I. STRUCTURE D UNE FORMULE

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1 Chapitre C II I. Structure d une formule... 1 II. Les fonctions intrinsèques de Excel... 2 II.1. Somme automatique... 2 II.2. La fonction Somme... 3 II.3. La fonction Moyenne... 3 II.4. La Fonction Entier... 4 II.5. La Fonction Arrondi... 4 II.6. La Fonction ET & la fonction OU... 4 II.7. La Fonction Logique "Si"... 5 III. Références relatives et absolues...6 III.1. Références relatives... 6 III.2. Références absolue... 7 IV. Fonction imbriquée... 8 V. Champs Nommés... 8 V.1. Création d un champ nommé... 8 V.2. Suppression et application... 9 VI. Déplacement copies liaisons... 9 VI.1. Déplacement de données... 9 VI.2. Copie de données VI.3. Collage spécial VI.4. Recopies incrémentées Le tableur EXCEL est utilisé par des mathématiciens, des logisticiens, des banquiers, des ingénieurs,... La liste des fonctions disponibles est donc importante. Le but n'est pas de les voire toutes les fonctions mais de vous permettre d'utiliser les fonctions qui vous intéressent. Les fonctions sont des formules prédéfinies qui effectuent des calculs en utilisant des valeurs particulières appelées arguments, dans un certain ordre (ou structure). Elles permettent d'effectuer des calculs simples et complexes. I. STRUCTURE D UNE FORMULE La structure d une fonction commence toujours par le signe «=» suivit du nom de la fonction, puis on ouvre une parenthèse (NB. : si vous taper le nom correctement une info bulle d arguments apparaît). Les arguments sont séparer par des points virgules «;» et la formule doit se terminer par une parenthèse. Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 1/12

2 =somme(e12; E13;E14) Nom de la fonction Arguments On peut également insérer une formule à partir du menu Insertion > Fonction ou en cliquant sur le bouton «Insérer une fonction» de la barre de formule. On obtient la boîte de dialogue suivante ; on choisit la fonction puis OK. NB. : Pour avoir plus d information sur une fonction, on peut utiliser l aide en cliquant sur «Aide sur cette fonction» en bas de la boîte de dialogue. II. LES FONCTIONS INTRINSEQUES DE EXCEL II.1. Somme automatique Cette fonction permet d'obtenir automatiquement la somme d'une plage de cellules donnée. On peut procéder de deux façons différentes. 1ère méthode o Sélectionner la cellule qui contiendra le résultat du calcul (et donc la formule de calcul) o Cliquer sur le bouton somme automatique de la barre d'outils o Dans la barre de formule s'affiche : =SOMME(Début de la sélection;fin de la sélection) Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 2/12

3 NB. : Excel vous propose une plage de cellules par défaut. Il est possible de la changer en sélectionnant la plage de cellules désirée à l'aide de la souris. 2ème méthode o Sélectionner la cellule qui contiendra le résultat du calcul (et donc la formule de calcul) et étendre la sélection aux cellules qui doivent être additionnées. o Cliquer sur le bouton somme automatique de la barre d outils Le résultat s inscrit automatiquement. II.2. La fonction Somme Pour additionner entre elles plusieurs cellules contiguës, on peut utiliser la fonction =SOMME() d EXCEL.. Procédure : Ecrire dans la cellule où doit apparaître le résultat : =somme( Sélectionner ensuite à la souris la plage de cellules à additionner. Valider avec la touche Entrée La fonction renvoie l addition des nombres sélectionnés. II.3. La fonction Moyenne Pour obtenir la moyenne de plusieurs cellules contiguës, on peut utiliser la fonction =MOYENNE() d EXCEL. Procédure : Ecrire dans la cellule où doit apparaître le résultat : =moyenne( Sélectionner ensuite à la souris la plage de cellules désirée Valider avec la touche Entrée. Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 3/12

4 La fonction renvoie la moyenne des cellules sélectionnées II.4. La Fonction Entier Pour obtenir l entier d un nombre on utilise la fonction entier de Excel. Procédure : Ecrire dans la cellule où doit apparaître le résultat : =ent( Sélectionner ensuite à la souris la cellule désirée Valider avec la touche Entrée. La fonction renvoie la valeur de l entier naturel de la cellule sélectionnée. II.5. La Fonction Arrondi Pour arrondir un nombre réel en précisant le nombre des décimales désirées, on util ise la fonction Arrondi de Excel. Procédure : Ecrire dans la cellule où doit apparaître le résultat : =arrondi( Sélectionner ensuite à la souris la cellule désirée Mettre un point virgule puis taper le nombre de décimal souhaité. Fermer la parenthèse et Valider avec la touche Entrée. La fonction renvoie la valeur arrondie de la cellule sélectionnée. II.6. La Fonction ET & la fonction OU Ces 2 fonctions renvoient les valeurs VRAI ou FAUX. Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 4/12

5 II.7. La Fonction Logique "Si" La fonction SI permet d'exécuter une opération si la condition est remplie et une autre si cette condition n'est pas remplie. Les conditions possibles sont Supérieur > Supérieur ou égal >= Inférieur < Inférieur ou égale <= égal = différent <> Exemple : On dispose d une liste d étudiant de la FSSM et on désire vérifier s ils appartiennent à la filière SMPC. Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 5/12

6 Réponse si le test logique est vrai Réponse si le test logique est Faux Test logique NB. : Dans les formules de Excel, il faut toujours mettre le texte entre deux guillemets (Voir dans la barre de formule). III. REFERENCES RELATIVES ET ABSOLUES III.1. Référence s relatives Par défaut les références générées par pointage dans les formules de calcul sont relatives (relative à la cellule résultat). Exemple Dans la cellule L2C4 ou D2 on saisit la formule : =Moyenne(LC(-2) :LC(-1)) ou =Moyenne(B2 :C2) Les coordonnées utilisées sont relatives à la cellule résultat. Ces coordonnées relatives facilitent en générale les recopies. Par exemple Si on copie la formule contenue dans D2 dans le champ D8 :D10, le résultat obtenu reste valable. Et on constate que les références sont ajustées automatiquement en fonction de l emplacement. Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 6/12

7 III.2. Références absolue Supposons qu on veut déclarer les admis, pour ceux qui ont une moyenne>=12/20 dans la colonne B. La valeur de la note test est déclarée dans la cellule B11. Dans un premier temps on tape la formule en utilisant des références rélatives comme suit : =si(b3>=b11 ;"Admis" ; "Ajourné") Si on recopie la formule vers le bas (sur le champ B3 :B9), on remarque que les référence sont ajustées en fonction des cellules résultats. Or, pour ce qui nous concerne, on veut toujours se référencer à la cellule B11 pour indiquer si l étudiant est admis ou ajourné. En conséquence on doit utiliser la notion de référence absolue, Pour ce faire, on pointe la cellule résultat C 3, puis on commence à introduire notre fonction : = Si(B3>=B11 puis on appuie sur la touche <F4> pour indiquer quecette référence est absolue la fonction s écrit alors : =si(b3>=$b$11 ;"Admis" ; "Ajourné") Si on fait la recopie le bas, on constate que la comparaison se fait toujours par rapport au contenu de la cellule B11 (Voir figure). Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 7/12

8 IV. FONCTION IMBRIQUEE Lorsque une fonction utilise d autres fonctions comme arguments, on dit qu elle est imbriquée. Exemple : on désire vérifier dans la colonne E, si l étudiant appartient à la filière «SMC» et à une note > à 10. Pour cela on a besoin de deux fonctions : La fonction si pour faire le test logique La fonction Et pour imposer à Excel les deux conditions (="SMC" et Note > 10) Dans la cellule E2, la fonction imbriquée s écrit donc : =si(et(b2="smc" ;C2>10) ;"Oui" ; "Non" ) V. CHAMPS NOMMES Tout champ de cellules d une feuille de calcul peut être nommé. Une fois le nom est défini, il peut être utilisé dans un certain nombre de manipulations. C est un identificateur de cellule facile à manipuler et à retenir. NB. : Un nom utilisés dans une formule est une référence type absolue. Il ne doit pas comporter ni +,-,*,/,<espace>. Un nom ne peut être associer qu à un groupe de cellule continue. V.1. Création d un champ nommé On dispose de plusieurs méthode pour nommer une cellule ou un champ de cellules. Procédure 1: Menu Insertion > Nom > Définir Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 8/12

9 On obtient la boîte de dialogue suivante : on tape le nom qu on veut attribuer, ensuite on confirme par le bouton Ok ou Ajouter. Procédure 2: On sélectionne le champ de cellule à nommer, puis dans la zone de référence cellules on tape le nom. Puis on valide avec la touche Entrée. NB. : Pour modifier ou vérifier un nom on utilise la commande Nom sous commande définir du menu insertion. V.2. Suppression et application Pour supprimer un nom de champ, il faut utiliser la commande Définir un nom du menu Sélection, puis il faut cliquer sur le nom puis sur Supprimer et Fermer. Le Champ nomé permet de sélectionner directement une zone de la feuille. Il suffit de faire l une des actions suivantes : Pointer le nom du champ désiré dans la zone référence des cellules. Utiliser la commande Atteindre du menu Edition, Taper la touche <F5>. VI. DEPLACEMENT COPIES LIAISONS VI.1. Déplacement de données Il est possible de déplacer des données ou des formules dans une feuille de calcul. Les étapes à suivre sont les suivantes : Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 9/12

10 On sélectionne les cellules à déplacer. Puis on active la commande couper du menu édition. On clique ensuite sur le champ de destination (uniquement une cellule) et on valide par <Entree> ou Edition Coller. On peut refaire cette méthode par le bouton droit de la souris. Une méthode beaucoup plus simple consiste à sélectionner les cellules à déplacer, puis, puis on pointe la limite du champ sélectionné ( le pointeur est alors une flèche orienté vers le haut), puis on clique et on fait glisser la sélection vers la destination. VI.2. Copie de données La copie effectue une duplication des cellules d origine. Il faut prendre certaines précautions lors de la recopie de formules. Pour copier, on sélectionne les cellules à recopier, puis on active la commande copier du menu Edition, puis on pointe la Edition Coller. (On peut aussi se servir du menu contextuel obtenu par le bouton droit de la souris). La méthode la plus rapide consiste à sélectionner les cellules à copier, puis on pointe la limite du champ en tenant la touche <CTRL> enfoncée, puis on clique tout en faisant glisser la sélection à la destination voulue. VI.3. Collage spécial Le collage effectue un transfert du contenu des cellules mais aussi de leurs formats. Si les cellules de destination ne sont pas vide, les données seront écrasées. Le collage spécial permet de coller : Les formats appliquée sur les cellules d origines (Police, Position, Nombre, etc..) Les annotations attribuées aux cellules. destination, et valide par <Entree> ou Tout le contenu de la cellule y compris les formules, formats, annotations Les formules uniquement Les valeurs résultats Effectuer des opérations (Addition, soustraction ; ) par rapport au contenu initial des cellules de destination. Cours MS Excel 10/12 Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4

11 La case transposition permet de transformer un champ initialement horizontal en un champ vertical et vice vers ca. Le bouton coller avec liaison permet de créer une liaison entre les cellules d origine et la recopie. Une modification du contenu des cellules d origine entraine la modification de celui des cellules recopiées. La boite, de dialogue, proposée par le collage spécial est la suivante : NB.: Le collage spécial possède une boite, de dialogue, contextuelle. Si par exemple on désire coller une image de Paint on aura une boite de dialogue comme celle ci : VI.4. Recopies incrémentées VI.4.a. Série linéaire, chronologique ou mixte Il est possible de générer dans la feuille des séries séquentielles de valeurs numériques, dates ou encore du texte. La méthode la plus rapide consiste à Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 11/12

12 sélectionner la cellule, puis avec la poignée de recopie on fait glisser la souris jusqu'à la fin du champ à créer. Exemple : On tape dans la cellule A2 le texte Agence 1, puis avec la poignée de recopie on fait glisser jusqu à A10, on aura le contenu incrémenté dans les cellules Agence2,, Agence 9. En B2 on tape 3 en B4 on tape 5, puis on sélectionne les deux cellules, et on utilise la poignée de recopie, on aura le contenu des cellules suivantes est alors : 7, 9,11 c.a.d. qu on a crée une série linéaire de raison 2. Dans ce type de série, il faut obligatoirement remplir les deux premières cellules. En A1 on tape Janvier, puis on recopie à l aide du la poignée de recopie sur les cellule B1, C1, D1, E1 & F1 on aura le contenu suivant : février, Mars, Avril, Mai & Juin On peut utiliser le menu Edition > Remplissage > Série pour spécifier est ce que l on doit appliquer sur une ligne ou colonne, le type d incrémentation, unité d temps, La boite de dialogue correspondante est la suivante : VI.4.b. Recopies répétitives de cellules on sélectionne les cellules initiales, puis on déplace le pointeur de la souris au dessus du poignée de recopie, il prend la forme de +, puis on clique et on glisse vers le bas. Les cellules sont copiées intégralement vers la bas. On utiliser aussi la commande Recopier vers le bas du menu Edition > remplissage. NB. : Les recopies incrémentées sont des raccourcis de copier coller. Elles transferent à la fois le contenu, la forme et les annotations des cellules d origine. Cours MS Excel Filières SMP-S2 ;SMC-S2 ; SV-S4 & STU-S4 12/12