MODULE 6 : CONDUIRE DES REUNIONS ET DES ENTRETIENS

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1 413-fafiec-réunionent-v MODULE 6 : CONDUIRE DES REUNIONS ET DES ENTRETIENS OBJECTIFS En fin de formation, les stagiaires seront en capacité de : Maîtriser les différents types d'entretiens et comprendre leurs enjeux respectifs dans le contexte managérial Mener un entretien difficile ou de recadrage Mettre en œuvre les techniques de conduite s Développer leur communication verbale et non verbale Développer leur capacité d écoute Savoir gérer l émotionnel Savoir donner du feedback Travailler sur leurs atouts et points de vigilance PUBLIC CONCERNE Toute personne amenée à conduire des réunions et entretiens NOMBRE DE STAGIAIRES Minimum : 4 Maximum : 12 PRE-REQUIS Avoir suivi le module 1 ou avoir la maîtrise des fondamentaux du management Questionnaire préalable de vérification des pré-requis et de préparation de la formation, individuel et contextuel en réfléchissant à des cas de conduite d entretien et d animation de réunion, on-line DUREE ET RYTHME DE LA FORMATION 1 jour soit 7 heures MAN'AGIR Consultants S.A. TVA intra-communautaire Un pôle de compétences associées FR , rue Ambroise Thomas S.A. au capital de Euros PARIS Tél APE 8559A Fax RCS formation@managir.com 1/7

2 METHODES, MOYENS ET MODALITES PEDAGOGIQUES 1/ Les méthodes pédagogiques utilisées privilégient largement la dynamique de groupe, et se basent principalement sur des productions qui reprennent des situations vécues au quotidien. Les participants mettent en pratique progressivement les outils et méthodes de conduite d entretiens et d animation s. Utilisation de la vidéo sur certaines séquences Diaporama d'animation Jeux de rôle / mises en situation sur des cas pratiques et filmés Ateliers de réflexion-production individuels et collectifs Production de grilles d'auto-analyse et partages d'expériences Construction en salle et remise d'outils opérationnels (fiches techniques) Remise d'un support pédagogique reprenant les différentes séquences étudiées 2/ "Fil rouge" : Mise en place tout au long du stage de 2 Plans Individuels d'actions de Progrès (PIAP) (un PIAP sur la conduite d entretiens et un sur l animation s) afin que les stagiaires s'engagent dans la durée sur des axes de progrès qu'ils se seront fixés. A chaque séquence de formation, les stagiaires prennent note de leurs points forts à renforcer et de leurs points à améliorer. A l'issue de la formation ce PIAP doit déboucher sur des actions concrètes que le stagiaire devra mener au quotidien dans son entreprise pour consolider et mettre en œuvre les acquis de la formation. Il sera utilisé par les stagiaires tout au long des différents modules suivis dans la filière. 3/ A l'issue de la formation et pendant l intersession avec les autres modules de la filière «développement des compétences managériales», le formateur se tient à la disposition des participants (hotline téléphonique) qui peuvent le solliciter sur la mise en place individualisée de leur PIAP. 4/ Mise à disposition sur site internet de fiches techniques et d outils en lien avec la formation FORMATEURS Voir annexe et cv INFORMATION ET SUIVI Programme, organisation, les méthodes et moyens pédagogiques : Gilles GURY Administratif et logistique : Laure PERRIN N tél : Mail : ggury@managir.com 2/7

3 CONTENU OUVERTURE DE LA FORMATION Présentation du stage, des méthodes utilisées et des objectifs à atteindre Présentation et attentes des participants avec reprise des questionnaires préalables Présentation de situations de conduite et d animation des participants Présentation ou reprise du PIAP si les participants ont suivi un autre module de la filière. Séquence I : Identifier et connaitre les enjeux respectifs de chaque entretien individuel à mener en tant que manager Les différentes typologies d entretiens o L'entretien d'intégration o L'entretien de prise de poste o L'entretien de recadrage o L'entretien de motivation o L'entretien de félicitation o L'entretien de délégation o Le coaching o L'entretien de conduite du changement o Autres entretiens Le contexte de chaque entretien o Managérial o Stratégique o Juridique o Autres Leurs enjeux - Post-its et Mindmapping : La galaxie des entretiens et leurs enjeux respectifs - Apports théoriques et travaux en plénière Séquence II : Mener les différents types d'entretiens managériaux En amont de l entretien : les conditions de réussite o L identification du type d entretien idoine o Bien définir objectif à atteindre en tant que manager o La préparation (la collecte d informations nécessaires, l organisation logistique, l identification du moment clé ) o La convocation et la mobilisation du collaborateur L entretien o L entrée en matière et la présentation des règles du jeu et l instauration d un climat de confiance o La gestion du temps et le focus sur l objectif défini (savoir recadrer en cas de débordement ) 3/7

4 o Acquérir et maîtriser les techniques de communication adaptées (verbal / non verbal, gérer les dimensions émotionnelles : les siennes et celles de son collaborateur) o Identifier les freins / fuites / blocages / objections chez le collaborateur. Savoir y répondre o Adopter une posture positive et productive La conclusion et la traçabilité de l entretien o Valider, reformuler, inscrire o Se projeter (plan d action, préconisations, ) Training sur toutes les étapes de l entretien - A partir de situations concrètes d'entreprise, mises en situation et simulation de conduite sur les différents entretiens. Chaque mise en situation fait l'objet d'un débriefing et d'apport théoriques sur la méthodologie de conduite, la posture managériale et l'effet sur le collaborateur. Remise de fiches techniques. Séquence III : Identifier et comprendre les enjeux des différents types s à mener en tant que Manager La réunion descendante La réunion ascendante La réunion de négociation La réunion de prise de décision La réunion de motivation La réunion de team building La réunion "de crise" La réunion de présentation de changement La réunion d'activité (commerciale notamment) Autres types s Interviews remontantes - Échanges et travaux de groupe Séquence IV : Préparer une réunion Identifier et définir la typologie, les enjeux et le contexte de la réunion Les objectifs à atteindre en tant que Manager à l issue de cette réunion Quels participants / A quel moment / Où L organisation logistique L ordre du jour Les supports à préparer La convocation et la mobilisation des collaborateurs concernés - A partir de d'un cas, ateliers de préparation par sous groupes - Débriefing en plénière 4/7

5 Séquence V : Animer une réunion L'ouverture, le cadrage et l instauration d un climat de confiance o La reprise de l odj et du timing et le rappel du contexte o La définition des règles de fonctionnement o La définition des rôles de chacun o L ouverture sur la prise de parole attendue de chaque participant La clarté des messages (techniques de communication) o Développer son écoute active o Savoir convaincre o Etre assertif Les techniques d'animation o Les fondamentaux de la prise de parole en public o L utilisation des supports o La posture managériale o La gestion du temps (le sien et celui consacré à la prise de parole des participants) La clôture : Synthétiser et reformuler les points clés de la réunion. Noter les décisions prises Modalités pédagogiques et validation générale : - Mises en situations, jeux de rôles, training Séquence VI : Conclusion : débriefing de la formation et finalisation du PIAP (Plan Individuel d'actions de Progrès) cf rubrique "Méthodes et moyens pédagogiques" en page 1 de ce programme Objectifs : Faire le bilan de la formation. Matérialiser les acquis de cette formation par la finalisation du PIAP. Plan Individuel d'actions de Progrès Répertorier les acquis de la session Identifier ses points forts et faibles (points à améliorer / points à renforcer) Définir et planifier des axes d'actions prioritaires pour professionnaliser sa démarche managériale en matière de conduite s et d entretiens : - Objectifs - Moyens - Retro-planning Méthodes et outils : Plan Individuel d'actions de Progrès à remplir avec le formateur. Pour les stagiaires participant à plusieurs formations de la filière, le PIAP sera repris et mis à jour. CONCLUSION 5/7

6 Ouverture sur les modules de la filière qui permettent d approfondir les compétences développées au cours de la formation. 6/7

7 ANNEXE Nom et prénom des formateurs par ordre alphabétique Date d'entrée dans l'organisme ou date du début de collaboration Ancienneté cumulée dans la formation - de 2 ans + de 2 ans Responsabilité pédagogique et/ou spécialité de formation BEZE Mylène 2008 X Management conduite CHAGNEUX Nicolas 2012 X Management conduite CARTAU Alain 2008 X Management conduite PARIS Fabienne 2011 X Conduite PIERRES Olivia 1999 X Management conduite CV EN ANNEXE 7/7