Circulaire Départementale - Avril 2008 Inspection Académique de l AIN. Gestion d argent dans le cadre scolaire (premier degré)

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1 Gestion d argent dans le cadre scolaire (premier degré) Introduction Sommaire P 2 Les différentes compétences des institutions ou des partenaires en ce qui concerne le financement des écoles I. Différentes configurations pallient l incapacité juridique d une école à manipuler des fonds 1 Montage par la mairie d une régie d avance ou d une régie de recettes 2 Une Coopérative scolaire 3 Une association à but non lucratif - loi Une Association «SOU des Ecoles Laïques» P 2 P 4 P 4 P 4 P 4 P 5 II. Quelques situations rencontrées dans le département accompagnées d éléments de réponses 1. La mairie verse une subvention sur le compte de la coopérative ou sur celui de l association 2. Une entreprise souhaite verser de l argent à une école au titre du mécénat. 3. Participation de certaines écoles à des manifestations (concours, expositions ) organisées par des entreprises 4. Diffusion auprès des familles, par l école, de publicités pour des revues 5. Proposition(s) de vente d objets ou de produits divers au bénéfice de l école 6. Vente des photographies de classe aux familles 7. Vente de «goûters» à la récréation 8. Personnel enseignant des écoles publiques rémunéré par la mairie 9. Cours particuliers P 5 P 5 P 6 P 6 P 6 P 7 P 7 P 8 P 7 P 8 III. IV. Quelques principes à respecter Les textes de référence P 8 P 9 1

2 Introduction La gratuité de l'enseignement primaire est un principe solidement établi depuis La gratuité concerne l'ensemble de la prestation d'enseignement dispensée à l'école. Aucune participation financière aux activités obligatoires d'enseignement ne peut être demandée aux familles. Les activités d'enseignement obligatoires sont celles qui se déroulent pendant le temps scolaire et se situent dans le cadre des programmes scolaires, qu'elles aient lieu dans les locaux scolaires ou en dehors au cours d'une sortie. C'est le cas en particulier pour les séances de natation et les déplacements nécessités par l'éducation physique et sportive. La gratuité s'applique à l'accès aux lieux de pratique ainsi qu'aux transports. Seules les activités facultatives peuvent donner lieu à une contribution financière des familles. Le tableau ci-dessous définit les compétences des institutions ou des partenaires en ce qui concerne le financement des écoles : Qui finance Quoi Comment Commune Construction, modifications, extension des bâtiments Entretien Equipement collectif Fonctionnement Il est de tradition que les communes prennent à leur charge l achat des manuels, des fichiers et de diverses fournitures individuelles ; ce n est pas pour elles une obligation. Etat (Inspection Académique) Familles Coopératives (OCCE) (cotisations, dons, subventions, produits de fêtes et de kermesses ) USEP (Union Sportive de l'enseignement du Premier degré) : adhésion, cotisations Rémunération des personnels Aides aux projets : Actions pédagogiques Actions culturelles Education prioritaire Participation possible mais non obligatoire au financement d activités facultatives ( anciennement appelées complémentaires) : sorties, visites Fournitures individuelles Participations au financement d activités facultatives (ou anciennement appelées complémentaires), sorties, visites Transport, participation et accompagnement aux rencontres sportives, licences Paiement direct des fournisseurs, des prestataires ou des personnels par la mairie Les mairies réalisent un appel d offre et proposent aux écoles le(s) catalogue(s) du prestataire choisi. Les écoles passent commande et les mairies honorent les factures directement auprès des prestataires Paiement direct des fournisseurs, des prestataires ou des personnels par l état. Cotisation, adhésion, dons versées à la coopérative (ou à une association) qui paie les frais occasionnés par l activité facultative Achat des fournitures personnelles Paiement des fournisseurs, des prestataires par la coopérative scolaire. Prise en charge de tout ou partie des frais relatifs aux rencontres sportives 2

3 Associations du type «SOU des écoles laïques», association de parents, (cotisations, dons, subventions, produits de fêtes et de kermesses ) Caisse des écoles (cotisations et subventions des communes, du département, de l état) Entreprises : mécénats Entreprise : organisation de concours primés Quête(s) organisée(s) par les écoles au profit d associations : FOL, JPA, PEP Seules ces trois associations sont autorisées à organiser des quêtes réalisées dans le cadre scolaire. Conseil Général Participations au financement d activités facultatives (ou anciennement appelées complémentaires), sorties, visites Aides à certains élèves (fournitures, sorties, restaurant scolaire, garderies ) en fonction des ressources familiales. Dons faits à la coopérative (ou à l association) en vue d apporter une aide financière à des activités non obligatoires. Participation, gains, lots Soutien à des associations, actions de solidarité Participation au financement d activités facultatives, sorties, Participation classe découverte Transport scolaire Financement d actions «petite enfance» Paiement des fournisseurs, des prestataires par l association Remise d un «chèque d accompagnement personnalisé» aux familles par le receveur municipal Versement à la coopérative (ou à l association). Un reçu fiscal est alors délivré par l OCCE départementale. Versement à la coopérative ou à l association (prix individuels en espèces : interdits) Encaissement puis versement par la coopérative scolaire (ou par une association locale) de tout ou partie des sommes collectées, à l association organisatrice de la quête. Paiement direct des fournisseurs, des prestataires par le Conseil Général ; celui-ci peut aussi verser une subvention à une association ou à la coopérative. L Inspection Académique La Commission des droits et de l autonomie des personnes handicapées (C.D.A.), de la Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH) peut étudier une demande de matériel adapté dans la mesure où l élève doit préalablement, avoir été reconnu en situation de handicap par cette commission et bénéficier d une préconisation de matériel pédagogique adapté dans son Projet Personnalisé de Scolarisation. L'enseignant référent accompagne la famille dans l'élaboration de la demande à la MDPH. Attention : de même que l achat de mobilier (table, chaise ), l achat des jeux et autres matériels pédagogiques non spécifiques à un handicap précis relève des collectivités locales (écoles publiques) ou du budget propre de l école privée. 3

4 Les écoles n ont pas, à l heure actuelle, le statut d EPLE ; elles ne peuvent donc pas utiliser les services d un agent comptable et n ont, par conséquent pas, juridiquement la capacité à gérer les fonds nécessaires à leur construction, à leur entretien ou à leur fonctionnement. I. Différentes configurations pallient l incapacité juridique d une école à manipuler des fonds 1 Montage par la mairie d une régie d avance ou d une régie de recettes : La régie d'avances Le recours à une régie d'avances, mise en place par la municipalité, représente un moyen simple pour assouplir le système de la régie directe sans recourir à la gestion de fait. Il s'agit pour le régisseur d'avances désigné, qui peut être dans une école le directeur ou tout autre enseignant acceptant cette fonction, de se voir confier par le comptable une partie des crédits municipaux destinés au fonctionnement de l'école. Le régisseur peut utiliser ces sommes, pour le compte du comptable, pour payer de petites dépenses de matériel et de fonctionnement, par exemple pour l'achat de craies ou de papier à photocopie, au fur et à mesure des besoins. La régie de recettes De la même façon que pour la régie d'avances, un régisseur de recettes peut être désigné pour recueillir des sommes provenant des familles. Cette disposition peut trouver son utilité dans le cadre de l'organisation d'une sortie scolaire facultative, par exemple. Le régisseur rend compte des recettes au comptable. En dehors de la constitution d'une régie de recettes ou du cadre de la coopérative scolaire, un enseignant ne peut percevoir aucune somme de la part des familles au titre de l'école. 2 Une Coopérative scolaire (d école ou de classe) affiliée à l Office Central de la Coopération à l école est créée : ses membres (enseignants et élèves) paient une cotisation et s engagent dans l apprentissage de la coopération à l école. La coopérative dispose d un compte chèque sur lequel sont versées les cotisations. Une partie de cellesci est reversée à la structure départementale de l OCCE. Les comptes sont tenus par les enseignants membres de la coopérative ; ils sont présentés à l occasion du Conseil d Ecole et vérifiés annuellement par l association départementale OCCE. Lors d une inspection, l IEN vérifie le cahier de compte de la coopérative. L OCCE est une association agréée par le Ministère de l Education Nationale ; cela lui permet de fonctionner durant le temps scolaire. 3 Une association à but non lucratif - loi (elle peut prendre la forme d une coopérative scolaire «autonome») est créée en marge de l école. «Association des parents d élèves de l école untel», «Association des amis de l école untel», «Association des anciens élèves de l école untel» Le fonctionnement de l association (adhésion, cotisation ) est défini par ses statuts déposés. Ce sont les membres du bureau qui décident de l utilisation des fonds dont dispose l association. 4

5 Sur le plan juridique, une association peut n être composée que des enseignants de l école. Sur le plan de l éthique professionnelle, cette alternative est déconseillée afin d éviter de prêter le flanc à diverses suspicions et afin d éviter certaines confusions entre le principe de gratuité et celui de la gestion de la participation financière des familles par les seuls enseignants. Le fonctionnement et le projet pédagogique de l OCCE évitent ce travers. Si l association est composée d enseignants et d autres personnes (parents ), l école seule n a donc pas de prise sur l utilisation des fonds de l association. Les comptes sont gérés «à l extérieur» de l école car l association ne dispose pas d un agrément délivré par le ministère. 4 Une Association «SOU des Ecoles Laïques» est créée. Elle est composée de parents d élèves et d enseignants (membres de droit). Deux cas de figure se présentent : - une association «SOU des écoles» existe au plan communal. Elle recueille des fonds (subventions municipales, manifestations diverses, cotisations volontaires des parents d élèves, ). Une partie des cotisations versées par les familles est reversée à l association communale du «SOU», le reste est conservé par l école et versé sur le compte de la coopérative. Le SOU des écoles peut subventionner des projets (aide aux voyages scolaires ) ; pour cela, il verse le montant correspondant, sur le compte de la coopérative scolaire de l école ou de la classe. - Une association «SOU de l école untel» est créée. Le fonctionnement se réfère aux cas N 2 et N 3. L association peut disposer d un compte chèque et peut donner procuration à quelqu un. Même si cela s avère possible sur le plan juridique, il n est pas souhaitable que la procuration ou la signature du compte soit donnée à un enseignant de l école ou au directeur. L association «locale» peut par contre verser des fonds à la coopérative scolaire de la classe ou de l école dont les enseignants ont la signature des comptes. Dans les deux derniers cas (association de parents ou Sou des écoles), les décisions et la gestion des fonds peuvent échapper aux enseignants de l école : une association est libre de soutenir tel projet plutôt que tel autre. II. Quelques situations rencontrées dans le département accompagnées d éléments de réponses 1. La mairie verse, sur le compte de la coopérative ou sur celui de l association, une somme destinée à financer les achats nécessaires au fonctionnement de l école (activités obligatoires). C EST INTERDIT même en cas d accord de toutes les parties. Cette éventualité s inscrirait dans le cadre d une gestion de fait : Une personne qui n est pas comptable public ou qui n agit pas pour le compte d un comptable public ne peut manier des deniers publics ou des deniers privés réglementés. C est un comptable de fait. Des poursuites pénales sont possibles. 5

6 La municipalité ne peut verser des crédits à la coopérative de l école ou à toute autre association créée à cette fin, afin de permettre au directeur de gérer les dépenses de fonctionnement de l école sur ces fonds. Exemple 1 : la mairie ne peut verser à la coopérative de l école une somme destinée à payer le car qui transporte chaque semaine les élèves à la piscine car il s agit d une activité d enseignement obligatoire (figurant dans les programmes) dont le financement est à la charge des communes. Idem pour ce qui est du financement du photocopieur qui reste à la charge des communes. Exemple 2 : la mairie peut verser sur le compte de la coopérative scolaire une somme correspondant à une subvention destinée à payer le car qui transportera les élèves en classe découverte car il s agit d une activité facultative. 2. Une entreprise souhaite verser de l argent à une école au titre du mécénat. - Aucune publicité de l entreprise au sein de l école n est autorisée. Certaines entreprises affirment poursuivre un objectif de défiscalisation. - Le don ne peut être fait qu à la coopérative scolaire ou à l association. - Sur le plan juridique, rien n empêche une association ou une coopérative scolaire de recevoir des dons et des subventions de la part d institutions, d organismes, d entreprises ou de particuliers. - Sur le plan de l éthique professionnelle, plusieurs problèmes sont posés : - le fait de favoriser une école plutôt qu une autre renvoie au questionnement du principe d équité sur le territoire. - Un lien de dépendance fonctionnel est créé avec le secteur économique. - L image du système éducatif (dont la gratuité et l égalité sont des principes fondateurs) peut être altérée. Dans la mesure du possible, il serait souhaitable que la subvention soit versée à une structure départementale (OCCE) ou communale (SOU) qui répartiraient cette somme selon des règles de transparence et d équité. 3. Participation de certaines écoles à des manifestations (concours, expositions ) organisées par des entreprises (exemple «Tour de France cycliste», «Hygiène bucco-dentaire» ) : dans le cadre du principe de neutralité commerciale de l école, aucune publicité n est autorisée à l école. Le partenariat avec des entreprises reste toutefois possible dans un certain cadre : o Existence d une convention o lien existant entre l objet social de l entreprise et l action éducative o intérêt pédagogique de l action o conformité des actions aux programmes o prix et récompenses adaptés aux élèves o respect du «code de bonne conduite des interventions des entreprises en milieu scolaire» (qui prévoit la possibilité de l existence d une «discrète marque publicitaire» sur des documents pédagogique ; voir BO n 14 du 5/04/01). 6

7 4. Diffusion auprès des familles, par l école, de publicités pour des revues, des abonnements, Toute opération commerciale est interdite dans le cadre scolaire. La grande qualité de certaines revues pour la jeunesse ou la promesse de fourniture d abonnement gratuit pour l école ne peuvent être invoqués pour faire la promotion d un produit auprès des familles. 5. Proposition(s) de vente d objets ou de produits divers au bénéfice de l école : (a) Des objets fabriqués par les élèves dans le cadre de l apprentissage de la coopération (coopérative scolaire OCCE) peuvent être vendus dans le cadre scolaire. (b) Certaines écoles proposent aux familles d acheter des produits auprès d un fournisseur qui «remercie» l école en lui accordant un pourcentage du prix de vente. Cette pratique est interdite : aucune transaction commerciale (vente de plantes, de chocolats, de coquillages, d objets décoratifs ) ne peut transiter par l école (ni en ce qui concerne la commande, ni en ce qui concerne la livraison, ni le paiement) ; la fourniture de catalogues permettant aux parents d élèves de passer des commandes et le relais de cette information par les élèves est de nature à faire sortir l école du cadre de la stricte neutralité commerciale qui doit être observée. Rien n empêche une association de parents d élèves de gérer «en externe» ce genre d opportunité. De la même façon, la vente aux élèves ou à leur famille, de brochures, de livres ou de disques par des artistes à la fin d une représentation théâtrale n est pas autorisée dans le cadre scolaire, même dans le cas où cette pratique est susceptible de faire baisser le prix du spectacle. 6. La vente des photographies de classe aux familles est autorisée : elle est cadrée par le B.O n 24 du 12 juin 2003 : «Pour les écoles maternelles et élémentaires, dans la mesure où elles ne disposent pas de la personnalité juridique et de l autonomie financière, seule une association en lien avec l école, en particulier la coopérative scolaire, peut passer commande auprès d un photographe et revendre ces photos aux familles... Aucune marque ou label privé ne devra figurer sur les photographies ainsi que sur les cartonnages de présentation. Le photographe professionnel s interdira toute forme de rémunération ou d intéressement des personnels enseignants ou non enseignants Le photographe professionnel devra remettre à son commanditaire un bon de commande mentionnant le prix net, l objet de la prestation et les modalités de réalisation en conformité avec les principes rappelés dans le présent code. Le photographe professionnel n appliquera qu une politique de prix résolument conforme à la législation en vigueur facturée en prix unitaire net TVA incluse. La facture sera établie,, au nom de la coopérative scolaire» 7

8 7. Vente de «goûters» à la récréation : la collation à l école maternelle ou élémentaire fait l objet d orientations et de cadrages réglementaires du point de vue de la santé des élèves. Cette opération financière n a pas lieu d être à l école. Néanmoins, cette action pourrait être tolérée sous réserve de : - s inscrire dans le cadre d un projet coopératif et pédagogique géré par les élèves. - ne pas être discriminatoire à l égard des élèves qui n ont pas l argent nécessaire à l achat du goûter vendu. - ne pas générer, du fait de l apport d argent par les élèves, de tensions ou de violences (jalousies, vols, racket ). - Etre compatible avec le cadre de la prévention en matière de santé fixé par les textes - Ne pas enfreindre les règles d hygiène alimentaire en vigueur dans les collectivités (type et conservation des aliments ). 8. Personnel enseignant des écoles publiques rémunéré par la mairie pour des activités périscolaires (garderie, surveillance cantine, restaurant scolaire, études, encadrement, transport, gestion de personnels municipaux ) : Autorisé sous réserve d obtention d une autorisation de cumul. Les fonctionnaires et agents non titulaires de droit public peuvent être autorisés à cumuler des activités accessoires à leur activité principale sous réserve que ces activités ne portent pas atteinte au fonctionnement normal, à l indépendance ou à la neutralité du service. Cette situation présente certains avantages (tâches confiées à des professionnels qui de plus connaissent bien les enfants gérés) mais également quelques risques : il arrive parfois que les genres soient confondus (lorsqu un «employé municipal» est jugé incompétent ou revendicatif par le maire, alors qu il est un enseignant sans reproche, les parents d élèves peuvent avoir du mal à faire la différence ). 9. Cours particuliers. Les cours particuliers payants donnés en dehors du temps scolaire renvoient à : - L autorisation de l agent à cumuler plusieurs activités professionnelles. - Une approche déontologique du métier (principes de gratuité, d égalité et qualité du service public d éducation proposé). - L autorisation donnée par la mairie d utiliser des locaux scolaires en dehors des temps scolaires. - L interdiction formelle de faire la publicité de tels cours dans le cadre scolaire III. Quelques principes à respecter 1. La gratuité de l enseignement doit être affirmée : c est à dire de l acte d enseigner (ce qui n implique pas une gratuité totale : on peut demander aux familles de procurer du matériel individuel à leur enfant). 2. La participation financière des familles doit être envisagée à l aune du bon sens et de la connaissance des contextes socio-économiques : 8

9 Ainsi, par exemple, l adhésion à l USEP, l adhésion à l OCCE, l adhésion au SOU des écoles, l achat du matériel individuel, l achat de la photo de classe, la participation à une classe découverte sont des éléments qui se cumulent et qui deviennent difficiles à gérer pour des familles de deux ou de trois enfants scolarisés en ZEP. 3. Les supports de communication pédagogique et de vie scolaire de l école ne doivent pas entretenir de confusion : les cotisations «SOU des écoles» ou «OCCE» doivent être présentées clairement comme non obligatoires. 4. Aucune discrimination entre les élèves pour des raisons financières ne doit être admise : participation à des classes de découverte, à des sorties, à des spectacles 5. La neutralité commerciale de l école, (c est à dire interdiction de la publicité à l école) ne doit pas souffrir d exception. 6. Le partenariat avec des entreprises est possible sous réserve du respect des principes fondamentaux de l école et de l intérêt pédagogique de l action 7. La répartition des compétences entre l état et les communes doit être conforme aux textes. 8. Les choix de gestion comptable mis en œuvre doivent se situer dans un cadre légal. 9. Dans le cadre d une transparence comptable, les comptes doivent être tenus et présentés régulièrement. IV. Les textes de référence - Code de l éducation : Art. L gratuité de l enseignement Art. L et L à L compétences de l état et des communes en matière d enseignement primaire Art. L à L : Caisse des écoles Art. L : fournitures ne respectant pas les droits de l enfant. Art. L 411 : partenariat avec les entreprises Art. L : activités périscolaires facultatives Art. L911-4 : responsabilité des membres de l enseignement public - Loi du 1 er juillet 1901 : contrat d association - Loi n 63_156 du 23 février 1963 modifiée art. 11 : gestion de fait - Code général des collectivités territoriales (partie réglementaire) : régie de recettes et régie d'avances - Circulaire du 10 février 1948 (BOEN no 8 du 19 février 1948.): Coopératives scolaires (en cours de ré-écriture par la DEGESCO) 9

10 - Décret n du 6 novembre 1992 (Modifié par le Décret n du 20 mai 1999) : Relations du MEN avec les associations qui prolongent l action de l enseignement public - Circulaires du 15 octobre 1962, n du 27 août 1982, n du 1 er juillet 1983 : prescriptions d'achat de fournitures scolaires - Circulaires du 8 novembre 1963, n ll du 3 juillet 1967, n du 10 décembre 1976 : interdiction des pratiques commerciales dans les établissements publics d'enseignement - Circulaires n du 24 juillet 1970, n du 21 mai 1971, n du 18 février 1976, note de service n du 13 décembre 1983 : photographie scolaire Notes de service n du 27 avril 1995 et n du 9 août 1999 : conditions de participation du MEN à des concours scolaires et à des opérations diverses. - Circulaire n du 28 mars 2001 : code de bonne conduite des interventions des entreprises en milieu scolaire - Circulaire du 3 juin 2001 : intervention des associations de parents dans le cadre scolaire (propositions d'assurance scolaires) - Loi du 2 février 2007 (modernisation de la fonction publique) : cumul d emploi des fonctionnaires et des agents non titulaires de la fonction publique. - Circulaire N DU (B.O n 24 du 12 juin 2003 ) : photographie scolaire - Texte adressé au directeurs d écoles par le ministre de la jeunesse, de l éducation nationale et de la recherche, le 25 mars 2004 ; Circulaire n du 1er décembre 2003 : collation 10