La Gouvernance, un outil indispensable pour le Web 2.0 Étude de cas Le nouvel Intranet des Services de cartes Desjardins

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1 La Gouvernance, un outil indispensable pour le Web 2.0 Étude de cas Le nouvel Intranet des Services de cartes Desjardins 8 juillet 2009

2 INTRODUCTION Services de cartes Desjardins - Situation de départ Site Web statique Centralisation de la publication Contenu Total de documents 1 site organisationnel information d entreprise 28 sites d équipe sécurité/accès par site Procédures de travail Informations statiques Sécurité utilisée à des fins de personnalisation Ne répond pas aux besoins des professionnels et gestionnaires La majorité des communications d équipe se font par courriel

3 INTRODUCTION

4 MANDAT/DÉFIS Objectifs de la transformation Transférer l ensemble des sites vers la nouvelle plateforme en tenant compte de la culture d entreprise Démocratiser l information en permettant la publication des pages par le réseau de contributeurs Amener la collaboration en ligne et une transformation vers le Web 2.0 Favoriser la circulation de l information Réduire le nombre de courriels Développer et favoriser l accès aux réseaux Web du Mouvement Desjardins Harmonisation de la sécurité aux politiques de sécurité de l information de l entreprise

5 VERS L INTELLIGENCE ORGANISATIONNELLE Comment? La technologie seule n est pas la solution Coûts énormes en 2008 pour refaire des Intranets/systèmes de gestion documentaire Phénomène de Sprawling La technologie est la boîte à outils pour y arriver

6 VERS L INTELLIGENCE ORGANISATIONNELLE Il faut plutôt Bien connaître la culture de l entreprise Un bon réseau de contributeurs Une architecture de l information adaptée aux activités de l entreprise Surtout avoir et faire vivre sa gouvernance

7 VERS L INTELLIGENCE ORGANISATIONNELLE Bien connaître la culture de l entreprise Appui/support de la haute direction Les individus sont au cœur du Web 2.0 Quel genre d entreprise? Habitudes et comportements sur le Web Structure fonctionnelle Contexte opérationnel Les règles d affaires à l égard du Web Les différentes politiques (sécurité de l information, vie privée, déontologie etc.)

8 VERS L INTELLIGENCE ORGANISATIONNELLE Un bon réseau de contributeurs Est-ce que le Web 2.0 en entreprise ne devrait pas être: la contribution des individus au savoir de l entreprise guidée par la gouvernance? Concept-clé : les individus! Contributeurs : le moteur de la circulation de l information Deviennent des «leaders d opinion», des diffuseurs Transparence, formation, transmission d information Formation axée sur la gouvernance - Important Support en escalade entre les contributeurs et ambassadeurs terminant à la gouvernance. La gouvernance devrait être au service des contributeurs!

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10 VERS L INTELLIGENCE ORGANISATIONNELLE Une structure de l information adaptée à l entreprise Une structure de l information en fonction du mandat de l Intranet/extranet Une structure reflétant les fonctions de l entreprise Segmentation et classification de l information par rapport à son contenu plutôt qu au public à qui elle s adresse Éviter les modèles préétablis: montez la structure avec les gens de l entreprise Accès à l information Centralisation non pas de l information mais des points d accès à l information N ayez pas peur de développer la méthode «discovery»

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14 VERS L INTELLIGENCE ORGANISATIONNELLE La gouvernance Terme sur-utilisé et «controversé» «Celui-ci désigne avant tout un mouvement de «décentrement» de la prise de décision, avec une multiplication des lieux et des acteurs impliqués dans cette décision. Il renvoie à la mise en place de nouveaux modes de régulation plus souples, fondés sur le partenariat entre différents acteurs.» Source : Wikipedia A propos de la gouvernance «Internet» «L élaboration et l application de principes, normes, règles, procédures de prise de décision et programmes communs propres à modeler l évolution et l utilisation de l Internet.» Source : Wikipedia

15 VERS L INTELLIGENCE ORGANISATIONNELLE La gouvernance Intranet La gouvernance devrait être plus que les «normes et politiques». Elle devrait être un guide permettant à tous de comprendre et de pouvoir participer à l intelligence organisationnelle.

16 VERS L INTELLIGENCE ORGANISATIONNELLE Pour ce, il est important de: Planifier sa mise en place et avoir les appuis nécessaires Bien connaître le plan d affaires de l entreprise Bâtir la gouvernance avec la participation des contributeurs Couvrir le maximum d éléments technologiques, normatifs et humains Faire en sorte à ce qu elle soit souple et explicite Communiquer, communiquer, communiquer!

17 La fondation du nouvel Intranet : 5 VALEURS

18 La fondation du nouvel Intranet : 5 VALEURS

19 Les 5 valeurs ont dirigé tous les travaux de refonte de l Intranet et sont la fondation de la gouvernance

20 FAIRE VIVRE LA GOUVERNANCE Transmettre aux contributeurs Formation axée sur: La gouvernance et les 5 valeurs L architecture de l information Technique Le support aux contributeurs est le mandat premier de l équipe de gouvernance Conférences mensuelles à partir d août toute l entreprise est invitée Midis-partage. LES OUTILS WEB

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23 FAIRE VIVRE LA GOUVERNANCE Évangélisation gouvernance, Web 2.0, collaboration en ligne Communications vers l ensemble de l entreprise Support aux contributeurs Médias télévision Salles de bain Affiches Nouvelles et annonces Intranet Espaces de collaboration Harmonisation des sites d équipe

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27 FAIRE VIVRE LA GOUVERNANCE En résumé Bien connaître la culture de l entreprise Une architecture de l information adaptée aux activités de l entreprise Un bon réseau de contributeurs Avoir sa gouvernance et la faire vivre par une bonne communication!

28 DES QUESTIONS? CONTACTEZ-MOI