Manuel Gestion des salaires

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1 Manuel Date Qui Description 01/02/10 Carrupt Laurence Nouvelle version Page 1 / 28

2 Table des matières 1. DESCRIPTIF DU PROGRAMME... PAGE 2 2. PARAMETRAGES... PAGE Création de l'adresse financière de la société... Page Création en-tête employeur... Page Onglet en-tête paramétrage... Page 8 3. SAISIE DES DONNEES... PAGE Saisie d'un employé... Page Adresse financière employé... Page Données de l'employé pour certificat de salaire... Page Insertion d'un modèle pour les salaires sur un employé... Page Saisie des éléments de salaires... Page CALCUL DE LA PAIE... PAGE IMPRESSION DE LA PAIE... PAGE GESTION DES PAIEMENTS... PAGE Paiement par DTA... Page COMPTABILISATION DES ECRITURES... PAGE IMPRESSION DES LISTES... PAGE Paramétrage AVS... Page Impression des listes officielles... Page Impression certificats de salaire... Page 27 Page 2 / 28

3 1. DESCRIPTIF DU PROGRAMME. Le programme BDI-Salaires permet de calculer la paie sur la base d'un élément fixe ou variable. Nous reprenons aussi automatiquement les adresses déjà contenues dans la gestion des adresses ou le contrôle des habitants. Il ne vous reste plus qu'à saisir les éléments inconnus jusqu'alors. De plus il permet une comptabilisation des écritures par le biais d'un transfert automatique. Ci-dessous, la structure du menu : Page 3 / 28

4 2. PARAMETRAGES DU PROGRAMME Nous utilisons dans le programme des codes articles fixes ayant la structure suivante : - Articles à éléments de la paie - Articles à charges sociales - Articles à remboursement de frais - Articles à charges sociales employeur Les codes articles ci-dessus comprennent des calculs, c'est pourquoi il faut faire attention à la numérotation employée lors de la création d'un nouvel article. Les articles introduits dans la base ont une contre-partie comptable par défaut. Il faut impérativement saisir les contre-parties correctes sur les articles. Les pourcentages des calculs sont stockés sur l'article. En cas de modification d'un taux il faut le modifier dans la base de l'élément de calcul et sur l'article concerné. Création des groupes de salaires. Afin de pouvoir calculer correctement les charges employés et employeurs, deux groupes de facturation sont créés. Il faut vérifier que les groupes SOC (société) et EMP (employés) sont existants dans votre base. Pour ce faire : Page 4 / 28

5 Les deux groupes doivent y figurer. 2.1 Création de l'adresse de paiement des salaires (Employeur) Avant d'effectuer la première paie, il faut créer un acteur au nom de l'employeur. N'oubliez pas de créer une adresse financière (le compte courant par lequel les salaires sont versés) pour cet acteur. Les banques utilisées pour effectuer et percevoir les versements doivent aussi être créées dans les adresses. Le numéro de l'acteur employeur doit être 0. Ensuite remplir les adresses financières (onglet adresse financière) : Page 5 / 28

6 L'ordre doit être à 1. Choisir ensuite le mode de paiement. Sélectionner la banque ou la poste dans le menu déroulant Banque : Il faut introduire le numéro du compte bancaire dans la zone no cpte banque. Pour pouvoir effectuer un versement par caisse, il faut créer une deuxième adresse de paiement en sélectionnant le mode Caisse. Page 6 / 28

7 2.2 CREATION DE L'EN-TETE DE L'EMPLOYEUR. Afin de créer les paramètres pour l'impression des fiches de salaires (en-tête, no de téléphone) il faut créer une société 300. C'est également dans ces paramètres que l'on va définir la zone de signature du certificat de salaire. Au menu : Page 7 / 28

8 L'écran suivant s'affiche : 1. Cliquer sur Page blanche 2. inscrire le no 300 dans la zone numéro 3. Inscrire le nom de la commune dans le champ Nom abrégé 4. inscrire le nom et l'adresse dans le champ suivant 5. Saisir le canton Cliquer ensuite sur l'onglet en-tête. Page 8 / 28

9 2.3 ONGLET EN-TETE 1. Insérer le logo dans la zone "Image, logo" 2. Insérer les informations qui figureront sur le certificat de salaire dans la zone "Nom entête" 3. Inscrire la localité, le dans la zone "Localité entête" Page 9 / 28

10 3. SAISIE DES DONNEES 3.1 SAISIE D'UN EMPLOYE Les employés étant déjà dans le programme (contrôle des habitants et gestion d'adresses) ne doivent pas être saisis une deuxième fois. Pour ces employés, il suffit d'insérer les éléments financiers les concernant ainsi que les informations sur leur activité. Page 10 / 28

11 La fenêtre suivante s'affiche : Cliquer sur Page blanche, ensuite sélectionner dans le menu déroulant "Employé" le nom de l'employé. Introduire dans l'onglet "Activité" la date d'entrée en fonction ainsi que le code SUVA se rapportant à sa profession et son domaine d'activité. Pour créer les codes SUVA, double-clic dans la liste déroulante Code Suva. Les données suivantes sont obligatoires : - Date de naissance - Sexe - Nationalité - No AVS (double-clic dans le champ pour une attribution automatique des 8 premières positions) - L'onglet Activité Les données relatives aux "Département", "Fonction" et "Lieu de travail" sont imprimées sur le certificat de salaire. Page 11 / 28

12 3.2 ADRESSE FINANCIERE Sur le même masque que la page précédente, cliquer dans l'onglet "Adresse financière" et saisissez les informations relatives au paiement Page 12 / 28

13 3.3 CERTIFICAT DE SALAIRE Dans cet onglet vous pouvez saisir les informations pour les cases T à Z ainsi que le zone Observations du certificat de salaire. Inscrire un X en regard de la case à cocher. Page 13 / 28

14 3.4 INSERTION D'UN MODELE POUR LES SALAIRES SUR LES EMPLOYES Il faut aller dans le programme suivant : Arrivé dans le programme utiliser la page blanche pour créer un nouvel élément, sélectionner l'employé et lui insérer le modèle salaire. Page 14 / 28

15 3.5 SAISIE DES ELEMENTS DE SALAIRES: La façon d'introduire des éléments de calcul est identique qu'il s'agisse d'un salaire mensuel fixe ou d'un salaire horaire. Vous êtes dans la fenêtre suivante : Se positionner sur la personne et lui renseigner le montant dans le prix unitaire de l'article concerné. Pour les personnes ayant un salaire mensuel fixe, utiliser l'article Salaire mensuel. Pour les personnes ayant un salaire horaire, utiliser l'article Salaire horaire. Introduire dans le champ quantité le nombre d'heures à payer. Attention de mettre le nombre d'heures à payer en négatif. Afin de ne pas faire figurer des lignes vides sur la fiche de paie, il faut suspendre les lignes nonutilisées pour le salaire de la personne. Lors de la suspension d'une ligne il faut que le montant soit à zéro. Si un chiffre figure dans la zone montant, il influencera les calculs de déductions ou salaire brut. Page 15 / 28

16 4. CALCUL DE LA PAIE Lorsque les éléments ont été saisis, nous pouvons procéder au calcul des paies. Page 16 / 28

17 La fenêtre suivante s'affiche : Remplir le masque de calcul selon le modèle ci-dessus. Ne pas oublier de double-cliquer sur le groupe que vous désirez calculer. Il faut calculer le groupe employé afin d'établir les décomptes de salaires et refaire un nouveau calcul pour le groupe société afin de calculer les charges sociales. Page 17 / 28

18 5. AFFICHAGES ET IMPRESSIONS Au menu sélectionner comme suit : Cette fonction vous permet d'imprimer en une seule opération toutes les fiches de paie. Page 18 / 28

19 Procédez comme suit : Par défaut l'affichage vous montre le mois en cours. Pour imprimer : 1. Sélectionner la liste "Décompte salaires par nom" 2. Cliquer sur imprimante Si vous désirez imprimer un décompte précédent, sélectionner le mois désiré dans la liste "Mois". Page 19 / 28

20 6. GESTION DES PAIEMENTS Liste des paiements : Gestion des créanciers Gestion des paiements Ordres de paiements Liste des paiements Introduire dans le champ «échéance» la date d échéance jusqu à laquelle vous désirez effectuer vos paiements. Vous avez la possibilité de suspendre un paiement que vous ne désirez pas effectuer en cliquant à droite de la ligne dans la case «Susp. Le pmt». L impression de la liste se fait par un double clic sur l état désiré (Ordre de paiements). Lorsque la liste des paiements est contrôlée et que vous désirez valider le paiement cliquez sur le bouton Page 20 / 28

21 6.1 ORDRE DE PAIEMENT PAR DTA : Gestion des créanciers Gestion des paiements Ordres de paiements Paiements par DTA Il s agit d une procédure par étapes. Les deux étapes importantes sont décrites ci-après. Page 21 / 28

22 Etape 1 Sélectionner la période des factures que vous désirez payer. Donneur d ordre nom de la société, fourni par l organe financier par lequel vous effectuez le paiement. Expéditeur du support : sélectionner dans le menu déroulant par quel compte vous désirez effectuer le paiement. Nom du fichier : définition de l endroit où vous désirez enregistrer votre fichier. Le programme vous proposera automatiquement l extension.sam pour le fichier DTA. Vous pouvez cliquer sur «Suivant» Page 22 / 28

23 Etape 2 Double-cliquer dans la zone montant pour afficher le montant du paiement. Cette manipulation doit se faire sur chaque ligne de paiement comportant l *. Le bouton pour toutes les factures à régler. vous permet d introduire une date identique de paiement Cliquez sur «Suivant». Page 23 / 28

24 7. COMPTABILISATION DES ECRITURES Le programme de gestion des paies vous permet de transférer automatiquement les écritures générées par les décomptes salaires directement en comptabilité générale. Pour ce faire : Comme dans les programmes débiteurs et créanciers, vous avez le choix entre un transfert regroupé et un transfert détaillé. Afin de respecter la confidentialité des salaires il est d'usage de faire un transfert regroupé (mouvement global par compte et contrepartie). Page 24 / 28

25 Le programme de transfert se présente comme suit : 1. Date du:... au :, inscrire les dates de la période désirée 2. Compte de : à :, laisser libre ou sélectionner le compte collectif utilisé pour les salaires 3. Contrepartie : sélectionner les comptes de fonctionnement pour transférer les charges et déductions. Sélectionner le compte de liquidité utilisé pour le paiement pour transférer le paiement des salaires. Il est très important d'imprimer une liste de contrôle avant de faire le transfert et de la stocker avec la liste qui s'imprime automatiquement lors du transfert effectif. Page 25 / 28

26 8. IMPRESSION DES JOURNAUX ET CERTIFICATS DE SALAIRES Le programme vous permet d'imprimer les listes annuelles par employé ou récapitulatives, ainsi que la liste SUVA et AVS et les certificats de salaires. 8.1 Liste AVS En premier lieu il faut saisir les informations relatives aux paramètres de l'avs : Dans le programme veuillez saisir les informations suivantes : 1. Montant maximum : montant maximum soumis avant retenue de solidarité 2. Année de la retraite : indiquer les informations de base H et F. 3. Compte collectif : indiquer le compte collectif utilisé pour le calcul des salaires. Page 26 / 28

27 8.2 Impression des listes Pour imprimer les diverses listes, utiliser le chemin suivant : Le programme suivant s'ouvre : 1. Sélectionner la liste désirée dans l'étiquette en haut à droite 2. Cliquer sur le bouton aperçu ou sur l'imprimante directement Page 27 / 28

28 8.3 Certificat de salaire Pour imprimer les certificats de salaires, sélectionner au menu : Le programme suivant s'ouvre : 1. Sélectionner la liste Certificat de salaire dans l'étiquette en haut à droite 2. Cliquer dans la liste "Certificat de salaire" pour indiquer à qui se destine le certificat 3. Cliquer sur l'aperçu ou sur l'imprimante pour une impression directe Le programme permet d'imprimer les 3 copies demandées (Autorité fiscale, Employé et Employeur). Pour ce faire, cliquer dans le premier bouton et imprimer les certificats, ensuite cliquer dans le deuxième et imprimer une nouvelle fois les certificats, et ainsi de suite. Page 28 / 28