Présentation Outlook Exchange

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1 Présentation Outlook Exchange Introduction Philosophie d Exchange 1. Boîte de réception Outlook Affichage et disposition des fenêtres Il existe plusieurs possibilités pour afficher votre boîte de réception. Aller dans Affichage Volet de lecture Possibilité d afficher votre calendrier et la barre des tâches à l écran. Aller dans Affichage Barre des tâches Normal Exemple : Affichage en bas Présentation Exchange Outlook février 2012 page 1

2 1.2. Fonctions de recherche - Si vous souhaitez retrouver un message, vous pouvez le faire via le nom de l expéditeur, le titre du message ou n importe quel mot clé du message ou de la pièce jointe repris dans le message et en le tapant dans l espace Rechercher Boîte de réception (Ctrl+E). Remarque : Si la recherche n aboutit pas, Outlook proposera une recherche globale : relancer la recherche dans tous les éléments Courrier. Présentation Exchange Outlook février 2012 page 2

3 - Vous pouvez aussi afficher vos messages par expéditeur, par objet ou par date en forçant le tri. Pour cela il vous suffit de cliquer sur De Objet ou Reçu dans la barre au-dessus des messages affichés. Présentation Exchange Outlook février 2012 page 3

4 - Vous pouvez également afficher tous les messages échangés avec un expéditeur en utilisant la fonction Volet de personnes. Cliquer sur un message de la personne dont vous voulez afficher tous les échanges. Aller dans Affichage Volet de personnes - Normal S affichent tous les échanges avec une personne Le symbole de la maison reprend l ensemble des échanges. Le symbole de l enveloppe affiche les messages électroniques échangés. Le symbole du trombone affiche les pièces jointes échangées. Le symbole du calendrier affiche les réunions prises avec cette personne. Toutes les personnes concernées par les échanges. Présentation Exchange Outlook février 2012 page 4

5 1.3. Suivi des messages - Classement par catégorie Il est possible d attribuer des catégories aux messages que vous recevez (fonction très utile pour les boîtes gérées par plusieurs personnes). Ces catégories doivent être définies au préalable et sont chacune représentées par une couleur. Messages reçus : cliquer sur le message auquel vous voulez attribuer une catégorie. Aller dans accueil classer ou faites un clic droit sur le message auquel vous voulez attribuer une catégorie et aller sur classer. - Ajouter un rappel à un message + lien calendrier Il est possible d attribuer un rappel aux messages que vous recevez ou que vous avez envoyés. Cliquer sur le message auquel vous voulez attribuer un rappel. Aller dans accueil assurer un suivi ajouter un rappel ou faites un clic droit sur le message auquel vous voulez attribuer un rappel et aller sur assurer un suivi ajouter un rappel. Vous pouvez également faire apparaître un message dans votre calendrier. Pour cela faites un clic gauche sur le message auquel vous voulez attribuer un rappel et faites le glisser vers votre calendrier à la date et l heure voulues Pièces jointes - miniatures Si vous souhaitez afficher le contenu de vos pièces jointes par défaut, il vous suffit de cliquer sur une pièce jointe et de cocher Toujours m avertir avant d afficher l aperçu de ce type de fichier. Cette opération se fait une fois pour chaque type de fichier (word, excel, pdf, ) 1.5. Gestion du courrier indésirable Si vous souhaitez qu un expéditeur ne soit plus considéré comme indésirable, aller dans le dossier Courrier indésirable, faire un clic droit sur le message de l expéditeur concerné, aller dans courrier indésirable et sélectionner : - Ne jamais bloquer l expéditeur - Ceci n est pas un indésirable (si vous souhaitez renvoyer le message vers la boîte de réception) Remarque : il vous est possible de gérer vous-même le niveau de filtrage en faisant un clic droit sur un message indésirable et en allant dans Options du courrier indésirable. Présentation Exchange Outlook février 2012 page 5

6 1.6. Gestion des rapports d envoi-réception Si vous souhaitez mettre votre boîte message à jour ou afficher la progression des envois, aller dans Envoyer/recevoir Mettre à jour le dossier ou Afficher la progression. Il vous est possible d annuler un envoi en cours pour autant que la personne n ait pas lu le message et que vous en ayez les droits au niveau du serveur. Remarque : Nouvelle fonctionnalité : envoi de rapports «envoi et réception». Quand le serveur envoie un message, il demande un rapport au serveur récepteur. Ce rapport peut vous être envoyé, il ne s agit pas toujours d un rapport d erreur. 2. Envoi messages 2.1. Expéditeur - Envoi depuis un autre compte Il vous est possible d envoyer un message à partir d un autre compte que le vôtre pour autant que vous en ayez les droits. Pour cela, il faut créer un nouveau message et cliquer sur De - Autre adresse de messagerie - ouvrir le De et aller dans Liste d adresses globale. Sélectionner le nom de l expéditeur dans la liste (fonctionnera si vous avez les droits d expédition) Remarque : Si le champ De n est pas activé : aller dans Nouveau message Options De (activer) La liste d adresses globale est la liste de tous les utilisateurs associés au serveur Exchange qui donc font partie du système dans son ensemble et peuvent y participer. Image : tous les joueurs d un jeu qui s appellerait Exchange Présentation Exchange Outlook février 2012 page 6

7 - Signature Une signature peut être liée à chaque compte à partir duquel vous pouvez envoyer un message. Créer un nouveau message. Aller dans Fichier - Insertion Signature. Pour créer une nouvelle signature, cliquer sur Nouveau. Sélectionner un compte de messagerie auquel vous pouvez associer une signature pour les nouveaux messages et/ou les réponses et transferts. Remarque : Il est possible d utiliser la signature comme message MODELE de réponse. Proposition d uniformiser les signatures pour l ensemble de l équipe administrative. Exemple : Je choisis de lier la signature qui porte le nom Fanny Van Parys au compte f.vanparys@encbw.be pour les nouveaux messages et les réponses et transferts. Présentation Exchange Outlook février 2012 page 7

8 2.2. Destinataires - Quels contacts utiliser pour un envoi aux professeurs ou aux étudiants de l ENCBW? Créer un nouveau message. Aller dans A et dans le carnet d adresse : Sélectionner le fichier «Membres du personnel» pour un envoi aux professeurs. Sélectionner le fichier «Etudiants » pour un envoi aux étudiants Comment faire une recherche dans les contacts «membres du personnel» et «étudiants»? Aller dans Rechercher : Nom uniquement - taper les premières lettres d un nom ou dans Autres colonnes taper l information voulue et cliquer sur Activer. Sélectionner les noms voulus et les mettre dans A CC ou CCI. - Envois groupés Utiliser la fonction CCI pour les envois groupés. Un envoi en CCI permet un envoi individuel aux destinataires sélectionnés et évite dès lors une surcharge. Le destinataire ne voit apparaître que son nom et pas la liste de tous les destinataires Gestion des contacts individuels Si vous avez des contacts en dehors des fichiers communs «membres du personnel» et «étudiants», vous pouvez les enregistrer dans Contacts Mes contacts Contacts (si vous gérez plusieurs boîtes vérifier à quelle boîte vous souhaitez les lier) Vous pouvez également aller sur un message de l expéditeur dont vous voulez enregistrer l adresse, faire un clic droit sur l adresse de l expéditeur et aller dans Ajouter aux contacts Outlook. Présentation Exchange Outlook février 2012 page 8

9 2.4. Envois différés - Il est possible de choisir le moment que vous souhaitez pour l envoi d un message. Créer un nouveau message. Aller dans Options Différer la livraison Ne pas envoyer avant date et heure. - Au même endroit, il vous est possible de forcer l envoi d une réponse à un message à un ou plusieurs destinataires. Créer un nouveau message. Aller dans Options Différer la livraison cocher Envoyer les réponses à Remarque : lors de la rédaction du message de réponse, le correspondant retrouve automatiquement un nouveau destinataire dans son message Accusés Il est possible de demander au destinataire du message un accusé de réception ou de lecture du message. Créer un nouveau message. Aller dans Options Demander un accusé de réception ou de lecture. Présentation Exchange Outlook février 2012 page 9

10 3. Calendrier 3.1. Affichage - Vue et réglage du calendrier Vous pouvez avoir un calendrier lié à chacune de vos boîtes message. Vous avez dès lors un calendrier lié aux services qui est différent de celui lié à une personne. Vous pouvez les afficher par jour, par semaine ou par mois. Aller dans Calendrier cocher les calendriers que vous souhaitez afficher Accueil ou Affichage jour/semaine/mois. Présentation Exchange Outlook février 2012 page 10

11 - Vue superposée Il vous est également possible de superposer vos calendriers. Aller dans Affichage Superposition. - Affichage planification Il vous est également possible d afficher plusieurs calendriers les uns en dessous des autres. Cela vous permet de visualiser les disponibilités de chacun à un moment donné Gestion des rdv RDV individuel (qui ne concerne qu un calendrier - ex. réunion en interne ou en externe) Pour créer un rdv individuel vous devez aller dans Calendrier et cocher le calendrier auquel vous souhaitez associer le rdv. Aller dans Accueil Nouveau rendez-vous indiquer l objet, l emplacement, la date et les heures du rdv et enregistrer. Il vous est possible d ajouter un rappel à un rdv. Aller dans Rappel (menu déroulant) et choisir combien de temps à l avance vous souhaitez recevoir le rappel de rdv. Vous pouvez vous indiquer comme simplement occupé ou absent du bureau. Aller dans Afficher comme. Présentation Exchange Outlook février 2012 page 11

12 RDV réunion Vous pouvez inviter une ou plusieurs personnes à un rdv. Aller dans Nouveau rendez-vous inviter des participants ou aller dans Nouvelle réunion. Vous avez la possibilité de voir si la personne invitée est occupée ou pas au moment choisi. Le destinataire reçoit votre invitation dans sa boîte de réception. Il a le choix d accepter, d accepter provisoirement, de refuser ou de proposer un nouvel horaire. S il accepte, le rdv s ajoute également à son calendrier. Présentation Exchange Outlook février 2012 page 12

13 RDV individuels périodiques Si vous souhaitez encoder un rdv individuel qui se reproduit de façon périodique, encodez-le comme un nouveau rdv individuel et aller dans Périodicité. Proposition d encoder les horaires hebdomadaires des services et absences professionnelles de chacun pour partager l information avec l accueil Partager son calendrier et demander à autrui de partager son calendrier Il vous est possible de partager votre calendrier avec un autre utilisateur Exchange. Pour cela, vous devez aller dans Partager le calendrier et sélectionner la personne avec qui vous souhaitez le partager dans la liste d adresses globale. Vous pouvez en même temps demander l autorisation au destinataire d afficher son calendrier à lui. Si vous avez plusieurs calendriers, attention de bien sélectionner celui que vous souhaitez partager ainsi que la liste d adresses globale associée. Le destinataire reçoit un message d invitation de partage où il lui est demandé d ouvrir votre calendrier. Présentation Exchange Outlook février 2012 page 13

14 3.4. Permissions d accès Vous avez la possibilité de régler par utilisateur avec qui vous partagez votre calendrier les niveaux d autorisation que vous souhaitez. Pour cela, aller sur votre calendrier Accueil Autorisations du calendrier. Dans le cas d un partage en lecture seule, le niveau d autorisation est Relecteur avec 3 sous-niveaux : o Disponibilité : vue uniquement sur occupé absent du bureau o Disponibilité, objet, lieu : vue uniquement sur occupé absent du bureau objet et lieu des RDV o Tous les détails : vue sur l ensemble des informations dont le contenu des RDV Il est également possible de partager son calendrier avec des droits de lecture et d écriture. Pour cela, aller sur votre calendrier Accueil Autorisations du calendrier Lecture Ecriture. Présentation Exchange Outlook février 2012 page 14

15 Dans le cas de Mahy Charles (sélectionné au préalable) : On voit qu il a un niveau d autorisation de relecteur tous les détails. Il a donc un droit de Lecture sur tous les détails du calendrier mais aucun droit d écriture. 4. Possibilité d accéder à distance à la messagerie Connexion permanente avec serveur depuis l extérieur. Réception et synchronisation des messages, contacts, notes, calendriers (utilisateurs nomades clouding) Plus de connexion VPN. Ouvrir votre navigateur habituel : internet explorer ou firefox. Attention : la meilleure façon de procéder est d utiliser internet explorer car les autres navigateurs sont compatibles mais l affichage pour parfois être incomplet. Taper l adresse suivante dans la barre d adresse. Vous arrivez à une page Office Outlook Web Access sur laquelle il vous est demandé d introduire votre nom d utilisateur et votre mot de passe Outlook habituels. Présentation Exchange Outlook février 2012 page 15

16 Vous avez accès à vos différentes boîtes de la façon suivante : Consultation des boîtes communes Présentation Exchange Outlook février 2012 page 16

17 5. Gestion automatique en cas d absence Intégration et gestion individuelle des règles automatiques en cas d absence 5.1. Message de réponse automatique (activation rédaction à partir d un modèle) Lorsque vous savez que vous serez absent du bureau pour un certain temps, il vous est possible de prévenir les personnes qui souhaiteraient vous joindre par message de votre absence. Pour cela, il suffira de créer un message d absence pour cause de maladie ou de fermeture de l école pour les vacances par exemple. Aller dans Fichier Information Réponses automatiques cocher envoyer des réponses automatiques et déterminer le laps de temps pendant lequel vous souhaitez que le message soit envoyé. Proposition d uniformiser les messages de réponse automatique pour l ensemble de l équipe administrative. Présentation Exchange Outlook février 2012 page 17

18 5.2. Déviation messages Il est également possible de dévier tous ou certains messages entrants vers la boîte d un autre utilisateur. Pour cela il faut aller dans Fichier Information Réponses automatiques Règles - Ajouter une règle Pour dévier tous vos messages vers la boîte d un autre utilisateur, il suffit de ne rien indiquer dans De et d aller chercher l adresse de cet autre utilisateur dans la liste d adresses globale. Remarque : les fonctions peuvent être activées depuis le poste ou depuis l interface web. Grégory Hougardy Fanny Van Parys Présentation Exchange Outlook février 2012 page 18