Book a meeting room at EPFL Innovation Park

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1 Book a meeting room at EPFL Innovation Park These rooms are available for all the tenants of the EPFL Innovation Park : EPFL Innovation Park Foundation / SQIE / Garage

2 NEW: Jupiter and Luna are bookable directly through our booking tool Book a room. If you need to book the whole space, please book the two rooms. EPFL Innovation Park Foundation Building F ground floor Rooms of EPFL Innovation Park Foundation sqm Capacity (persons) Display Cost / day Cost / ½ day Jupiter LCD screen CHF 400,- CHF 200,- (75 ) Luna beamer CHF 400,- CHF 200,- Jupiter + Luna both CHF 800,- CHF 400,- Renting conditions (2016 rate) Special rate for the start-ups of the EPFL Innovation Park Foundation. Contact : reception@epfl-innovationpark.ch Johnny Riva, tel Send an mentioning the name of the event, the date and duration (half or full day) and a contact person on the day of the event. Your booking will be confirmed by returned . The option Jupiter + Luna means that there is a removable wall in between the two rooms, providing the possibility to host a larger group of people than twice the separated rooms. Wi-Fi included. Additional costs: room preparation CHF50,- (please specify the requested set-up)

3 EPFL Innovation Park Foundation Building D ground floor Rooms of EPFL Innovation Park Foundation sqm Capacity (persons) Phone number Cost / day Cost / ½ day Uranus CHF 300,- CHF 150,- Pluton CHF 200,- CHF 100,- Renting conditions (2016 rate) Contact : reception@epfl-innovationpark.ch Johnny Riva, tel These two rooms are free of charge for the start-ups of the EPFL Innovation Park Foundation. Send an , by mentioning : the name of the event, the date, the hours of occupancy (please allow time to prepare the room) Your booking will be confirmed by returned . The cost includes a beamer and wifi. Additional costs : Room preparation CHF 50,00 (please specify the requested set-up)

4 EPFL Building E ground floor EPFL Rooms sqm Cost / day Cost / ½ day 8am to 12pm/ 13pm to 17pm Cost / 2 hours Lounge 65 sqm Surface 94 CHF 400,- CHF 225,- CHF 125,- included Renting conditions (2016 rate) Contact EPFL Mediacom at events@epfl.ch ROOM FITTING / CLEANING : CHF 36,- per hour and per person. ISS is our contractor to re-arrange the room. SIGNAGE : CHF 160,- for 32 signs to direct the participants to the event. Broadcasting ( S.A.V.E. ) : Beamer, screen and Wi-Fi are included in the rate of the room. Specific broadcasting material can be rented. On-site technical assistant costs CHF 100,- per hour. CATERING : Coordination for the offers of the catering service.

5 Building E, ground floor Full area with the lounge Building E, ground floor Full area with the lounge: Main room split in two separated rooms. Full area rented 40 sqm 54 sqm Lounge 65 sqm 94 sqm Lounge 65 sqm

6 Formation Continue UNIL/EPFL Building E 1st floor Rooms of the Formation continue UNIL-EPFL Capacity configuration U-shaped Capacity configuration classroom* Capacity configuration in rectangle/ closed square sqm Cost / day Cost / ½ day Big room 1st (left) CHF 500,- CHF 350,- Big room 1st (right) CHF 500,- CHF 350,- Double group s room CHF 300,- CHF 210,- Group s room CHF 150,- CHF 105,- Reception area/ lounge for special events CHF 150,- CHF 105,- Renting conditions (2016 rate) Contact : antoine.dao@unil.ch - Antoine Dao, tel.: The cost for half a day (until 12pm or from 13pm) is 70% of the daily cost. The cost per hour is 30% of the daily cost. The cost includes also a beamer and a flipchart (only for the big rooms). A reception area/lounge is available as well as an espresso coffee machine (CHF 1,-/coffee). The use of the reception area/lounge for an aperitif/buffet is invoiced CHF 150,-. The renters can use a catering service authorized by the Formation Continue UNIL-EPFL. This is only available for an event of minimum half a day. Additional costs : o specific cleaning, if necessary o on-site technician o signage o different configuration of the original room. Cancellation policy : In case of cancellation or delay of the booking, the client can cancel without charges with a prior notice of minimum 15 open days before the event. After this date, the client will be charged 30% of the costs.

7 Location de salles de conférences à l EPFL Innovation Park Ces salles sont disponibles à la réservation pour l ensemble des sociétés locataires de l EPFL Innovation Park: Fondation EPFL Innovation Park / SQIE / Garage

8 NEW: Jupiter & Luna sont directement réservables sur notre outil Book a room. Si vous avez besoin des salles en configuration ouverte, veuillez réserver les deux salles séparément. Fondation EPFL Innovation Park Bâtiment F rez de chaussée Salles de la Fondation EPFL Innovation Park m2 Capacité (pers.) Ecrans Coût / jour Coût ½ journée Jupiter Écran LCD CHF 400,- CHF 200,- (75 ) Luna Beamer CHF 400,- CHF 200,- Jupiter + Luna les deux CHF 800,- CHF 400,- Conditions de location (tarifs 2016) Tarif réduit pour les start-ups de la Fondation EPFL Innovation Park. Contact : reception@epfl-innovationpark.ch Johnny Riva, tel En option: installation de la salle CHF50,- (merci d indiquer la disposition souhaitée) Adresser un mentionnant le nom de l événement, la date, la durée (demi-journée ou journée complète) et le nom d une personne de contact pour le jour de la conférence. Votre réservation vous sera confirmée par retour d . L option Jupiter + Luna signifie qu il y a une cloison modulaire entre les deux salles qui permet ainsi d accueillir un plus grand nombre de personnes que les deux salles en configuration séparée. Wi-Fi inclus.

9 Fondation EPFL Innovation Park Bâtiment D rez-de-chaussée Salles de la Fondation EPFL Innovation Park m 2 Capacité (personnes) N tél. Prix / jour Prix / ½ jour Uranus CHF 300,- CHF 150,- Pluton CHF 200,- CHF 100,- Conditions de location (tarifs 2016) Ces deux salles sont gratuites pour les start-ups locataires de la Fondation EPFL Innovation Park. Contact : reception@epfl-innovationpark.ch Johnny Riva, tel En option: installation de la salle CHF50,- (merci d indiquer la disposition souhaitée) Adresser un mentionnant le nom de l événement, la date, la durée (nombre d heures) et le nom d une personne de contact pour le jour de la conférence. Votre réservation vous sera confirmée par retour d . Le prix de location comprend la mise à disposition d un beamer et du Wi-Fi.

10 Offre EPFL Bâtiment E rez-de-chaussée Salle de l EPFL m 2 Prix / jour Prix / ½ jour 8h00 à 12h00/ 13h00 à 17h00 Prix / 2 heures Lounge 65 m 2 Surface 94 CHF 400,- CHF 225,- CHF 125,- inclus Conditions de location (tarifs 2016) Contact: EPFL Mediacom events@epfl.ch AMÉNAGEMENT DES LIEUX / NETTOYAGES : CHF 36,- de l heure et par personne. L'entreprise ISS est mandatée pour l aménagement. SIGNALÉTIQUE : Un forfait de 32 flèches afin de diriger les participants d un événement coûte CHF 160,-. SAVE Audiovisuel : Beamer, écran et WIFI sont inclus dans le tarif de la salle. Possibilité de location de matériel audio-visuel spécifique. Une assistance technique d une heure coûte CHF 100,- de l heure. RESTAURATION : Coordination des offres de service traiteur.

11 Bâtiment E, rez-de-chaussée Salle complète avec lounge Bâtiment E, rez-de-chaussée possibilité de partager la salle de réunion, mais location totale 40 m 2 54 m 2 Lounge 94 m 65 m 2 2 Lounge 65 m 2

12 Offre Formation Continue UNIL/EPFL Bâtiment E 1 er étage Salles de la formation continue UNIL-EPFL Capacité configuration en U Capacité configuration en rangs* Capacité configuration en rectangle/ carré fermé m 2 Prix/ jour Prix/ ½ jour Salle 1 er (gauche) CHF 500,- CHF 350,- Salle 1 er (droite) CHF 500,- CHF 350,- Salle de groupe double CHF 300,- CHF 210,- Salle de groupe CHF 150,- CHF 105,- Zone d accueil/ lounge pour événements spéciaux CHF 150,- CHF 105,- Conditions de location (tarifs 2016) Contact : antoine.dao@unil.ch - Antoine Dao, tél.: Le prix de location pour une demi-journée (jusqu à 12h00 ou dès 13h00) est le 70% du prix pour une journée. Le prix de location à l heure est le 30% du prix de la journée. Le prix de location comprend la mise à disposition d un beamer et d un flipchart (grandes salles uniquement). Une zone d accueil/lounge est à disposition ainsi qu une machine à café automatique de qualité (CHF 1,00/café). L utilisation de la zone d accueil/lounge pour un apéritif/buffet est facturée CHF 150,00 par événement spécial. Les locataires peuvent faire appel à un service traiteur agréé par la Formation Continue UNIL-EPFL. Ceci n est valable que pour une location d au moins une demi-journée. Coûts additionnels : o nettoyage particulier si nécessaire o travail d un technicien o fléchage o *configuration différente de la disposition originale de la salle. Annulation ou report par le client : En cas d annulation ou report de la réservation, le client peut annuler une réservation sans conséquences pour autant que la demande d annulation soit faite par écrit au moins 15 jours ouvrables avant la date de réservation. Passé ce délai, le client devra payer un montant équivalent à 30% du prix de la location de la salle.