Gestion de la paie. Procédurier décrivant les étapes à suivre pour la fin d année et la production des relevés gouvernementaux

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1 Gestion de la paie Procédurier décrivant les étapes à suivre pour la fin d année et la production des relevés gouvernementaux

2 TABLE DES MATIERES TABLE DES MATIÈRES... 2 INTRODUCTION... 3 PRINCIPALES ÉTAPES À SUIVRE... 3 EFFECTUER CERTAINES VALIDATION AVANT LA FIN D ANNÉE... 3 EFFECTUER L IMPRESSION DU RAPPORT ANALYSE DE LA PAIE POUR L ANNÉE... 4 EFFECTUER LE TRAITEMENT DE FIN D ANNÉE... 4 EFFECTUER LA GÉNÉRATION DES CASES... 5 OPTION 1 UTILISER FORMULAIRES GOUVERNEMENTAUX... 5 Effectuer l impression des relevés pour vérification... 5 Effectuer des corrections aux relevés si nécessaire... 6 Effectuer L impression finale des relevés... 6 OPTION 2 UTILISER FORMULAIRES APPROUVÉS... 6 Effectuer L impression finale des relevés

3 INTRODUCTION Le présent document vise à vous donner de l aide sur la façon d effectuer une fin d année dans le logiciel PGCTI Paie. Pour effectuer une fin d année, il est important qu aucune paie n ait été crée dans le logiciel pour l année suivante. PRINCIPALES ÉTAPES À SUIVRE Effectuer une validation des types de relevés (se crées automatiquement avec la mise à jour) Effectuer une validation des cases pour rôles de calculs Imprimer le rapport «Analyse de la paie» pour l année au complet Effectuer la fin d année Effectuer la génération des cases Impression des relevés pour vérification Effectuer au besoin certaines corrections des montants affectés aux cases de relevés Effectuer l impression des relevés & sommaire EFFECTUER CERTAINES VALIDATION AVANT LA FIN D ANNEE Validation de l adresse de l employeur o Pour effectuer la validation : Allez dans le MENU FICHIER, ORGANISATION, ORGANISATION, ÉDITION, ONGLET ADRESSE ET ONGLET CONFIGURATION GÉNÉRALE. Pour toutes vos organisations, valider que l adresse est complète et que le numéro d entreprise tant au provincial qu au fédéral soit conforme. Dans le MENU FICHIER, EMPLOYÉ, EMPLOYÉ, ÉDITION, ONGLET INFORMATIONS PERSONNELLES. Pour tous vos employés, valider que l adresse est complète ainsi que le numéro d assurance sociale et d assurance maladie soit conforme. Validation des types de relevés (Ces données vous seront fournies lors de l installation du logiciel) o Pour effectuer la validation : Allez dans le MENU FICHIER, RELEVÉS, TYPES DE RELEVÉS Vérifier que tous les relevés sont là ainsi que leur configuration o Les relevés suivants devraient être programmés : T4 T4-A Relevé 1 Relevé 2 Validation des cases pour rôles de calcul o Pour effectuer la validation : Allez dans le MENU FICHIER, RELEVÉS, CASES POUR RÔLES DE CALCUL (PART EMPLOYÉ) et (PART EMPLOYEUR) Vérifier que toutes les cases pour les rôles de calcul qui doivent apparaître sur un relevé soit présents. o Les cases suivantes devraient être présentes : (Rôles de calcul du système)

4 o S il en manque, cliquer sur la feuille blanche, sélectionner le rôle de calcul n apparaissant pas dans la liste, choisir le relevé et à quelle case il doit apparaître. PART EMPLOYÉ : o PART EMPLOYEUR : o Ne pas oublier la part d assurance médicament payé par l employeur qui doit apparaître à la case J et A du relevé 1. o Tout ce qui est avantages imposables doit apparaître à la case 14 et 40 du T4 et à la case A et L du relevé 1 EFFECTUER L IMPRESSION DU RAPPORT ANALYSE DE LA PAIE POUR L ANNEE Pour effectuer l impression de l analyse de la paie : o Vous devrez répéter les étapes suivantes pour toutes vos divisions : Allez dans RAPPORTS, ANALYSE DE LA PAIE Sélectionnez toutes les fréquences Sélectionnez tous les types de paie Choisissez l ordre de la liste Sélectionnez tous les employés Sélectionnez, selon votre choix, l analyse sommaire ou détaillée soit par division ou par employé Saisissez la date de début et la date de fin (1 er janvier et 31 décembre) Imprimez le rapport Pour ceux qui ont changé de version en cours d année, il faut faire le même rapport dans la version DOS pour la période pour laquelle vous avez effectué des paies en Conservez les rapports pour consultations futures EFFECTUER LE TRAITEMENT DE FIN D ANNEE ASSUREZ-VOUS D EFFECTUER CE TRAITEMENT AVEC LA NOUVELLE VERSION DE LA

5 PAIE Ce traitement est nécessaire pour remettre les cumulatifs de l employé à zéro et pour être en mesure d effectuer l impression des divers relevés. Pour effectuer la fin d année : o Allez dans TRAITEMENTS SPÉCIAUX, TRAITEMENT DE FIN D ANNÉE o Les cumulatifs des employés sont automatiquement remis à zéro o Les montants à inscrire sur les relevés ont été produits automatiquement Suite à cette étape (fin d année), il vous est possible de saisir à nouveau des paies dans le logiciel pour l année suivante. EFFECTUER LA GENERATION DES CASES Allez dans TRAITEMENTS SPÉCIAUX, Onglet RELEVÉS, GÉNÉRATION DES CASES Sélectionner pour chaque organisation tous les employés et faire «GÉNÉRER» OPTION 1 UTILISER FORMULAIRES GOUVERNEMENTAUX Effectuer l impression des relevés pour vérification Avant d imprimer tous les relevés, vous pouvez faire un test d impression pour chacun des relevés que vous avez à produire soit T4, Relevé 1 et selon le cas T4A et Relevé 2. Dans TRAITEMENTS SPÉCIAUX, RELEVÉS, IMPRESSION DES RELEVÉS sélectionner le relevé à imprimer et un employé dans la liste, imprimez-le sur un vrai relevé ou une photocopie de celui-ci. Dans le cas où les montants ne s impriment pas à la bonne place dans les cases, vérifier les marges de votre relevé et corriger ceux-ci dans FICHIER, RELEVÉ, TYPE DE RELEVÉ : Marge supérieur : mesurer à partir du haut de la feuille la distance en cm jusqu au début du premier relevé. Marge gauche : mesurer à partir du bord de la feuille la distance en cm jusqu au début du premier relevé Lorsque l impression des relevés à été vérifié, nous vous suggérons d imprimer tous les relevés sur des feuilles blanches ou sur des photocopies de relevés pour être en mesure de valider toutes les informations apparaissant sur ceux-ci. Pour effectuer l impression préalable à la vérification :

6 o Faites des photocopies (autant que le nombre de relevés à produire) d un relevé vierge o Allez dans TRAITEMENTS SPÉCIAUX, RELEVÉS, IMPRESSION DES RELEVÉS Validez les informations sur les relevés o Au besoin, vous pourrez effectuer une correction à certains relevés Effectuer des corrections aux relevés si nécessaire Pour effectuer des corrections : Allez dans TRAITEMENTS SPÉCIAUX, RELEVÉS, CASES POUR EMPLOYÉS Permet de corriger un des relevés s il y a erreur. NB : L emplacement de caractères en X et Y sur un relevé est le début de la chaîne tandis que pour une valeur numérique c est l emplacement du point pour les décimales. Effectuer L impression finale des relevés Pour effectuer l impression finale des relevés, répétez les étapes suivantes pour chacun des relevés à imprimer : o Insérez les relevés dans votre imprimante o Allez dans TRAITEMENTS SPÉCIAUX, RELEVÉS, IMPRESSION DES RELEVÉS ORIGINAUX o Sélectionnez le type de relevé à imprimer Les relevés sont imprimés Notez que lors de l impression des relevés, le dernier relevé imprimé est le sommaire de tous les employés OPTION 2 UTILISER FORMULAIRES APPROUVES Effectuer L impression finale des relevés Pour effectuer l impression finale des relevés, répétez les étapes suivantes pour chacun des relevés à imprimer : o Insérez les relevés dans votre imprimante o Allez dans TRAITEMENTS SPÉCIAUX, RELEVÉS, IMPRESSION DES RELEVÉS AVEC FORMULAIRES APPROUVÉS o Sélectionnez le type de relevé à imprimer Les relevés sont imprimés sur des feuilles blanches Notez que lors de l impression des relevés, le dernier relevé imprimé est le sommaire de tous les employés