Traitement de données

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1 Traitement de données TP01 : Base de données Access Objectifs. On se propose de créer une base de données utilisée au sein de l entreprise Worldco pour gérer son personnel. Pour cela, il faut enregistrer pour tous les employés les coordonnées personnelles (nom, prénom, adresse, ville, code postal et téléphone). Cours sur les bases de données Access. Pré requis et préparation. Les activités. Pour nous familiariser avec les bases de données Access, nous allons effectuer les travaux suivants : Créer une base de donnée afin de comprendre les fonctions du logiciel Examiner une base de donnée existante afin d observer les possibilités du logiciel Access. A1 : Création d une base de donnée. Nous allons présenter la procédure à utiliser pour créer notre nouvelle base de données appelée worldco et élaborée avec Access Création de la base de donnée. Après avoir lancé le logiciel, nous allons créer une nouvelle base de donnée vide : On donne un nom à notre base : Cliquer sur créer pour ouvrir le fichier et pouvoir commencer à travailler. Avant de réaliser quoi que soit, une feuille et un crayon sont les bien venus afin de procéder à l'élaboration de la base. Une fois l'opération terminée, le choix suivant vous est proposé : #Niedercorn LT «la Briquerie» THIONVILLE Base de données Access & page 1/7

2 Pour créer une base de données, la première des choses est de créer une table. Avec l'assistant c'est plus facile et la compréhension est plus rapide. Le choix "affaire" ou "privé" dépend de l'usage de la table. Dans la colonne "tables exemple", une série de table est proposée, la plus part du temps, celle-ci suffit. Une table est constituée de champs, ces derniers sont les objets qui formeront la base de données, ce sont tous les paramètres qu'il faudra remplir. Une fois les champs choisis parmi la liste ou créés plus personnellement comme la fenêtre ci-après, cliquer sur Suivant. Une clef est nécessaire pour avoir des liens entre les différentes tables. Le logiciel peut choisir pour vous l'emplacement de cette clef mais souvent il ne choisit pas le paramètre le plus adapté. L'assistant table propose ensuite trois choix : "Modifier la structure de la table" permet de changer la clef de place par exemple ou modifier un nom ; "Entrer des données immédiatement dans la table" permet comme le nom l'indique de remplir la table sous forme de tableau Excel ; "Entrer des données en passant par un formulaire", l'assistant crée automatiquement un formulaire de base pour remplir la table plus convivialement. #Niedercorn LT «la Briquerie» THIONVILLE Base de données Access & page 2/7

3 Une fois le choix fait, cliquer sur Terminer. Si vous avez choisi l'option "remplir la table immédiatement", vous pouvez insérer des données mais nous verrons par la suite que l utilisation d un formulaire serait plus judicieux. Refermez ensuite la fenêtre en cours. Après avoir suivit les instructions précédentes modifier la clef comme l'indique les photos suivantes. Lorsque vous fermez la fenêtre le message suivant apparaît : Avant de continuer, nous allons dans notre table supprimer la colonne Référence Personnel puisque nous avons créé une nouvelle clé primaire. Nous pouvons fermer la table personnel. #Niedercorn LT «la Briquerie» THIONVILLE Base de données Access & page 3/7

4 Création d un formulaire. Nous allons créer un formulaire en utilisant l assistant. Ce formulaire nous permettra de saisir plus rapidement les coordonnées d une personne pour compléter la table crée précédemment. Allons y! #Niedercorn LT «la Briquerie» THIONVILLE Base de données Access & page 4/7

5 On peut maintenant saisir directement les coordonnées dans cette fenêtre ou modifier directement la table pour saisir un grand nombre d informations. Remplir ensuite les autres pages si nécessaires. Nous allons créer une seconde table appelée Situation afin de pouvoir saisir la situation familiale des employés de Worldco. #Niedercorn LT «la Briquerie» THIONVILLE Base de données Access & page 5/7

6 Nous pouvons après sa création, modifier la table afin de préciser le type de données qu elle va contenir (voir ci-dessus). Création d une requête. Nous allons maintenant créer une requête afin de pouvoir interroger notre base de données. Nous avons choisi des champs dans 2 tables différentes mais le système ne sait pas comment lier ces 2 tables, la fenêtre ci-dessous nous met en garde ; nous allons cliquer sur OK. Nous allons sélectionner nos 2 tables pour ajouter une relation entre elles. L association des tables se fait ici en fonction du champ Nom présent dans les deux tables. Pour créer un lien, on peut faire glisser un élément d une table vers son correspondant dans l autre. On obtient la relation comme ci-dessous. On peut modifier une relation en faisant un clic droit sur le lien afin de retrouver la fenêtre d édition des liens. #Niedercorn LT «la Briquerie» THIONVILLE Base de données Access & page 6/7

7 En fermant la fenêtre des liens, on valide par OK On peut maintenant créer notre requête en utilisant des champs des tables liées et lui donner un nom. Une fois la requête terminée, cliquer deux fois sur la table que vous jugez la plus importante. En cliquant deux fois sur la petite croix des informations apparaissent. On peut compléter les champs de la table qui est en relation avec la table ouverte. Présenter votre base de données au professeur. A2 : Utilisation d une base de donnée existante. On se propose dans cette activité d utiliser la base de donnée comptoir fournie et suivre les recommandations données dans le cours sur les bases de données Access ; à chaque étape on notera les commentaires effectués. Présenter sous forme d un diaporama : Compte rendu Les caractéristiques de la base de donnée de l activité 1 Les commentaires que vous avez notés dans l activité 2 #Niedercorn LT «la Briquerie» THIONVILLE Base de données Access & page 7/7

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