Alinto Protect. Guide de l administrateur. Alinto Version 1.7

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1 Alinto Protect Guide de l administrateur Alinto Version 1.7

2 Index 1. Rappels sur Alinto Protect Niveau 1 : relais de messagerie Niveau 2 : quarantaine Niveau 3 : rétention Niveau 4 : archivage Relais sortant Ouverture de service Préparation de l ouverture Informations à réunir La migration Configuration d un domaine Configuration d un domaine Gestion des utilisateurs Gestion des politiques Gestion des alias Gestion de la liste noire/blanche Recherche de logs et accès aux statistiques Paramètres non configurables dans le module d administration d Alinto Protect

3 1. Rappels sur Alinto Protect Alinto Protect est un relais de messagerie filtrant qui permet plusieurs actions sur les mails qui transitent par sa plateforme. Il est organisé en niveaux et permet plusieurs actions suivant les niveaux Niveau 1 : relais de messagerie Ce niveau permet de relayer les s en leur appliquant plusieurs filtres. Ces filtres sont l analyse Anti-Spam, l analyse Anti-Virus et les filtres de liste blanche/liste noire. L analyse Anti-Spam est effectuée sur tous les messages et place des en-têtes particulières sur les messages. Ces en-têtes permettent de rendre compte des analyses réalisées et permettent de savoir si le mail analysé est un spam ou non : X-Spam-Flag: YES X-Spam-Score: X-Spam-Level: ******** X-Spam-Status: Yes, score=8.199 tag=-9999 tag2=6 kill=6 tests=[bayes_50=0.8, DCC_CHECK=1.1, DIGEST_MULTIPLE=0.293, FUZZY_CREDIT=1.678, HS_INDEX_PARAM=0.574, HTML_IMAGE_RATIO_02=0.437, HTML_MESSAGE=0.001, RAZOR2_CF_RANGE_51_100=0.5, RAZOR2_CF_RANGE_E8_51_100=1.886, RAZOR2_CHECK=0.922, RCVD_IN_DNSWL_NONE= , SPF_HELO_PASS=-0.001, SPF_PASS=-0.001, T_REMOTE_IMAGE=0.01] autolearn=no L analyse Anti-Virus est effectuée sur tous les messages et bloque les messages si ceux-ci contiennent des virus. Enfin, le filtrage de liste blanche et de liste noire permet de toujours bloquer ou de toujours autoriser les s si ceux-ci sont envoyés depuis un domaine ou une adresse spécifique Niveau 2 : quarantaine Le niveau «quarantaine» permet de ne plus transférer au serveur de messagerie final certains s. Il les place plutôt dans un dossier spécial appelé «zone de quarantaine». Ce niveau nécessite la connaissance par Alinto Protect de la liste des utilisateurs et des alias afin de savoir dans quelle boite aux lettres placer les messages arrivant. Les messages placés dans la zone de quarantaine sont automatiquement supprimés après un délai défini par l administrateur. Ainsi, il est nécessaire pour l utilisateur de se connecter régulièrement à Alinto Protect afin de vérifier qu aucun faux positif n ait été bloqué. Il est également possible à l utilisateur de se renvoyer un message Niveau 3 : rétention Le niveau 3 «Rétention» permet de stocker tous les messages en plus de ceux qui ont été détectés comme Spams. De la même manière que pour la zone de quarantaine, ces messages sont supprimés après une certaine durée. Il est également possible de stocker les messages envoyés. Guide de l administrateur v1.7, Page 1 18

4 Il est à noter que ce niveau nécessite la connaissance de la liste des utilisateurs et des alias afin de savoir dans quelle boite aux lettres placer les messages Niveau 4 : archivage Le niveau 4 «Archivage» permet de stocker tous les messages dans une zone de stockage différente des deux premiers, la zone d archivage. Cette zone permet de stocker les différents messages sur plusieurs mois (allant jusqu à plusieurs années). De même que les deux niveaux précédents, il est nécessaire de connaître la liste des utilisateurs et des alias afin de savoir dans quelle boite aux lettres placer les messages. «Archivage par copie» est une fonctionnalité réservée au relais de messages vers et depuis une plateforme exchange (plus d information dans la partie configuration du domaine). Activer cette fonctionnalité alors que vous ne disposez pas d un plateforme exchange configurée convenablement entraine la perte de l archivage pour votre demaine Relais sortant Alinto Protect est également un relais sortant. C est à dire que votre serveur de messagerie utilisera la plateforme Alinto Protect comme unique destinataire. La plateforme Alinto Protect s occupera elle-même de relayer ce message. En outre elle permet également de réaliser quelques filtrages garantissant la «notoriété» de votre domaine de messagerie. Par exemple, dans la configuration de relais sortant, Alinto Protect bloquera tous mails contenants des virus, ayant une note de spam très élevée ou contenant des pièces jointes de types interdits (les fichiers.exe, transporteur de virus, par exemple). 2. Ouverture de service 2.1. Préparation de l ouverture Le service support d Alinto se charge de créer le ou les domaines concernés dans l interface d administration d Alinto Protect. Il se chargera également de rentrer les différentes informations nécessaires au bon fonctionnement du domaine. Une fois cette action réalisée, le mot de passe sera communiqué à l administrateur afin qu il règle les différents paramètres définis dans la section Configuration d un domaine Configuration DNS Alinto se charge de créer une entrée MX de la forme mail.domaine.tld.alinto.com. Celle ci devra être la cible de votre entrée MX une fois que votre domaine aura migré vers Alinto Protect. Du côté du domaine de messagerie, il est nécessaire de baisser les TTL des MX à 5 minutes afin d accélérer la migration une fois le moment venu. Si ce domaine de messagerie contient une entrée SPF (serveurs autorisés pour l envoi de mail), il faudra y ajouter le sous réseau ip4: / Configuration du serveur de messagerie destinataire Le serveur de messagerie destinataire doit accepter les connexions en provenance du sous réseau /26 (vérifier le firewall éventuellement). Guide de l administrateur v1.7, Page 2 18

5 Dans le cas du relais sortant, il faut également le configurer pour envoyer tous les mails via outgoing-smtp-protect.alinto.net Informations à réunir Afin d ouvrir un ou plusieurs domaines de messagerie sur Alinto Protect, il est nécessaire de réunir les informations suivantes : Liste complète des domaines gérés (et Alias de domaine) Nombre d utilisateurs impactés Nombre d alias utilisateurs (groupes ou alias simple) Type de messagerie et Version : Microsoft Exchange, Alinto Mutualisé, Alinto Dédié, IBM/Lotus Notes, Novell Groupwise, Autre. Type de mails transitant par la plateforme : Mails Pro (échanges professionnels ou reliés à une adresse électronique professionnelle) Mails Personnels (Messagerie Portail ou Grand public) Mailings publicitaires : si oui, fréquence des envois, quantité et taille par envoi, adresse électronique pour le Reply-To (le trafic de NPAI peut être très important) Mails systèmes ou envoyés par des programmes (alertes machines, mails automatisés CRON ) : Nombre de mails par jour. Autres : préciser la quantité et le volume. le niveau désiré l d un utilisateur qui aura le rôle d administrateur Si le relais sortant doit être activé : la liste des adresse IPs des hôtes ou les sous-réseaux autorisés à faire transiter des mails en sortant sur Alinto Protect Si le niveau est supérieur au niveau de Quarantaine : la liste des utilisateurs (de préférence au format défini dans la section Gestion des utilisateurs - Import/export) la liste des alias (de préférence au format défini dans la section Gestion des alias, Méthode temporaire) Une fois ces informations réunies, merci de les communiquer à notre service support par mail à supportpro@alinto.net Tests de la configuration Il est possible de réaliser des tests sur la réception et l envoi de messages avant la migration finale. Merci de contacter les services d Alinto pour les réaliser La migration Afin de réaliser la migration, il faut simplement changer la cible des entrées MX du domaine à migrer. Ainsi, cette entrée doit pointer vers mail.domaine.tld.alinto.com. Guide de l administrateur v1.7, Page 3 18

6 Une fois cette modification réalisée, les mails commenceront alors à transiter via la plateforme Alinto Protect. Afin de valider le bon fonctionnement de la solution, un contrôle du transit des mails doit être fait avec les services d Alinto. Une fois que la migration est réalisée et validée, vous pouvez remettre une valeur plus élevée aux TTL des entrées MX de vos domaines de messagerie. 3. Configuration d un domaine 3.1. Configuration d un domaine Afin d accéder au formulaire d édition d un domaine, une fois une session ouverte sur Alinto Protect, vous devez vous rendre dans le module «Gestion» de l espace de navigation de gauche, puis dans la partie «Administration» de ce module : Ensuite, vous pouvez sélectionner le domaine à configurer puis cliquer sur «Éditer» ou double cliquer sur le domaine à éditer : Vous arrivez alors sur l espace de configuration du domaine Paramètres communs à tous les niveaux Les paramètres suivants sont communs à tous les niveaux mais ne sont éditables que par un superadministrateur. Si vous avez une modification à y apporter, merci de contacter notre service support par mail à supportpro@alinto.net ou par téléphone au (0) Guide de l administrateur v1.7, Page 4 18

7 Ces options permettent de définir de manière globale la configuration pour le domaine en question. Les paramètres présents sont : le nom de la politique du domaine l activation ou non des options de filtrage : 1. quarantaine (niveau 2) 2. rétention (niveau 3) 3. archivage (niveau 4) Les paramètres communs comprennent également les informations de relais : à quel serveur relayer les messages (destination et port) et suivant quel protocole (smtp ou smtps). Ces paramètres sont nécessaires pour activer ce domaine sur la plateforme Alinto Protect Configuration de la politique par défaut Le reste des paramètres est accessible en éditant la politique par défaut du domaine. Pour ce faire, cliquez sur le bouton comme indiqué ci-dessous : Si vous désirez appliquer des paramètres spécifiques pour certains utilisateurs, veuillez consulter la partie Gestion des politiques Paramètres généraux Les paramètres généraux sont des paramètres qui s appliquent quel que soit le niveau de la politique. On trouve ici le paramétrage de la note de spam et la taille maximum des s. Guide de l administrateur v1.7, Page 5 18

8 Pour le niveau 1, la note de spam est la note à partir de laquelle les mails seront classés comme spam, et éventuellement préfixés. A partir du niveau 2 et pour tous les autres niveaux la Note de Spam est la note à partir de laquelle les mails seront refusés et ne seront pas placés en quarantaine ou rétention. La taille maximale des mails, peu importe le niveau de la politique, est la taille maximum d un (incluant les entêtes et le corps du mail) avant rejet de la plateforme Paramètres pour le niveau 1 Ces paramètres permettent de définir comment est effectué le filtrage sur les spams. Le champ «préfixer le sujet des mails» permet de définir un texte à ajouter au début du sujet du mail. La note de spam correspond à la note à partir de laquelle un mail est considéré comme spam. Par exemple, dans la capture d écran ci-dessus, un mail ayant une note supérieur à 5,7 verra son sujet préfixé par le texte «[SPAM]» avant d être transmis au serveur paramétré dans la section «Relais» des paramètres communs. L option «relayer tous les spams» permet de recevoir tous les mails identifiés comme spam, sans restriction de note. Il est à noter que dans le cas où la quarantaine (niveau 2) est activée, l action de préfixer les Spams n est plus proposée, car les mails sont directement placés dans la zone de quarantaine, sans être transmis au serveur destinataire Paramètres pour le niveau 2 Ces paramètres permettent de définir la politique de quarantaine pour le domaine : Guide de l administrateur v1.7, Page 6 18

9 Ces paramètres permettent de définir les mails qui seront placés dans la zone de quarantaine. Les Spams sont ceux qui ont une note de spam supérieure à la valeur définie dans la section précédente. On propose également de stocker les mails ayant des problèmes d en-tête, d encodage ou ayant des pièces jointes incorrectes (qui sont très souvent des spams ou un moyen de propager les virus). Cette section propose également de mettre en zone de quarantaine les mails contenant des virus. Le placement des mails contenant des virus en zone de quarantaine peut s avérer dangereux pour vos utilisateurs. En effet, cette option leur rend accessible des pièces jointes contenant des virus. Cette section permet enfin de définir la durée de stockage pour les mails dans la zone de quarantaine. Dans cet exemple, les mails ayant une notre de spam supérieur à 5.7 seront placés en zone de quarantaine. Guide de l administrateur v1.7, Page 7 18

10 Paramètres pour le niveau 3 Ces paramètres permettent de définir le comportement de la rétention des mails. L espace de rétention est l espace disponible dans le cadre du plan de continuité d activité, en cas d indisponibilité de la plateforme de messagerie finale. On peut définir la durée de conservation des mails et si les mails envoyés sont conservés Paramètres pour le niveau 4 Cette section permet de définir les paramètres pour l archivage des mails. On retrouve les mêmes paramètres que dans les niveaux 2 et 3, mais pour la zone d archivage. On peut ainsi définir la durée de conservation des messages pour la zone d archivage. On peut également choisir d archiver les mails envoyés, ainsi que les différents mails invalides tels que décrit dans les Paramètres pour le niveau 2. Guide de l administrateur v1.7, Page 8 18

11 L archivage par copie est réservé aux domaines relayés vers et depuis une plateforme Exchange. Dans ce mode, l archivage ne se fait plus via le flux entrant et sortant de Protect mais grâce à l envoi des mails de journalisation Exchange à Protect qui se charge de déposer les mails dans les dossiers Archive des comptes. Cela permet d archiver les messages internes à la plateforme exchange qui ne sont pas relayés via Protect mais délivrés directement en interne. La mise en place de ce mode d archivage nécessite la mise à disposition d une adresse à laquelle envoyer les messages de journalisation exchange par le service support Alinto. Avant d activer cette option merci de vous mettre en relation avec nos services pour mettre en place ce service dans les meilleures conditions. Sélectionner l archivage par copie sans que ces conditions ne soient remplies entrainera l arrêt de l archivage de votre trafic de messagerie Gestion des utilisateurs Méthode manuelle Pour se rendre dans l écran de gestion des utilisateurs, une fois dans la liste des domaines, il suffit de cliquer sur le lien «Utilisateurs» de la deuxième colonne. Une fois dans l espace de gestion des utilisateurs du domaine, plusieurs actions sont disponibles : l édition des utilisateurs l ajout de nouveaux utilisateurs Guide de l administrateur v1.7, Page 9 18

12 la suppression d utilisateurs Il est important de noter que les actions d ajout et d édition se font directement dans le tableau (en créant une nouvelle ligne pour l ajout). Il est possible de sélectionner plusieurs utilisateurs en maintenant la touche Control (Ctrl) tout en sélectionnant les utilisateurs Synchronisation avec une plateforme Alinto Si la messagerie de votre domaine est hébergée sur une plateforme Alinto, il est possible de synchroniser de manière automatique la liste des utilisateurs de votre domaine de messagerie avec la liste des utilisateurs d Alinto Protect. Pour ce faire, merci de contacter notre service support par mail à supportpro@alinto.net ou par téléphone au (0) Import/export Il est possible d importer et d exporter la liste des utilisateurs depuis l écran de gestion des utilisateurs en cliquant sur «Action» puis sur «Importer» ou «Exporter». Les formats d imports et d exports sont les mêmes. Il s agit de fichiers Excel (.xls ) dont un exemplaire peut vous être fourni par nos services. La valeur des colonnes «first_name», «last_name» et «ext_id» peuvent être vides. Les valeurs des colonnes « » et «status» ne doivent pas être vides. La valeur de la colonne « » doit correspondre à une adresse valide. La colonne «status» peut prendre les valeurs «ENABLED» ou «DISABLED» Création automatique Alinto Protect permet de créer automatiquement les utilisateurs d un domaine en fonction des s qui lui sont envoyés. Ainsi, il n est pas nécessaire d importer une liste d utilisateurs au démarrage ou de créer de nouveaux utilisateurs. Pour chaque entrant sur le domaine via Protect, un utilisateur correspondant à l adresse du destinataire est créé s il n existe pas déjà. L utilisateur est paramétré avec la politique par défaut du domaine. Un mot de passe temporaire lui est attribué. Un de validation de l utilisateur est alors envoyé à l adresse du destinataire qui dispose de deux semaines pour valider son compte. Passé ce délai, l utilisateur est supprimé d Alinto Protect. La validation est simple : il suffit de cliquer sur le lien contenu dans l tel que ci-dessous : Guide de l administrateur v1.7, Page 10 18

13 L utilisateur est alors dirigé sur un formulaire de saisie du mot de passe définitif, suite à quoi son compte est validé. Pour activer cette fonctionnalité, éditez votre domaine et cochez la case «Création automatique des comptes» Gestion des politiques Créer une politique spécifique Lors de la création de votre domaine une politique par défaut est alors mise en place. Il est possible qu une politique différente soit également disponible afin que des comptes puissent avoir des niveaux différents ou des réglages différents. Adressez une demande au support technique Alinto par mail à ou par téléphone au (0) pour qu une nouvelle politique soit mise à votre disposition Éditer une politique spécifique Lors de l affichage de la page d administration de votre domaine, vous avez accès dans la deuxième colonne à vos politiques : Guide de l administrateur v1.7, Page 11 18

14 En éditant une politique vous retrouverez les différents paramètres déjà vus dans la partie Attribuer une politique spécifique Vous pouvez par exemple avoir une politique par défaut au niveau 2 pour les utilisateurs de votre domaine, et appliquer une politique «premium» de niveau 4 pour certain comptes. Vous pouvez changer la politique d un compte existant, ou attribuer une politique spécifique lors de la création ou de l edition d un compte : 3.4. Gestion des alias Créer un groupe alias Dans la dernière colonne de la page de gestion de votre domaine, en cliquant sur «alias», vous arrivez à la page de gestion de vos alias : Vous pouvez ajouter des nouveaux groupes alias à votre domaine, sous réserve que le nom de domaine de l alias soit le même que le domaine géré et que l ne corresponde pas à une boite physique existante Intégrer des utilisateurs à un groupe alias Lorsque vous cliquez sur le champ «utilisateurs» correspondant à l alias que vous souhaitez remplir vous arrivez sur une nouvelle page, vous permettant d ajouter ou de supprimer des utilisateurs à ce Guide de l administrateur v1.7, Page 12 18

15 groupe alias. La liste de tous les utilisateurs du domaine apparaît et il est possible d importer des utilisateurs par lot en cochant les checkbox correspondantes puis en cliquant sur «Ajouter». Lorsque vous ajoutez un nouvel utilisateur un menu déroulant apparaît vous proposant les utilisateurs de votre domaine. Vous ne pouvez ajouter à un alias qu un compte physique déjà créé sur la plateforme Synchronisation avec une plateforme Alinto Si la messagerie de votre domaine est hébergée sur une plateforme Alinto, il est possible de synchroniser de manière automatique la liste des alias de votre domaine de messagerie avec la liste des utilisateurs d Alinto Protect. Pour ce faire, merci de contacter notre service support par mail à supportpro@alinto.net ou par téléphone au (0) Gestion de la liste noire/blanche Méthode manuelle pour le domaine Pour se rendre dans l écran de gestion des listes blanches et listes noires, une fois dans la liste des domaines, il suffit de cliquer sur le lien «Liste blanche / noire» de la troisième colonne. Une fois dans l espace de gestion des listes blanches/noires du domaine, plusieurs actions sont disponibles : l édition, l ajout, et la suppression d éléments. Il est important de noter que les actions d ajout et d édition se font directement dans le tableau (en créant une nouvelle ligne pour l ajout). Il est possible de sélectionner plusieurs éléments en maintenant la touche Control tout en sélectionnant les éléments. Guide de l administrateur v1.7, Page 13 18

16 Les valeurs de la colonne « » peuvent représenter une adresse ou un nom de domaine. Dans ce dernier cas, le nom du domaine doit commencer par un Méthode manuelle par utilisateur Il est également possible de gérer une liste blanche/noire de manière spécifique par utilisateur. Pour ce faire, il faut se rendre dans la liste des utilisateurs puis cliquer sur le lien «Liste blanche / noire» de la dernière colonne. La gestion se fait ensuite de la même manière que décrite dans la section précédente. Un utilisateur ayant une session dans Alinto Protect peut également gérer sa propre liste blanche/noire en cliquant sur le module «Gestion» puis sur «Liste blanche / noire» Import/export Il est possible d importer et d exporter la liste blanche/noire depuis son écran de gestion en cliquant sur «Action» puis sur «Importer» ou «Exporter». Les formats d import et d export sont les mêmes. Il s agit de fichiers Excel (.xls ) dont un exemplaire peut vous être fourni par nos services. La valeur de la colonne « » est soit un nom de domaine (commençant pas «@») soit une adresse . La valeur de la colonne «W / B» est soit «W» (pour white, ou «toujours autoriser»), soit «B» (pour black, ou «toujours bloquer») Notes pour les utilisateurs du niveau 1 Les utilisateurs du niveau 1 ont la possibilité d avoir une liste blanche/noire de manière individuelle. Ainsi, même si la liste des utilisateurs n a pas besoin d être connue pour fonctionner dans ce mode, il est possible de créer des utilisateurs et de leur affecter des paramètres de filtrage. Voir les sections Gestion des utilisateurs et Gestion de la liste noire/blanche pour plus de détails. Guide de l administrateur v1.7, Page 14 18

17 3.6. Recherche de logs et accès aux statistiques Recherche des messages dans les logs Si un des utilisateurs de votre domaine venait à ne pas avoir reçu un message pourtant envoyé avec succès par son correspondant, ou si un message envoyé par un de vos utilisateurs n était jamais arrivé dans la boite du destinataire, les logs vous permettent d avoir plus d information et de pouvoir apporter une réponse précise à la cause du dysfonctionnement. Dans la colonne de gauche sélectionnez la partie «logs» qui vous donne accès à la fenêtre de recherche de logs. Vous devez obligatoirement remplir le champ expéditeur ou le champ destinataire avec une adresse de votre domaine, ou «@votredomaine.fr» pour pouvoir lancer une recherche, les autres critères étant libres. Vous pouvez trier vos résultats de recherche par date, expediteur, destinataire, etc Si vous trouvez le mail que vous cherchez un simple coup d oeil à la colonne «statut» vous permet de voir si le mail est arrivé ou pas. Cliquez sur un résultat ou sur «détail» pour accéder aux logs détaillés : Guide de l administrateur v1.7, Page 15 18

18 Si vous n arrivez pas à interpréter ces résultats notre équipe support se tient à votre disposition Obtenir les statistiques d échange de mails sur la plateforme Protect. Lors de l affichage de votre domaine vous pouvez, en cliquant sur «statistiques» accéder aux statistiques des s échangés pour ce domaine sur la plateforme Protect. Guide de l administrateur v1.7, Page 16 18

19 Vous pouvez également exporter ces statistiques sous forme de pdf en cliquant sur «télécharger en pdf» 3.7. Paramètres non configurables dans le module d administration d Alinto Protect. Certains paramètres ne sont pas encore accessibles depuis l interface graphique d Alinto Protect. Pour régler ces paramètres, merci de contacter notre service support par mail à supportpro@alinto.net ou par téléphone au (0) Filtrage de l envoi des mails sortants Si le mode relais sortant est activé, la plateforme Alinto Protect filtre les serveur autorisés à envoyer des messages à travers la plateforme. Ainsi, si vous souhaitez utiliser le relais sortant, il faudra nous communiquer les adresse IPs ou les sous-réseaux autorisés à envoyer des s pour votre domaine de messagerie. Guide de l administrateur v1.7, Page 17 18

20 Gestion des alias de domaines Il se peut que votre plateforme de messagerie utilise des alias (par exemple alinto.com peut être un alias pour alinto.biz). Dans ce cas, il est nécessaire de nous communiquer la liste des alias par domaines cibles Gestion des administrateurs Un ou plusieurs administrateurs peuvent être définis par domaine. Ces administrateurs doivent correspondre à des comptes utilisateurs de domaines gérés par Alinto Protect. Ainsi, si vous voulez définir d autres administrateurs que ceux définis lors de la création du domaine, il faut nous communiquer leurs adresses s ainsi que les domaines qu ils auront la possibilité de gérer. Guide de l administrateur v1.7, Page 18 18