marché à procédure adaptée

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1 Département de l'information et de la communication Cahier des clauses techniques particulières du marché relatif à des prestations d'impression et de routage pour les opérations «La Semaine de la langue française 2010» & «Dix mois dix mots » marché à procédure adaptée Personne publique contractante Ministère de la Culture et de la Communication Département de l Information et de la Communication 3, rue de Valois Paris Cedex 01 Pouvoir adjudicateur Paul Rechter, Chef du département de l information et de la communication Objet de la consultation Prestations d'impression et de routage pour les opérations «La Semaine de la langue française et de la Francophonie 2010» & «Dix mois dix mots » Modalités de la consultation Marché à procédure adaptée en application de l'article 28, 10 et 77 du CMP 1 Interlocuteur Pascale Bailly, secrétaire générale Département de l Information et de la Communication Stéphanie Guyard, chargée de communication Délégation générale à la langue française et aux langues de France

2 1 / Présentation générale de l'opération La Semaine de la langue française et de la Francophonie du 20 au 27 mars 2010 Cette manifestation est une invitation à célébrer notre langue, outil par excellence du lien social, de l expression personnelle, de l accès à la citoyenneté et à la culture. Elle a pour objectif de faire prendre conscience à nos concitoyens qu ils sont, avec tous les autres francophones, les acteurs de la vitalité du français ; elle est également une occasion festive de présenter la richesse et la variété du français. En 2010, elle offre au public la possibilité de fêter la langue française autour de la thématique «Dis-moi dix mots, dans tous les sens». Reflet d un monde en perpétuel mouvement, la langue française ne cesse de s'inventer et de s'adapter. Des mots se créent, des mots sont empruntés à d autres langues, des mots prennent des sens nouveaux pour faire évoluer notre langue. Les dix mots choisis cette année invitent à entrer dans la «fabrique des mots», c'est-à-dire à découvrir comment ils se transforment, se façonnent, et entrent dans le langage courant : Baladeur Cheval de Troie Crescendo Escagasser Galère Mentor Mobile Remue-méninges Variante Zapper Dis-moi dix mots (septembre 2010 juin 2011) Pour la première fois, il s agira de proposer dès le mois de septembre (au lieu de février habituellement) aux différents opérateurs le matériel de communication (visuel, livret, affiche ) autour des 10 mots choisis avec nos partenaires francophones pour l année Cette opération nationale de sensibilisation à la langue française se déroulera tout au long de l année scolaire et la Semaine de la langue française et de la Francophonie 2011 sera le moment de restitution possible pour que chacun puisse présenter ses travaux. Cette opération aura pour thématique en : les solidarités francophones. 2

3 2 / Les objectifs et prestations demandés Le ministère de la Culture et de la Communication (délégation générale à la langue française et aux langues de France) organisera : d une part, une manifestation permettant à chacun de célébrer son attachement à la langue française : la Semaine de la langue française et de la Francophonie qui aura lieu en France et à l étranger du 20 au 27 mars d autre part, une opération de sensibilisation à la langue française permettant aux associations culturelles et sociales ainsi qu aux établissements scolaires de travailler tout au long de l année scolaire autour des 10 mots déclinés autour d une même thématique : Dis-moi dix mots se déroulera de septembre 2010 à juin La restitution du travail effectué aura lieu à l occasion de la Semaine de la langue française et de la Francophonie en mars Des supports promotionnels sont mis gratuitement à la disposition des opérateurs pour annoncer leurs manifestations et pour inciter le public à participer. L objet de la consultation porte sur l impression et le routage du matériel de communication sur un an et demi de janvier 2010 à juillet / Lot 1 Impression Il s agit d imprimer les différents documents promotionnels. Ces impressions font l objet de plusieurs formats qui seront imprimés en 2 temps avec à chaque fois un visuel différent. Les quantités indiquées sont les quantités minimales prévisibles. Les épreuves nécessaires (cromalin ) à la réalisation des différents documents (affiche, dépliant ) sont à la charge du graphiste. 1 - Dépliant d information Il s agit d un document tiré au total à exemplaires environ et imprimer diffusé en amont de l opération, pour la décrire, proposer des idées de participation et donner des informations pratiques. Le format donné n est donné que pour permettre une comparaison; il est susceptible de modifications. 3

4 Les fichiers seront fournis par le graphiste Dépliant 4 volets ou 5 volets, Format ouvert : 476 x 173 mm ou 597 x 170 mm, fermé : 12 x 17,2cm Papier : Offset Centaure 135 g ou papier PEFC de même qualité, quadri R /V, 3 plis ou 4 plis roulés ; Emballage sous film par 50 exemplaires, puis en cartons ; 2 pts de livraison RP. 1 re impression programmée fin janvier 2010 : quantité minimum : exemplaires ; 2 e impression programmée mi-mai 2010 : quantité minimum : exemplaires ; 2 - Affiche Imprimée en exemplaires, elle est appelée à être diffusée dans les établissements culturels et scolaires, les lieux d accueil public, en France. Présente sur les lieux des manifestations, elle a pour vocation d annoncer l'opération et d appeler l attention sur ses principales caractéristiques. Les fichiers seront fournis par le graphiste Format : 40x60 cm, Papier couché moderne brillant 135 g, quadri R, vernis R. Livrée pliée en 4 (deux plis croisés) ; 100 affiches doivent être envoyées à la délégation non pliées en rouleau par la poste Emballage sous film par 25 exemplaires, puis en cartons, 2 pts de livraison RP. 1 re impression programmée courant février 2010 : quantité minimum : 500 exemplaires ; 2 e impression programmée courant septembre 2010 & courant janvier 2011 : quantité minimum : 500 exemplaires à chaque fois; 3 - Livret Imprimé en exemplaires, il rassemble entre autres des définitions, l étymologie de ces dix mots, ainsi que des jeux et des citations. Il a pour vocation d inciter le public à s emparer, à son tour des dix mots, et à s exprimer à travers eux. Il est diffusé, via les opérateurs, à tous les publics, en France et à l étranger. Les fichiers seront fournis par le graphiste Format (sous réserve) : 14x18 cm à la française quadri R /V Intérieur 32 pages ou 48 pages en Offset 150 gr ou papier recyclé à proposer Couverture Offset 300 g (ou papier PEFC à proposer) pelliculée R et vernis acrylique V ; rainage, façonnage 2 piqûres à cheval Conditionné sous film rétractable par 10 exemplaires, puis en cartons 1 pt de livraison RP, 1 pt Cannes, 1 pt Lyon, 1 pt Strasbourg, 1 Châlon-en-Champagne. 1 re impression programmée fin janvier 2010 : quantité minimum : exemplaires ; 2 e impression programmée courant juillet 2010 : quantité minimum : exemplaires ; 4

5 Le candidat présente une offre en faisant clairement apparaître : Les prix pour les quantités minimales prévisibles et les quantités supplémentaires ; Le type de papier utilisé ; Le prix pour 32 ou 48 pages et le prix des 4 pages supplémentaires dans les 2 cas ; Le détail des prestations techniques pour chaque type de document imprimé avec notamment les délais d'impression minimum garantis à réception des fichiers graphiques. Le prestataire remplira bordereau de prix unitaire annexé de l'acte d'engagement. 4 / Lot 2 Routage Il s agit de router et d'affranchir et/ou transporter les différents documents promotionnels. Les envois sont effectués par vagues, en fonction de l impression des documents et des demandes reçues. Les frais d'affranchissement et de transports sont à la charge du titulaire et inclus au coût des prestations. Les prestations à fournir au titre du routage : Cartons et enveloppes fournis par vos soins, les expositions seront déjà conditionnées en cartons (dimensions d un carton : 163 x 12 x 12 cm et pesant environ 1 kg). Étiquettes d'adresses à coller fournies par vos soins. Les adresses seront fournies sur fichiers Excel ou Calc au fur et à mesure des demandes. Dépôt en poste (opération d affranchissement) ou auprès des transporteurs. Environ 350 points de routage différents (Annexe 2 plan de routage). Une attention particulière sera demandé sur le suivi du routage notamment sur les délais d expédition dans les départements d outremer où il faut préciser :" PAR AVION - matériel gratuit du ministère de la Culture et de la Communication à caractère non commercial" Prévoir éventuellement l envoi express en cas de délais d envoi trop courts. Semaine LF 2010 : Les envois seront effectués dès le mois de janvier jusqu à fin mars Le routage du reliquat des documents pourra se prolonger jusqu à fin avril-début mai Les envois doivent être faits (conditionnement et départ) dans les 24 heures ouvrées après réception du fichier 5

6 Excel/Calc et devront être effectués quotidiennement, dans les 4 semaines précédant la manifestation. Dix mois dix mots : Les envois seront effectués dès le mois de juin 2010 jusqu'à la fin juin Le routage du reliquat des documents pourra se prolonger jusqu à fin juillet Les envois doivent être faits (conditionnement et départ) dans les 24 heures ouvrées après réception du fichier Excel/Calc et devront être effectués régulièrement au mois de juin et de septembre puis quotidiennement dans les 4 semaines précédant la manifestation de la Semaine LF 2011 (mars 2011). Il sera demandé au prestataire de fournir à la DGLFLF un point régulier sur les envois effectués (1 fois par mois puis durant le temps fort de la manifestation à la fin de chaque semaine en février, mars, juin et septembre). L'annexe 1 fournie est le plan de routage indicatif pour 2010 à remplir par le routeur afin d avoir une base de calcul. Les dates et les quantités ne sont pas contractuelles, mais une simple simulation pour l appel d offres. Matériel de communication à router Les quantités indiquées sont les quantités minimales prévisibles, ces dernières peuvent évoluer en fonction des demandes des opérateurs et de nouveaux partenaires éventuels, il est donc demandé aux candidats d indiquer dans leur offre de prix la tarification pour les quantités supplémentaires indiquées ci-après. Les spécifications techniques indiquées ci-après (format, poids, conditionnement) restent prévisionnelles. Dépliant d information Il s agit d un document tiré à exemplaires et diffusé en amont de l opération, pour décrire les opérations, proposer des idées de participation et donner des informations pratiques. Le candidat doit indiquer dans son dossier d offre le prix pour la quantité minimale et les 100 e et e supplémentaires. Format fermé 12 x 17,2cm Poids d 1 exemplaire : 10gr environ, Poids de 50 exemplaires : 695gr environ, Emballage sous film par 50 exemplaires, puis en cartons. Envois en grande partie pour des lots supérieurs à 100 exemplaires, 1er diffusion programmée fin janvier 2010 : quantité minimum : exemplaires 2ème diffusion programmée mi-mai 2010 : quantité minimum : exemplaires ; 6

7 L affiche L affiche est imprimée en exemplaires, elle est diffusée dans les établissements culturels et scolaires, les lieux d accueil du public, en France et à l étranger. Le candidat doit indiquer dans son dossier d offre le prix pour la quantité minimale et le 50 e supplémentaire. Format : 40x60 cm, livrée pliée en 4, Poids d 1 exemplaire : 25 gr environ, Poids de 50 exemplaires : 1,645 kg environ, Emballage sous film par 50 exemplaires, puis en cartons. Envois en grande partie pour des lots supérieurs à 100 exemplaires, 1er diffusion programmée courant février 2010 : quantité minimum : 500 exemplaires ; 2ème diffusion programmée courant septembre 2010 et/ou courant janvier 2011 : quantité minimum : 500 exemplaires à chaque fois ; Le livret Le livret est imprimé en exemplaires. Il est diffusé, via les opérateurs, à tous les publics, en France et à l étranger. Le candidat doit indiquer dans son dossier d offre le prix pour la quantité minimale prévisionnelle et le 1000 e supplémentaire. Format 14x18 cm à la française, 4 à 5 mm d épaisseur Poids d 1 exemplaire : 80 gr environ, Poids de 50 exemplaires : 855 kg environ, Emballage sous film par 10 exemplaires, selon volume, puis en cartons 1er diffusion programmée fin janvier 2010 : quantité minimum : exemplaires ; 2ème diffusion programmée courant juillet 2010 : quantité minimum : exemplaires ; Les quantités de documents à router n étant pas encore évaluables précisément, les quantités indiquées prévisionnelles, servent de base au bordereau de prix unitaire annexé à l acte d engagement. 7