evol-it evol-it diadem 30 rue J. Desprez Bat. C VALENCIENNES tel +33 (0) fax +33 (0)
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- Gilbert St-Louis
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1 solution réactive pour les entreprises de déménagement. evol-it diadem la technologie de l'information 30 rue J. Desprez Bat. C VALENCIENNES tel +33 (0) fax +33 (0) LES PREMIERS PAS RCS evol-it la technologie de l'information
2 Principes généraux : diadem est un ensemble modulaire. Chaque module est indépendant et assume une véritable fonction de travail. Toute modification de donnée dans un module sera prise en compte par l'ensemble des autres modules lors du changement de traitement. Le logiciel est bâti autour du dossier-client. Les listes d'opérations découlent des actions effectuées sur les dossiers individuels. Dans ce cas, certains traitements seronts innacessibles ou ouverts en 'consultation seule'. Création du premier dossier : module KERNEL - menu Dossier - choix Nouveau 1 Les trois modules principaux sont : le KERNEL, Le module de REDACTION et le module d'administration. Ce dernier n'est en principe présent que sur une seule station. Plusieurs modules peuvent être ouverts simultanément. Mais le logiciel sera plus rapide si peu d'entre-eux sont utilisés. Chaque poste peut traiter un dossier différent. Plusieurs postes peuvent traiter le même dossier dans certaines conditions. Il faut tout d'abord appuyer sur le bouton 'Ajouter' lorsque la liste des dossiers est apparue. Une fenêtre s'affiche. Vous devez remplir les éléments minimum connus à la création du dossier. La création du dossier est possible dès le premier contact avec le client (premier coup de téléphone par exemple). Appuyez sur le bouton 'Ajouter'. Votre dossier est créé. Il apparaîtra dans la liste des dossiers ainsi que dans le titre des différentes fenêtres de traitement. Votre agent commercial peut alors faire sa visite d'évaluation.
3 Au retour de la visite technique ou après avoir reçu l'inventaire de votre client, le logiciel peut être enrichi de divers éléments. module KERNEL - menu Gestion - choix Dossier 2 Il faut ensuite affecter le dossier à un tarif et à un grand client (que l'on pourrait définir comme un donneur d'ordre ou un grand compte). Ce renseignement ainsi que le type d'opération sont importants pour la comptabilisation de l'opération. Cet écran est composé de plusieurs onglets. A l'ouverture l'onglet 'Adresses' est actif. Remplissez les zones non encore renseignées. Certains éléments sont obligatoires et le logiciel vous le signalera. Le bouton situé à côté des zones 'ville' vous aidera à trouver facilement les codes postaux. module KERNEL - menu Etapes - choix Affectations 3 Le second onglet à activer est l'onglet 'Technique'. Il reprend les éléments essentiels concernant l'identification du déménagement et les conditions d'accès. Pour le moment les autres onglets n'ont pas à être renseignés. Avant de poursuivre, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton 'Appliquer' car vos modifications ne seraient pas prises en compte. Les listes déroulantes vous aideront à faire votre choix. N'oubliez pas les boutons 'Appliquer'
4 L'une des étapes essentielles consiste dans l'évaluation du montant de votre devis. Les possibilités de calcul de diadem sont très développées. Toutefois, pour votre premier dossier, nous nous contenterons d'indiquer au logiciel le prix qu'il devra présenter. Le prix est détaillé selon les postes conventionnels et sur trois colonnes : prix de revient, marge, prix de vente module KERNEL - menu Etapes - choix Evaluation 4 Vous devrez indiquer les prix que vous voulez voir figurer sur votre devis ; cliquer sur le bouton 'Appliquer les montants' et enfin cliquer sur le bouton 'Appliquer'. Ce traitement comporte des onglets spécifiques. Dans les trois premiers il suffira de préciser les dates de préparation, chargement et livraison du déménagement. Notons que dans la partie haute sont présentés les données-clefs du dossier. Nous pouvons dès maintenant traiter l'impression de notre devis. Pour cela nous allons utiliser le module REDACTION - Dès son ouverture, le programme demande d'entrer une date 'officielle' d'impression. Celle-ci peut être utilisée, par exemple, pour préparer des impressions qui seront imprimées un peu plus tard (C'est le module d'administration qui prédispose la date officielle). Le dernier onglet nous intéresse particulièrement : il détaille les montants du devis. Pour nous y déplacer nous allons appuyer plusieurs fois sur le bouton situé en bas à droite de l'écran.
5 module REDACTION - menu Imprimer - choix Devis 5 diadem vous procure la possibilité d'imprimer vos documents suivant une multitude de modèles. C'est vous qui les construisez selon votre convenance. Nous allons choisir un modèle tout prêt en cliquant sur le choix 'D02' puis sur le bouton ' OK'. Cette action déclenche l'ouverture du logiciel MS Word qui vous présente votre premier devis. FELICITATIONS! Pour imprimer un devis, il faut lui appliquer un 'Numéro'. Un clic sur ce bouton fera apparaître le panneau suivant : Nous allons cliquer sur le bouton radio 'réserver la date d'impression' pour que la date que nous avons entrée à l'ouverture du module soit prise en compte. Le numéro de devis sera affecté automatiquement par le logiciel (voir le paramètrage dans le module d'administration). Appuyez ensuite sur le bouton 'Appliquer'.
6 Nous venons de démontrer qu'en cinq étapes rapides et sans contrainte un devis pouvait être édité. Mais ce serait bien naïf de considérer ce logiciel comme une simple machine à éditer les devis. diadem est un outil puissant qui vous permettra de mieux administrer et de mieux gérer votre activité. Tout au long de la vie du dossier différents modules vont entrer en fonction comme dans l'exemple ci-dessous : Notes KERNEL Dossier-Création Gestion-Dossier adresse technique commentaire REDACTION EXPLOITATION Impress. fiche Visite MANAGEMENT Etapes - Affectation Etapes - Evaluation Compte-rendu - Docs à Imprimer Gestion- relances Etapes -Confirmation Impression - Devis Envoi du devis Accord du client Recap. Relances Gestion - Acomptes Déroulement -Gestion Compte-rendu - Docs à Imprimer Impression - Docs divers Réservation de stationnement Compte-rendu - Docs à Imprimer Impression - L V Déménagement Gestion - Acomptes Déroulement -Gestion Impression - Facture
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