CONVENTION de PARTENARIAT. Ville de Châlons-en-Champagne- Office de Tourisme de Châlons-en-Champagne

Transcription

1 CONVENTION de PARTENARIAT Ville de Châlons-en-Champagne- Office de Tourisme de Châlons-en-Champagne ENTRE : - La Ville de Châlons-en-Champagne représentée par son Maire, Monsieur Bruno BOURG- BROC, Chevalier de la Légion d'honneur, autorisé par une délibération du Conseil Municipal en date du 7 février 2013, d'une part et - L'association Office de Tourisme dont le* siège se situe 3 Quai des Arts à Châlons-en- Champagne représenté par son Président en exercice. M. Jean-Marie DEROUARD, élu par le Conseil d'administration en date du 9 mai 2012, Préambule d'autre part La Ville de Châlons-en-Champagne bénéficiant du label Ville d'art et d'histoire s'est engagée dès 2007 par convention avec l'etat (direction de l'architecture et du Patrimoine au Ministère de la Culture et de la Communication) à promouvoir une politique de valorisation du patrimoine et à développer un tourisme culturel de qualité envers différents publics. En septembre 2007 a été embauché l'animateur du patrimoine qui met en œuvre les obligations de la convention Ville d'art et d'histoire. La communauté d'agglomération Cités en Champagne consciente de l'importance du tourisme dans l'activité économique de l'intercommunalité, souhaite favoriser le développement d'une politique dynamique en direction des différents publics intéressés par le tourisme sous toutes ses formes. En conséquence, la présente convention validée par le Conseil Municipal et le conseil d'administration de l'office de Tourisme, a pour objet de préciser les relations entre les différents partenaires impliqués dans la mise en valeur de la culture et du patrimoine de Châlons-en-Champagne. Les dispositions suivantes ont été établies afin de définir le rôle, les missions, les compétences et les relations techniques, administratives et financières entre l'office de Tourisme et la Ville de Châlons-en-Champagne (animation du patrimoine, services éducatifs, musées de la ville, conservatoire de musique et de danse, service relations internationales,...). Cette convention n'inclut cependant pas la mise à disposition de la salle Pelloutier pour les ciné-conférences Connaissance du Monde, pour laquelle une convention a déjà été conclue entre la Ville et l'office de Tourisme. ; La présente convention annule et remplace la précédente signée entre la Ville et l'office de Tourisme le 26 février 2010.

2 Chapitre 1 - Tourisme culturel A) Edition, diffusion et promotion du patrimoine de la ville Article 1 L'Office de Tourisme assure la diffusion en France et à l'étranger des documents promotionnels de la Ville. Il collabore avec le service Animation du Patrimoine en ce qui concerne le contenu patrimonial de ces documents et le respect de la charte graphique des Villes et Pays d'art et d'histoire. Le service Animation du Patrimoine peut contribuer au financement d'une partie des documents promotionnels de Châlons-en-Champagne nécessaires à la mission de l'office de Tourisme. Le service Animation du Patrimoine, conformément à l'article 3 titre II de la Convention "Ville d'art et d'histoire" signée avec le Ministère de la Culture et de la Communication, veille au respect de la charte graphique des Villes et 'Pays d'art et d'histoire. L'utilisation de l'appellation et du logo "Ville et Pays d'art et d'histoire", ainsi que ses objectifs, est subordonnée à l'autorisation de la Ville. Ils doivent obligatoirement figurer sur toute communication présentant tout ou partie des activités patrimoniales développées par la Ville. Article 2 L'Office de Tourisme assure la diffusion de la documentation publiée par la Ville au titre du label Ville d'art et d'histoire. L'animateur du patrimoine apportera si nécessaire sa contribution à l'office de Tourisme au rédactionnel des documents d'appels, brochures d'information et site internet concernant le patrimoine du territoire communal. L'élaboration de tout document présentant la Ville du point de vue patrimonial sera le résultat d'une collaboration entre l'office de Tourisme et l'animateur du patrimoine. Tout document présentant uniquement le patrimoine et l'histoire de la Ville sera rédigé par le service Animation du Patrimoine en respectant la charte graphique "Ville et Pays d'art et d'histoire". Les documents réalisés par l'animation du Patrimoine pourront s'adresser à tout type de public. Cette documentation leur est remise gratuitement par l'office de Tourisme (sauf mention contraire). Chaque fois que nécessaire la validation conjointe sera soumise à la Direction Régionale des Affaires Culturelles de Charnpagne-Ardenne. B) Animation touristique, visites commentées Article 3 Le service municipal Animation du patrimoine prend en charge la programmation annuelle des visites guidées à destination du public-individuel et touchant à la mise en valeur du patrimoine communal. L'Office du Tourisme se charge quant à lui : ' de l'organisation de visites guidées pour des groupes, de la conception, de la promotion et de la commercialisation de forfaits et excursions touristiques à destination des groupes et des individuels ; des visites des caves Joseph Perrier pour groupes ET individuels. L'Office de Tourisme commercialise cependant l'ensemble des visites guidées, qu'elles soient à destination des groupes ou des individuels. Conformément à la convention Ville d'art et Convention de partenariat Ville/Office de Tourisme

3 d'histoire, sont seuls habilités à effectuer les visites commentées à Châl on s-en-champagne, Ville d'art et d'histoire, les guides-conférenciers agréés, sauf dérogation exceptionnelle, Article 4 Les visites guidées ont lieu toute l'année pour les groupes sur réservation. Pour les individuels, un programme annuel de visites du patrimoine est élaboré par le service Animation du Patrimoine et de visites des caves Joseph Perrier par l'office de Tourisme de CMÎons-en-Champagne, ceci en concertation pour les dates entre les deux structures. L'animateur du patrimoine peut éditer le programme des visites et conférences et tous supports de communication en lien avec la charte graphique des Villes et Pa)'s d'art et d'histoire. L'Office de Tourisme intègre dans son programme d'animations et d'accueil les visites et animations réalisées dans le cadre de la Ville d'art et d'histoire. Article 5 La Ville fixe le tarif des visites individuelles et se charge de les promouvoir. La billetterie est assurée par l'office de Tourisme. L'Office de Tourisme étant chargé d'organiser les visites pour les groupes, tout service municipal qui aura à organiser une visite guidée ou une balade en barque pour un groupe s'adressera à l'office de Tourisme. Des tarifs particuliers sont consentis : Visites guidées en semaine (Ih30 à 2h): 60,00 - Visite guidées les dimanches, les jours fériés et en soirée après 21 heures (Ih30 à 2h) : 100,00 Visites en langues étrangères (Ih30 à 2h) : +25% Pour les visites en barques, les tarifs fixés à compter de la même date sont les suivants : En semaine : 50,00 la barque Les dimanches et jours fériés : 70,00 la barque En nocturne : 110,00 la barque Est également prévue une remise de 50 %. pour toute location de vélo, vélo à assistance électrique et/ou segway demandée par la Ville à l'office de Tourisme. Une réservation au moins 24 heures à l'avance est indispensable. L'animateur du patrimoine est quant à lui exonéré du paiement de ces prestations. En outre, l'ensemble des prestations assurées par l'animateur du patrimoine (formation continue, recherches historiques, évaluation des guides, été) est gratuit. Article 6 En cas de commande de visite par un service de la Ville, une demande écrite sera adressée à l'office de Tourisme rappelant le nom, la date et le nombre de personnes inscrites dans le groupe. Article 7 Afin de favoriser sa fréquentation touristique, l'office de Tourisme réalise fréquemment des visites guidées de la ville pour des groupes, incluant la visite du musée. Afin de soutenir cette démarche, il est convenu de la gratuité des visites du musée lors des visites animées par les guides-conférenciers lors des visites pour les groupes. L'Office de Tourisme s'engage en contrepartie a ne demander que 100,00 annuellement de commission sur l'encaissement des visites guidées de l'animation du Patrimoine. Convention du partenariat Ville/Office de Tourisme

4 Article 8 Lors de l'encaissement des visites pour le compte de la Ville, l'office de Tourisme remettra un billet à chaque visiteur. Ces billets seront fournis par la Ville, Un état financier de ces activités sera dressé trimestriellement. Les actions menées dans ce cadre feront l'objet d'un bilan annuel, quantitatif et qualitatif, auprès des membres du comité de direction de l'association, des élus de la Ville et de la Direction Régionale des Affaires Culturelles de Champagne-Ardenne. C) Espace «ChâJoos, Ville d'art et d'histoire» et services éducatifs Article 9 Ouvert depuis septembre 2012 dans la Maison du Patrimoine et de l'architecture, l'espace Châlons, Ville d'art et d'histoire présente l'évolution urbaine de Châlons ainsi que les spécificités de son patrimoine et de son architecture. Le service Animation du Patrimoine assure la gestion de l'espace «Châlons, Ville d'art et d'histoire» dans son fonctionnement (visite, atelier du patrimoine, produits pédagogiques...). L'Office de Tourisme en assure la promotion au même titre que les autres actions du label Ville d'art et d'histoire. Article 10 Les services éducatifs de la Ville organisent et assument les visites découvertes pour les scolaires quelle que soit la provenance de la classe. Ils gèrent les services éducatifs et tous contacts avec l'education Nationale. Tout atelier ou visite, tout document en lien avec l'éducation au patrimoine sera géré par les services éducatifs. Si besoin, ils pourront faire appel à un guide-conférencier de la Ville pour réaliser une visite à destination des scolaires. L'Office de Tourisme transmet aux services éducatifs toute demande émanant de scolaires, à l'exclusion des visites n'ayant aucune vocation pédagogique (sorties de fin d'années, balades en barques...). Chapitre 2 embauche des guides-conférenciers et formation Article 11 Conformément à la convention Ville d'art et d'histoire, la formation continue des guidesconférenciers est placée sous la responsabilité de l'animateur du patrimoine. Il peut être intervenant ou initiateur lors de formations dans le cadre de ses compétences diverses (formation d'enseignants, de professionnels du tourisme, de personnel d'accueil, etc..). Il revient donc à l'animateur du patrimoine de veiller à la qualification des personnels chargés des visites dans la ville. Article 12 Les gui des-conférenciers sont embauchés et rémunérés par la Ville pour les visites et animations réalisées dans le cadre de l'animation du Patrimoine, et par l'office de Tourisme pour les visites à destinations des groupes. L'animateur du patrimoine veille à la qualification de ce personnel pour la réalisation des actions dans le cadre du label Ville d'art et d'histoire. L'Office de Tourisme s'engage à n'embaucher que des guides-conférenciers agréés, sauf dérogation particulière. Article 13 L'animateur du patrimoine assure gratuitement, pour partie, la formation continue des guides qui travaillent à Châlons-en-Champagne. Convention de partenariat Ville/Office de Tourisme 4

5 r > animateur du patrimoine pourra également collaborer à la formation des professionnels du tourisme ou des agents de l'office de Tourisme. Chapitre 3 - Commission de vente sur la billetterie des spectacles Article 14 Dans le cadre de sa politique culturelle, artistique et musicale, la Ville organise de nombreuses manifestations et souhaite que l'office de Tourisme soit son partenaire local pour la billetterie de ces représentations. La Ville fixera le tarif d'entrée pour chaque manifestation et pour chaque type de public. Article 15 La Ville crée une régie de recettes pour ces représentations qui permet l'encaissement de recettes à l'office de Tourisme. Les recettes proviennent de la vente de billets. Le règlement de la régie définit les modalités d'encaissement, les moyens de paiement, les lieux d'encaissement, le contrôle et les règles de sécurité. Il indique les noms du régisseur, du mandataire suppléant et des mandataires. La Directrice de l'office de Tourisme est nommée mandataire suppléant et plusieurs employés de l'office de Tourisme sont nommés mandataires. Il lui incombe de se conformer au règlement déjà régie de recettes. Un fonds de caisse sera mis à sa disposition ; le plafond d'encaisse est fixé à 500,00. Article 16 L'Office du Tourisme éditera la billetterie suivant un modèle classique avec fond couleur, une couleur étant retenue par représentation. La facture sera à charge de la Ville. L'Office de Tourisme mettra les billets en vente aux horaires habituels suivant les dates définies en partenariat avec les services de la Ville concernés. Le quota maximal de billets en vente par soirée est fixé par la Ville pour chaque représentation. Le point de vente est à l'office de Tourisme. Pour cette prestation de billetterie, l'office du Tourisme percevra une commission forfaitaire : - pour la vente de billets dont le tarif adulte est inférieur à 15 S : 10 % de la recette avec un minimum garanti de 300,00 - pour la vente de billets dont le tarif adulte est supérieur ou égal à 15 : 5 % de la recette. Cette commission sera versée à réception d'une facture établie par l'office du Tourisme à la Ville de Châlons-en-Champagne arrêtée en 3 exemplaires. Convention de partenariat Ville/Office de Tourisme

6 Chapitre 4 - durée de la convention, révision Article 17 La présente convention est conclue pour une durée de 3 ans. La convention prendra effet à compter de sa signature. Article 18 Le texte de la convention pourra éventuellement être révisé en accord entre les parties contractantes par voie d'avenant. Article 19 La Ville se réserve le droit de résilier unilatéralement la présente convention à tout moment en cas de non respect de l'une des clauses après mise en demeure restée sans effet., par lettre recommandée avec accusé de réception. Fait à Châlons-en-Champagne en 5 exemplaires, le 0 f ^ 2013 Le Président de l'association, Le Maire, Jean-Marie DEROUARD Bruno BOURG-BROC Convention de partenariat Ville/Office de Tourisme