Manuel du Back Office des boutiques

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1 Manuel du Back Office des boutiques Copyright 2013 Psychomed.com All rights reserved.

2 Manuel du Back Office des boutiques Psioplanet.com Les professionnels ayant une boutique en ligne sur Psioplanet.com ont accès au Back Office de cette boutique pour suivre en temps réel leurs commandes. Le total des commissions pour le mois en cours est affiché ainsi que le total des ventes. Ils ont aussi accès à toutes les informations sur leurs clients et le détail de leurs commandes. Il y a également la possibilité de télécharger les factures des mois précédents. Sommaire 1. Accès au Back Office p.3 2. Vue d ensemble p.4 3. Les icônes p.5 4. Classement dans les colonnes p.5 5. Navigation dans les pages p.5 6. Partie «Clients» p.6 7. Partie «Produits» p.7 8. Partie «Commandes» p.8 9. Détail des commandes p Partie «Factures» p Partie «Professionnels» p Partie «Statistiques» p Partie «Historiques» p.14 Copyright 2013 Psychomed.com All rights reserved. Page 2 sur 15

3 Accès au Back Office Tous les professionnels accèdent au Back Office via une seule adresse sécurisée: Dans la colonne de gauche, un choix de différentes langues est proposé. Chaque professionnel a reçu confidentiellement de la part de la société PSYCHOMED.COM un identifiant sous la forme d un numéro et un mot de passe. Le professionnel entre son identifiant et son mot de passe et clique sur le bouton «Se connecter» pour accéder au Back Office de sa boutique Psioplanet.com. Copyright 2013 Psychomed.com All rights reserved. Page 3 sur 15

4 Vue d ensemble Après s être connecté au compte, le Back Office apparaît sous forme d une colonne de gauche contenant les liens vers les différentes parties et une zone centrale affichant les différentes informations en fonctions de la partie dans laquelle on se trouve. Le nom du professionnel apparaît en haut à gauche. La zone centrale affiche, lorsqu on arrive dans le Back Office, la liste des dernières commandes. L encadré situé en haut de la page avec les nombreux champs permet de filtrer les commandes en fonction de nombreux critères. Les différentes parties ont une apparence fort similaire : une zone de filtre des informations en haut de page et en dessous une liste de résultat avec pour chaque ligne des icônes cliquables pour avoir des informations supplémentaires. «Se déconnecter» Si l interface est utilisée sur un ordinateur avec plusieurs utilisateurs ou dans un lieu public, nous vous conseillons de vous déconnecter quand vous avez terminé. Copyright 2013 Psychomed.com All rights reserved. Page 4 sur 15

5 Les icônes Voici les significations des icônes utilisées dans les différentes parties de l interface : Exporter la liste de résultat au format Excel Statut non-validé Statut ok Afficher les détails Afficher l historique Afficher les commandes Afficher les statistiques Afficher le professionnel Afficher le client Afficher les détails Afficher le détail d un produit Afficher les factures Imprimer la facture Classement dans les colonnes La majorité du contenu des colonnes peuvent être trié par ordre croissant/décroissant en allant sur le titre de la colonne et en cliquant sur la flèche noire apparaissant à droite. Navigation dans les pages Au bas de chaque liste de résultat, une barre contient des boutons permettant de naviguer dans les pages : > pour la page suivante et > pour aller à la dernière page. Le bouton permet forcer le rafraîchissement du contenu des listes en cas modification. Copyright 2013 Psychomed.com All rights reserved. Page 5 sur 15

6 Partie «Clients» En cliquant sur «Clients» dans la colonne de gauche, le professionnel affiche la liste de tous ses clients. Les derniers clients enregistrés apparaissent en haut. Les clients peuvent être recherchés par leur nom, leur , leur code postal, leur pays et le statut actif/inactif. Le statut actif signifie que le client a bien validé son compte en cliquant sur le lien reçu par . Le statut inactif signifie que le client a enregistré son compte mais n a pas encore cliqué sur le lien reçu par . Le lien reçu par permet de vérifier que l adresse mail est une adresse utilisé et non fictive. Les différentes icônes à gauche sur chaque ligne permettent d afficher des infos supplémentaires sur le client comme les détails de son compte, son historique, ses commandes, ses statistiques et le professionnel lié (dans le cas de distributeur avec des revendeurs). Si un professionnel désire faire un mailing électronique sur tous ses clients, il peut exporter les données des clients en cliquant sur l icône. Il sera généré un fichier Excel reprenant toutes les infos, dont les adresses qui pourront dès lors être sélectionnées et exploitées. Copyright 2013 Psychomed.com All rights reserved. Page 6 sur 15

7 Partie «Produits» La partie «produits» liste tous les titres disponibles sur la boutique du professionnel. On peut les rechercher par nom, catégorie, type (sous-catégorie), statut (actif = en vente, inactif =non disponible dans la boutique), professionnel (dans le cas d un distributeur avec des revendeurs). La recherche par ID est utile si on connait le N du produit. Mnémonique permet de trouver des titres selon leur référence interne. La référence mnémonique est un code facilement mémorisable donné au produit qui permet de le trouver ou de trouver des ensembles de produits en tapant quelques lettres de son code. Pour chaque produit (titre), on voit son type (sous-catégorie), son statut ( = en vente), son prix de vente, sa date de modification, son nombre de vente et son nombre de téléchargement. En cliquant sur les icônes, on peut également voir le détail du produit, son historique, l évolution de ses commandes, les clients qui l ont commandé et les commandes contenant ce titre. Les titres à 0 euro sont des titres offerts comme par exemple les tutoriaux explicatifs. Copyright 2013 Psychomed.com All rights reserved. Page 7 sur 15

8 Partie «Commandes» Cette partie rassemble les commandes : une commande par ligne. La liste par défaut montre les commandes depuis le début du mois en cours via les champs «Date début» et «Date fin» pour le professionnel sélectionné. La recherche peut aussi se faire via la référence de paiement/ VCS, le nom du client ou son ID, sur les commande payées (statut = ) et non payées (statut = ), et aussi en fonction de la catégorie des produits vendus. L encart en dessous des champs pour la recherche indique le nombre de produits payés avec le montant total payé et le nombre de produits impayés ainsi que le montant total impayé. Le montant de «Distributeur non facturé» indique le montant actuel des commissions devant être versée au professionnel pour le mois en cours. Ce montant retombe à zéro quand la facture est émise pour le mois précédent. On peut classer les colonnes avec le nom du client, son , le professionnel, le prix des commandes, le statut et la référence de paiement. Les icônes permettent d afficher le détail de la commande (les différents produits qui la composent), l historique, les détails du client et les détails du professionnels liés. Copyright 2013 Psychomed.com All rights reserved. Page 8 sur 15

9 Détail des commandes Dans le détail d une commande (on y accède en cliquant sur commande et ensuite sur l icône de la loupe), le professionnel trouvera les informations suivantes : La date de la commande Le nom du client Le nom de la boutique du professionnel Le statut : payé ou non-payé La référence de paiement avec le type de paiement (Visa, Paypal, Banksys, ) La date de paiement Les produits achetés Le taux de commission pour ces produits et le montant total des commissions Des informations supplémentaires concernant les produits La commande est aussi marquée facturée ou non facturée suivant la période dans laquelle elle se trouve. Copyright 2013 Psychomed.com All rights reserved. Page 9 sur 15

10 Partie «Factures» La liste des résultats montre par défaut les factures émises ces 12 derniers mois. Les recherches peuvent se faire via le N de facture, les produits commandés, une période définie et le nom d un client. Pour chaque facture on peut afficher son détail : les produits contenu, clients, etc. L icône permet d ouvrir une fenêtre avec une copie de la facture au format imprimable. Le premier cadre dans cette facture reprend le montant que la société Psychomed.com facture pour la mise à disposition de la boutique Psioplanet.com. Copyright 2013 Psychomed.com All rights reserved. Page 10 sur 15

11 Le deuxième cadre affiche chaque produit vendu avec son prix, le % de commissionnement lié au produit et le montant rétribué au professionnel. Le montant total qui sera versé au professionnel est indiqué en-dessous de «Total Revendeur/Distributeur». Le montant total facturé est affiché à droite dans la devise du professionnel et aussi en euros. Dans le cas ci-dessous le montant facturé est égal au montant versé car il eut un commissionnement à 50%. Les titres à 0 euro sont les titres offerts au client lors de l enregistrement du numéro de série du Psio dans son compte. Ils sont repris sur la facture mais ils n engendrent pas de commission. L icône situé tout au bas de la facture permet de lancer l impression de la page. La facture originale vous sera envoyée par la société Psychomed.com soit en version papier par la poste soit en version électronique au format Adobe PDF par . Copyright 2013 Psychomed.com All rights reserved. Page 11 sur 15

12 Partie «Professionnels» La partie «Professionnels» affiche la liste des boutiques auxquels le professionnel a accès. Si le professionnel est un distributeur avec des revendeurs, toutes les boutiques de ses revendeurs seront listées. En cliquant sur «Professionnels», on affiche les informations sur le professionnel : coordonnées de facturation, , nom et prénom, etc. En cliquant sur le nom de la boutique, on affichera la liste des commandes de cette boutique uniquement. Copyright 2013 Psychomed.com All rights reserved. Page 12 sur 15

13 Partie «Statistiques» Le professionnel peut voir sous forme de graphiques l évolution des ventes. La durée de la période affichée peut être personnalisée. Et affichée en journée, mois ou année. On peut voir l évolution des ventes d un produit par son nom ou ID et afficher les statistiques des commandes d un client et/ou d un professionnel. Ou sélectionner l évolution des commandes d une catégorie bien précise. Tous ces filtres peuvent être croisés pour affiner les statistiques selon le désir du professionnel. Copyright 2013 Psychomed.com All rights reserved. Page 13 sur 15

14 Partie «Historique» L interface permet d afficher tous les actions que font les clients dans la boutique. Cela permet de savoir par exemple que le client X a bien téléchargé sa commande tel jour. Par défaut, seules les dernières 24 heures apparaissent mais la période est modifiable grâce aux champs «Date début» et «Date fin» dans l encadré des recherches. Le professionnel peut affiner sa recherche sur un client en particulier ou sur un produit par exemple. Copyright 2013 Psychomed.com All rights reserved. Page 14 sur 15

15 Pour toute information complémentaire, veuillez écrire à : admin@psychomed.com All rights reserved. PSiO, the PSiO logo and PSiOplanet are worldwide registred trademarks of Psychomed.com SA. International patented n PCT/EP2011/ Copyright 2013 Psychomed.com All rights reserved. Page 15 sur 15