5. Cas concrets d utilisation de MémoElectre Plus en CDI

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1 5. Cas concrets d utilisation de MémoElectre Plus en CDI 1 er scénario : j'ai reçu de mon libraire des ouvrages ou cédéroms multimédias et souhaite les mettre rapidement en service. Je vais rechercher les notices de ces documents et les récupérer au format de BCDI. a. Les différents scénarios de recherche Trois situations peuvent se présenter : la plus courante : la recherche en mode ISBN/EAN les ouvrages que j ai en ma possession sont par exemple sur un même sujet, même auteur, même éditeur, dans ce cas je lance une recherche en mode rapide ou avancée j ai besoin de faire plusieurs recherches successives sur des sujets ou critères différents 1) La recherche en mode ISBN/EAN Vous voulez rechercher par ISBN une liste de notices et les télécharger en une seule fois. Vous cliquez sur l onglet ISBN/EAN Vous pouvez saisir un ou plusieurs ISBN à la suite séparés par un espace (dans la limite de 19 ISBN*) *la zone étant limitée à 256 caractères). OU Vous pouvez avoir préalablement saisi en colonnes une liste d ISBN dans un fichier texte (type notepad, wordpad) que vous pouvez récupérer par le bouton «Parcourir» dans 51 MémoElectrePlus et effectuer la recherche.

2 La liste des résultats s'affiche. Vous pouvez décider de sélectionner : - toutes les notices en cliquant sur le lien "Sélectionner toutes les notices" ; - ou de cocher les notices que vous souhaitez sélectionner en cochant les notices ; - ou de visualiser une notice particulière dans son format le plus complet et choisir de la sélectionner en cochant "Sélectionner cette notice". Dans l exemple ci-contre, vous cochez les notices à sélectionner à partir de la liste abrégée des résultats de recherche. 52

3 2) La recherche thématique en mode rapide ou avancée Vous cliquez sur l onglet de recherche rapide : dans notre exemple, vous recherchez des notices sur Harry Potter. Les résultats de la recherche s affichent, vous pouvez sélectionner les notices qui vous intéressent puis les exporter en suivant la procédure de récupération des notices expliquée ci-dessous. 53

4 3) Effectuer plusieurs recherches successives sur des thèmes différents Vous venez de faire une recherche sur l auteur «Tolkien», la liste des résultats s affiche. Vous sélectionnez les notices qui vous intéressent. Vous décidez de faire une nouvelle recherche, dans ce cas vous devez sauvegarder vos notices précédemment sélectionnées dans un panier (voir 2 e scénario «Préparer un panier de notices»), avant de lancer la nouvelle recherche. Vous pouvez également décider de récupérer directement dans votre base les notices sélectionnées en cliquant sur l'icône de téléchargement puis ensuite lancer une, nouvelle recherche. 54

5 b. La procédure de récupération des notices MémoElectre dans votre base documentaire Vous visualisez une notice dans son format complet et vous constatez que l option «Sélectionner cette notice» est cochée. Vous pouvez revenir à la liste abrégée des résultats en cliquant sur le bouton «Liste». Ou bien, vous décidez d exporter cette notice dans votre base. Pour cela, cliquez sur le bouton «disquette». 55

6 Une fenêtre Windows s ouvre vous indiquant que le nombre de notices sélectionnées va être décompté de votre forfait d exportation de notices. Vous cliquez sur OK pour récupérer les notices. Nota : les notices qui auraient déjà été téléchargées ne sont pas décomptées une nouvelle fois du forfait. 56

7 Une fenêtre Windows s ouvre nous indiquant que le fichier «NoticesBCDI.mmn) a été téléchargé. Vous choisissez de cliquer soit : - sur «Ouvrir»: l utilitaire Gestmmn va être lancé (cf. écran suivant) - sur «Enregistrer» : vous pourrez alors enregistrer votre fichier dans un répertoire (ex : BCDI\TEMP) Nous vous conseillons d archiver tous vos fichiers récupérés sur MémoElectre Plus dans un répertoire de votre choix. Pour les enregistrer, renommez le fichier afin de conserver un historique de vos récupérations en cas de problèmes. 57

8 Vous avez cliqué sur «Ouvrir».; l'utilitaire GestMmn se lance affichant le contenu de ce fichier.mmn ; les étapes suivantes de traitement du fichier sont indiquées dans la documentation sur GestMmn. rub=out&rub2=23 Rappel : L'utilitaire GESTMMN est nécessaire pour tous les envois de données documentaires (tels que les MéMoFiches, MémoDocNet) diffusés par le CRDP de Poitou- Charentes. Il permet de traiter un fichier dont l extension est.mmn et d obtenir ce fichier au format BCDI. 58

9 2 ème scénario : je souhaite préparer un panier de notices pour mes prochaines acquisitions a. Créer et gérer un panier simple de notices Vous avez effectué une recherche (ex : Tolkien ) et vous sélectionnez les notices qui vous intéressent. Vous cliquez sur l icône Panier Cliquer sur l icône Panier pour ajouter les notices sélectionnées à un Panier 59

10 L'écran de récupération s'ouvre. Il vous suffit de cocher l'option "Notices marquées" ; vous n'allez récupérer que les notices sélectionnées (appelées aussi notices «marquées»). Vous voyez s afficher l ensemble de vos paniers, vous pouvez : - soit mettre ces notices dans un panier existant, dans ce cas vous cochez «Choisir un panier existant» et vous sélectionnez dans la liste le panier dans lequel vous désirez mettre ces notices ; - soit ajouter ces notices dans un nouveau panier, dans ce cas vous cochez «Créer un nouveau panier», vous obtenez l écran suivant : 60

11 Vous arrivez sur l écran de choix du modèle du panier, dans notre exemple, nous choisirons le modèle standard. Nota : La possibilité de créer un ou plusieurs nouveaux modèles de panier est explicitée au scénario n 4. Cliqu ez ensuite sur le bouton Suivant pour continuer. 61

12 Saisissez le nom du panier. Vous pouvez également enregistrer ce panier dans un de vos Dossiers. Spécifiez enfin le type du panier. Puis cliquez sur le bouton «Suivant». Les notices sélectionnées sont automatiquement ajoutées au panier. Vous pouvez soit retourner en recherche en cliquant sur le bouton «Fin», soit visualiser le contenu de ce panier en cliquant sur le lien. 62

13 Vous pouvez, à partir de l écran de visualisation du Panier : - l afficher sous forme de liste, d aperçu notice par notice. ou bien - imprimer le contenu du Panier, l envoyer par , l exporter dans Bcdi, le modifier, etc. - établir un bon de commande Si vous désirez ajouter de nouvelles notices à un panier existant, lancez une nouvelle recherche en cliquant sur les onglets de recherche. Après avoir sélectionné vos nouvelles notices, cliquez sur l icône Panier comme précédemment afin de récupérer ces nouvelles notices en sélectionnant un panier existant dans la liste des paniers. 63

14 b. La gestion des paniers dans «MES PANIERS». Vous pouvez à tout moment afficher la liste de vos paniers en cliquant sur. A partir de cet écran, vous pouvez déplacer des paniers sélectionnés dans un dossier, supprimer un panier ou le sauvegarder sur votre poste Vous pouvez également : - voir le contenu d un panier en cliquant sur l icône Panier ou voir le contenu d un Bon de command e (panier transformé en bon de commande) ; - déplacer un panier dans un dossier existant en cliquant sur l icône Dossier. 64

15 Lorsque le contenu de votre panier s affiche, il est possible : - de l exporter pour insérer les notices dans BCDI ; - de le copier dans un autre panier. Vous pouvez transformer ce panier en «Panier Commande» en spécifiant le fournisseur (voir également le 4 e scénario - a. «Comment entrer un nouveau fournisseur dans votre base»). 65

16 3 ème scénario : j'ai fait un panier sur un sujet sur MémoElectre Plus pour un collègue. Je souhaite lui adresser les résultats de ma recherche par courrier électronique Vous décidez d adresser la liste des références bibliographiques de votre panier par courrier électronique à un ou plusieurs destinataires. Vous cliquez sur «envoyer par » Une fenêtre s ouvre. Vous diffusez votre travail par en entrant simplement l adresse de vos destinataires (1 à 5 adresses séparées par des «;»). 66

17 4 ème scénario : j'ai fait un panier de notices correspondant à mes prochaines acquisitions. Je souhaite établir un bon de commande pour l'adresser à mon libraire puis récupérer les notices Le service MémoElectre Plus vous permet d avoir à votre disposition un véritable service de gestion de commandes et notamment d édition de vos bons de commandes à destination de vos fournisseurs de documents. Le scénario proposé vous permet de créer un fournisseur (par exemple, votre librairie habituelle) puis de créer un pa nier de notices et de transformer ce panier en bon de commande. a. Comment saisir un nouveau fournisseur dans votre base Vous cliquez sur le b outon MON MEMOELECTRE PLUS Puis sur la rubrique Fournisseurs. Vous choisissez de créer une fiche : Sélectionnez le type de fournisseur : - commun à plusieurs documentalistes ; - personnel ; Puis cliquez sur «Créer un nouveau fournisseur». 67

18 Il vous suffit de remplir le formulaire de création du fournisseur. Nota : il est possible, si vous renseignez le champ , d envoyer, depuis MémoElectrePlus, directement vos bons de commandes à vos fournisseurs. ( Cette possibilité est développée au paragraphe b. cidessous.) 68

19 b. Comment créer un panier personnel ou commun pour démarrer une commande Lorsque vous visualisez le contenu d un panier que vous avez créé (depuis la rubrique Mes Paniers par exemple), il vous suffit de cliquer sur «Etablir un bon de commande» pour transformer ce panier de notices en bon de commande que vous pourrez transmettre à votre fournisseur. 69

20 A l écran suivant, vous pouvez remplir ce qui figurera dans l entête du bon de commande. Ce sont les coordonnées de votre établissement. Puis cliquez sur le bouton «Suivant». 70

21 Choisissez ou créez votre fournisseur. Cliquez ensuite sur le bouton «Suivant». 71

22 L a fiche de votre fournisseur apparaît, cliquez sur le bouton «Suivant». Remarque : si le fournisseur est également abonné chez Electre et si son est renseigné, le bon de commande pourra lui être expédié par courrier électronique. 72

23 Vous pouvez ajouter dans cet écran des informations supplémentaires qui seront reportées sur le bon de commande. 73

24 Votre Bon de commande finalisé apparaît à l écran, vous pouvez : - l envoyer par ; - l exporter pour récupérer dans votre base les notices des titres de votre commande au format Bcdi ; - Revenir à l état «Panier» ou l Archiver 74

25 Vous pouvez également imprimer ce bon de commande en cliquant sur Imprimer MémoElectre Plus vous demande si vous désirez voir apparaître sur votre bon de commande les code-barres des ouvrages. Vous cochez l option et vous imprimez. 75

26 Vous obtenez un bon de commande prêt à envoyer à votre fournisseur avec les code-barres des ouvrages. Il est recommandé de l imprimer pour l intendance. 76

27 5 ème scénario : je souhaite être averti automatiquement des nouvelles notices disponibles sur MémoElectre Plus sur un thème d actualité par exemple. a. Comment effectuer une recherche et l enregistrer dans MémoElectre Plus Vous lancez une recherche sur un thème pour lequel vous désirez être informé(e) des nouvelles notices disponibles, l orientation par exemple. 77

28 Vous obten ez la liste des résultats de la recherche. Pour prendre connaissance des recherches que vous avez effectuées dans MémoElectre Plus il suffit de cliquer sur le bouton. 78

29 Dans cet écran vous gérez deux types de recherches : - les recherches en cours : ce sont les recherches lancées dans MémoElectrePlus (rapide, avancée, ISBN/EAN) pendant une session (dés lors que vous cliquez sur «Quitter», les recherches en cours disparaissent de cet écran) - A partir du tableau des«recherches en cours» vous pouvez : relancer la recherche en cliquant sur le Type de recherche ; voir directement les résultat des ces recherches en cliquant sur le nombre de notices trouvées ; sauvegarder une recherche, cette recherche disparaîtra du tableau des Recherches en cours et sera automatiquement sauvegardée dans les «Recherches sauvées». 79

30 b. Comment programmer une veille documentaire sur les nouveautés Cliquez sur la rubrique Recherches sauvées pour faire apparaître la liste des Recherches sauvegardées. Vous pouvez transformer une recherche sauvegardée : - en recherche préférée : Le résultat à jour de votre recherche s affichera sur l écran d accueil à chaque connexion à MémoElectre Plus ; - en veille documentaire sur les nouveautés. Dans ce cas précis, il vous suffit de cocher «Alerte». 80

31 Pensez à donner un nom significatif afin de retrouver plus facilement votre recherche mise en veille. Choisi ssez une fréquence de mise à jour. Indiquez si cette veille doit être adressée à des destinataires via votre courrier électronique. Nota : dans le cadre de votre abonnement annuel, vous pouv ez créer 3 alertes. 81