Un court guide sur les standards des donées et de la facturation

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1 FACTURES CA Nom du Fournisseur Adresse du Fournisseur Adresse du Fournisseur Numéro TVA du Fournisseur Adresse de correspondance et coordonnées bancaires Entité légale de Colgate/Hill s Le nom du fournisseur doit être conforme au nom PO To sur une autre CA de Colgate/Hill s. Si votre nom de fournisseur ou l adresse ont changé par rapport à ceux figurant sur la CA, veuillez contacter l Acheteur L adresse du fournisseur doit être conforme à l adresse PO To sur une autre CA de Colgate/Hill s. Si la facture est établie par une filiale, utilisez l adresse de la filiale. Si votre nom de fournisseur ou l adresse ont changé par rapport à ceux figurant sur la CA, veuillez contacter l Acheteur Cette information n est pas obligatoire. Pourtant, si vous soumettez votre adresse , nous pourrons vous contacter en cas d un problème quelconque de traitement de la facture. En réalisant les paiements Colgate/Hill s ne prend en compte que l adresse de correspondance ou les coordonnées bancaires enregistrées dans notre Base des Fournisseurs. S il est nécessaire de modifier ces données, veuillez contacter l Acheteur ATTENTION : L adresse de correspondance ou les coordonnées bancaires indiquées sur la facture remise via Tungsten ne sont pas équivoques à la demande de changement des données par Colgate/Hill s. En nous soumettant une facture, choisissez l entité légale de Colgate/Hill s appropriée (Compte d Acheteur Tungsten). Voir Appendice I à la fin du présent document pour connaître le mappage des entités légales de Colgate/Hill s en Europe à leur numéro de Compte d Acheteur Tungsten.

2 Factures CA L adresse de livraison doit être conforme aux informations sur la CA Numéro de facture Date de facture Nom de la rue, ville, région, code postal et pays. En cas des Fournisseurs Webform, nous avons admis l Adresse de livraison de notre CA. Vous devrez sélectionner le pays et le département appropriés. Colgate/Hill s ne peut traiter qu une CA par facture. Si vous facturez plusieurs CA, pour chaque CA, il faut établir une facture séparée à un numéro de facture unique. Le numéro /la référence de facture peut être composé(e) de 16 caractères au maximum. Les factures ne peuvent pas être marquées d une date future. Commande d Achat (CA) Le format du numéro de la CA: (préfixe de deux chiffres :45 ou 75 plus 8 chiffres) Colgate/Hill s n accepte qu une référence de la CA sur une facture. Les factures se référant à plusieurs CA seront rejetées. Vous recevrez une notification de Tungsten informant des changements nécessaires pour que votre facture soit soumise à Colgate/Hill s avec succès. Numéro de ligne de l article sur la CA Description et code de produit des biens ou des services (doit être conforme à la CA au niveau de la ligne de l article) La référence de la ligne d une CA doit être indiquée pour chaque article facturé à Colgate/Hill s. Faute de cette information, conformément à la demande de Colgate/Hill s, Tungsten procédera à la suivante «conversion des données» : o Les factures se référant aux CA à une seule ligne seront attribuées au numéro de ligne de la CA. o En cas des factures se référant à plusieurs lignes de la CA, Tungsten essayera d attribuer le numéro du matériel de Colgate/Hill s ( M ) indiqué sur votre facture à une ligne unique de la CA mentionnée pour le numéro M indiqué. o Si le numéro M apparaît dans plusieurs lignes de la CA, les factures en question seront rejetées. Vous recevrez une notification de Tungsten informant du manque d une information nécessaire pour que votre facture soit remise à Colgate/Hill s avec succès.

3 FACTURES CA Toute ligne de la facture doit indiquer la quantité d articles facturée pour le numéro de ligne de la CA donnée. La devise de doit être conforme à la devise de la CA. Prix/Coût unitaire L unité de mesure doit être conforme à l unité de mesure de la CA. Les frais de transport, si applicable, doivent être clairement indiqués sous la forme d une ligne séparée sur la facture. Montant de la taxe, si applicable Réductions de prix/de quantité Montant net et total de la facture Si la facture se réfère à une CA marquée du préfixe 75 où l unité de mesure équivaut à une devise, veuillez indiquer la valeur des services facturée dans le champ «quantité» et le prix unitaire de 1. Veuillez prendre en considération le suivant : o CA marquées du préfixe 45 : les références de lignes de la CA sont un multiple de 10 (par ex. 10, 20, 30 etc.) o CA marquées du préfixe 75 : les références de lignes de la CA sont séquentielles (par ex. 1, 2, 3, 4 etc.) Si la facture se réfère à une CA marquée du préfixe 75 où l unité de mesure équivaut à une devise, le prix unitaire doit être toujours «1». Si la facture se réfère à une CA des services marquée du préfixe 75 (c est à dire une CA où l unité de mesure équivaut à une devise), l unité de mesure à utiliser est la devise de la CA. Si le prix des biens achetés n inclut pas les frais de transport, la CA de Colgate/Hill s contiendra une seule ligne d article pour tous les frais de transport. Veuillez utiliser ce numéro de la ligne de la CA pour facturer tous les frais de transport à Colgate/Hill s. Au cas où la CA manquerait de ligne de transport unique, veuillez prier le Demandeur de Colgate/Hill s de modifier la CA pour que vous puissiez nous soumettre la facture sans problèmes. Tous les frais de transport indiqués sous la forme d une ligne spéciale sur votre facture doivent être approuvés par le Demandeur. Les réductions de prix/de quantité doivent être indiquées au niveau de la ligne d article de la CA. Si une réduction est appliquée au niveau de l en-tête de la facture, vous serez notifiés du rejet de la facture par Tungsten et demandés d appliquer la réduction au niveau de la ligne d article de la CA.

4 FACTURES CA Numéro de la note de livraison appropriée et date de livraison La référence de la note de livraison et les dates devraient être indiquées uniquement au niveau de la ligne de la CA facturée. Les pièces-jointes sont admises. Les documents supplémentaires justifiant le montant facturé peuvent être joints à la facture. Les restrictions de Tungsten relatives aux pièces-jointes sont les suivantes : o Nombre maximal de pièces-jointes: cinq (5) o Poids maximal: 12 MB Les fournisseurs intégrés sont priés de se référer à Tungsten Training video pour savoir plus sur l inclusion des pièces-jointes. NOTES DE CREDIT CA Hormis les données exigées pour les factures, O Les notes de crédit doivent être facturées séparément et marquées clairement en tant que Note de crédit O Les notes de crédit doivent faire référence au : numéro de la CA originelle numéro de la facture originelle.

5 Factures non-ca Tout facture non-ca doit indiquer le nom et l adresse du Demandeur. Cela est particulièrement important pour toutes les factures non- CA recevables. Les seules adresses correctes acceptées Entité légale de Colgate/Hill s Nom et adresse du Fournisseur Numéro TVA du Fournisseur Adresse de correspondance et coordonnées bancaires En nous soumettant une facture, il faut choisir l entité légale de Colgate/Hill s appropriée (Compte d Acheteur Tungsten). Voir Appendice I à la fin du présent document pour connaître le mappage des entités légales de Colgate/Hill s en Europe à leur numéro de Compte d Acheteur Tungsten. Doivent être conformes au données du fournisseur enregistrées dans notre Base des Fournisseurs. Si votre nom de fournisseur a changé, veuillez contacter l Acheteur En réalisant les paiements Colgate/Hill s ne prend en compte que l adresse de correspondance ou les coordonnées bancaires enregistrées dans notre Base des Fournisseurs. S il est nécessaire de modifier ces données, veuillez contacter l Acheteur L adresse de correspondance ou les coordonnées bancaires indiquées sur la facture nous remise via Tungsten ne sont pas équivoques à la demande de modification des données par Colgate/Hill s. La demande de modification doit nous être soumise via le formulaire susmentionné avant que la facture nous soit remise. Numéro de facture Le numéro/la référence de facture peut être composé(e) de 16 caractères au maximum. Date de facture Les factures ne peuvent pas être marquées de date future. Description des biens ou des Doit être indiquée pour toutes les lignes de la facture. services Toute ligne de la facture doit indiquer la quantité de biens facturée. En cas de la des services, la valeur des services devrait être facturée dans la section quantité et le prix unitaire devrait être 1.

6 Devise de La devise de doit être conforme à la devise du fournisseur enregistrée dans notre Base des Fournisseurs. En cas d un manquement à cette règle, le fournisseur sera demandé de corriger la facture. Prix/Coût unitaire L Unité de mesure doit être conforme à l unité de mesure sur la CA. Montant de la taxe, si applicable En cas des services non-ca, le prix unitaire devrait équivaloir toujours à 1 et la quantité devrait égaler à la valeur des services. En cas des services non-ca, utilisez Toute en tant que l Unité de mesure.

7 Guide de référence court sur les sandards des donées de Factures non-ca Réductions de prix/de quantité Montant net et total de la facture Les pièces-jointes sont admises. Les réductions de prix/de quantité doivent être indiquées au niveau de la ligne d article sur la facture. Si une réduction est appliquée au niveau de l en-tête de la facture, vous serez notifiés du rejet de la facture par Tungsten et demandés d appliquer la réduction au niveau de la ligne d article. Les documents supplémentaires justifiant le montant facturé peuvent être joints à la facture. Les restrictions de Tungsten relatives aux pièces-jointes sont les suivantes : o Nombre maximal de pièces-jointes: cinq (5) o Poids maximal: 12 MB Les fournisseurs intégrés sont priés de se référer à Tungsten Training video pour savoir plus sur l inclusion des pièces-jointes. NOTES DE CREDIT NON-CA Hormis les données exigées pour les factures, Les notes de crédit doivent être facturées séparément et marquées clairement en tant que Note de crédit Les notes de crédit doivent faire référence au numéro de la facture originelle. Les données susmentionnées sont importantes et nécessaires pour que Colgate/Hill s puisse traiter et régler vos factures sans délai. Faute de ces informations clés, Tungsten ne pourra pas accepter votre facture pour la livraison à Colgate/Hill s et la vous retournera en indiquant la raison des problèmes.