LES STAGES EN ENTREPRISE

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1 Groupement des Métiers de l Imprimerie SEPTEMBRE 2014 NOTE N 31 LES STAGES EN ENTREPRISE (Loi n du 10 juillet 2014, JO du 11 ; Loi n du 28 juillet 2011, JO du 29 ; Articles L à L du Code de l éducation ; Article L du Code du travail) La loi tendant au développement, à l encadrement des stages et à l amélioration du statut des stagiaires est venue modifier en profondeur la législation en la matière. Ses dispositions sont entrées en vigueur le 12 juillet Toutefois, l application de certaines règles est subordonnée à la publication de décrets et la hausse de la gratification minimale sera pleinement applicable au 1 er septembre Vous trouverez ci-après un point sur les nouvelles dispositions applicables à ce jour, qui concernent tous les stages en milieu professionnel, à l exception : - des stages de la formation professionnelle tout au long de la vie; - des stages relevant de l article L du Code du travail. Nous ne manquerons pas de vous tenir informés des précisions apportées par les décrets d application à paraître prochainement. I LA DÉFINITION DU STAGE Le stage correspond à une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel au cours de laquelle le stagiaire acquiert des compétences professionnelles et met en œuvre les acquis de sa formation en vue d obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle. Les missions confiées au stagiaire doivent être conformes au projet pédagogique défini par son établissement d'enseignement et approuvées par l'organisme d'accueil.

2 Les stages en milieu professionnel sont intégrés à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire, selon des modalités déterminées par décret (à paraître). Un volume pédagogique minimal de formation ainsi que les modalités d encadrement du stage par l établissement d enseignement et l organisme d accueil seront fixés par ce décret et précisés dans la convention de stage. Il est également rappelé que le stage ne peut avoir pour objet l exécution d une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, ou le remplacement d un salarié en cas d absence. De même, il est interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé et sa sécurité. II LA CONCLUSION OBLIGATOIRE D UNE CONVENTION DE STAGE A) UNE CONVENTION TRIPARTITE OBLIGATOIRE Les stages ne relevant ni de l article L du Code du travail ni de la formation professionnelle tout au long de la vie doivent obligatoirement faire l objet d une convention entre le stagiaire, l entreprise d accueil et l établissement d enseignement. B) LE CONTENU DE LA CONVENTION DE STAGE Les conventions de stage doivent au minimum comporter les 11 clauses suivantes : - la définition des activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation ; - les dates de début et de fin du stage ; - la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans l entreprise. La présence, le cas échéant, du stagiaire dans l entreprise la nuit, le dimanche ou un jour férié doit être indiquée ; - le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de son versement ; - la liste des avantages offerts, le cas échéant, par l entreprise au stagiaire, notamment en ce qui concerne sa restauration, son hébergement ou le remboursement des frais qu il a engagés pour effectuer son stage ; - le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d accident du travail ainsi que, le cas échéant, l obligation faite au stagiaire de justifier d une assurance couvrant sa responsabilité civile ; - les conditions dans lesquelles les responsables du stage, l un représentant l établissement, l autre l entreprise, assurent l encadrement du stagiaire ; - les conditions de délivrance d une «attestation de stage» et, le cas échéant, les modalités de validation du stage pour l obtention du diplôme préparé ; - les modalités de suspension et de résiliation du stage ; - les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s absenter, notamment dans le cadre d obligations attestées par l établissement d enseignement ; - les clauses du règlement intérieur de l entreprise applicables au stagiaire, lorsqu il existe. 2

3 La convention de stage est signée par : - le représentant de l établissement dans lequel est inscrit le stagiaire. Il mentionne sa qualité, le nom et l adresse de cet établissement ; - le représentant de l entreprise d accueil, qui mentionne sa qualité, le nom et l adresse de l entreprise ; - le stagiaire, qui mentionne son adresse et l intitulé complet de son cursus ou de sa formation ; si le stagiaire est mineur, la convention est également signée par son représentant légal. La charte des stages étudiants en entreprise doit être annexée à la convention de stage. III- LE SUIVI DU STAGIAIRE La loi du 10 juillet 2014 renforce ce suivi. A) LE SUIVI PAR UN TUTEUR L organisme d accueil doit désigner un tuteur, garant du respect des stipulations pédagogiques de la convention de stage. Un accord d'entreprise peut préciser les tâches confiées au tuteur, ainsi que les conditions de l'éventuelle valorisation de cette fonction. Ce tuteur ne peut suivre qu un nombre limité de stagiaires. Ainsi, il ne peut pas être désigné si, à la date de la conclusion de la convention, il est par ailleurs désigné en cette qualité dans un nombre de conventions prenant fin au-delà de la semaine civile en cours supérieur à un nombre fixé par décret en Conseil d'état. B) LE SUIVI PAR UN ENSEIGNANT RÉFÉRENT Cet enseignant est membre de l équipe pédagogique de l établissement d enseignement. Il est tenu de s'assurer auprès du tuteur, à plusieurs reprises durant le stage, de son bon déroulement et de proposer à l'organisme d'accueil, le cas échéant, une redéfinition d'une ou des missions pouvant être accomplies. Le nombre de stagiaires suivis simultanément par un même enseignant référent et les modalités de ce suivi pédagogique et administratif constant sont définis par le conseil d'administration de l'établissement, dans la limite d'un plafond fixé par décret. 3

4 IV- LE STATUT DU STAGIAIRE DANS L ENTREPRISE Le stagiaire n ayant pas la qualité de salarié, l employeur n a pas de déclaration préalable à l embauche (DPAE) à effectuer auprès de l Urssaf, comme c est le cas pour l embauche d un salarié. Tout stagiaire est tenu de se conformer aux règles internes de l entreprise, notamment en ce qui concerne les horaires, la discipline, l hygiène et la sécurité, etc. A) LES DROITS DU STAGIAIRE 1) Les avantages sociaux Depuis la loi du 28 juillet 2011, les stagiaires ont accès aux activités sociales et culturelles du comité d entreprise dans les mêmes conditions que les salariés. La loi du 10 juillet 2014 prévoit désormais qu ils ont également accès au restaurant d entreprise et aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés de l entreprise d accueil. Ils bénéficient également de la prise en charge des frais de transport publics. 2) La durée du travail La nouvelle loi dispose que la présence du stagiaire dans l entreprise d'accueil suit les règles applicables aux salariés de l organisme pour ce qui a trait : - aux durées maximales quotidienne et hebdomadaire de présence ; - à la présence de nuit ; - au repos quotidien, au repos hebdomadaire et aux jours fériés. L entreprise d'accueil doit donc établir, selon tous moyens, un décompte des durées de présence du stagiaire. 3) Les congés et absences En cas de grossesse, de paternité ou d'adoption, le stagiaire bénéficie de congés et d'autorisations d'absence d'une durée équivalente à celles prévues pour les salariés par le Code du travail. Lorsque le stagiaire interrompt son stage pour un motif lié à la maladie, à un accident, à la grossesse, à la paternité, à l'adoption ou, en accord avec l'établissement, en cas de non-respect des stipulations pédagogiques de la convention ou en cas de rupture de la convention à l'initiative de l'organisme d'accueil, l'autorité académique ou l'établissement d'enseignement supérieur valide le stage, même s'il n'a pas atteint la durée prévue dans le cursus, ou propose au stagiaire une modalité alternative de validation de sa formation. 4

5 En cas d'accord des parties à la convention, un report de la fin du stage, en tout ou partie, est également possible. Pour les stages dont la durée est supérieure à deux mois et dans la limite de la durée maximale prévue, la convention de stage doit également prévoir la possibilité de congés et d'autorisations d'absence au bénéfice du stagiaire au cours du stage. Enfin, l employeur doit, selon des modalités qui seront précisées ultérieurement par décret, mentionner dans une partie spécifique du registre unique du personnel, dans l ordre d arrivée, les nom et prénom des stagiaires accueillis dans l établissement. À la fin du stage, le stagiaire transmet aux services de son établissement d'enseignement chargés de l'accompagner dans son projet d'études et d'insertion professionnelle un document dans lequel il évalue la qualité de l'accueil dont il a bénéficié au sein de l'organisme. B) LA SITUATION DU STAGIAIRE EN CAS D EMBAUCHE À L ISSUE DU STAGE En cas d embauche dans l entreprise dans les trois mois suivant l issue du stage intégré à un cursus pédagogique réalisé lors de la dernière année d études, la durée de ce stage est déduite de la période d essai, sans que cela ait pour effet de réduire cette dernière de plus de la moitié, sauf accord collectif prévoyant des stipulations plus favorables. Lorsque cette embauche est effectuée dans un emploi en correspondance avec les activités qui avaient été confiées au stagiaire, la durée du stage est déduite intégralement de la période d essai. Lorsque le stagiaire est embauché par l entreprise à l issue d un stage d une durée supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, la durée de ce stage est prise en compte pour l ouverture et le calcul des droits liés à l ancienneté. V- LA DURÉE DU STAGE La durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans une même entreprise reste fixée à six mois par année d enseignement. Au terme de la loi, il n y a plus de dérogation possible à cette durée maximale. Toutefois la loi instaure un délai de transition de deux ans à compter de sa promulgation, pendant laquelle certaines formations, prévues par décret, pourront déroger à cette durée. 5

6 Attention : l'accueil successif de stagiaires, au titre de conventions de stage différentes, pour effectuer des stages dans un même poste n'est possible qu'à l'expiration d'un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent. Cette disposition n'est pas applicable lorsque ce stage précédent a été interrompu avant son terme à l'initiative du stagiaire. VI- LE NOMBRE DE STAGIAIRES AUTORISÉ Ce nombre est désormais limité. Le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours sur une même semaine civile dans l'organisme d'accueil ne peut pas être supérieur à un nombre fixé par décret en Conseil d'état. Ce nombre tient compte des effectifs de l'organisme d'accueil. Par dérogation, l'autorité académique peut fixer le nombre de stagiaires qui peuvent être accueillis dans un même organisme d'accueil pendant une même semaine civile au titre de la période de formation en milieu professionnel prévue par le règlement du diplôme qu'ils préparent. NB : d après les débats parlementaires, ce quota pourrait être de 10 % pour les entreprises de plus de 30 salariés et de 3 stagiaires pour les autres. L entreprise qui dépasse ce quota s expose à une amende prononcée par l'autorité administrative, d'au plus par stagiaire concerné par le manquement et d'au plus en cas de réitération dans un délai d'un an à compter du jour de la notification de la première amende. VII - LA GRATIFICATION DES STAGIAIRES Lorsque la durée du stage au sein d'un même organisme d'accueil est supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d'une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, le ou les stages font l'objet d'une gratification. Le montant minimal de cette gratification reste fixé par décret. La nouvelle loi prévoit que, pour les conventions de stages signées à compter du 1 er septembre 2015, ce montant devra être égal à au moins 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale. À priori, d après les premiers éléments à notre disposition, cette augmentation devrait se faire en deux temps : +43,77 euros à la rentrée 2014 et +43,77 euros à la rentrée Nous reviendrons sur la question de ces montants dès parution du décret correspondant. 6

7 Si les conditions relatives au versement de la gratification sont remplies, celle-ci est: - versée mensuellement au stagiaire ; - due au stagiaire à compter du 1 er jour du premier mois de stage ; - et son montant n'est pas fonction du nombre de jours ouvrés dans le mois. Cette gratification n a pas le caractère d un salaire. Ainsi, aucune cotisation de sécurité sociale n est due lorsque le montant de la gratification ne dépasse pas le plafond fixé par décret. Attention : ce plafond d exonération est réduit à due proportion en cas de stage à temps partiel. Par ailleurs, si l employeur verse au stagiaire une gratification supérieure au seuil d assujettissement, les cotisations et contributions de sécurité sociale sont calculées sur la différence entre le montant perçu et ce plafond. En tout état de cause, les cotisations dues au titre de l assurance-chômage et des régimes de retraite complémentaire légalement obligatoires ne sont pas dues. NB : Dans des conditions qui seront précisées par décret les étudiants pourront demander la prise en compte, par le régime général de sécurité sociale, des périodes de stages prévus à l article L du code de l éducation et éligibles à la gratification mentionnée ci-dessus, sous réserve du versement de cotisations et dans la limite de deux trimestres. Un décret précisera les modalités et conditions d application de cette disposition. Nous reviendrons plus en détail sur les conséquences de ce décret, notamment en termes de cotisations, dès sa parution. La nouvelle loi prévoit que la gratification est exonérée de l impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du SMIC. VIII - LA PRISE EN CHARGE DU RISQUE ACCIDENTS DU TRAVAIL Tous les stagiaires sont couverts contre les risques accidents du travail, de trajet ou maladies professionnelles. La prise en charge de ces risques varie selon le montant de la gratification donnée au stagiaire. A) LE STAGIAIRE PERÇOIT UNE GRATIFICATION ÉGALE OU INFÉRIEURE AU SEUIL DE FRANCHISE DE COTISATIONS Les obligations de l employeur incombent à l établissement d enseignement signataire de la convention tripartite (convention liant le stagiaire, l établissement d enseignement et l entreprise d accueil). 7

8 Toutefois, lorsque l accident survient par le fait ou à l occasion du stage en entreprise, l obligation de déclaration de l accident du travail incombe à l entreprise dans laquelle est effectué le stage. L entreprise doit alors adresser sans délai à l établissement d enseignement dont relève le stagiaire copie de la déclaration d accident du travail envoyée à la CPAM compétente. B) LE STAGIAIRE PERÇOIT UNE GRATIFICATION SUPÉRIEURE AU SEUIL DE FRANCHISE DE COTISATIONS Les obligations de l employeur incombent à l entreprise signataire de la convention tripartite. Dans ce cas, l assiette servant de base au calcul des cotisations est égale à la différence entre la gratification versée au stagiaire et le montant de la fraction de gratification exonérée. Toutefois, lorsque l accident survient du fait ou à l occasion de l enseignement ou de la formation dispensés par l établissement dont relève le stagiaire, l obligation de déclaration incombe à l établissement qui doit adresser, sans délai, à l entreprise signataire de la convention tripartite une copie de la déclaration d accident envoyée à la CPAM compétente. IX- UN RENFORCEMENT DES MOYENS DE CONTRÔLE DE L INSPECTION DU TRAVAIL La loi habilite désormais les inspecteurs du travail à constater que : - l employeur recourt à des stagiaires pour pourvoir un emploi permanent ou temporaire ; - le quota des stagiaires dans l entreprise est dépassé ; - le nombre maximal de stagiaires par tuteur est dépassé ; - le stagiaire ne bénéficie pas des droits sociaux et congés auxquels il a droit ; - l employeur n a pas respecté les règles relatives à la durée du travail et à la présence du stagiaire dans l entreprise ; - l entreprise n a pas désigné de tuteur. 8