Icones utilisées dans les exercices 2. 1 Module de gestion : Coordinateurs locaux S enregistrer dans le système... 3

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1 OSIRIS Exercices

2 TABLE DES MATIÈRES Icones utilisées dans les exercices 2 1 Module de gestion : Coordinateurs locaux S enregistrer dans le système S enregistrer comme impétrant institutionnel S enregistrer comme impétrant non-institutionnel Créer des rôles dans votre organisation S identifier en temps qu impétrant institutionnel et créer des acteurs Créer/supprimer une période de congé/absence S identifier en tant que gestionnaire et créer des acteurs S identifier en tant que zone de police et créer des acteurs Créer une garantie bancaire pluriannuelle Création et validation de la garantie bancaire V 0.1 1

3 ICONES UTILISÉES DANS LES EXERCICES Note ou information supplémentaire relative à une étape du workflow. Explications sur le fonctionnement du workflow en dehors des actions par l acteur. Indications sur l implication de l exécution d une étape. Attire l attention sur des éléments indispensables pour pouvoir continuer le processus commencé. Met en évidence les implications d une actions particulièrement cruciale. Astuces ou conseils pour la réalisation de tâches qui ne sont pas détaillées explicitement dans les étapes présentées. V 0.1 2

4 1 MODULE DE GESTION : COORDINATEURS LOCAUX 1.1 S enregistrer dans le système S enregistrer comme impétrant institutionnel Etape 1 : Ouvrir le module de gestion et enregistrer l organisation b. Le troisième cadre de l écran d accueil est réservé aux utilisateurs n étant pas encore inscrits dans l application. c. Cliquez sur le bouton «ici» pour vous faire connaître par le système. d. Sélectionnez «Impétrant» comme type d organisation. e. Choisissez ensuite «Impétrant institutionnel». f. Renseignez ensuite au système les informations de votre organisation. g. Pour copier les champs «Nom complet» et «Abréviation usuelle» dans les champs de l autre langue cliquez sur la pointant le champ à remplir. Il est possible de créer une organisation mixte travaillant à la fois sur les installations et hors installations. Dans ce cas, l organisation doit créer une sous-organisation. En cliquant sur le bouton «Editer organisation mixte», l impétrant peut créer un alias pour la sous-organisation travaillant sur les infrastructures ou non selon le choix effectué avec le bouton de sélection pour l organisation «mère». h. Cliquez sur suivant pour valider l enregistrement du formulaire. Attention pour pouvoir passer à l étape suivante de l identification, vous devez remplir tous les champs précédés d un astérisque. i. Vous devez ensuite créer un nouvel acteur, le coordinateur local, en renseignant au système les informations s y rapportant. Remarque : Les autres acteurs de l organisation pourront être ajoutés à celle-ci par la suite. Leur création gestion de leur droits est gérée par le coordinateur local. et la Cet acteur est ici le coordinateur local de l organisation, le bouton de sélection permettant de le définir comme tel est coché par défaut. La capacité de l acteur V 0.1 3

5 d effectuer une signature électronique dépend de l organisation et de la nécessité pour cet acteur de signer. Dans certains cas le coordinateur local est amené à signer des documents dans d autres cas c est un autre acteur de son organisation qui a cette prérogative. Dans ce dernier cas la signature électronique n est pas indispensable pour cet acteur. De plus si le coordinateur local fait partie de la Commission de Coordination de chantier, il devra aussi le spécifier à l aide du 3 e bouton de sélection. Etape 2 : Définir le secteur géographique d intérêt et sauver a. Effectuez un zoom sur la carte à l aide du bouton et utilisez la souris (cliquez en maintenant votre clic et déplacez le curseur) pour explorer la carte. Chaque acteur dans le système Osiris doit définir une zone géographique d intérêt, dans laquelle il est susceptible d être intéressé par un appel à coordination ou être tenu informé des chantiers et événements de cette zone. Ceci permet de limiter les sollicitations de l organisation aux procédures de gestion des chantiers inclus dans le secteur déterminé b. Revenez à une vision globale de la carte de la région en utilisant le bouton. c. Choisissez une méthode pour définir la zone géographique qui correspond à vos activités. Si votre organisation est active sur l étendue d une ou de plusieurs commune dans leur entièreté, l outil «Liste des communes» vous permet de définir votre zone d intérêt. Dans ce cas, cliquez sur le bouton «Effacer» pour supprimer l emprise par défaut qui comprend l entièreté de la région. Dans la liste des communes cliquez sur le pour ajouter une commune à votre zone géographique d intérêt. Si votre organisation est active sur une zone géographique qui comprend plusieurs communes mais pas dans leur entièreté, l outil dessin libre est le plus approprié. Commencez alors par cliquer sur le bouton «Effacer» pour supprimer l emprise par défaut. Choisissez un outil de dessin et représentez votre zone géographique. Supprimez éventuellement les parties qui doivent l être ou prenez l intersection entre deux zones. Modifiez à une échelle plus petite la zone tracée et terminez votre dessin en faisant un double clic. V 0.1 4

6 Si vous avez un fichier GML définissant la zone géographique qui vous intéresse, vous pouvez l importer. Commencez alors par cliquer sur le bouton «Effacer» pour supprimer l emprise par défaut. Cliquez sur «Parcourir» pour sélectionner le fichier et importez le. Définissez une éventuelle zone tampon autour de la zone définie par votre fichier GML. d. Sauvez votre zone géographique d intérêt en cliquant sur le bouton «Sauver». e. Confirmez que la zone géographique définie correspond à la zone dans laquelle vous serez amené à être actif et où vous serez susceptible d être appelé à coordination. Cette action demande la validation du secteur géographique qui intéresse votre organisation. Vous devez confirmer cette action avant de continuer. La confirmation de cette demande définit en effet le seul secteur géographique de Bruxelles dans lequel vous êtes susceptible de demander des travaux et d être appelé à coordination ; à contrario vous vous engagez à ne pas demander à effectuer des travaux dans tout autre secteur géographique, à moins d introduire préalablement une modification du secteur. f. Votre organisation est maintenant enregistrée dans le système S enregistrer comme impétrant non-institutionnel Etape 1 : Ouvrir le module de gestion et enregistrer l organisation b. Le troisième cadre de l écran d accueil est réservé aux utilisateurs n étant pas encore inscrits dans l application. c. Cliquez sur le bouton «ici» pour vous faire connaître par le système. d. Sélectionnez «Impétrant» comme type d organisation. e. Choisissez ensuite «Impétrant non institutionnel». f. Renseignez ensuite au système les informations de votre organisation. g. Pour copier les champs «Nom complet» et «Abréviation usuelle» dans les champs de l autre langue cliquez sur la pointant le champ à remplir. h. Choisissez la langue et le domaine d activité de votre organisation. V 0.1 5

7 i. Cliquez sur suivant pour valider l enregistrement du formulaire. Attention pour pouvoir passer à l étape suivante de l identification, vous devez remplir tous les champs précédés d un astérisque. j. Vous devez ensuite créer un nouvel acteur, le coordinateur local, en renseignant au système les informations s y rapportant. REMARQUE : LES AUTRES ACTEURS DE L ORGANISATION POURRONT ÊTRE AJOUTÉS À CELLE-CI PAR LA SUITE. LEUR CRÉATION ET LA GESTION DE LEUR DROITS EST GÉRÉE PAR LE COORDINATEUR LOCAL. Cet acteur est ici le coordinateur local de l organisation, le bouton de sélection permettant de le définir comme tel est coché par défaut. La capacité de l acteur d effectuer une signature électronique dépend de l organisation et de la nécessité pour cet acteur de signer. Dans certains cas le coordinateur local est amené à signer des documents dans d autres cas c est un autre acteur de son organisation qui a cette prérogative. Dans ce dernier cas la signature électronique n est pas indispensable pour cet acteur. De plus si le coordinateur local fait partie de la Commission de Coordination de chantier, il devra aussi le spécifier à l aide du 3 e bouton de sélection. Etape 2 : Définir le secteur géographique d intérêt et sauver a. Référez-vous à la section du même nom pour les impétrants institutionnels (cf ). 1.2 Créer des rôles dans votre organisation S identifier en temps qu impétrant institutionnel et créer des acteurs S identifier en temps qu impétrant institutionnel b. Le premier cadre de l écran d accueil vous permet de vous enregistrer, entrez-y l adresse e- mail de votre utilisateur ainsi que votre mot de passe et connectez-vous. Vous voilà dans l application, enregistré en tant qu impétrant institutionnel. L administrateur général a validé votre profil pour que vous puissiez y effectuer des actions. V 0.1 6

8 Créer des nouveaux acteurs dans son organisation a. Cliquez sur votre nom d utilisateur dans le menu d accès rapide en haut à droite de l écran. En dessous de votre nom apparaît un ensemble de bouton permettant d accéder à différentes fonctionnalités liées à votre organisation : une boite à messages, un échéancier,. b. Cliquez sur «Mon organisation» c. Cliquez sur le bouton vous permettant de créer un nouvel acteur au sein de votre organisation. d. Remplissez les champs d indentification du nouvel acteur. Vous pouvez désigner au sein de votre organisation d autres coordinateurs locaux et leur associer, ou non, la possibilité d effectuer une signature électronique. e. Choisissez, créez, ou modifiez l adresse du nouvel acteur en cliquant sur le bouton s y rapportant. Une fois les informations de base renseignées au système, il vous faut définir un/des profils pour votre acteur. Ces profils sont associés à des droits qu il pourra exercer dans le système. f. Choisissez le/les profils de l acteur que vous souhaitez créer en fonction du rôle qu il a dans votre organisation et des actions qu il devra effectuer. REMARQUE : LES RÔLES ASSOCIÉS AUX ACTEURS SONT SPÉCIFIQUES À CHAQUE TYPE D UTILISATEUR. UN IMPÉTRANT SE VERRA AINSI ATTRIBUER DES PRÉROGATIVES DIFFÉRENTES DE CELLES D UN GESTIONNAIRE OU D UN OFFICIER DE POLICE JUDICIAIRE Changer de coordinateur local b. Connectez-vous en tant que coordinateur local. c. Cliquez sur votre nom d utilisateur dans le menu d accès rapide en haut à droite de l écran. En dessous de votre nom apparaît un ensemble de bouton permettant d accéder à différentes fonctionnalité liées à votre organisation : une boite à message, un échéancier,. d. Cliquez sur «Mon organisation» e. Dans la section «Acteur» cliquez sur la loupe pour ouvrir les détails d un acteur de votre organisation différent du vôtre f. Dans la fenêtre «Editer l acteur», cochez le bouton de sélection pour rendre cet acteur coordinateur local V 0.1 7

9 g. Cliquez sur «Sauver» h. Dans la section «Acteurs» cliquez sur la loupe pour ouvrir les détails de votre acteur i. Dans la fenêtre «Editer l acteur», cochez le bouton de sélection enlever les droits de coordinateur local à votre acteur j. Choisissez des profils à associer à votre acteur en fonction du rôle que vous voulez avoir dans votre organisation. k. Cliquez sur «Sauver» Si vous quittez votre session en ayant retiré vos droits de coordinateur local, vous ne pourrez plus avoir accès à l édition d acteur de votre organisation. Le menu «Mon organisation» ne sera plus disponible dans votre menu d accès rapide. Vous pouvez cependant attribuer le droit de coordinateur local à plusieurs acteurs de votre organisation Créer/supprimer une période de congé/absence Créer une période de congé/absence b. Enregistrez-vous dans le système en tant qu acteur d une organisation, coordinateur local (Gestionnaire, Impétrant, zone de police, ) c. Ouvrez votre menu d accès rapide d. Cliquez sur «Congé & Absences» e. Dans la fenêtre qui s ouvre cliquez sur le bouton permettant de créer une nouvelle période de congé/absence f. Renseignez au système les dates entre lesquelles cette période s étend g. Cliquez sur «Sauver» Le système permet alors de définir un remplaçant pour effectuer vos tâches courantes durant la période d absence. Ce remplaçant acquiert vos droits. Lorsqu il s enregistre dans le système, il a la possibilité de le faire en tant que son propre acteur ou en tant que replaçant de votre acteur. Si vous avez créé une période d absence et que vous voulez vous enregistrer dans le système durant celle-ci, le système affichera un message disant qu il a détecté que vous étiez absent et vous demandant de confirmer votre souhait de vous enregistrer malgré tout. h. Cliquez sur le bouton permettant d ajouter un remplaçant i. Choisissez un remplaçant qui n est pas coordinateur local dans la liste j. Cliquez sur «Sauver» k. Fermez les fenêtres V 0.1 8

10 Se connecter en tant que remplaçant b. Enregistrez-vous dans le système avec l acteur désigné comme replaçant Lors de la connexion, vous avez le choix de vous inscrire en tant que remplaçant de l acteur en congé ou en tant que vous-même. Lorsque vous vous connectez en remplacement, vous acquérez les droits de l acteur que vous remplacez. c. Ouvrez le menu d action rapide en dessous de votre nom et vérifier que vous pouvez accéder au menu «Mon organisation» Vous avez bien acquis les droits du coordinateur local que vous remplacez si c est le cas. d. Fermez l application Supprimer une période de congé/absence a. Vous êtes toujours enregistré avec l acteur avec lequel vous avez créé une période de congé/absence b. Dans votre menu d accès rapide, cliquez sur «Congé & Absence» c. Dans la fenêtre du même nom, cliquez sur la croix rouge en face d une période de congé pour la supprimer d. Confirmez votre suppression e. Fermez la fenêtre et quittez l application S identifier en tant que gestionnaire et créer des acteurs Etape 1 : S identifier en temps que coordinateur local gestionnaire b. Le premier cadre de l écran d accueil vous permet de vous enregistrer, entrez-y l adresse de votre utilisateur (gestionnaire) ainsi que votre mot de passe et connectez-vous. V 0.1 9

11 Vous voilà dans l application, enregistré en tant que gestionnaire. L administrateur général a validé votre profil pour que vous puissiez y effectuer des actions. Etape 2 : Créer des nouveaux acteurs dans son organisation a. Cliquez sur votre nom d utilisateur dans le menu d accès rapide en haut à droite de l écran. En dessous de votre nom apparaît un ensemble de bouton permettant d accéder à différentes fonctionnalité liées à votre organisation : une boite à message, un échéancier,. b. Cliquez sur «Mon organisation» c. Cliquez sur le bouton vous permettant de créer un nouvel acteur au sein de votre organisation. Vous allez créer les acteurs nécessaires aux actions à effectuer dans votre organisation. Notamment, les différents acteurs participant aux processus de next-in-line. d. Remplissez les champs d indentification du nouvel acteur. e. Choisissez, créez, ou modifiez l adresse du nouvel acteur en cliquant sur le bouton s y rapportant. f. Attribuez-lui les rôles d un contrôleur délégué : Module Dérogation Evènement Autorisation Exécution Surveillance Rôle Contrôleur de dossier Contrôleur Evènement Contrôleur de dossier Contrôleur de chantier Délégué Gestionnaire g. Cliquez sur «Sauver» h. Faites de même pour créer successivement les profils de valideurs et de signataires. V

12 Délégués, valideurs et signataires rentrent tous trois en jeux dans les procédures de nextin-line impliquant des gestionnaires. i. Attribuez-leur les rôles suivants : Module Valideur Evènement Dérogation Autorisation Exécution Surveillance Rôle Valideur Event Responsable admin Responsable admin Responsable admin Valideur Gestionnaire Signataire Evènement Dérogation Autorisation Exécution Surveillance Signataire Evènement GV Physique GV Physique GV Physique Signataire Gestionnaire j. Cliquez sur «Sauver» S identifier en tant que zone de police et créer des acteurs Etape 1 : S identifier en tant que coordinateur local zone de police b. Le premier cadre de l écran d accueil vous permet de vous enregistrer, entrez-y l adresse de votre utilisateur (zone de police) ainsi que votre mot de passe et connectez-vous. Vous voilà dans l application, enregistré en tant que zone de police. L administrateur général a validé votre profil pour que vous puissiez y effectuer des actions. V

13 Etape 2 : Créer des nouveaux acteurs dans son organisation c. Cliquez sur votre nom d utilisateur dans le menu d accès rapide en haut à droite de l écran. En dessous de votre nom apparaît un ensemble de bouton permettant d accéder à différentes fonctionnalités liées à votre organisation : une boite à messages, un échéancier,. d. Cliquez sur «Mon organisation» e. Cliquez sur le bouton vous permettant de créer un nouvel acteur au sein de votre organisation. Vous allez créer les acteurs nécessaires aux actions à effectuer dans votre organisation. Notamment, les différents acteurs participant aux processus de next-in-line. f. Remplissez les champs d indentification du nouvel acteur. g. Choisissez, créez, ou modifiez l adresse du nouvel acteur en cliquant sur le bouton s y rapportant. h. Attribuez-lui les rôles d un contrôleur de police (délégué): Module Evènement Autorisation Exécution Contrôle Rôle Contrôleur Evènement Contrôleur ZP Contrôleur ZP Contrôleur i. Faites de même pour créer successivement les profils de valideurs et de signataires. Délégués, valideurs et signataires rentrent tous trois en jeux dans les procédures de nextin-line impliquant les zones de police. j. Attribuez-leur les rôles suivants : Module Valideur Evènement Autorisation Exécution Contrôle Rôle Valideur Event Valideur ZP Valideur Event Contrôleur V

14 Signataire Evènement Autorisation Exécution Contrôle Signataire Evènement Signataire ZP Signataire ZP Contrôleur 1.3 Créer une garantie bancaire pluriannuelle Création et validation de la garantie bancaire Etape 1 : Création de la garantie bancaire pluriannuelle b. Connectez-vous en tant que coordinateur local impétrant. c. Cliquez sur votre nom d utilisateur dans le menu d accès rapide en haut à droite de l écran. En dessous de votre nom apparaît un ensemble de bouton permettant d accéder à différentes fonctionnalités liées à votre organisation : une boite à messages, un échéancier,. d. Cliquez sur «Mon organisation» e. Dans la section «Autre», cliquez sur «Visualiser», en face de «Garanties bancaires pluriannuelles» Tout impétrant enregistré dans OSIRIS doit constituer une garantie bancaire qui est fonction de la taille du chantier qu il entreprend (Chapitre 1, Art. 55, 1 er de l ordonnance du 3/07/2008 Ordonnance relative aux chantiers en voirie). f. Cliquez sur le bouton vous permettant de créer une nouvelle garantie bancaire pluriannuelle g. Dans la section «Organisme» de la fenêtre qui apparaît, cliquez sur «Rechercher, créer, modifier» Le système vous permet de choisir, parmi une liste, l organisme bancaire avec lequel vous avez constitué une garantie. Cet organisme peut vous fournir une preuve de la présence du montant nécessaire. Si l organisme auprès duquel vous avez constitué une garantie n est pas présent dans la liste, vous pouvez l ajouter en renseignant son nom et son adresse au système. V

15 h. Sélectionnez un organisme bancaire Pour sélectionner un organisme, cliquez sur le symbole situé en face de la ligne s y rapportant. Pour ajouter un organisme qui n est pas présent dans la liste cliquez sur le bouton «Pour créer un nouvel organisme bancaire, cliquez ici». i. Dans la section «Garanties bancaires pluriannuelles» remplissez les champs «Date effet», «Date échéance» et «Montant». La date d échéance est la date à laquelle la garantie bancaire expirera. Elle ne peut donc pas être antérieure à la date de prise d effet. j. Cliquez sur «Parcourir» pour rechercher sur votre ordinateur la preuve de la garantie à attacher k. Choisissez le fichier dans le navigateur qui apparaît et cliquer sur «Ouvrir» l. Cliquez sur «Sauver» pour enregistrer votre garantie dans le système Etape 2 : Validation de votre garantie bancaire pluriannuelle a. Demandez au professeur de valider votre garantie Votre professeur prend le rôle d administrateur général pour avoir les droits nécessaires à la validation de cette garantie. b. Fermez les fenêtres et fermez l application V