GÉRANCE. Application. "Gestion technique et entretien"

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1 GÉRANCE Application "Gestion technique et entretien"

2 ENVIRONNEMENT Fonctionne sous NT4.0 ou Windows Base de données SQL/Server Outil de développement MAGIC Fonctionne en mono-poste ou multi-postes réseaux Licences nécessaires : Windows/NT SQL/Server Run-Time MAGIC Page - 1 -

3 Le module d application «Gestion technique & entretiens» permet de gérer l ensemble des tâches relatives au suivi d entretien des immeubles et des objets. Il permet également un contrôle extrêmement précis des inventaires d équipements, appareils et matériel technique installés dans les immeubles et les locaux loués. Le choix est laissé aux utilisateurs de gérer ces équipements et ces entretiens au niveau de détail qui les intéresse, étant bien entendu que plus ce niveau est élevé, plus le travail de saisie initial et de gestion ultérieure est important. Les fonctions suivantes sont traitées par le logiciel : Gestion des catégories et sous-catégories d entretiens par immeuble Gestion des codes catégories et sous-catégories d entretiens des immeubles Impression des listes de codes catégories et sous-catégories d entretiens des immeubles Synthèse des informations immeubles Gestion et impression des cahiers des charges des concierges Gestion des catégories et sous-catégories d entretiens par objet Gestion des codes catégories et sous-catégories d entretiens des objets Impression des listes de codes catégories et sous-catégories d entretiens des objets Impression des formulaires d états des lieux Gestion des chantiers Comptabilité des chantiers Liste des chantiers Saisie et gestion des bons de travaux Interrogation de l historique des bons de travaux Gestion et impression des rappels (devis et factures) Liste des travaux en cours Prévision des travaux d entretiens Prévision des remplacements d équipements Liste des fournisseurs obligatoires par immeuble Liste des immeubles pour un fournisseur Extraction et impression des factures à transmettre aux propriétaires Exportation et importation des données d inventaires Page - 2 -

4 Les différentes fonctions du logiciel sont accessibles à travers des menus déroulant. Page - 3 -

5 GESTION DES CATÉGORIES ET SOUS-CATÉGORIES D ENTRETIENS PAR IMMEUBLE Ce programme permet de définir pour chaque immeuble toutes les catégories et sous catégories d entretiens et d équipements à gérer. Des fonctions de copies automatiques sur plusieurs immeubles sont possibles. SYNTHÈSE IMMEUBLES Ce programme d interrogation permet d afficher toutes les informations importantes concernant un immeuble. Ces informations sont gérées par différents programmes spécifiques, tels que : Gestion des données de base Liste des fournisseurs imposés Contrats d assurances Gestion des hypothèques Gestion des abonnements d entretiens Contrôle de remplissage et consommation des citernes Page - 4 -

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7 CAHIER DES CHARGES DES CONCIERGES Ce programme permet de sélectionner un concierge et le/les immeubles dont il a la responsabilité, et ensuite d imprimer les documents descriptifs des données de base des immeubles, la liste des fournisseurs imposés, la liste des contrats d assurances, les abonnements d entretiens et la liste d inventaire des équipements de l immeuble. Page - 6 -

8 GESTION DES INVENTAIRES ET ENTRETIENS DES OBJETS De manière analogue à celle des immeubles, la gestion des inventaires et entretiens des objets permet d affecter à chacun d eux les catégories, souscatégories et descriptifs détaillés des différents équipements, appareils et programmes d entretiens. Le niveau de détail auquel l utilisateur désire travailler est naturellement libre. Des procédures de copies sur plusieurs objets, ainsi que l intégration aux commodités de l objet sont prévues par le programme. Page - 7 -

9 GESTION DES CHANTIERS Lorsque les travaux de rénovation ou d entretien sont importants, concernent plusieurs entrepreneurs, ou plusieurs objets d un immeuble, il est possible de les regrouper sous une notion de «chantier». Les différents bons de travaux seront attribués à ce chantier de façon à permettre une gestion détaillée et globale des différentes opérations réalisées, et de contrôler le budget des travaux regroupés. Page - 8 -

10 SAISIE DES BONS DE TRAVAUX Le programme de saisie et de gestion des bons de travaux constitue le noyau central de l application. Il permet de créer un nouveau bon de travail, et d assurer le suivi depuis le devis jusqu à la facture finale et l acceptation des travaux accomplis. Des exportations de fichiers de données permettent l édition de documents personnalisés (réalisés avec MS Word) pour la demande de devis aux entreprises, l adjudication des travaux, la relance en cas de retard des devis ou des factures. L imputation comptable des factures des fournisseurs est automatique, et dépend des différentes possibilités de prise en charge des coûts des travaux (gérance, propriétaire, locataire, assurances, garanties, etc.) Page - 9 -

11 Lorsque les travaux correspondant à un bon sont terminés, acceptés et facturés, le bon de travail est archivé dans un fichier historique rattaché à l immeuble ou à l objet concerné. Un programme de consultation de cet historique est disponible. Comme précisé précédemment, le système permet d effectuer des rappels automatiques aux entreprises ayant du retard dans l envoi de leur devis ou de leur facture. Page

12 LISTE DES TRAVAUX Selon différents critères de sélection, il est possible d éditer ou de visualiser à l écran une liste des travaux. Page

13 PRÉVISION DES TRAVAUX D ENTRETIENS OU DE REMPLACEMENT D EQUIPEMENTS En fonction des paramètres affectés aux différentes catégories et sous-catégories d entretiens et d inventaires, il est possible d éditer des propositions de travaux à effectuer ou d inventaires à remplacer. Ces prévisions permettent un suivi précis et cohérent des immeubles et des objets en location. Page

14 LISTES CROISEES DES FOURNISSEURS IMPOSES POUR UN IMMEUBLE Sur la base de la gestion des listes d entreprises obligatoires pour un immeuble donné, il est possible de visualiser et d éditer deux listes croisées : La liste des entreprises imposées pour un immeuble La liste des immeubles dont une entreprise est imposée. Page

15 EXTRACTION DES FACTURES PROPRIETAIRES Ce programme permet d extraire automatiquement les factures de travaux qui sont à la charge du propriétaire, et de les lui faire parvenir régulièrement. EXPORTATION ET IMPORTATION DES DONNEES POUR INVENTAIRE Ce programme permet d extraire les données d inventaire pour un ou plusieurs immeubles ou un ou plusieurs objets, et de les charger sur un PC portable par exemple. Après la réalisation de l inventaire sur place, et la correction des données exportées, l opération inverse d importation permettra une mise à jour automatique des bases de données sur le serveur. Page