Bruxelles Champêtre - 21 septembre 2014

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1 Bruxelles Champêtre - 21 septembre 2014 Convention EXPOSANTS Entre : L organisme clôturant le formulaire d inscription sur le site internet de Bruxelles Champêtre, dénommé ci-après l «Exposant», d une part et : POSECO, association sans but lucratif, dont le siège social est situé au 7 rue d Alost à 1000 Bruxelles, inscrite à la BCE sous le n BE , dénommée ci-après l «Organisateur», d autre part. Il est convenu ce qui suit : Article 1 : INSCRIPTION L inscription se fait en deux étapes. La première consiste à remplir le formulaire de demande d inscription via le site internet de l évènement. Après avoir clôturé sa demande, le candidat reçoit un de confirmation de la réception de celle-ci reprenant ses données d inscription. Après vérification des données communiquées par l Exposant, l Organisateur envoie un second pour communiquer à l Exposant l acceptation ou le refus de son inscription. Le candidat Exposant marque son accord ferme et définitif sur les termes de la présente convention ainsi que sur les conditions générales de vente (ci-après les CGV) de POSECO asbl en procédant à son inscription.

2 Article 2 : GÉNÉRALITÉS Tout Exposant reconnaît avoir pris connaissance de la présente convention et des CGV de POSECO qui sont les seules applicables entre parties (à l exception de toute autre condition, réserve, restriction ou clause acceptée par l Organisateur). Les conditions générales de vente restent d application sauf si contre ordre de la présente convention spécifique à l événement de Bruxelles Champêtre. L Exposant informera l Organisateur de ses éventuelles remarques et répondra explicitement aux questions posées lors de son inscription (demande électrique, contraintes liées à l emplacement...). En cas de désaccord avec les informations fournies, l Organisateur prendra directement contact avec l Exposant (en explicitant tous désaccord par ). Toute demande de modification des spécifications relatives aux besoins logistiques doit être faite via le site internet avec les identifiants reçus lors de l inscription. Après clôture du formulaire d inscription (le 31 Mai 2014), toute modification doit être faite par écrit en envoyant un à l adresse stands@bruxelles-champetre.be. L Organisateur ne peut garantir de manière absolue une attribution de stand. En cas d indisponibilité de stand, l exposant en est informé dans les plus brefs délais par ou par courrier. En tout état de cause, l Organisateur ne pourra être tenu responsable des dommages résultant de l indisponibilité d un stand. L Exposant suivra les directives de l Organisateur afin de faciliter le bon déroulement de la journée. Article 3 : EXPOSANTS ACCEPTÉS SUR L ÉVÉNEMENT Toute personne et/ou organisme souhaitant participer à l événement Bruxelles Champêtre se doit de répondre aux critères de sélection imposés par l Organisateur, à savoir : - Producteurs : doivent produire leurs produits de façon naturelle et/ou respectueuse de l environnement ; et/ou être reconnus par un Convivium

3 Slow Food ; et/ou être certifiés BIO par l organisme CERTISYS (à l année ou pour la journée de l événement) ; et/ou être certifiés fair trade - Traiteurs : doivent être reconnus par un Convivium Slow Food ; et/ou fair trade ; et/ou être certifiés BIO par l organisme CERTISYS (à l année ou pour la journée de l événement) ; et/ou utiliser uniquement et exclusivement des produits acquis directement chez un (des) producteur(s) fermier(s) et/ou local(aux) Cette liste est non exhaustive et la décision ultime d accepter ou non la candidature d une personne/organisme et la vente de certains produits appartient exclusivement à l Organisateur qui en avisera l Exposant. l Organisateur se réserve le droit d interdire en toute ou en partie de la vente des produits ne répondant pas aux critères de sélection sur l évènement. En ce qui concerne les produits alimentaires, il incombe à l exposant la responsabilité d'entreprendre les démarches pour se faire certifier par l'organisme Certisys et/ou se faire reconnaitre par un Convivium Slow Food compétent (Karikol), à l'année ou pour le jour de l'événement. Seuls les fermiers et producteurs locaux ne sont pas obligatoirement tenus de se faire reconnaitre ou certifier pour autant qu'ils viennent uniquement avec leurs propres produits et ne proposent pas de produits ayant l'appellation 'Bio' et/ou 'Slow Food'. Article 4 : FACTURE & PAIEMENT Une facture sera envoyée à l Exposant après validation des données relatives à son inscription en ligne. Le paiement devra être obligatoirement fait par virement bancaire sur le compte de l asbl POSECO BE (BIC : BPOTBEB1) avec en communication la mention «N facture + nom légal de votre société».

4 La réservation définitive de l emplacement n est acceptée par l Organisateur qu après réception du paiement de la facture. Un Exposant en défaut de paiement se verra refuser l accès au site le jour de l événement. Toute modification ou annulation de l inscription après acceptation de celle-ci par l Organisateur entraînera des frais administratifs de minimum 50 Euros HTVA (cf. art 2.2. des CGV). En outre, en cas d annulation à partir du 1er juin 2014, les sommes éventuellement déjà versées par l Exposant à l Organisateur seront définitivement acquises par l Organisateur. Aucun remboursement ne sera effectué. Article 5 : CONFORMITÉS L Exposant déclare être en règle avec toutes les obligations et normes légales liées à son activité. Il déclare aussi posséder toutes les autorisations et attestations requises en matière d emploi, de sécurité, de santé alimentaire, d accès à la profession et d assurances nécessaires à l exercice de ladite activité, en particulier la Responsabilité Civile vis-à-vis des tiers. L Exposant a l obligation de s assurer auprès d une compagnie d assurance en responsabilité civile. En cas de dommage causé à un visiteur, à un Exposant ou à tout tiers, l Exposant en assume la pleine et entière responsabilité. En pareil cas, l Exposant renonce en toute hypothèse à tout recours contre l Organisateur. En outre, l Exposant est responsable de l exécution des formalités administratives et légales relatives à l acheminement et à la vente de ses marchandises sur son lieu d exposition. L Organisateur décline toute responsabilité en cas de non-respect du présent article par l Exposant.

5 Article 6 : SOUS-HÉBERGEMENT Sauf accord écrit de l Organisateur, l Exposant ne pourra, en aucun cas, héberger, représenter ou distribuer une information concernant une autre organisation que la sienne dans son emplacement. De même, aucun sponsor ni aucune marque, autre que celui ou celle de l Exposant ou de la société inscrite, ne pourra être présent ou visible sur un stand ou tout accessoire lui appartenant (Ex : Un parasol Coca-cola est proscrit). En cas de non-respect du présent article, l Organisateur est en droit de faire fermer le stand et/ou de facturer le prix d un stand supplémentaire au tarif qu aurait dû payer cet autre organisme (soit une somme pouvant aller de à euros HTVA). De plus, il est strictement interdit à l exposant de distribuer, diffuser ou vendre de quelque manière que ce soit des objets publicitaires (t-shirt, ballons, affiches, panneaux ) ou autres éléments qui pourraient lui donner plus de visibilité sur l évènement. La distribution d objets publicitaires pourra être accordée expressément et exceptionnellement par l Organisateur, selon des règles et des conditions bien strictes qu il énoncera lui-même à tout exposant souhaitant diffuser des objets publicitaires. Le partage d un stand est autorisé moyennant l accord préalable de l organisateur. Si deux exposants se partagent un même stand, le prix de l emplacement du stand reste le même. Néanmoins, chacun des exposants se verra facturé les frais d inscription et de dossier à plein tarif (soit sans pouvoir bénéficier de la tarification promotionnelle). Dans le cas où un exposant prend en charge l ensemble des frais du stand, il se verra également facturé l ensemble des frais de dossiers et d inscription (dépendant du nombre d exposants différents sur le stand).

6 Article 7 : ESPRIT GÉNÉRAL L Exposant reconnaît et respecte le concept ainsi que l esprit général de Bruxelles Champêtre. Il s engage à ne pas diffuser de messages et à ne pas adopter un comportement contraire ou contradictoire avec l événement. Article 8 : HORAIRES Les horaires d organisation du jour de l événement font partie intégrante de la présente convention. Cet événement se déroule de 10h à 19h. Le montage se fait de 6h00 à 9h30 avec accès par la rue Ducale ou la rue Royale (une carte d accès vous sera envoyée avant l événement pour pouvoir momentanément accéder au site de Bruxelles Champêtre et décharger votre équipement). L installation des stands devra être terminée 30 minutes avant l ouverture officielle de l évènement, c est-àdire à 9h30, en raison du contrôle de sécurité fait par les pompiers. Le démontage a lieu après 19h. Les véhicules ont accès à la zone après 20h ou selon la décision de l Organisateur. Attention : lors de la journée sans voiture, aucun véhicule non autorisé ne peut circuler entre 9h et 19h dans la région de Bruxelles-Capitale. Article 9 : EMPLACEMENT L Exposant précisera dans le formulaire en ligne la dimension souhaitée de son emplacement ainsi que toutes les remarques ou spécificités nécessaires à sa présence sur l événement. L Organisateur n est pas responsable des inconvénients causés par un manque de précision de l Exposant lors de son inscription. Avant l évènement, et au plus tard le 16/09/2014, l Organisateur présentera par mail l emplacement probable de l Exposant. Pour des

7 raisons pratiques, l Organisateur se réserve le droit de modifier cet emplacement lors du montage. L emplacement exact sera attribué in situ le jour de l événement par le responsable de la zone. Article 10 : LOGISTIQUE DE TERRAIN L Organisateur s engage à fournir à l Exposant: un contact sur le terrain un emplacement sur la Place des Palais ou dans le Parc Royal un accès à l eau en certains points sur le site (l exposant doit prévoir des jerricanes au besoin) un accès à l électricité, pour autant que l Exposant en fasse la demande dans la fiche technique lors de son inscription sur internet. L Organisateur fournit une prise 220V de 16A (soit 3500w maximum). L exposant doit se munir de ses propres rallonges et multiprises. Toute demande de fourniture d électricité de la part de l Exposant doit se faire exclusivement via le formulaire en ligne. En l absence de demande de la part de l Exposant ou si l ampérage lié à la consommation réelle d électricité est supérieur à 16 ampères, l accès à l électricité sera limité, refusé ou facturé, sans possibilité de recours de la part de l Exposant. L Organisateur décline toute responsabilité en cas de coupure de courant dans le cadre de l évènement. L exposant s engage à tenir dans un état de propreté la surface au sol qui lui est mise à disposition, ainsi que la zone autour de son stand. Pour ce faire, l exposant prévoira des sacs poubelles conformes et en suffisance. L organisateur veillera à ce que l exposant nettoie sa zone pendant la journée de l évènement si besoin est, ainsi qu à la fin de

8 l évènement. L organisateur mettra à disposition des containers pour l évacuation des déchets (sacs poubelles). Un état des lieux de sortie devra être signé par le responsable de zone et par l Exposant avant le départ de l Exposant. Sans cette signature et la vérification de la propreté de l espace mis à la disposition, l Exposant se verra facturer une amende de 50 pour les frais de nettoyage et de suivi administratif. Si l exposant vient avec sa propre tente, il devra veiller à lester chacun des pieds avec des poids de 15 kg (tente 4x3) à 20 kg (tente 6x3) (total pour une tente de 4 pieds : min. 4 x 15 kg). NB : Le lestage sera fourni sur place aux exposants ayant commandé une tente services. via nos Article 11 : MISE A DISPOSITION DE MATÉRIEL, MOBILIER ET TERRAIN L Organisateur propose un service de location de matériel et mobilier pour les stands. La demande de location se fait via le formulaire d inscription en ligne. Vous pourrez modifier vos choix concernant vos besoins logistiques (taille de votre emplacement, location de matériel et besoin en électricité) jusqu'au 31/05/14 inclus, avec le login qui vous sera attribué à la fin du formulaire de demande d inscription. Toute demande de raccourcissement de surface au sol faite APRES le 31/05/14 donne droit à l Organisateur à une indemnité de dédit (voir art. 2.2 CGV). Toute annulation de demande de matériel APRES le 31/05/14 entrainera également une indemnité en faveur de l Organisateur à charge de 30% du montant du matériel préalablement commandé.

9 Tout ajout de demande de matériel ou agrandissement de surface au sol (dans la mesure du possible) faite APRES le 31/05/13 n'entrainera pas de frais d'indemnité mais augmentera votre facture finale. Le jour de l événement, le matériel commandé sera mis à disposition des exposants dès leur arrivée, un état des lieux et un comptage sera effectué par le responsable de zone en présence de l Exposant. Ils signeront alors ensemble la fiche confirmant le nombre et la bonne réception du matériel. En fin de journée, l Exposant devra appeler le responsable de zone afin que celui-ci vérifie la quantité de matériel et l état de celui-ci. L exposant devra OBLIGATOIREMENT signer l état des lieux de sortie. Cet état des lieux ne sera effectué QUE lorsque l emplacement confié à l Exposant sera PROPRE et VIDE. Le responsable fera alors appel à une équipe chargée de l enlèvement du matériel. Si l Exposant ne signe pas l état des lieux de sortie : LA TOTALITE du matériel emprunté lui sera facturée. Pour tout matériel manquant, l Exposant se verra facturer des frais supplémentaires, à savoir : htva la chaise, htva la table, htva la table mange-debout, la housse mange-debout et la tente, c est-à-dire le prix facturé par le fournisseur à l Organisateur. Article 12 : SÉCURITÉ & POMPIERS Tout Exposant utilisant des flammes, barbecues, du gaz ou des huiles chaudes est tenu d être en conformité avec les règles édictées par les pompiers, dont le fait de se munir d un extincteur ad hoc (Attention, différents types d extincteurs existent : eau, poudre, CO 2 ). En fonction du type de cuisson utilisé, l Exposant doit veiller à se munir de

10 l extincteur adéquat et d une couverture anti-feu. En outre, tout Exposant utilisant un barbecue, des huiles chaudes ou gaz est également dans l obligation de délimiter, à l aide de barrières métalliques (Nadar), un périmètre de protection de 1 mètre autour de ce type d installation. Les exposants utilisant du gaz doivent se munir de tuyau agréé en 2013 ou Une visite des pompiers est prévue le jour de l évènement à partir de 9h30. Article 13 : DÉGATS L Exposant sera tenu responsable des éventuels dégâts occasionnés par son activité. Sont notamment visées, sans que cette liste ne soit limitative, les tâches de graisse sur les trottoirs, les dégradations aux plantations ou au mobilier urbain. L Exposant est tenu de s assurer pour les dommages qu il pourrait causer à des tiers du fait de leur participation. L'exposant veillera également à s'assurer contre toute autre forme de risque qu'il juge nécessaire. L'organisateur ne peut pas être tenu pour responsable en cas de perte, vol ou dégradation occasionnés aux effets (marchandise, véhicule ) de l'exposant. Article 14 : RESPONSABILITÉ De manière générale, l Exposant veillera à ne pas mettre en danger le public et à ne pas porter préjudice à l Organisateur ainsi qu à ses partenaires. Article 15 : VENTE Pour cette édition 2014, toute vente de boissons est interdite sans l accord écrit de l Organisateur. Elle sera autorisée uniquement pour les producteurs «Slow Food» vendant leurs propres produits et pour les

11 producteurs et/ou importateurs officiels de boissons bios. L Exposant précisera lors de son inscription quelles boissons il souhaite vendre. La décision ultime d accorder ou non la vente de certains produits appartient exclusivement à l Organisateur qui en avisera l Exposant. Si aucune précision n est faite par rapport aux boissons lors de l inscription, l Organisateur se réserve le droit d interdire toute ou partie de la vente de ces produits sur l évènement. La vente d alcool est interdite, sauf pour les brasseries et stands viticoles. Pour toute vente d alcool et sous réserve d autorisation de l Organisateur, un supplément de 100 euros htva sera demandé à l Exposant. Article 16 : VAISSELLE ET GOBELETS En règle générale et afin de réduire la quantité de déchets générés sur l évènement, l Exposant veillera à diminuer au maximum l utilisation d emballages ou les récipients jetables en servant tous ce qu il est possible dans une serviette ou une simple feuille de papier (concept du fingerfood). VAISSELLE Plusieurs options sont conseillées pour servir de la nourriture : 1. L Exposant peut amener sa propre vaisselle à condition de demander une caution pour le retour de celle-ci. Attention que les règles d hygiène et les conditions de l évènement ne permettent pas le nettoyage sur place (pas d eau chaude, ni d espace adéquat). Il faut donc prévoir de la vaisselle en quantité suffisante. 2. L Exposant veillera un maximum à utiliser de la vaisselle en carton. En effet, le carton est le moins impactant en termes d empreinte écologique.

12 BOISSONS Pour rappel : la vente de boisson n est pas autorisée, sauf autorisation écrite préalable de l Organisateur. Toutes les boissons doivent être obligatoirement servies dans des gobelets (recyclables). Aucune bouteille ouverte ne pourra être distribuée sur le site. En ce qui concerne les Exposants Brasseurs, il est possible d utiliser des verres à bière en verre à condition de demander obligatoirement une caution auprès du consommateur. L exposant peut (afin de réduire sa quantité de déchet généré) louer des gobelets réutilisables auprès du fournisseur Kopo. Un système de caution de 1 pour le retour de ces gobelets est obligatoire. Pour la location de ces gobelets, l Exposant devra entrer en contact direct avec Kopo, ou un autre fournisseur, pour passer la commande. Kopo Bureau Bruxelles Tél. : +32(0) En cas de litige ou de problèmes avec le fournisseur, l Organisateur ne peut être tenu pour responsable. Tous problèmes en matière de gobelet réutilisable devront se régler directement avec le fournisseur Kopo. Article 17 : DÉCORATION & SON La décoration ne devra pas dépasser une hauteur de 2.5m et les dimensions au sol d un stand standard. La musique ne devra, en aucun cas, gêner les stands voisins.

13 Article 18 : AIDE À LA PROMOTION Tout Exposant s engage à promouvoir l évènement à travers ses propres canaux de communication. Le nom de l évènement et l adresse du site ou doivent être mentionnés par l Exposant dans ses propres communications (sur le site web, dans l agenda, dans les e-news, magazines, etc.). Tout exposant s engage également à ne pas créer son propre évènement ou sa propre page «Bruxelles Champêtre» sur les réseaux sociaux, notamment Facebook, afin d éviter toute confusion avec la page déjà existante, créée par l équipe organisatrice de Bruxelles Champêtre. Article 19 : CLAUSE DE RÉSERVE L Organisateur peut, à tout moment, refuser la participation d un Exposant, sans être tenu d en exposer les motivations. Le cas échéant, les sommes versées seront remboursées. Aucun recours n est prévu. Article 20 : INTERDICTION DE CESSION ET SOUS-LOCATION L emplacement loué est personnel et doit être occupé en permanence par l Exposant, ses préposés ou mandataires pendant toute la durée de l événement. L Exposant ne peut ni sous-louer, ni céder ses droits. Article 21: DISPOSITIONS SPÉCIALES Si des évènements météorologiques, politiques ou économiques imprévus, ou en cas de force majeure, s opposaient à la tenue de la manifestation ou entravait la réalisation, les exposants ne pourraient prétendre à aucune indemnité ni remboursement des sommes qu ils auraient versées.

14 En cas d annulation pure et simple de l évènement, les sommes disponibles après paiement des dépenses engagées seront réparties entre les exposants au prorata de leurs versements, sans que des recours soient possibles à l encontre de l Organisateur. Article 22 : COMPÉTENCES ET LITIGES La présente convention est soumise aux dispositions du droit belge. Tout litige concernant l interprétation ou l exécution de ladite convention, sera de la compétence exclusive des tribunaux de l arrondissement de Bruxelles.

15 Conditions Générales de Vente Les affaires qui sont traitées par Poseco asbl impliquent l acceptation définitive et sans réserve, par l acheteur, des conditions qui suivent et dont il déclare expressément avoir pris connaissance. Art. 1. Offres et confirmation 1.1. Toutes nos offres sont faites sans engagement de notre part Tous nos prix s entendent hors tva : toutes taxes sont à charge de l acheteur, y compris les taxes nouvelles Toute augmentation dans le cours légal de la monnaie, avant le paiement, est à charge de l acheteur et ne l autorise pas à demander la résolution du marché. Art. 2. Commandes 2.1. Toute commande fait l objet d un bon de commande dûment signé ou accepté par mail 2.2. Toute commande annulée par nos clients, dès ou après la signature du bon de commande, nous donne automatiquement le droit à une indemnité de dédit égale à 30% du montant de la commande avec un minimum de 50,00, même si aucun acompte n est versé. Art. 3. Réclamations 3.1. Toutes réclamations, sous peine d irrecevabilité, doivent être formulées par lettre recommandée endéans la huitaine de la réception des marchandises ou de l exécution du travail Toutes factures non protestées endéans les huit jours de l envoi sont considérées comme acceptées Lorsque la réclamation est reconnue fondée, notre obligation se limitera au remplacement des marchandises reconnues défectueuses à l exclusion de tout autre dédommagement L introduction de la réclamation ne donne pas le droit de différer le paiement des marchandises fournies intactes Toutes contestations qui pourraient s élever entre parties relativement à une fourniture, une installation ou à leur réglementation sont de la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles. Art. 4. Paiement 4.1. Sauf dispositions contraires et accords écrits de notre part, nos factures sont payables au grand comptant A défaut de paiement aux échéances ci-dessus indiquées, il sera porté en compte, automatiquement, de plein droit et sans mise en demeure, un intérêt conventionnel de 1 % par mois. De même, il sera dû une indemnité forfaitaire de retard égale à 30% du solde restant dû, sans que cette indemnité puisse être inférieure à cinquante euros. Le client reconnaît que par le seul fait de son paiement tardif, il commet une faute contractuelle qui cause un préjudice à poseco asbl Dans le cas d une traite acceptée par nous, les frais de timbres, d encaissement, de protêt, de retour de protêt et d escompte sont toujours à charge de l acheteur Le soussigné du bon de commande ou de livraison au verso reste tenu personnellement responsable des engagements contractés vis à vis du fournisseur Le soussigné du bon de commande ou livraison au verso se porte dès à présent caution solidaire et indivisible des engagements contractés vis à vis du fournisseur.