Procédure # 1 (1999)

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1 Procédure # 1 (1999) Gestion du dossier «Demandes de dérogation» 1.0 OBJET DE LA PROCÉDURE Demande de dérogation en vertu des articles 96 et 241 de la Loi sur l instruction publique. 1.1 Admissibilité exceptionnelle à l éducation préscolaire et primaire [article 241.1] 1.2 Prolongation de la fréquentation au préscolaire ou au primaire [articles 96.17, 96.18] 2.0 OBJECTIFS DE LA PROCÉDURE 2.1 Établir les responsabilités des intervenants et les balises à respecter lorsqu il incombe à la Commission scolaire de traiter les demandes de dérogation à l article Établir les responsabilités des intervenants et les balises à respecter lorsqu il incombe au directeur d école de traiter les demandes de dérogation aux articles et Cette procédure administrative tiendra lieu de modèle de fonctionnement jusqu à ce que le ministère de l'éducation détermine, par règlement, des modalités différentes régissant le dossier des dérogations comme il est stipulé à l article de la Loi sur l instruction publique. 3.0 CLIENTÈLE CIBLE Les enfants visés par ce dossier sont ceux pour qui une demande de dérogation est faite pour l une ou l autre des catégories suivantes : 3.1 Âge d entrée précoce au préscolaire ou au primaire. 3.2 Prolongation de la fréquentation du préscolaire ou du primaire. 4.0 PROCÉDURIER Les étapes de réalisation sont les suivantes : 4.1 Information des parents sur la teneur et les possibilités de dérogation par un avis public, et ce, avant le 1 er mars. C.S. du Fleuve-et-des-Lacs - Gestion du dossier «Demandes de dérogation» 1

2 4.2 Pour les dérogations à l article : Demandes écrites des parents acheminées à la Commission scolaire et ce, avant le 30 mars Ensemble des pièces nécessaires à l analyse des demandes, annexé au dossier de l élève pour lequel une demande est effectuée, avant le 30 avril Formation d un comité d analyse par le d.s.e. afin d étudier les demandes soumises dans le but de fournir une recommandation au conseil des commissaires et ce, pour la première réunion de juin Retour écrit du d.s.e. au parent et au directeur d école concerné de la décision en comité avant le 30 juin. 4.3 Pour les dérogations aux articles 96.17, : Demandes écrites des parents acheminées à la direction d école et ce, avant le 30 avril Ensemble des pièces nécessaires à l analyse des demandes, annexé au dossier de l élève pour lequel une demande est effectuée, avant le 30 mai Formation d un comité d analyse par le directeur d école, afin d étudier les demandes soumises Retour écrit du directeur au parent, de la décision prise par le comité avant le 30 juin. Le parent qui se croit lésé peut adresser une demande écrite de révision du dossier de son enfant auprès du ministre. 5.0 RÔLES ET RESPONSABILITÉ 5.1 PARENTS Ils acheminent leur demande, par écrit, à la Commission scolaire ou au directeur d école, selon qu ils demandent une dérogation à l un ou l autre des 2 articles. Ils fournissent les pièces justificatives exigées par la demande. Ils assument les frais d évaluation du spécialiste dans les demandes relatives à l article DIRECTEUR D ÉCOLE Il collabore au processus des demandes de dérogation et à l information des parents. Il participe au comité d analyse des demandes de dérogation pour les élèves scolarisés dans son ou ses écoles, pour la catégorie ciblée en 3.1 Il forme et préside le comité d analyse pour les demandes de dérogation des élèves scolarisés dans son ou ses écoles, pour la catégorie ciblée en 3.2, en vertu des articles et Il informe les parents de la décision prise par le comité d analyse en ce qui concerne la clientèle ciblée en 3.2 et ce, avant le 30 juin. C.S. du Fleuve-et-des-Lacs - Gestion du dossier «Demandes de dérogation» 2

3 5.3 PROFESSIONNEL AFFECTÉ AU DOSSIER Il informe les parents sur la démarche à suivre et sur les pièces justificatives exigées. Il peut aider le parent à amorcer une réflexion sur le sujet. Il participe au comité d analyse sur invitation du d.s.e. ou du directeur d école. Il fournit, lorsque nécessaire, sur demande du d.s.e. ou du directeur d école, les rapports d évaluation nécessaires à l étude du dossier. 5.4 ENSEIGNANT CONCERNÉ PAR LA DEMANDE DE DÉROGATION Il est appelé à donner son avis dans les cas d admission au primaire, d un enfant de 5 ans déjà admis au préscolaire, dans les cas de prolongation du préscolaire ou du primaire. 5.5 DIRECTEUR DES SERVICES ÉDUCATIFS Il coordonne l ensemble des activités du dossier des dérogations. Il reçoit l ensemble des demandes de la clientèle visée en 3.1 et est responsable de la formation du comité d analyse des demandes. Il agit comme responsable dudit comité. Il avise, par écrit, le parent et le directeur d école de la décision prise par la Commission scolaire avant le 30 juin. 6.0 COMPOSITION DU COMITÉ D'ANALYSE DES DEMANDES DE DÉROGATION À L ARTICLE Le comité de compose : du directeur des services éducatifs; du directeur de l école concerné par la demande; du professionnel affecté au dossier de l élève; de l enseignant concerné dans le cas de l enfant de 5 ans déjà inscrit au préscolaire et demandant une dérogation à l âge d entrée au primaire. 7.0 COMPOSITION DU COMITÉ D ANALYSE DES DEMANDES DE DÉROGATION AUX ARTICLES ET Le comité de compose : du directeur d école; de l enseignant ou des enseignants dispensant les services éducatifs à l élève concerné par la demande; du personnel professionnel et/ou de soutien technique dispensant des services à cet élève. 8.0 DOCUMENTS POUVANT ÊTRE REQUIS DÉPENDANT DU MOTIF DE LA DEMANDE a] Demande écrite des parents; b] Certificat de naissance ou de baptême; c] Preuve de scolarisation dans un autre système d éducation; C.S. du Fleuve-et-des-Lacs - Gestion du dossier «Demandes de dérogation» 3

4 d] Rapport d étude de cas ou d évaluation par un spécialiste; e] Preuve d affectation temporaire des parents [affectation de l employeur]; f] Recommandation d un intervenant du M.S.S.S. ou de la D.P.J.; g] Acte de naissance du frère ou de la soeur; h] Rapport médical; i] Rapport du professionnel de la Commission scolaire affecté au dossier de l élève. 9.0 MOTIFS QUI PEUVENT JUSTIFIER UNE DEMANDE DE DÉROGATION DES PARENTS ET DOCUMENTS DEVANT ACCOMPAGNER LA DEMANDE [VOIR SECTION 8] 9.1 Enfant souffrant de déficience intellectuelle ou physique, de perturbation socio-affective et dont la scolarisation au préscolaire est recommandée après étude du cas par des professionnels compétents. Cette mesure vise particulièrement les milieux où il n y a pas de maternelle 4 ans autorisée [a, b, d ou f ou h]. 9.2 Enfant dont les parents, ou ceux qui en tiennent lieu, sont d origine autre que québécoise et en affectation temporaire [1 ou 2 ans], avec domicile au Québec. Il s agit d établir la correspondance avec le système d éducation officiel du pays ou de la province [a, b, e]. 9.3 Enfant dont les parents, ou ceux qui en tiennent lieu, sont d origine québécoise mais reviennent d une affectation temporaire avec domicile dans un pays ou une province autre que le Québec. Il s agit de poursuivre une scolarisation déjà commencée dans un système d éducation officiel d un pays ou d une province autre que le Québec [a, b, c]. 9.4 Enfant né en dehors du Québec, adopté légalement par des Québécois, mais pour lequel un certificat de naissance est, ou inexistant, ou de certitude douteuse, et pour lequel un avis médical donné par un médecin établit l âge à au moins cinq ans avant le 1 er octobre de l année scolaire pour laquelle on demande l inscription [a, h]. 9.5 Enfant d une famille ou un frère ou une soeur est né-e à moins de douze mois d intervalle de telle sorte que les dates de naissance feraient en sorte qu ils se retrouvent admissibles à l école la même année [a, b, g]. 9.6 Enfant particulièrement apte à débuter la maternelle et dont le niveau de développement est tel qu il subirait un préjudice réel et sérieux si l on devait retarder son admission à l école. Le préjudice dont l enfant pourrait être victime devra être confirmé dans un rapport établi par un professionnel compétent qui tiendra compte de différents facteurs : capacité intellectuelle, maturité, socialisation, développement exceptionnel, etc. Le rapport devra indiquer clairement la nature du préjudice entrevu [a, b, d]. 9.7 Enfant pour lequel une année de fréquentation supplémentaire au préscolaire pourrait permettre l atteinte des objectifs au programme [a, i]. Enfant pour lequel une année de fréquentation supplémentaire au primaire pourrait permettre l atteinte des objectifs des divers programmes dans les matières de base [a, i]. C.S. du Fleuve-et-des-Lacs - Gestion du dossier «Demandes de dérogation» 4

5 ANNEXE 1 Demande de dérogation à l'âge d'admission IMPORTANT Afin de remplir correctement le présent formulaire, vous devez vous reporter à la procédure administrative. Vous devez acheminer votre demande de dérogation dûment complétée ainsi que les pièges justificatives nécessaires à la Commission scolaire à l'attention du directeur des services éducatifs. Vous devez obligatoirement remplir les quatre [4] sections ci-dessous. Section A Identification de l'enfant pour lequel une dérogation est demandée : Nom et prénom de l'enfant : Date de naissance : Nom et prénom des parents ou du titulaire de l'autorité parentale : C.S. du Fleuve-et-des-Lacs - Gestion du dossier «Demandes de dérogation» - ANNEXE 1 1

6 Section B Cochez : Article # Titre 242.1, 1 o Admission au préscolaire ou au primaire sans l'âge requis Prolongation de la fréquentation du préscolaire Prolongation de la fréquentation du primaire. Section C Justification de la demande : Cochez : Motifs Documents requis Élève présentant des déficiences intellectuelles ou physiques graves ou des perturbations socio-affectives marquées. Éleve domicilié ailleurs mais résidant temporairement au Québec. Élève qui arrive au Québec mais qui a débuté sa scolarisation ailleurs. Élève adopté sans certificat de naissance et dont l'âge est attribué par expertise médicale Élève qui a une sœur ou un frère né la même année. Élève apte à commencer précocement la maternelle ou la première année. Refaire une année au préscolaire. Faire une année supplémentaire au primaire. A-B-D-F ou H A-B-E A-B-C A-H A-B-G A-B-D A-I A-I C.S. du Fleuve-et-des-Lacs - Gestion du dossier «Demandes de dérogation» - ANNEXE 1 2

7 Section D Identification des pièces nécessaires à l'étude de la demande : Cochez : Pièces justificatives A] Demande écrite des parents. B] Certificat de naissance ou de baptême. C] Preuve de scolarisation dans un autre système d'éducation. D] Rapport d'étude de cas ou d'évaluation par un spécialiste. E] Preuve d'affectation temporaire des parents [affectation de l'employeur.] F] Recommandation d'un intervenant du M.S.S.S. ou de la D.P.J. G] Acte de naissance du frère ou de la sœur. H] Rapport médical. I] Rapport du professionnel de la Commission scolaire affecté au dossier. C.S. du Fleuve-et-des-Lacs - Gestion du dossier «Demandes de dérogation» - ANNEXE 1 3