GUIDE DE L UTILISATEUR DES SALLES MUNICIPALES

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1 GUIDE DE L UTILISATEUR DES SALLES MUNICIPALES

2 I LES BENEFICIAIRES 1. Les associations 2. Les organismes ou sociétés 3. Les particuliers 4. Les institutions 5. La Ville II LES MODALITES DE RESERVATION 1. Le dossier de réservation de salle 2. Le montant de la location et la caution III LES CONDITIONS D UTILISATION 1. La responsabilité 2. L ordre public 3. La propreté 4. La capacité des salles 5. L état des lieux et les clés IV LES CONDITIONS D ANNULATION V CARACTERISTIQUES DES SALLES ET TARIFS 1. Salles 2. Tarifs 3. Accès - localisation I LES BENEFICIAIRES 1. Les associations

3 1.1 Les associations montmorencéennes Les associations peuvent bénéficier de salles municipales pour une activité régulière ou une utilisation ponctuelle liée à une réunion ou une manifestation, selon les modalités prévues dans la délibération du conseil municipal. 1.2 Les autres associations (hors commune) Celles-ci peuvent utiliser certaines salles, à titre payant, en fonction de l objet de la manifestation, selon leur disponibilité, pour des activités ponctuelles. 2. Les organismes ou sociétés Les salles sont louées à titre payant pour des réunions à caractère commercial selon conditions. 3. Les particuliers Les salles sont louées à titre payant pour des réunions à caractère privé (fêtes familiales, anniversaires ). 4. Les institutions Les institutions telles que l Education Nationale, le conseil régional, le conseil général, peuvent louer les salles pour des réunions ou manifestations. 5. La Ville La Ville se réserve une priorité d utilisation des salles municipales pour les cas suivants : - - Organisation de réunions publiques, manifestations municipales ou organisées en partenariat avec des associations. Evénements imprévus au moment de la réservation, travaux importants à réaliser. A tout moment la Ville peut interdire l accès aux salles pour des raisons de sécurité. II LES MODALITES DE RESERVATION 1. Le dossier de réservation de salle Toute demande doit être formulée au plus tard un mois avant la date d utilisation. La réservation ne sera étudiée qu à réception par la Ville du dossier complet. Le dossier devra comporter les pièces suivantes : - Le formulaire de demande de réservation (téléchargeable sur le site internet de la Ville ou transmis sur demande).

4 - Le règlement de la salle dûment signé par le bénéficiaire. L utilisateur s engage à en respecter strictement les dispositions. - L attestation d assurance responsabilité civile à titre locatif nominant la salle et la date de la manifestation. - L autorisation de débit de boissons temporaire, le cas échéant. A réception de ces documents, le service Evénementiel étudie la demande et fait une réponse écrite en joignant une convention d occupation en cas d accord favorable. 2. Le montant de la location Le montant de la location est fixé chaque année par délibération du conseil municipal. L utilisateur devra faire parvenir le montant de la location par chèque à l ordre du Trésor Public au service Evénementiel. Un état des lieux entrant sera réalisé entre la Ville et le bénéficiaire. III LES CONDITIONS D UTILISATION 1. La responsabilité Pendant l utilisation de la salle, la présence d un responsable est requise. Il prend les dispositions de surveillance et de protection nécessaires. Il est responsable des dégradations éventuelles. La ville décline toute responsabilité en cas de vol. L utilisateur se doit de respecter les conditions de propreté, l heure limite et le nombre maximal de personnes admises. En cas de manquement, la responsabilité de l utilisateur est engagée. 2. L ordre public L utilisateur de la salle veille à éviter les nuisances sonores pour les riverains. Il garantit l ordre public sur place, aux abords de la salle, et sur les parkings. Il évite les cris et tout dispositif bruyant (pétards, feux d artifice ). Il est rappelé qu il est interdit de fumer dans les lieux publics, que les dispositions relatives à l ivresse publique sont applicables et que l accès aux équipements est interdit aux personnes en état d ébriété. Enfin, les salles municipales ne peuvent abriter des activités contraires aux bonnes mœurs. 3. La capacité des salles

5 Pour chaque salle est fixée une capacité d accueil maximale. Pour des raisons de sécurité, il est impératif de la respecter. En cas de dépassement, seule la responsabilité personnelle ou morale de l utilisateur se trouvera engagée. 4. La propreté Le nettoyage de la salle, de ses annexes, de son matériel et de ses abords est à la charge de l utilisateur. Si le lieu n est pas rendu dans un état satisfaisant, la Ville fera procéder à un nettoyage au frais du locataire. Le matériel abimé sera mis de côté pour l état des lieux. 5. L état des lieux et les clés L état des lieux, obligatoire, devra être effectué aux horaires définis par le service Evénementiel. L état des lieux sortant de la salle sera effectué en présence de l utilisateur, qui devra restituer les lieux dans l état où il les a trouvés. Pour les locations du week-end, la clé sera remise impérativement par l utilisateur le lundi matin, au moment de l état des lieux, à l agent municipal. Pour les manifestations se déroulant les soirs de la semaine, la clé sera restituée dès le lendemain au service Evénementiel. IV LES CONDITIONS D ANNULATION La ville se réserve la possibilité d annuler une réservation en cas de circonstances particulières ou de nécessités. L utilisateur n ayant pas fait parvenir le règlement 8 jours au moins avant l occupation des lieux verra sa réservation annulée. Si l utilisateur souhaite annuler sa réservation, il devra en informer la Ville par écrit 15 jours minimum avant la date réservée. V CARACTERISTIQUES DES SALLES ET TARIFS 1. Caractéristiques des salles NOM DES SALLES ADRESSE CAPACITE D ACCUEIL UTILISATEURS SALLE DES FETES SALLE JEAN XXIII 3 avenue Foch Chemin des Bois Briffaults Bar, hall et/ou grande salle : 480 personnes à adapter en fonction de l installation voulue 70 personnes Ville Associations Institutions Organismes (syndicats immobiliers) Ville Associations Particuliers

6 MLC à partir de 18h 6 avenue de Domont Variable selon conditions d utilisation Ville Associations montmorencéennes et organismes (syndicats immobiliers) 2. Tarifs (applicables dès le 01 juillet 2014) Grande salle + bar + hall Jusqu à 1h SALLE DES FETES Jusqu à 3h Salle du bar ou hall seul Jusqu à 23h du matin du matin 4h Plus de 4h maximum Sans chauffage Avec chauffage SALLE JEAN XXIII Le weekend du samedi 8h au dimanche 18h (jusqu à 1h du matin maximum) 131 SALLE BRIQUETERIE MLC Pour 4 heures maximum Sans chauffage 116 Avec chauffage Accès - localisation - En voiture depuis Paris : Autoroute A 1, porte de la chapelle, 2e sortie «Saint-Denis» direction Sarcelles, suivre la RD 1, prendre à gauche la direction de Montmorency ; Autoroute A 15, 2e sortie RD 170 direction Soisy-sous-Montmorency, puis prendre direction Montmorency. - En train :

7 Gare du Nord SNCF, direction Pontoise ou Valmondois, arrêt Enghien-les Bains, puis bus n 13 ou 15 M MLC 6 avenue de Domont Salle Jean XXIII Chemin des Bois Briffaults Salle des Fêtes / 03 avenue Foch

8 Direction de la Communication Service Evénementiel 1 Avenue Foch MONTMORENCY / manifestations@ville-montmorency.fr