LOUTY. Gestion des devis, factures et frais

Transcription

1 LOUTY Gestion des devis, factures et frais

2 Le démarrage Saisir directement l adresse dans la barre du navigateur tout en haut à gauche de votre écran Attention : ne pas saisir l adresse dans le moteur de recherche

3 Identification Identifiez vous : Utilisateur: La première lettre de votre prénom suivi de votre nom en entier et sans espace (cela marche en majuscule ET en minuscule) (en minuscule exclusivement) Exemple : Isabelle BARTOLI aura comme utilisateur ibartoli@louty Mot de passe : Le mot de passe est votre ville de naissance avec la première lettre en majuscule suivi des autres lettres en minuscule puis les deux derniers chiffres de votre année de naissance. Exemple: Isabelle BARTOLI est née à Ajaccio en 1978, son mot de passe sera donc : Ajaccio78

4 Le portail Le portail d accueil de Louty comporte plusieurs touches de menu. Celles qui vous seront utiles seront principalement «Achats et Frais» et «Gestion Commerciale»

5 Identification : Gestion Commerciale Identification et accueil Vos identifiants sont les mêmes que pour l accès au portail Louty. Accueil : Pièces : Accès aux devis et factures Clients: Accès aux fichiers clients

6 Gestion Commerciale Les menus Menu Gestion Commerciale: Ce menu vous permet de retourner au portail d accueil de Louty, celui de la Gestion commerciale ou d aller dans la partie Achats et Frais Menu Gestion Ce menu vous permet d accéder à la gestion des clients ou aux pièces (Factures et Devis. Menu Paramétrage Ce menu permet de paramétrer vos articles (produits ou prestations) et vos activités (logo etc) Attention : cette partie doit être paramétrée avec votre chef de projet qui est en liaison avec le comptable de la structure. Toute erreur peut impacter la comptabilité. Prenez un rendez vous avec votre chef de projet et remplissez ensemble vos paramètres.

7 Gestion commerciale Clients Accueil: Vous pouvez voir les clients que vous avez saisis et également en créer d autres en cliquant sur Nouveau Client. La saisie des clients est obligatoire pour éditer un devis ou une facture, vous pourrez également les créer directement au moment de saisir votre devis ou votre facture. Nouveau Clients : Veillez à remplir les champs obligatoires: Identité et Adresse (champs avec étoiles rouges) Et Enregistrer.

8 Gestion commerciale Accueil Pièces Nouvelle pièce : vous permet de créer un nouveau devis ou facture Filtres: vous permet de Filtrer sur le type : devis ou facture Filtrer sur l état (voir Etat ci dessous DV: Devis FC : Facture Les Actions vous permettent de transmettre votre pièce, de la dupliquer, de l imprimer etc Etat: Brouillon : votre pièce n a pas été transmise à validation du chef de projet A Valider: votre pièce a été transmise au chef de projet en attente de validation Validée: votre pièce a été validée par le chef de projet Validée et imprimée: Votre pièce est validée et imprimée pour votre clients ou la comptabilité Le panier vous permet en sélectionnant plusieurs éléments dans le tableau au dessus d effectuer la même Action sur plusieurs pièces (exemple : transmettre) Confirmée: votre pièce a été confirmée par la comptabilité

9 Gestion commerciale Devis 1/2 Le memo de suivi n est visible que par le chef de projet et ne sera pas imprimé sur votre devis Sélectionnez votre client ou en créer un nouveau Date de validité maximum de votre devis (jusqu à quelle date ce devis est-il valable et acceptable Par votre client) La zone de détail permet de détailler votre produit ou prestation Si votre prix unitaire est TTC, sélectionnez TTC, s il est Hors Taxe sélectionner HT, la TVA sera calculée automatiquement Valider ou supprimer la ligne Date d acceptation: la date d acceptation du devis par le client

10 Gestion commerciale Devis 2/2 Lorsque vous avez saisi votre devis, il convient de l enregistrer, l état de votre pièce apparaît alors en Brouillon. Vous pouvez alors le modifier à tout moment, le chef de projet ne le prendra pas en compte. Lorsque votre devis est fini et que vous souhaitez pouvoir l imprimer et le donner à votre client, il faudra le transmettre pour validation au chef de projet soit en passant par la page d accueil des pièces avec la case Actions, soit directement sur le devis : Attention: si le devis n est pas validé et que vous l imprimez, il ressortira avec la mention «Pièce en attente de validation» et vous ne pourrez pas le transformer en facture ultérieurement. RAPPEL: la validation par le chef de projet est obligatoire avant la transmission du devis au client

11 Gestion commerciale Factures 1/2 Une fois votre devis validé, accepté par le client (mention bon pour accord ET signature sur le devis) ET votre prestation effectuée, Vous pouvez transformer votre devis en facture grâce à la touche Action Une fois votre facture transmise, elle sera soumise à validation du chef de projet. RAPPEL : Les factures, une fois validées sont dues. Il n est pas possible de les supprimer. La comptabilité exigera l encaissement de la somme.

12 Gestion commerciale Factures 2/2 Il faut procéder de la même façon pour remplir une facture que pour un devis. Il y a cependant quelques différences: Mode de règlement: sélectionnez avec le menu déroulant le mode de règlement souhaité pour votre prestation. Échéance de règlement: sélectionnez avec le menu déroulant quel délai vous souhaitez donner au client pour qu il règle la facture. Si la facture est déjà réglée, sélectionnez «Acquittée» Selon votre choix la date d échéance apparaîtra automatiquement. N oubliez pas d enregistrer et de transmettre sinon votre facture restera en «brouillon» et ne sera pas prise en compte pour validation par le chef de projet.

13 Achats et Frais 1/3 Même ergonomie que la gestion commerciale: Etat, action, nouvelle note de frais. Attention : la note de frais sera validée par le chef de projet au moment ou vous lui remettrez les factures et justificatifs de vos achats RAPPELS : les factures de vos frais et achats doivent être à votre nom suivi du nom de votre couveuse ou coopérative. Exemples: Benjamin Gilbert Couveuse BOREAL CORSICA Ou Isabelle BARTOLI SC OPARA Sans ces mentions, votre note de frais ne pourra être validée et donc remboursée.

14 Achats et Frais 2/3 Date de création de votre note de frais La date de vos achats doivent correspondre à la date figurant sur vos factures Entrez le kilométrage aller simple puis cocher la case A-R. Le kilométrage Aller Retour se calculera automatiquement. Astuce : Si c est un trajet que vous allez effectuer régulièrement cochez la case «cœur» ainsi votre parcours s enregistrera et vous le retrouverez automatiquement en cliquant sur la case liste en dessous de «départ». Pensez à valider vos lignes à chaque étape.

15 Achats et frais 3/3 Enregistrez votre note de frais et transmettez là pour validation. Prenez rendez vous avec votre chef de projet afin de lui fournir les justificatifs. Après les vérifications, il validera et imprimera votre note Vous devrez la signer obligatoirement

16 Conclusion Louty est votre logiciel qui permet : de gérer votre comptabilité de commencer l apprentissage du rôle de chef d entreprise et vous familiariser avec les responsabilités comptables Cependant, vous bénéficiez en couveuse de l accompagnement de votre chef de projet. N hésitez pas à le solliciter en cas de difficulté et de doute. Nous sommes présents pour vous guider et vous aider dans vos démarches