Utilisation du Compte-rendu de visite en formulaire Pdf en 3 étapes

Transcription

1 Utilisation du Compte-rendu de visite en formulaire Pdf en 3 étapes Pourquoi utiliser le mode formulaire pdf? Pour faciliter la lecture et surtout la synthèse des bulletins de visite de toutes les écoles visitées. Pourquoi utiliser logiciel Adobe Reader DC ou Nuance Reader? Parce que Word ou Writer (LibreOffice) ou autre ne sont pas complètement compatibles avec la gestion des formulaires pdf. Étapes : I - Téléchargement du fichier. II - Téléchargement et installation du logiciel permettant d utiliser le fichier. III - Instructions pour remplir le formulaire. I - Téléchargement du fichier 1 - Télécharger le fichier : Bulletin_de_visite_ecole_publique_ _formulaire.pdf en l enregistrant (ne pas choisir l option Ouvrir avec ). 2 - Ne pas l ouvrir avant d avoir téléchargé, si nécessaire, le logiciel permettant de lire mais aussi d imprimer le formulaire lorsqu il aura été rempli. 3 - Deux cas peuvent se présenter : a - vous utilisez le système d exploitation Windows 10, Windows 8, Windows 7 (Seven) ou Windows Xp : passez au II - A : Téléchargement et installation du logiciel Adobe Reader DC puis au III : Comment remplir le Compte-rendu de visite en formulaire Pdf b - vous utilisez le système d exploitation Windows Vista : dans ce cas et seulement dans ce cas, passez au II - B : Téléchargement et installation du logiciel Nuance Reader puis au III : Comment remplir le Compte-rendu de visite en formulaire Pdf Utilisation Bulletin de visite Formulaire Pdf - P.B. - p 1 sur 10-16/08/2018

2 II - A : Téléchargement et installation du logiciel Adobe Reader DC 1 - Ouvrir son Navigateur internet favori, tel que Edge, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome ou 2 - Cliquer sur ce lien : ou taper cette adresse dans la barre d adresse de votre navigateur. 3 - La page du site apparaît comme ci-contre : 4 - Cliquer sur la flèche à droite de l Etape 1, choisir son système d exploitation : Windows 10, Windows 8, Windows 7 ou Windows XP SP3 (pas XP-SP2 32 bits, ni XP-SP2 64 bits) 5 - Cliquer sur la flèche à droite de l Etape 2, choisir une langue : French 6 - Cliquer sur la flèche à droite de l Etape 3, choisir une version : Reader DC French for Windows (pour Windows XP : Reader French for Windows) 7 - Décocher l installation de McAfee Security Scan Plus et de McAfee Safe Connect Utilisation Bulletin de visite Formulaire Pdf - P.B. - p 2 sur 10-16/08/2018

3 8 - Cliquer sur le bouton Télécharger dès maintenant. 9 - Suivre les instructions d installation indiquées sur le site : Téléchargement d Adobe Reader Marche à suivre a. Lorsque la boîte de dialogue d'ouverture du fichier s'affiche, cliquez sur Enregistrer le fichier. b. À l'ouverture de la boîte de dialogue Téléchargements, cliquez deux fois sur le fichier. c. Lorsque la boîte de dialogue Avertissement de sécurité s'affiche, cliquez sur Exécuter. d. Lorsque la boîte de dialogue Contrôle de compte d'utilisateur s'affiche, cliquez sur Oui. e. Suivre les indications et à la fin, cliquer sur Terminer. Utilisation Bulletin de visite Formulaire Pdf - P.B. - p 3 sur 10-16/08/2018

4 II - B : Téléchargement et installation logiciel Nuance Reader 1 - Ouvrir son Navigateur internet favori, tel que Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome ou 2 - Cliquer sur ce lien : ou taper cette adresse dans la barre d adresse de votre navigateur. 3 - La page du site apparaît comme ci-contre : 4 - Cliquer à droite sur le bouton bleu : Télécharger 5 - Lorsque la boîte de dialogue d'ouverture du fichier s'affiche, cliquez sur Enregistrer le fichier. 6 - Dans le dossier Téléchargements, double cliquer sur le fichier. 7 - Lorsque la boîte de dialogue Contrôle de compte d'utilisateur s'affiche, cliquez sur Oui. 8 - Choisir la langue d installation : Français (Standard) et cliquer sur OK. 9 - Cliquer sur Suivant Accepter les termes du contrat de license, puis cliquer sur Suivant Activer le Javascript, puis cliquer sur Suivant Si on veut garder son lecteur Reader et n utiliser Nuance Reader que pour remplir les formulaires, ne pas cocher, sinon cocher l option, puis cliquer sur Suivant Cliquer sur Installer Enregistrer ou pas le PDF Reader, puis cliquer sur OK Cliquer sur le bouton TERMINER. Utilisation Bulletin de visite Formulaire Pdf - P.B. - p 4 sur 10-16/08/2018

5 III - Instructions pour remplir le Compte-rendu de visite en formulaire Pdf A Ouverture du fichier 1 - Double-cliquer sur le fichier téléchargé : Bulletin_de_visite_ecole_publique_ _formulaire.pdf Celui-ci s ouvre automatiquement dans Adobe Reader DC ou Nuance PDF Reader (Vista) si on a choisi : Adobe Reader DC ou Nuance PDF Reader (Vista) comme visionneuse PDF par défaut. ou cliquer côté droit de la souris sur Bulletin_de_visite_ecole_publique_ _formulaire.pdf et choisir Ouvrir avec : choisir alors Adobe Reader DC ou Nuance PDF Reader 2 - Seuls, les champs du formulaire, qui apparaissent colorés en gris-bleu peuvent être remplis. 3 - Si les champs n apparaissent pas en gris-bleu : a - dans Adobe Reader DC, cliquer en haut à gauche dans le menu : Édition / Préférences... Dans la fenêtre qui s ouvre, cliquer à gauche dans Formulaires, et cocher Afficher la couleur lors du passage sur les champs. Utilisation Bulletin de visite Formulaire Pdf - P.B. - p 5 sur 10-16/08/2018

6 Remarque concernant Adobe Reader DC : pour ne pas afficher la barre latérale droite, cliquer sur la flèche comme indiqué ci-contre. b - dans Nuance Reader, cliquer en bas à droite : Surligner les champs. B Remplissage du formulaire : 1 - Dès que l on place le curseur de la souris sur un champ, un cadre noir apparaît ainsi qu une infobulle. 2- Cinq cas peuvent se présenter : a case entourée en bleu : champ Texte le curseur a la forme d un. Ce champ peut contenir du Texte ou un Nombre. * Pour sélectionner ce champ, cliquer à l intérieur de celui-ci : aussitôt le fond devient blanc. * Pour renseigner ce champ, utiliser les touches du clavier. * Pour valider le contenu du champ, on a 3 possibilités : - appuyer sur la touche ENTREE du clavier, - cliquer sur un autre champ, - taper sur la touche Tab du clavier. b case entourée en violet : liste déroulante - cliquer sur la petite flèche à droite pour dérouler la liste, - cliquer sur la ligne correspondant à l option choisie - La liste se referme en affichant l option choisie c case entourée en vert : bouton ratio (bouton d option) le curseur a la forme d une main : * Pour sélectionner ce champ, inutile de cliquer à l intérieur de celui-ci. * Pour renseigner ce champ, cliquer sur le côté gauche de la souris : aussitôt une croix apparaît Utilisation Bulletin de visite Formulaire Pdf - P.B. - p 6 sur 10-16/08/2018

7 Pour corriger, cocher dans l autre option : la croix disparaît et apparaît dans l autre bouton ratio (la réponse ne peut être que OUI ou NON) * Pour valider le contenu du champ, on a 2 possibilités : - cliquer sur un autre champ, - taper sur la touche Tab du clavier. * L option choisie apparaît alors comme ci-contre d case entourée en orange : case à cocher le curseur a la forme d une main : * Pour sélectionner ce champ, inutile de cliquer à l intérieur de celui-ci. * Pour renseigner ce champ, cliquer sur le côté gauche de la souris : aussitôt une coche apparaît Pour corriger, cocher dans cette case : la coche disparaît (la réponse peut être cochée ou non cochée) * Pour valider le contenu du champ, on a 2 possibilités : - cliquer sur un autre champ, - taper sur la touche Tab du clavier. * L option choisie apparaît alors comme ci-contre e case entourée en rouge : champ texte à lecture seule * Ce champ qui contient déjà un nombre se remplit automatiquement en fonction de certaines cases remplies (ici dans la ligne). 3 - Remarques a - l utilisation de la touche Tab, permet de valider un champ et de sélectionner directement le champ suivant. Ainsi, on peut remplir le formulaire dans l ordre du texte. b - Lorsqu on appui sur la touche ENTRÉE pour valider un champ, on peut voir apparaître, momentanément, un curseur en forme de sablier et de clavier : ne pas s inquiéter, il s agit de la prise en compte du contenu du champ. 4 - On peut à tout moment corriger un champ en le sélectionnant à nouveau. 5 - Les champs sont conçus pour recevoir un certain type de renseignements : a - généralement du texte et dans ce cas la longueur du champ est limité à la longueur de la case, comme le champ DDEN qui comporte 45 caractères (lettres, espaces ) Toutefois, certains champs Texte comportent plusieurs lignes, comme Remarques éventuelles (2 lignes) Utilisation Bulletin de visite Formulaire Pdf - P.B. - p 7 sur 10-16/08/2018

8 b - des nombres entiers, comme Nombre de classes c - des nombres à 2 décimales, comme Dotations financières pour les fournitures scolaires d - des cases à cocher non liées entre elles (entourées en orange) : plusieurs pouvant être cochées simultanément, comme Les intervenants TAP ou APE qui peut être des Associations sportives ET des Bénévoles e - des boutons ratio (ou boutons d option) sont des cases à cocher entourées en vert. Elles sont liées entre elles : on ne peut en cocher qu une sur deux : c est OUI OU c est NON, comme Décharge de Direction. f - des champs sur fond blanc entourés en rouge ; ces champs, non accessibles, contiennent déjà des nombres (0 ou 0,00). Les sommes se calculent automatiquement comme Total pour l école. g le champ texte de la date de la visite, lorsqu on clique dedans, une flèche apparait à droite du champ (sous Windows 10, 8, 7 et ). Si on clique sur cette flèche un calendrier apparait et on peut alors sélectionner une date sans avoir à la taper : exemple le 20/11/2018 Mais on peut également taper la date au format : Jour (2 chiffres) / mois (2 chiffres) / année (4 chiffres) C Enregistrement du formulaire : 1 - Lorsque le formulaire est complètement rempli, cliquer sur le menu Fichier / Enregistrer sous a - Adobe Reader DC b - Nuance Reader Utilisation Bulletin de visite Formulaire Pdf - P.B. - p 8 sur 10-16/08/2018

9 Dans la fenêtre qui s ouvre, choisir : - le dossier où le fichier sera enregistré, - le nom du fichier : exemple Bulletin_de_visite_ _Nieul-sur-mer.pdf - le type de fichier : pdf puis cliquer sur le bouton Enregistrer. 2 - Remarques : a il est important de changer le nom du fichier afin de garder intact le formulaire vierge ; celui-ci pouvant être utilisé comme base pour le compte-rendu de visite d une autre école. b même si le fichier a été enregistré, il est possible de le modifier pour y apporter des corrections en l ouvrant avec Adobe Reader DC ou Nuance Reader D Impression du formulaire : Lorsque le formulaire est enregistré, cliquer sur le menu Fichier / Imprimer a - Adobe Reader DC b - Nuance Reader Utilisation Bulletin de visite Formulaire Pdf - P.B. - p 9 sur 10-16/08/2018

10 Dans la fenêtre qui s ouvre, choisir : a - l Imprimante, b - éventuellement Propriétés de l imprimante : Impression recto-verso, c - le nombre de copies, puis cliquer sur le bouton Imprimer. a c b E Demande de renseignements ou problèmes rencontrés : Contacter sa Délégation ou l Union départementale. Union Départementale des DDEN de Charente Maritime - 38 rue de la Pépinière LA ROCHELLE dden-ud.17@wanadoo.fr site Web : PERMANENCE : le mardi de 14 H 15 à 16 H 45 Utilisation Bulletin de visite Formulaire Pdf - P.B. - p 10 sur 10-16/08/2018