complémentaires, à la fois techniques, de conseil et d accompagnement l équipe DABS guide les équipes de l EPFL tout au long de leurs processus achat afin de : Augmenter le pouvoir d achat des laboratoires et globalement de l EPFL à budget équivalent, Protéger les Intérêts des laboratoires (et de l EPFL) dans les contrats fournisseurs, Garantir le respect des dispositions légales et des règles de l EPFL, Suivre et faire respecter les engagements des fournisseurs (qualité / délai / prix etc.), Créer de la valeur en intégrant de l innovation, des connaissances, et des services de fournisseurs partenaires. Catalyse Des achats plus simples, plus performants pour tous page 03

4 POURQUOI L EPFL ENGAGE T ELLE CE PROGRAMME? Les pratiques et les outils actuellement mis en œuvre ne sont pas satisfaisants. Nombreux sont les utilisateurs à trouver le système actuel compliqué et nécessitant des temps d usage relativement longs; notamment pour des activités courantes de prise de commande, d enregistrement de fiches d inventaire etc. Malgré la bonne volonté générale, les commandes suivent dès lors souvent des circuits parallèles et ne sont pas enregistrées dans le système central. Dans un objectif de bonne gestion, il ne devrait pas y avoir de factures fournisseurs sans que celles-ci ne puissent être rattachées à une commande. Or actuellement 2 factures sur 3 ne sont pas rattachées à une commande dans le système de gestion intégré de l EPFL (EBP). Au-delà de la résolution des problèmes de contrôle et de gestion des engagements fournisseurs, Catalyse permettra de répondre à d autres problématiques concrètes : Faire bénéficier les laboratoires des meilleures conditions commerciales négociées par la direction des achats avec les fournisseurs, S assurer que les produits livrés ou prestations réalisées sont bien conformes à ce qui a été convenu avec les fournisseurs, Garantir que les conditions commerciales indiquées sur la facture correspondent à ce qui a été convenu avec le fournisseur, Réduire le risque contractuel auxquels s exposent les laboratoires. Catalyse Des achats plus simples, plus performants pour tous page 04

5 QUELS SONT LES BÉNÉFICES QUE VOUS OBTIENDREZ DE CATALYSE? Catalyse a pour objectif de définir et de mettre un œuvre un nouveau système fiable et efficace, simple et facile d utilisation, rapide, vous permettant ainsi de gagner du temps au quotidien. Catalyse, c est surtout : la garantie de la «conformité» avec les règles de l EPFL ainsi que la loi fédérale des marchés publics, une couverture large de vos besoins, un unique système pour tous vos achats incluant produits et fournitures de laboratoires et stocks, une solution facilitant les suivis des budgets - fonds. D un point de vue stratégique, Catalyse va permettre de : augmenter le pouvoir d achat des laboratoires protéger les Intérêts des laboratoires (et de l EPFL) dans les contrats fournisseurs, garantir le respect des dispositions légales et des règles de l EPFL avec les recommandations des audits du Conseil des EPF et du Contrôle des Finances de la Confédération, suivre et faire respecter les engagements des fournisseurs (qualité / délai / prix etc.). Catalyse Des achats plus simples, plus performants pour tous page 05

6 QUELLES SONT LES PROCHAINES ETAPES? Initialisation Conception Réalisation Déploiement 15 OCT DEC JUN NOV 2014 Après une période d audit et d initialisation du programme débutée en octobre 2013, Catalyse entre dans la seconde phase consistant à définir et concevoir le nouveau système. Ce nouveau système est conçu par ses utilisateurs et pour ses utilisateurs. Sur base de multiples ateliers collaboratifs impliquant des représentants de votre faculté ou de votre service, cette phase essentielle va permettre de concevoir des pratiques homogènes d achats, et les outils les plus adaptés à vos besoins réels et alignés sur les règles de l EPFL et les meilleures pratiques dans le domaine des achats. Ce projet est au service des facultés et des services centraux utilisateurs. Mais pour garantir sa réussite et pour que le nouveau système réponde aux attentes et aux besoins du plus grand nombre, il nécessite l implication de chacun. En amont : pour définir le meilleur système et des modalités de fonctionnement homogènes sur base des besoins terrain et des bonnes pratiques. En aval : pour que ce nouveau système soit bien utilisé, et bénéficie du retour d expérience de ses utilisateurs pour son amélioration continue. Catalyse Des achats plus simples, plus performants pour tous page 06

7 A ce stade, comment pouvez-vous être acteur du projet? En participant aux web-séminaires en ligne (30 minutes environ) de présentation de Catalyse, au cours de laquelle vous pourrez poser toutes vos questions et faire part de vos suggestions à l équipe projet. Vous trouverez les dates et les horaires de ces web-séminaires en dernière page de ce dossier. Pour vous s inscrire, suivre ce lien: En répondant à l enquête en ligne portant sur vos usages, vos attentes, vos besoins, et accessible par ce lien : ctdwurmkmdfb0jsfwngnn1eshp8c (merci de vos réponses avant le 22 février cette enquête ne requiert que 5 min de votre temps) En transmettant à nos équipes vos remarques, attentes et interrogations en envoyant un à l adresse suivante: L analyse de l ensemble de ces données: observations terrain de la Direction des Achats de Biens et Services, rencontres en groupe et face à face avec les membres du comité de pilotage du projet, ateliers d utilisateurs, enquête plus large nous permettra de formuler un besoin précis, de concevoir un système adapté et de faire les meilleurs choix pour vous et pour l EPFL. Catalyse Des achats plus simples, plus performants pour tous page 07

8 VOS QUESTIONS, VOS ATTENTES Contactez-nous Direction des Achats de Biens et Services +41 (0) Accès à l enquête utilisateurs : Réponse en ligne jusqu au 22 février en suivant ce lien: ctdwurmkmdfb0jsfwngnn1eshp8c Les résultats de l enquête seront présentés le 6 mars. Vous souhaitez vous inscrire, merci de nous l indiquer par Vos prochains rendez-vous : Mini-séminaire en ligne le 10/02 à 9h Mini-séminaire en ligne le 13/02 à 13h Mini-séminaire en ligne le 18/02 à 9h Mini-séminaire en ligne le 20/02 à 16h30 Mini-séminaire en ligne le 25/02 à 11h30 Pour vous inscrire, suivre ce lien : Catalyse Des achats plus simples, plus performants pour tous page 08

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