PRIVATE SEARCH: Mandats

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1 PRIVATE SEARCH: Mandats 22/10/2010 1

2 Préambule Ce manuel contient des informations quant à la manière d introduire et d adapter les mandats, via le «Private Search». Toute personne ayant accès au «Private Search» peut faire toutes les actions. C est pourquoi l accès est limité aux personnes exerçant une fonction légale et à leurs mandataires «Private Search». Les autres mandataires, comme les mandataires postaux, n ont pas encore accès à cette application. 2

3 Table des matières Préambule S identifier comme Private Searcher Le niveau d un mandat Les mandats au niveau d une entreprise Mandats au niveau de l unité d établissement Actions sur les mandats d une entreprise et/ou d une unité d établissement Création d un nouveau mandat Adapter un mandat Corriger un mandat Arrêter un mandat Annuler un mandat Extrait relatif aux mandats Mandat spécifique à une personne Extrait intégral Extrait mandataire «poste» Extrait pour une période

4 1. S identifier comme Private Searcher L accès au Private Search s effectue en cliquant sur le lien «BCE Private Search» accessible sur le site web L écran 1 est alors affiché et l utilisateur est invité à s identifier, soit via un token, soit via sa carte d identité électronique (e-id). Ecran 1 Après identification, l écran 2 apparaît. Ecran 2 L utilisateur doit ensuite cliquer sur le lien "Afficher la liste des entreprises de l utilisateur du Private Search" pour avoir accès à la liste des entreprises pour lesquelles il est mandaté. 4

5 L écran 3 s ouvre ensuite: "Liste des entreprises pour lesquelles vous êtes mandaté". Ecran 3 Lorsque vous sélectionnez une des entreprises affichées, vous arrivez à l écran 4. Ecran 4 5

6 2. Le niveau d un mandat Un utilisateur «Private Search» peut créer et adapter des données «mandats» au niveau de l entreprise et au niveau de l unité d établissement. Un mandat au niveau de l entreprise est valable pour l entreprise entière, et donc aussi pour toutes les unités d établissement de cette entreprise. Quand un mandat est inscrit pour une unité d établissement, le mandat est seulement valable pour cette unité d établissement Les mandats au niveau d une entreprise Lorsque vous voulez introduire ou adapter un mandat au niveau de l entreprise vous devez cliquer sur l onglet «Mandats» dans la navigation gauche. Mandats au niveau de l entreprise 6

7 2.2. Mandats au niveau de l unité d établissement Pour créer des mandats au niveau d une unité d établissement vous devez cliquer sur l onglet «Liste des unités d établissement» : vous avez alors un aperçu de toutes les unités d établissement inscrites pour votre entreprise. Vous obtiendrez les données de l unité d établissement recherchée en cliquant sur le numéro de cette unité d établissement. A ce stade, vous pouvez sélectionner à nouveau l onglet «mandats» dans la navigation gauche pour créer et adapter les mandats qui sont actifs pour cette unité d établissement. 7

8 3. Actions sur les mandats d une entreprise et/ou d une unité d établissement 3.1. Création d un nouveau mandat Les mandats peuvent être créés via la partie "Créer un mandat". Vous devez toujours spécifier le type de mandat : vous avez le choix entre le mandat «poste» et le mandat «Private Search». Un mandat «Poste» vous permet d aller chercher des envois recommandés avec un extrait qui est disponible sur le Private Search (voir plus loin). Les mandataires «Poste» n ayant pas accès à l application «Private Search», ce document doit toujours être fourni par un représentant légal ou un mandataire «Private Search», ayant accès à l application Adapter un mandat Les mandats peuvent être adaptés en cliquant sur le lien "Adapter". On arrive alors dans le "Wizard Adapter". Ce Wizard permet de corriger, d arrêter ou d annuler les mandats d une entreprise. 8

9 3.3. Corriger un mandat Les mandats peuvent être corrigés, via le "Wizard Adapter", en cliquant sur le lien Il y a une faute dans le mandat, il doit être adapté. 9

10 3.4. Arrêter un mandat Les mandats peuvent être arrêtés, via le Wizard Adapter, en cliquant sur le lien "Le mandat doit être arrêté". 10

11 3.5. Annuler un mandat Un private searcher ne peut lui-même annuler directement un mandat. En cliquant sur le lien "Ce mandat n'a jamais existé dans l'entreprise", on obtient l information sur comment introduire une demande d annulation d un mandat sur une entreprise. Le message suivant est affiché: 11

12 4. Extrait relatif aux mandats Différents types d extraits relatif aux mandats peuvent être imprimés, aussi bien au niveau de l entreprise qu au niveau de l unité d établissement. Allez sur l onglet «Extrait relatif aux mandats». L écran suivant apparaît : Le type de mandat doit toujours être sélectionné Mandat spécifique à une personne Vous pouvez demander un extrait pour une personne déterminée. Pour recevoir un aperçu de tous les mandats exercer par une personne dans l entreprise, vous devez cocher «Uniquement les mandats exercés par la personne titulaire de registre national ou de registre bis suivant :» et inscrire le numéro de registre national ou de registre bis dans le champ approprié. Ensuite vous sélectionnez dans «Type de mandat» le type de mandat que vous souhaitez demander pour cette personne Extrait intégral Si vous souhaitez recevoir un état des lieux de toutes les données actives à une date déterminée, vous sélectionnez «Situation au» et vous indiquez la date souhaitée. Au niveau de l entreprise, vous pouvez aussi imprimer les données de toutes les unités d établissement actives. Pour cela vous devez cochez «Unités d établissement incluses». Toutes les unités d établissement pour lesquelles un mandat a été introduit sont alors également imprimées. 12

13 Extrait mandataire «poste» Lorsque vous souhaitez aller chercher un envoi recommandé, vous pouvez imprimer un extrait intégral avec les paramètres suivants : Type de mandat : «poste» Cochez «Unités d établissement incluses» au niveau de l entreprise Situation à la date souhaitée En ce qui concerne la date vous devez faire attention à choisir une date qui sera encore acceptée par les services postaux. Cette date sera imprimée sur l extrait et cet extrait est seulement valable pendant une période déterminée. Lorsque les unités d établissement ne sont pas imprimées parce que vous avez une fonction ou un mandat au niveau de l entreprise, vous pouvez toujours imprimer l extrait intégral ou partiel de l entreprise avec toutes les unités d établissement, ou l extrait d une unité d établissement déterminée. Cet extrait et l extrait mandat «poste» vous permettront de retirer l envoi recommandé pour une unité d établissement Extrait pour une période Lorsque vous souhaitez recevoir un aperçu complet des mandats d un certain type entre deux dates ou à partir d une certaine date, vous pouvez choisir la dernière option «Historique». A cet endroit vous pouvez introduire les dates de début et de fin souhaitées. 13