LIGER. Conception & Développement MISE A JOUR GRAM Mise à jour nationale. Discuter avec nos agents sur notre site web :

Transcription

1 MISE A JOUR GRAM 2014 Mise à jour nationale LIGER Conception & Développement

2 Présentation des raccourcis 1

3 Logiciels complementaires et gratuits Image 1 Nouvelle présentation. De nouveaux fonds sont disponibles Image 2 Image 3 Liger conception et Développement Image 4 Image 5 2

4 Logiciels complementaires et gratuits NOUVEAUTES : Fiche AM MODULE d édition Questionnaire avec données propres de chaque AM par courrier. 3

5 Logiciels complementaires et gratuits NOUVEAUTES : Logiciel de prêt Logiciel de prêt : Matériel, fond documentaire et jeux Indexation des articles par noms et par référence Impression de ticket de caisse Gestion des Retards de restitution 4

6 NOUVEAUTES : Logiciel d adhésion Logiciels complementaires et gratuits Logiciel d adhésion Gestion des adhésions financieres parents, asmats et partenaires Impression de justificatif de paiement, édition listing adhérants Gestion des Retards de renouvellement 5

7 Fichier ASMAT Ouverture compte AM : Ajout des cases exerce en MAM, Relais, Utilisatrice, liste rouge fixe et portable Suppression compte AM : Indexation du motif de suppression Fiche Signalétique: Bloquage du tableau des agréments + case Communication Modification du suivi des formations, avec integration dans liste AM Fiche Disponibilité : Disponibilités non renseignées ( avec incidence sur nouvelle liste AM). * Ajout du motif paramétrable sur fenêtre de suppression d une AM. * Modification automatisée du code AM - Ajout de exerce en MAM - Ajout des Cases Relais et Utilisatrice 6

8 Nouveaux champs Relais, Utilisatrice et MAM : Les cases Relais et Utilisatrice seront utilisables dans l ensemble des modules afin de différencier la saisie si nécessaire. Champ MAM : Permet d identifier l appartenance à une MAM pour une AM * Attention : Création de la MAM en fiche Partenaire 7

9 Fiche Disponibilité des AM *Ajout de la case à cocher : Disponibilités non renseignées *Visualisation sur la fiche Disponibilité des nouvelles cases Relais, Utilisatrice, MAM et Crèche Familiale *Fonction automatisée pour cocher dispo non renseignée ou la décocher à partir de la barre de titre à l aide du clique droit. 8

10 Fiche Disponibilité : Attention seul cette fiche permet la création, la modification ou la suppression des agréments. Donc la disponibilité ce gére sur cette fiche uniquement. Rappel des nouveaux Champs : Dispo non renseignée sur la fiche disponibilité Dépendant du Relais Utilisatrice 9

11 Zoom sur la fonction Date de Mise à Jour : Actualisation automatique de cette case lorsque vous cocher ou décocher indisponible Possibilité de faire apparaitre cette date dans la liste AM, diffusée aux parents Possibilité d actualiser cette date même lorsque l AM est en Cessation Temporaire d Activité Clique droit sur le mot En Cessation Temporaire d Activité 10

12 Fiche signalétique des AM *Ajout de la case à cocher : Communication *Ajout sur l onglet Formation : Section Autres (équivalence) Reprise des intitulés : Procédure Avant ou Après

13 Fiche Signalétique : Rappel des nouveaux Champs : Communication Vie du relais (Anciennement Inscrite au Relais) Dépendant du Relais Utilisatrice Visualisation Liste Rouge fixe et Portable Animations Collectives ( Rappel ses champs ce coche sur le compte AM) 12

14 Fichier PARENTS Gestion des mails : Bouton Téléphone pour saisir les adresses mails : Ajout de la visualisation des adresses sur la fiche Parents directement Suivi de Demande : Encart Gris Nouveaux Champs : Relais, Utilisatrice, Communication, CAF, MSA et RSA Reprise des Titres Rajout Famille et Suppression de Mademoiselle Suivi des demande d accueil Gestion des mails Envoi de mail groupés disponible pour les parents grâce à la visualisation des adresses mails directement sur la fiche possiblités de filtré sur une case vierge et cliquer sur le bouton Filtrer Hors Sélection pour ne conserver que les parents ayant une adresse mail Permettant de préciser si le parent à déjà fait une demande d accueil auprès d un autre partenaire ou si le relais transfert ce parent vers un autre mode de garde. Vous pouvez paramétrer les différentes structures en double cliquant dans la case verte. 13

15 Fiche Parents : Rappel des nouveaux Champs : RSA / CAF / MSA C mm ica Dép a t R lais U satric 14

16 Création d un bouton d accès sur la page d accueil de GRAM Ajout de la case Relais et Utilisatrice Ajout du Bouton Supprimer Ajout de la Case MAM Fichier PARTENAIRES Case Relais et Utilisatrice Case MAM Pour la création des MAM il faudra créer une fiche partenaire et cocher la case MAM. Case AM Hors secteur et Garde à domicile Pour la validation des participations aux animations. La case Relais et Utilisatrice permet aux Relais ayant plusieurs Structures de différencier leurs différents partenaires. 15

17 Fiche Partenaires : Rappel des nouveaux Champs : MAM Dép a t R lais U satric 16

18 Nouvelle présentation GRAM Vous trouverez dés à présent les 3 fichiers de base Fichier Parents -Partenaires et ASMAT au démarrage de GRAM, vous pourrez accéder à chaque fichier par ces boutons raccourcis. En cliquant sur le bouton Fonctions Avancées, vous découvrirez plusieurs raccourcis de plusieurs modules complémentaires avec le logiciel GRAM (Temps collectifs, Gestion Prêts...). 17

19 Historique : Filtre par date, Ajout d un Onglet adhésion, Ajout de Colonnes... Accés aux modules Externes par le Menu -> Utilitaires... Accès aux différents MODULES gratuits : Calendrier, Temps Collectifs, Fiche AM, Janus, Adhésions, Prêts... 18

20 Afin de vous garantir une lisibilité accrue Nouvelle présentation Menu Accès aux paramétrages : un nouveau menu plus clair et lisible Accès aux Statistiques : Des Statistiques de Base ont été rajoutées dans le menu. Ainsi qu un nouveau menu plus clair et plus simple pour visuel. Rappel : Accès aux dossiers personnalisées directement à partir du Raccourcis Statistiques sur votre bureau. 19

21 Saisie Contacts Ajout de la case Relais et Utilisatrice Attention Partie Gauche s auto-remplie selon les informations présente dans la fiche du contact = Saisie au KM Partie de Droite correspond au RAM et à l utilisatrice saisissant ce contact = Session utilisé à l ouverture de GRAM Ajout du Bouton Supprimer Correction Saisie au KM Parents et Partenaire Pour la création des contacts avec la saisie au KM Parents et Partenaire. Nous avons corrigé la saisie automatique pour les quartiers et secteurs quand ils sont renseignés dans les fiches correspondantes. 20

22 Saisie Contacts : Rappel des nouveaux Champs : Relais Utilisatrice Rappel des nouveaux Champs : Saisie par RAM Saisie par Utilisatrice Rappel : Ce bouton permet d accéder à la liée à ce contact si utilisation de la saisie au KM 21

23 Saisie du Temps de Travail de l Animateur(trice) Accès à la saisie du Temps de travail par le menu Utilitaire --> Saisie du Temps de Travail Cette saisie quotidienne ou hebdomadaire, permet en fin d année de ressortir les statistiques sur la charge de travail selon le relais, l agent, le poste d activité Pour ressortir la charge de travail sur une période donnée plusieurs façons s offrent à vous : 1. Menu Statistiques -> Statistiques de Base -> Temps de travail de l animateur -> Un fichier Word s éditera 2. Menu Utilitaires -> Edition du temps de travail (par agent) -> Sélectionner l agent et inscrire l année -> Un fichier GRAM s éditera, pour l imprimer (penser à cliquer sur les touches CTRL +P). 22

24 Temps Collectifs Au démarrage seront désormais demandés un Login et Mot de Passe. Ce sont les mêmes identifiants avec lesquels vous rentrez dans GRAM. Mise en place des paramétrages définissant l échange des informations entre GRAM et TEMPS COLLECTIFS pour les Groupes et les Réunions a thèmes. 23

25 - Reprise de la gestion des Groupes ( Suppression individuelle d une AM dans un groupe, mise à jour des groupes rétroactive). - Ajout de la case dépendant du ram. - Création de deux paramétrages différents pour nom de temps collectifs et activités. - Validation d un Temps Collectif : Ajout de case Garde à Domicile. - Dans l onglet Historique : Rajout des Colonnes Garde à Domicile et Total de Fréquentation. 24

26 Calendrier Au démarrage seront désormais demandés un Login et Mot de Passe. Ce sont les mêmes identifiants avec lesquels vous rentrez dans GRAM. Gestion des absences entre deux dates ou sur une tranche horaire... Gestion des calendriers pour plusieurs utilisateurs. Gestion des rendez-vous (Ajout, Modification, Suppression). Visulation des temps collectifs (S ils sont rentrés dans le module temps coll). 25

27 Fiche ASMAT MODULE Fiche ASMAT Ce nouveau module permet d éditer un questionnaire pré rempli avec les informations des ASMAT, ce questionnaire peut être personnalisé dans le logiciel GRAM. * Sélection des AM selon différents critères. D ma s alisa cum r ct m t -.c m : * Attention le document s éditera sous WORD. 26

28 Liste ASMAT MODULE Liste ASMAT Ce module permet d éditer une liste des ASMAT en direction des parents, elle s auto-actualisera avec les informations notées dans le logiciel GRAM. Cette liste peut être personnalisée dans le logiciel GRAM. D ma s alisa cum r ct m t -.c m : Zoom sur les nouveaux boutons : Permet d imprimer votre liste ASMAT Permet d exporter votre liste en format PDF Permet d envoyer votre liste par mail (Attention utilisation d outlook) Permet de rafraîchir la liste Sélection d une ou plusieurs personnes Sélection des Filtres Permet d actualiser la liste Permet de fermer la liste 27

29 Envoi de la liste par mail (attention avoir Outlook pour cette envoi) : Vous avez la possibilité de sauvegarder jusqu à 3 textes différents. Vous pouvez noter l adresse mail ainsi que l objet de votre mail et cliquer ensuite sur Envoyer le mail afin qu une page Outlook s ouvre, avec votre liste en pdf et votre mail prêt à être envoyé. Les fitres : Si vous le souhaitez vous pouvez faire des filtres avant de transmettre votre liste aux parents. Plusieurs filtres sont possibles et cumulables : Par Communes, Quartiers, Secteurs, Relais, Ne pas afficher les AM en CTA, les AM en crèche... 28

30 Module Statistiques : Statistiques Les statistiques peuvent être édité selon différents moyens : 1. En cliquant sur le raccourci Statistiques (Nounours Orange), vous retrouverez à l intérieur de votre département le bilan CAF correspondant à votre Département. Penser à inscrire vos dates et cliquer sur OK avant de faire un clique droit pour récupérer le bilan CAF correspondant. (Rappel : Les Statistiques seront éditées avec des documents Word et Excel, si vous n avez pas Word ou Excel le seul bilan Caf éxécutable sous Open Office est celui du Département 82) En cliquant dans le Menu Statistiques, vous pourrez choisir les Statistiques de Base ou la Liste des Statistiques Graphiques mais également dans Pré-imprimés, plusieurs choix s offriront à vous. Vous pouvez également contacter la société afin de demander si telle ou telle statistique existe dans le logiciel et comment l éditer

31 Primo Accueil Logiciel complet de gestion des demandes parents (Gestion commission export vers Chloé ou gram ) 30

32 LIGER Conception & Développement Pour tout renseignement complémentaire vous pouvez nous contacter au ou Ligne commerciale fax commercial ZOPIM Vous souhaitez quelques renseignements techniques : configuration minimale, type d ordinateur etc? contactez un technicien sur Zopim au :