À propos de Systemscope

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1 Plus intelligent, plus rapide, moins cher, plus convivial et conforme aux politiques : l APECA adopte une plateforme de processus opérationnel (PPO) s appuyant sur SharePoint Ron Surette Stephen Karam DG Transformation des services, Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) Directeur de l excellence du service gouvernemental de Systemscope

2 À propos de Systemscope Entreprise de conseil stratégiques de la RCN avec le concentration exclusif sur des priorités de secteur public Trois domaines d expertise: Excellence des services gouvernementaux Gestion de l information Conseil en gestion stratégique 40 comptes GC actifs 16 employés, 60 associés, 10 partenaires actifs

3 Aperçu Plus intelligent, plus rapide, moins cher, plus convivial et conforme aux politiques : l APECA adopte une plateforme de processus opérationnel (PPO) s appuyant sur SharePoint Présentation de l APECA Contexte opérationnel Réalisations jusqu à présent Approche de l APECA La plateforme de processus opérationnel (PPO) Démonstration de la PPO 3

4 Présentation de l APECA L Agence fournit des services gouvernementaux aux entreprises à diverses étapes de leur cycle de vie, par l intermédiaire de son siège social à Moncton et des divers CSEC au Canada atlantique. L APECA se consacre principalement à la gestion de subventions et de contributions (S et C), soutenue par des services de divulgation pour l échange de renseignements entre organismes de compétences diverses. Le budget global consacré aux S et C est d environ 250 millions de dollars; l effectif de l Agence est de 725 ETP et le budget de F et E est de 95 millions de dollars (pour ). 4

5 Contexte opérationnel 2006 : Le rapport du BVG souligne les difficultés liées aux S et C au GC. Établissement d'un groupe d'experts sur les S et C, qui publie un rapport et des recommandations. Entre autres choses, le SCT met sur pied un centre d'expertise pour mener la réforme visant les S et C. L APECA compte parmi les organismes qui ont participé à la réforme visant les S et C dès le début, et s est engagée à réduire de 10 % le fardeau de production de rapports. L approche de l APECA place l «architecture devant la mise en œuvre» et est axée sur les besoins des entreprises et les besoins en information pour guider les intermédiaires; cela constitue une approche cyclique. L Agence a cherché à mettre à profit ses investissements et ceux du GC pour améliorer la prestation de services à l interne et à l externe. 5

6 Six processus courants de gestion du cycle de vie Contexte opérationnel Modèle en 8 points visant les S et C Huit facteurs de l exécution des programmes Préparation Annonce Demandes Évaluation Octroi Administration Réalisations Vérification Définition du programme Conception du programme Publicité Clientèle cible Lancement du programme Demandes de renseignements Présentation des demandes Évaluation Résumé Contrôle par les pairs Classement Information Négociation Accord Modification Demandes de remboursement Suivi des projets Clôture Suivi du rendement Remboursement Vérification des bénéficiaires Vérification du programme Évaluation Approbation Phases et activités Cycle de vie du dossier du client (Identification et soutien du client et gestion de son dossier pour l ensemble des programmes et services) Cycle de vie des décisions (Suivi des activités dans le contexte des principales décisions) Cycle de vie du processus de sélection (Processus de bout en bout pour choisir les candidats en fonction des objectifs) Cycle de vie de l évaluation du rendement (Établissement des objectifs, saisie et évaluation des données et communication des résultats) Cycle de vie du processus d évaluation et de vérification (Gestion des programmes, des dossiers des clients et des projets en tenant compte des risques) Cycle de vie de l entente (Négociation et conclusion des ententes. Gestion des budgets, des paiements et des remboursements) Gestion des cas 6

7 Quelques réalisations de l APECA jusqu à présent Conformité dans le contexte du «labyrinthe de règles» Exemple : lien direct de la taxonomie à facettes appliquée et de la classification des entreprises avec les indicateurs du CRG et l architecture des activités de programme de l Agence. La productivité des agents d affaires en matière de saisie de données s est accrue de 30 % depuis que les données antérieures sont saisies automatiquement. La mise en œuvre du système QAccess a permis de rationaliser les processus opérationnels. Le système permet également d avoir accès au profil d un bénéficiaire en 30 secondes plutôt qu en 30 minutes. 7

8 Avant de passer la parole à Ron, quelques autres détails Plusieurs ministères ont leur propre système d administration des S et C, et certains participent à des mesures de regroupement. Il n y a actuellement aucune architecture prévue ou acceptée pour le versement et l administration de S et C au GC. Les S et C, tout comme d autres fonctions gouvernementales, donnent actuellement lieu à la recherche de solutions. L APECA est perçue comme étant un chef de file au CG pour ce qui est d innover dans l administration des S et C sans déroger au labyrinthe de règles. 8

9 Plateforme de processus opérationnel GTEC 09 Ronald Surette DPI

10 Qu est-ce que la PPO? Définition : La plateforme de processus opérationnel (PPO) est un modèle opérationnel qui intègre les TI pour permettre aux entreprises de procéder à des changements opérationnels de façon rapide et contrôlée grâce à des technologies intégrées d établissement de processus et des composantes réutilisables de processus opérationnels dans un environnement contrôlé. [Traduction] - Gartner 2009 De façon générale, la plateforme de processus s entend d un cadre sous-jacent d applications qui permet aux utilisateurs de prendre des processus comme modèles, de les organiser, de les intégrer et de les exécuter rapidement et facilement selon leur besoins opérationnels du moment. PPO = Gens + Architecture opérationnelle + Architecture axée sur les services + Technologie

11 Utilisation de MOSS comme CPO L APECA utilise MOSS 2007 comme outil de gestion de cas-projets à l appui d un modèle de casprojet. La plupart des activités du gouvernements sont liées à des projets et/ou à des cas et cadrent bien dans le modèle de cas-projet. L APECA a cerné quelque 80 types de cas et plus qui définissent ses processus opérationnels. Le cas-projet peut être très simple, mais il peut également être très complexe.

12 Architecture de l information Le cas est le point de rencontre entre l AAP, le MRSG et la bonne tenue de dossiers. (Pourquoi) Objectif stratégique Dossier Activité de programme Tâche Sousservice Sousactivité Activité opérationnelle Cas (Extrants) Dossier de cas Résultats Service Besoins (Comment) Groupe cible Les volets de l AAP et du modèle de référence stratégique du gouvernement (MRSG) se rejoignent au niveau du cas.

13 Les cas (et les dossiers de cas) comportent plusieurs volets. En plus de l AAP et du service, le cas comporte également d autres volets. Loi Responsabilité Qui en est responsable? Responsabilité financière De quel budget relèvent les dépenses qui y sont liées? À partir de quel(s) programme(s) est-il financé? Risques Quels facteurs de risques y sont associés? Géographie Les géocodes (ou codes postaux) qui y sont liés. Temps Dates de début et de fin et calendrier des étapes. Groupes de clients Divers groupes cibles de clients.

14 Architecture Unités Cadre de processus opérationnels à l appui des cas-projets Architecture d entreprise Renseignem ents opérationnel s (BI) Tenue de dossier s Lieux de travail communs Communautés Bus de service axé sur l AAS Cadre de processus opérationnels Architecture de la technologie Services externes

15 Plateforme de processus opérationnel L écosystème de la PPO comprend des centaines de facettes de cas-projets regroupés. Les divers cas-projets sont présentés et administrés à l aide des espaces de travail des collectivités. Les profils de cas-projets sont présentés comme services Web grâce au bus de service axé sur l AAS. Le bus de service présente également les renseignements sur les secteurs d activités et les anciens systèmes. Les données sont conservées dans un entrepôt de données pour les fonctions BI.

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17 Composantes de SharePoint à partager SharePoint permet de partager des composantes sous forme de modèles, ce qui réduit considérablement les frais de développement et favoriser la normalisation. Modèles d applications Les modèles d'applications sont des scénarios personnalisés prêts à l'emploi, adaptés pour répondre aux besoins et aux exigences des processus opérationnels et ensembles de tâches spécifiques des organisations de toute taille. Ils peuvent également servir de base à l élaboration de solutions SharePoint plus poussées. Exemple : modèle de gestion de cas Modèles de sites Il s agit de modèles prédéfinis utilisés pour répondre à des besoins généraux. Une fois créés, le site et ses composantes peuvent être personnalisés (bibliothèques, listes, affichages, etc.). Exemple : espaces de travail des collectivités Modèles de bibliothèques Les modèles de bibliothèques servent à créer des bibliothèques prédéfinies (pour conserver des documents). Ils peuvent prévoir des affichages et un ensemble de métadonnées prédéfinies associées aux documents. Les bibliothèques sont également disponibles dans les modèles de sites. Exemple : bibliothèque de documents; bibliothèque de photos; bibliothèque de formulaires Modèles de listes Les modèles de listes servent à créer des listes prédéfinies pour la gestion des données. Les listes sont également disponibles dans les modèles de sites. Exemple : listes de tâches associées à un projet, activités, personnes-ressources, etc. Modèles de pages Les modèles de pages servent a créer des pages Web pour présenter les renseignements du site, d autres sites, de bases de données ou du Web. Les Features Bien qu il ne s agisse pas d un modèle, les Features de SharePoint permettent au développeur d ajouter des fonctions aux modèles. Ces Features peuvent être utilisés par plusieurs ministères.

18 Démo Contexte de collaboration (Cas de groupes de travail) Comités, Groupes de travail, équipes, collectivités, unités Bureau de projet Du très petit au très grand (Bureau de projet d entreprise) Applications (Solutions des secteurs d activités) Solution pour les S et C Solution pour les vérifications Tableaux de bord (information commerciale) Fonctions de rapport communes à tous les aspects de la plateforme Portail Navigation visant tous les aspects de la plateforme

19 Questions

20 Merci Stephen Karam Prochaines ateliers: Créer l architecture du Web 2.0 : atteindre l équilibre entre le contrôle et le chaos (13 h à 14 h 15) Thomas Kearney, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada Jane Stewart, Systemscope Maîtriser votre site Web (14 h 30 à 15 h 45) Alexandra Freeland, Commission canadienne de sûreté nucléaire Linda Daniels-Lewis, Systemscope Lindsay Fraser, Systemscope