PARCOURS MANAGEMENT 2016

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1 Pôle Ressources Humaines et Développement Social Service Développement des Compétences et des Parcours Professionnels Affaire suivie par : Annick JOUSSET annick.jousset@u-bordeaux.fr Tel : Marie-Pierre ARENES marie-pierre.arenes@u-bordeaux.fr Tel : PARCOURS MANAGEMENT 2016 Le parcours management est proposé en priorité aux personnels d encadrement nouvellement nommés dans les pôles, directions, collèges et départements, mais aussi à ceux ayant de l expérience et souhaitant améliorer leur pratique de management au quotidien. Ce plan de formation est également offert aux personnels enseignants-chercheurs ayant de nouvelles responsabilités administratives afin de les accompagner dans cette prise de fonctions. Cet axe de formation répond à la nécessité de renforcer les compétences managériales des cadres de l établissement dans un contexte de forte évolution structurelle et règlementaire, en leur transmettant des méthodes, des outils et un savoir-faire. Le parcours management se décline en plusieurs modules : 1- DEVENIR MANAGER : LES ESSENTIELS DU MANAGEMENT : 1 ère session : les 07 et 08 Décembre nde session : les 14 et 15 Décembre S APPROPRIER LES OUTILS DU MANAGER : 1 ère session : les 14 et 15 Janvier nde session : les 18 et 19 Janvier LE MANAGER MEDIATEUR : PREVENIR ET GERER LES CONFLITS EN SITUATION PROFESSIONNELLE : 1 ère session : le 02 Février nde session : le 09 Février L ENTRETIEN PROFESSIONNEL ANNUEL : LES BONNES PRATIQUES DE L EVALUATEUR 1 ère session : les 07 et 08 Mars nde session : les 10 et 11 Mars OPTIMISEZ L ANIMATION DE VOS REUNIONS DE SERVICE : les 17 et 18 Mars DEVELOPPEMENT PROFESSIONNEL : SAVOIR S AFFIRMER : les 04 et 05 Avril ECRIRE ET PARTAGER SON PROJET DE SERVICE : 1 ère session le 26 avril nde session le 28 avril COMPRENDRE LA GESTION PREVISIONNELLE DES EMPLOIS, EFFECTIFS ET COMPETENCES (GPEEC) : 24 Mai DEVELOPPER UNE CULTURE JURIDIQUE ET ADMINISTRATIVE : 10 Juin CONNAITRE LE REGIME BUDGETAIRE ET FINANCIER DES UNIVERSITES : 13, 14 et 15 Juin 2016 L inscription aux différents modules se fait au choix selon les besoins de chacun, un ou plusieurs modules pouvant être suivis en accord avec le supérieur hiérarchique et en tenant compte du projet de service. En fonction du nombre de participants, chaque session pourra être dupliquée afin de répondre à toutes les demandes. Des formations sur le rôle du cadre dans son accompagnement d un collaborateur en situation de handicap seront mises en place et diffusées en Les différents modules sont présentés dans le document ci-après. Inscriptions à retourner à marie-pierre.arenes@u-bordeaux.fr au plus tard le 13 novembre

2 DEVENIR MANAGER : LES ESSENTIELS DU MANAGEMENT Identifier son style de management et savoir se positionner comme manager, Prendre le recul nécessaire pour comprendre le rôle du manager, S approprier les actes majeurs du management individuel et collectif, Poser les bases d une relation mutuellement génératrice d exigence, d énergie et de confiance, Transférer et développer les compétences, encourager l'autonomie de ses collaborateurs et savoir déléguer. Directeurs, responsables de service nouvellement nommés 14 stagiaires Contenu de la formation Identifier la finalité du management et les leviers de la performance individuelle, S approprier les 3 rôles du manager, Identifier les attentes des collaborateurs pour mieux y répondre, Comprendre les enjeux et le sens des 3 dimensions du rôle de manager, Mettre en place les conditions contribuant à la légitimité du manager, Organiser et suivre l action au quotidien : Mener un briefe terrain formateur, Mener des débriefes quotidiens et hebdomadaires, Cadrer l action individuelle: Poser une exigence et responsabiliser, Recadrer un hors jeu, Identifier les facteurs clefs de l engagement au travail, Entretenir et développer la motivation individuelle, Utiliser avec efficacité les signes de reconnaissance, Transmettre des informations lors d une réunion d équipe, Mobiliser l équipe sur une action, un projet, Mettre en place un plan d action pour entreprendre une démarche de progrès personnel, réalisable et mesurable. Dates Au choix : 1 ère session : 07 et 08 Décembre nde session : 14 et 15 Décembre 2015 Formateur externe 2

3 S APPROPRIER LES OUTILS DU MANAGER Les objectifs sont doubles : permettre au manager de se doter d outils d aide à l organisation, au suivi opérationnel du travail, à la décision d une part ; et d autre part d accroître ses compétences en animation de réunion, en communication écrite et orale. A chaque thème abordé, les apports théoriques seront suivis d exercices concrets pour utiliser les outils présentés. Le participant disposera d une «boîte à outils» sous forme de documentation et méthodes expliquées. A l issue des 2 jours, le participant aura : - découvert une méthode de structuration de son organisation : la gouvernance dynamique, - précisé la notion de rôles et activités pour son entité, - vécu une réunion de suivi opérationnel alimentant les tableaux de bords, le portefeuille de projets et le plan d action de son entité, - acquis des techniques et outils pour l animation de réunion, - acquis les principes d une méthode efficace d organisation personnelle (GTD ), Personne en situation d encadrement 14 stagiaires Contenu de la formation I/ Organiser le travail : L organisation - une structure dynamique au service de la raison d être, régie par des règles de fonctionnement explicites. - Introduction à la gouvernance dynamique et à la notion de tensions organisationnelles, - Zoom sur le rôle du manager dans l affectation des activités et dans la gestion des tensions organisationnelles, Exercice pratique : définition des rôles et activités de son organisation II/ Piloter l activité : - Mettre en place les outils partagés de l entité : o les tableaux de bords : définir les indicateurs pertinents (SMART), les porteurs, les fréquences et modes de calculs, o le portefeuille des projets : Formulé selon le résultat attendus et affectés à un rôle, o le plan d action à partir des besoins de la réalité et des tensions vécues par les collaborateurs : les actions CT à réaliser affectées à des rôles, - Mettre en place une réunion de suivi opérationnel, révisant les indicateurs, les projets et les actions. Exercice pratique : simulation d une réunion d équipe de suivi opérationnel Utilisation d outil de visualisation collaboratif. III/ La circulation de l information dans l équipe - Les différents espaces de communication : formels informels, écrits - oraux le choix du support de communication selon le besoin - Les différentes réunions: Communication Vs travail d équipe, les réunions stratégiques, les réunions de suivi d activité, de résolution de problème, de décision, de production. - Conduire une réunion : préparation (définir le type, le thème, les objectifs, les livrables attendus, le plan) animation (les différents rôles de l animateur producteur, facilitateur, régulateur ; comprendre le fonctionnement des groupes, recadrer les dérives, accepter les idées nouvelle ; découvrir des outils de bases d animation (tour de table, remue-méninges, processus de décision intégrative..) ; rédiger la production de la réunion (plan d action, relevé de décision..); obtenir un feedback sur le fonctionnement de la réunion), suivi (selon les besoins) IV/ Mieux gérer son temps ou mieux gérer son activité dans le temps Nous nous appuyons sur la Méthode GTD «Getting Things Done» dans ce module 3

4 - Autodiagnostic de sa gestion du temps : Quelle est ma méthode? Où en suis-je dans ma gestion du temps? Quelles sont mes sources d informations? Comment centraliser l information pour la maîtriser? - Les principes de la méthode GTD : on ne gère pas son temps, mais ses actions et ses informations ; on peut se créer un système efficace qui centralise les informations et nous aide à prendre les bonnes décisions ; une révision régulière des tâches permet de rester maître de son agenda ; o Capturer et collecter toutes les activités qui encombrent votre esprit, o Traiter chaque élément, décider ce que vous allez en faire (actions immédiates, projets à découper ou non, poubelle, transfert..) et les placer dans un «lieu sûr» o Organiser les «lieux sûrs» et les visiter à fréquence régulière. o Agir à partir de l agenda, de votre liste de tâches, des demandes imprévues : organiser les actions dans le temps, prioriser ses activités. Exercice pratique : Quels sont mes prochains pas pour mettre en place GTD en rentrant de la formation? Dates Au choix : 1 ère session : 14 et 15 Janvier nde session : 18 et 19 Janvier 2016 Formateur externe 4

5 LE MANAGER MÉDIATEUR : PRÉVENIR ET GÉRER LES CONFLITS EN SITUATION PROFESSIONNELLE Transmettre les bonnes pratiques de prévention et de gestion des conflits aux managers. Laurence Tondereau, consultante au sein de l et en accompagnement des cadres dans les projets de service, partagera son expérience et ses compétences dans la conception et la mise en œuvre de cet atelier. A partir de l expression des attentes et besoins des encadrants, cette séance doit donner les clés pour : - repérer les signes annonciateurs d un conflit et désamorcer la situation - trouver des réponses méthodologiques pour répondre efficacement à une situation conflictuelle Proposant différentes mises en situation, cet atelier se veut interactif et participatif. Il s agit donc davantage d un atelier de partage et d analyse collective qu un atelier de formation à proprement parler. Personne en situation d encadrement 10 stagiaires Contenu de la formation Afin de positionner la médiation au service du management, et ainsi mieux prévenir et gérer un conflit dans le cadre professionnel, quelques définitions et analyses sont essentielles : - Comment identifier un conflit? : caractéristiques, typologies, sources et conséquences - Qu entendons-nous par médiation? : définition, objectifs et enjeux - Quelle responsabilité en tant que manager face aux conflits? missions et responsabilités - Quels comportements efficaces pour prévenir ou sortir des conflits? : périmètre d actions, posture, approche et questionnement, communication non-verbale Cas pratiques et analyse de situations conflictuelles tout au long du module, viendront éclairer les approches théoriques apportées. Dates Au choix : 1 ère session : 02 Février nde session : 09 Février 2016 En cas de difficulté managériale, les consultantes de la Direction de l Amélioration Continue (DAC) du Pôle Pilotage et Aide à la Stratégie pourront également poursuivre ces échanges par un accompagnement personnalisé et individuel. Responsables pédagogiques - Laurence TONDEREAU (consultante DAC, Pôle Pilotage et Aide à la Stratégie) 5

6 L ENTRETIEN PROFESSIONNEL ANNUEL : LES BONNES PRATIQUES DE L ÉVALUATEUR À l issue de la formation, les stagiaires seront capables : - de porter un diagnostic sur leurs aptitudes et difficultés à conduire les entretiens professionnels - d intégrer les enjeux de l évaluation dans leur démarche de management - de développer leurs compétences et d'optimiser ce temps d'échange privilégié - de structurer et animer des entretiens professionnels de qualité Personne en situation d encadrement devant conduire un entretien professionnel 12 stagiaires Dispositif pédagogique Partage d'expériences professionnelles, analyse des pratiques, acquisition d outils et mises en situation. Livret pédagogique remis aux stagiaires. Contenu de la formation Les fondamentaux de l'entretien professionnel : - Les droits et obligations à respecter - et finalités pour l'évalué, l'évaluateur et la structure - Les 6 axes de l'entretien professionnel - Savoir préparer ce rendez-vous annuel Analyse des pratiques individuelles : - Les points forts, les points à améliorer - Les difficultés rencontrées Définition des fonctions/fiches de poste : - Identification des missions spécifiques et objectifs liés au poste - Détermination des critères d évaluation Rôle et qualités de l évaluateur : - Identification des styles de communication interpersonnelle, avantages et limites - Écouter activement et objectivement - Questionner et reformuler - Maîtriser sa communication non verbale Les supports utilisables : - Les documents préparatoires disponibles pour l évaluateur et l évalué - Le document de synthèse La préparation de l entretien : - Prise en compte de l historique de l agent - Détermination des objectifs à atteindre - La durée optimale - Les points à évaluer Conduite des entretiens professionnels : - Les différentes étapes : découpage et validation - Attitudes à adopter au cours de l entretien - Les techniques d écoute active, de questionnement, de reformulation - Comportements à éviter face aux désaccords et situations difficiles - Savoir créer le dialogue, l'ouverture, apprendre à faire participer. - Aborder les points forts, encourager, féliciter - Aborder les points faibles sans créer de tensions, sans démotiver. - Savoir formuler des objectifs explicites et motivants, les négocier si besoin 6

7 - Argumenter pour convaincre et faire adhérer - Faire du support d'évaluation un guide de progression - Recentrer la discussion sur les contributions individuelles de l'évalué - Recadrer si nécessaire avec fermeté mais sans agressivité. - Recueillir les souhaits d évolution et de formation - Savoir vérifier l'état d'esprit de l'évalué et sa perception de l'entretien - Faire valider un plan d action et le traduire en plan de progrès Dates Au choix : 1 ère session : les 07 et 08 Mars nde session : les 10 et 11 Mars 2016 Formateur externe 7

8 OPTIMISEZ L ANIMATION DE VOS RÉUNIONS DE SERVICE Il s agit de répondre aux enjeux d efficacité collective et aux attentes des participants tout en optimisant le temps consacré en réunion de service. - Porter un diagnostic sur leurs aptitudes et difficultés à animer une réunion. - Maîtriser les techniques et outils d'animation afin d'optimiser l'efficacité de la réunion de service. Dispositif pédagogique Prise en compte des expériences de chacun des participants. Échanges, réflexion, acquisition d outils et mises en situation, tests. Support remis aux stagiaires. Contenu de la formation Diagnostiquer ses pratiques d'animation - Analyser son expérience de la réunion : ce qui est efficace, ce qui est non productif. - Faire le point sur son rôle d'animateur : points forts, points d'amélioration, questions. - Identifier les comportements observés chez les participants et leur impact sur son style d'animation. Identifier son contexte réunion - Repérer la place des réunions dans le fonctionnement de l organisation de travail du service. - Clarifier la typologie des réunions que l'on pratique : information, prise de décision, projet... Préparer ses réunions - Définir les objectifs - Établir l'ordre du jour et définir la durée. - Préparer les contenus Animer ses réunions - Le cadre : Rappel des objectifs, du contexte et de l'ordre du jour. Définition des modalités d'échange et de travail en réunion. Traiter de chaque point et veiller aux conclusions intermédiaires. Faire la synthèse et conclure. - L animation : Veiller à l'implication des participants. Faciliter les échanges et la production d'idées. Savoir s affirmer dans les situations conflictuelles. Conclure et valider le suivi des réunions - Formaliser les points clefs de la réunion. - Organiser et acter la communication et/ou la mise en œuvre des décisions prises. Auto - évaluation et identification des points d'amélioration/ Public Directeurs, Chefs de bureau et adjoints, Animateurs de groupe de travail 12 stagiaires Durée Une session les 17 et 18 Mars 2016 Formateur externe 8

9 DÉVELOPPEMENT PROFESSIONNEL : SAVOIR S AFFIRMER À l issue de cette formation, les stagiaires seront capables de : - Intégrer des outils de communication interpersonnelle dans la communication professionnelle - Développer une prise de parole claire et efficace - S affirmer dans toutes situations de communication Dispositif pédagogique Exposés, mises en situation, échanges d'expériences, autoscopie. Un support pédagogique est remis à chaque participant. Le contenu pédagogique est commun aux agents ayant des fonctions administratives et techniques. En revanche, les exemples, exercices et mises en situation seront systématiquement adaptés aux réalités et exigences du terrain. Cadre et chefs de bureau. 12 stagiaires Contenu Communication inter personnelle : - Les grandes causes de déperdition, les remèdes - L'optimisation de la communication professionnelle - Les exigences de la prise de parole en public - L'entretien individuel : objectifs, préparation et conduite en fonction de l objectif Développement personnel Sensibilisation aux outils de communication suivants : - L analyse transactionnelle : se positionner avec objectivité et efficacité dans la relation de communication professionnelle - La programmation neurolinguistique : savoir influencer avec intégrité dans le cadre de l entretien professionnel Prendre la parole La prise de parole improvisée, la prise de parole préparée: méthodologie L'argumentation et la valorisation des propositions La sensibilisation aux techniques de négociation Savoir s affirmer Les attitudes dans la vie quotidienne Savoir identifier les attitudes de manipulation, d agressivité, d évitement Développer l attitude d affirmation de soi Se faire confiance et oser être soi. Savoir exprimer ses sentiments, faire valoir ses droits tout en respectant ceux d autrui. Durée Une session les 04 et 05 Avril 2016 Formateur externe 9

10 ÉCRIRE ET PARTAGER SON PROJET DE SERVICE Qu entend-on par projet de service? Elément de communication et de fédération des équipes, le projet de service est un outil efficace dans un contexte de changement ou d évolution de l organisation. Au regard d une analyse de l existant et en vue d une ambition clairement exprimée, il permet d engager une équipe sur des perspectives et pistes d action. Enjeux : - Pour le manager : renforcer son positionnement de manager en donnant des perspectives sur son périmètre de service et en mobilisant son équipe sur les actions associées - Pour l équipe : l opportunité de réagir et s engager dans le projet de sa structure - Pour la direction : veiller à ce que chaque projet soit cohérent avec les axes stratégiques suivis au niveau du pôle Personnel en situation d encadrement ayant la volonté de mettre en place un projet de service. 5 à 10 personnes max Contenu - Ce qu on entend par «projet de service» - L animation de la réunion d engagement de son équipe - Focus sur l étape d écriture du projet de service - Atelier d écriture - Et après le projet de service? Durée 1 jour. 2 sessions au choix : le 26 avril 2016 ou le 28 avril Pôle pilotage et aide à la stratégie Service du contrôle interne et amélioration continue 10

11 COMPRENDRE LA GESTION PRÉVISIONNELLE DES EMPLOIS, EFFECTIFS ET COMPETENCES (GPEEC) Permettre aux managers d acquérir des connaissances de base de la Gestion prévisionnelle des emplois, des effectifs et des compétences (GPEEC) Cadre participant à l élaboration du plan de gestion des emplois 15 stagiaires Contenu Le contexte de la GPEC Définition, la loi sur la mobilité, la décentralisation et la déconcentration et ses effets RH, la LOLF et la LRU, les RCE Les enjeux Les métiers, les compétences La démarche Définition, étapes, l existant, concepts et outils associés, la prévision, les écarts et le plan de gestion prévisionnelle, les pré-requis de la démarche GPEEC Le pilotage des moyens RH Le contexte, les emplois, plafonds d emplois et masse salariale, objectifs et moyens du pilotage de la masse salariale, indicateurs, contraintes Durée 24 Mai Pôle Ressources Humaines et Développement Social 11

12 DÉVELOPPER UNE CULTURE JURIDIQUE ET ADMINISTRATIVE S approprier un socle de connaissances juridiques en lien avec l organisation et le fonctionnement de l université. Tout cadre intéressé par cette thématique 15 stagiaires Contenu - Les grands principes de fonctionnement du service public de l'enseignement supérieur - L'Université dans son environnement (entre autonomie et encadrement par le MEN ESR) - Droits et obligations des agents publics - Le statut d'enseignant chercheur : recrutement, REH... - Organisation institutionnelle (répartition des compétences entre les différents niveaux de gouvernance de l'ubx) - Délégations de signatures et délégations de compétences - Focus sur le circuit de validation des conventions - Les risques juridiques au sein de l' - La veille juridique/l'accès aux informations internes Durée Le 10 juin 2016 Pôle communication et vie institutionnelle - Direction des Affaires Juridiques et statutaires 12

13 CONNAITRE LE RÉGIME BUDGÉTAIRE ET FINANCIER DES UNIVERSITÉS Comprendre les règles budgétaires et financières appliquées aux universités Personne en situation d encadrement, ayant à gérer un budget 15 stagiaires Pré-requis Formation s adressant aux cadres A et B possédant une connaissance du budget ou exerçant cette activité au quotidien Contenu Les finances Contexte règlementaire et règles budgétaires : l impact de la règlementation sur le budget, le budget, c est quoi?, principes budgétaires L élaboration budgétaire : de la lettre de cadrage au vote du budget, les BR : définition, calendrier et processus ; la structure budgétaire UB ; la composition du budget Exécution du budget : séparation ordonnateur/agent comptable ; qu est-ce qu une recette; suivi de l exécution budgétaire Les achats Politique de l achat de l Université et plan d action achat Les achats à l Université (cartographie, taux de couverture ) La direction des achats, organisation, missions Le guide de l achat (procédures et processus achat) Planification des marchés / durée des marchés La comptabilité Organisation et mission de la direction des services comptables Le rôle de l agent comptable Circuit de la dépense Le service facturier Durée 2,5 jours : 13 juin journée + 14 juin 2016 matin : partie finances et achats 15 juin 2016 : partie comptable Pôle Finances et Achats et Direction des Services Comptables 13