RUIG/CF - Règlement général sur les allocations, indemnisations, etc. 1/5

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1 RUIG/CF - Règlement général sur les allocations, indemnisations, etc. 1/5 Règlement général sur les allocations, indemnisations, et frais de déplacement 2. Frais de déplacement 2.1. Principe Lorsque les nécessités de la fonction et du service l'exigent, tout membre du personnel et/ou collaborateur du RUIG appelé à effectuer des déplacements professionnels a droit à des indemnités de déplacement. En règle générale, le mode de transport et de logement le plus économique doit être adopté Déplacements dans le canton de Genève Les déplacements à l'intérieur du canton de Genève doivent être effectués de préférence avec les moyens de transports publics. Si, pour des raisons professionnelles, un membre du personnel et/ou collaborateur du RUIG est obligé de prendre son repas à ses frais hors de chez-lui, il est remboursé selon le montant du justificatif et pour un montant maximum de CHF 25. Lorsque les moyens de transports publics ne sont pas appropriés, les membres du personnel et/ou collaborateurs du RUIG peuvent utiliser leur voiture ou motocycle particulier et sont remboursés à raison d'un forfait de CHF 0.60 par km, pour les voitures et CHF 0.30 par km pour les motocycles. Le forfait comprend l'essence et l'amortissement du véhicule. La vignette pour les autoroutes suisses n'est pas remboursée Déplacements en Suisse (hors canton de Genève) a) Principe : Les déplacements sur territoire suisse (hors région genevoise) sont remboursés sur la base du prix du billet de chemin de fer première classe. b) Limite de remboursement des frais inhérents aux déplacements en Suisse (hors région genevoise) : Les membres du personnel et/ou collaborateurs du RUIG ont droit : au remboursement des frais de transport sur la base du prix d'un billet de chemin de fer aller et retour, première classe; aux indemnités suivantes : - une demi-journée avec repas : selon le montant du justificatif et pour un montant maximum de CHF 40; - une journée avec 2 repas si le retour n'a lieu qu'après 20h00 (arrivée en gare) : selon le montant du justificatif et pour un montant maximum de CHF 80;

2 RUIG/CF - Règlement général sur les allocations, indemnisations, etc. 2/5 - une nuit (petit déjeuner compris) : selon le montant du justificatif et pour un montant maximum de CHF 150. c) Déplacement en avion : Le service de la comptabilité est autorisé à accepter le remboursement des déplacements en Suisse en avion de ligne, lorsque l'emploi de ce mode de transport est nécessaire (coût global du déplacement, exigence de calendrier) Déplacements à l'étranger a) Principe : Quelle que soit la catégorie de personnel, les modalités de transport, en particulier le mode de déplacement (avion, train, voiture, location d'un véhicule, etc.), le tarif du moyen de transport, ainsi que le tarif du lieu d'hébergement et des repas doivent répondre aux critères de la formule la plus économique. Pour les déplacements en avion, la classe affaires peut être accordée pour des voyages transcontinentaux. b) Budget de déplacement : Pour tout déplacement excédent CHF 1'000, le membre du personnel et/ou collaborateur du RUIG doit établir et faire valider le budget de déplacement avant son départ. c) Annonce d'achat de billets ou de prestations : Toute commande de prestations (billets, hôtel, etc.) doit faire l'objet d'une annonce à la comptabilité pour remboursement. d) Remboursement des frais complémentaires : Les frais complémentaires à ceux de la lettre c) sont remboursés sur la base de justificatifs détaillés; ils doivent être conformes au budget établi. Une copie du budget doit systématiquement accompagner la demande de remboursement Modalités de remboursement des frais de déplacement a) Formulaire de demande de remboursement des frais : Toute demande de remboursement de frais de déplacement ou de repas doit être établi accompagnée des pièces justificatives originales. b) Justificatifs : Les justificatifs doivent toujours être des documents originaux acquittés (ex. facture d'hôtel, téléphone, etc.).

3 RUIG/CF - Règlement général sur les allocations, indemnisations, etc. 3/5 Seuls les intervenants extérieurs peuvent, dans le cas d'un déplacement en avion, produire la copie annexée du billet d'avion. A défaut des justificatifs, le remboursement peut se faire avec une déclaration de frais signée par les ayants droit Avances pour frais de déplacement Des avances peuvent être accordées aux membres du personnel et/ou collaborateurs du RUIG lorsque les frais à engager sont importants. Le montant maximum est fixé à CHF 5' Principes de remboursement relatifs aux types de dépenses Si le collaborateur passe la nuit chez des amis, en Suisse ou à l'étranger, son allocation d'hébergement sera de CHF 75. a) Frais de téléphone : Lors de déplacements dont la durée excède un jour et une nuit, les frais de téléphone professionnels sont remboursés sur la base d'un justificatif. b) Frais de parcage : Les frais raisonnables de parcage sont remboursés par le RUIG. c) Frais de déplacement intermédiaires : Par frais de déplacement intermédiaires, on entend les frais de transports publics, subsidiairement de taxis, pour les distances : de la prise en charge (bureau) jusqu'à l'aéroport ou la gare (et vice-versa); sur le lieu du déplacement (trajet jusqu'à l'hôtel, au lieu du séminaire, etc.). Ces derniers sont pris en charge pour tous les types de déplacements. d) Location d'un véhicule : La location d'un véhicule n'est autorisée que dans le cas d'un déplacement à l'étranger ou dans des cas exceptionnels (par ex. transport de matériel, déplacements sur le terrain, coût plus avantageux, etc.). e) Frais de déplacement de personnes accompagnantes : Aucun remboursement n'est effectué pour des frais inhérents à des déplacements de personnes accompagnantes à titre non professionnel.

4 RUIG/CF - Règlement général sur les allocations, indemnisations, etc. 4/5 5. Indemnisations des intervenants externes 5.1. Rémunération La rémunération des intervenants externes se fera selon les règles indiquées ci-après Honoraires Honoraires identiques pour toutes les formules d'invitation (intervention dans le cadre d'un enseignement, conférence publique, etc.) : CHF 250 la demi-journée; CHF 500 la journée. Le RUIG n'offrira pas de rémunération au personnel d'une entreprise ou d'une organisation internationale qui participe à une activité ayant lieu pendant les heures ouvrables. Pour une participation en dehors de ces heures, le RUIG, perçoit en principe, l'indemnité de collaboration suivante : CHF 100 de l'heure pour un enseignant ou pour un membre du personnel d'une organisation internationale Voyage En règle générale, le mode de transport et de logement le plus économique doit être adopté. a) En provenance de Suisse : Les intervenants externes ont droit au remboursement des frais de transport sur la base du prix d'un billet de chemin de fer aller et retour, 1re classe. b) En provenance de l'étranger : Pour tout déplacement excédent CHF 500, l'intervenant externe doit établir et faire valider le budget de déplacement avant son départ Séjour sur place Si l'intervenant loge dans un appartement géré par le RUIG à la Villa Rigot, le remboursement sera le suivant : CHF 7 pour le petit déjeuner; CHF 25 pour chacun des 2 autres repas. Si, à défaut de place, l'intervenant doit loger à l'hôtel, il a droit aux indemnités suivantes : une demi-journée avec repas : CHF 40;

5 RUIG/CF - Règlement général sur les allocations, indemnisations, etc. 5/5 une journée avec 2 repas si le retour n'a lieu qu'après 20h00 (arrivée en gare) : CHF 80; une nuit (petit déjeuner compris) : jusqu'à CHF 150 sur la base de justificatifs. Approuvé par le Conseil de Fondation du RUIG le 18 octobre Mise à jour: 18 janvier 2004.