Guide de l utilisateur Module Prévisions budgétaires Janvier Avec la participation financière du Ministère de la Famille

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1 Guide de l utilisateur Module Prévisions budgétaires Janvier 2013 Avec la participation financière du Ministère de la Famille

2 Table des matières Première étape Création de la prévision... 3 Débuter une prévision... 3 Ajouter une prévision... 3 Création du menu... 7 Deuxième étape Entrée de l occupation... 7 Troisième étape Calcul de la subvention... 9 Page Subvention de fonctionnement Page Allocations supplémentaires Page Allocation CPE-CSSS Page Frais reliés aux locaux Quatrième étape Ventilation des immobilisations Cinquième étape Masse salariale Ajouter ou supprimer un employé Page du calcul de la masse salariale Section Contributions de l employeur Sixième étape Ventilation des produits et charges Bilan Suivis budgétaires page 2

3 Octopuce Prévisions budgétaires Guide de l utilisateur Octopuce fonctionne uniquement sur les navigateurs suivants (configuration minimale) : Internet Explorer 8 ou Mozilla Firefox 3.6. Les versions ultérieures sont également supportées. Vous pouvez mettre à jour ou installer ces navigateurs gratuitement aux adresses suivantes : Internet Explorer et Mozilla Firefox. Première étape Création de la prévision Cliquez sur Prévisions budgétaires dans le menu Débuter une prévision : Au lieu de test 2012 et test 2012william, qui sont les prévisions que nous avons créées, vous trouverez CPE Vous pouvez changer ce nom en cliquant sur modifier le nom. Pour débuter, cliquez sur CPE 12-13, 13, ou le nom que vous venez de modifier. Suivez ensuite les instructions. Complétez l identification de l établissement, puis cliquez sur étape suivante en bas de page. Ajouter une prévision : cliquez sur Ajouter pour ajouter une prévision budgétaire. Vous pouvez avoir un maximum de trois prévisions. Nous vous conseillons de compléter entièrement une prévision avant d en ajouter une deuxième, car lors de l ajout vous pourrez choisir la première déjà compléter et ainsi éviter de refaire votre prévision à partir du début (pratique si l on veut faire des scénarios (conservateur, optimiste par exemple à partir d une première prévision). page 3

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5 Une fois l identification de l établissement complétée, un message apparaîtra vous indiquant de créer vos composantes dans le même ordre qu elles sont présentées dans votre rapport financier si vous avez plus d une installation. Veuillez vous assurer d inscrire le bon nombre de composantes, une fois créée vous ne pourrez plus revenir en arrière pour ajouter ou supprimer une composante. page 5

6 Inscrivez le nombre d installations et de BC dans les cases appropriées, puis cliquez sur mettre à jour. Complétez ensuite les tableaux et cliquez sur étape suivante. page 6

7 Création du menu : Votre prévision est maintenant créée. La page de menu apparaît avec l ensemble des pages déjà cochées, nous vous conseillons de les laisser toutes cochées et de cliquer sur étape suivante. Deuxième étape Entrée de l occupation Dans toutes les pages, une case en bleu indique que vous pouvez entrée une donnée, une case en blanc indique un report de données. La page de menu de la prévision budgétaire est maintenant créée. Vous pouvez maintenant débuter l entrée de vos données. Veuillez débuter par l entrée de vos jours d occupation. Tableau 1a et suivants selon votre situation en cliquant sur l icône crayon. L occupation permet le calcul de la subvention. Vous devez compléter chacune des composantes installations de manière indépendante (si vous avez plus d une installation). Pour le BC, vous n avez pas à compléter de grille d occupation, Octopuce ne calcule pas la subvention des RSG. page 7

8 Sur chacune des pages d occupation, complétez uniquement la partie Occupation budgétée total des jours d occupation (la partie présences budgétées n est pas nécessaire au calcul de la subvention). Une fois le tableau complété, é, cliquez sur enregistrer en bas de page. Un message apparaîtra pour vous indiquer que les données ont été enregistrées. Puis cliquez en bas de page pour revenir au menu principal ( page 8

9 Pour les enfants handicapés (tableau 1.1), n oubliez pas d inscrire le nombre total d'enfants enregistrés pour la première fois par l'installation depuis le 1er avril. Une fois les tableaux d occupation complétés, vous pourrez finaliser le calcul de votre subvention. Troisième étape Calcul de la subvention Nous vous rappelons qu en aucun cas le calcul de la subvention faite par Octopuce représente le montant à recevoir du ministère. Vous devez vous référer aux feuilles de subvention du ministère pour connaître le montant de subvention à recevoir pour l année financière courante. Dans le menu principal, en bas de page cliquez sur l icône crayon correspondant à la page de Subvention de fonctionnement.. Dans l exemple, il y a trois composantes donc trois subventions à compléter. La première colonne onne est celle de l établissement vous y trouverez le sommaire de la subvention pour l ensemble des composantes. page 9

10 Vous vous trouvez maintenant sur la page principale du calcul de la subvention. Vous avez 4 onglets : Subvention de fonctionnement : page sommaire détaillant le taux d occupation, le calcul de l allocation de base, le sommaire des allocations supplémentaires et les allocations spécifiques; Allocations supplémentaires : cette page détaille le calcul des allocations supplémentaires, le tout se reporte à la page Subvention de fonctionnement; Allocation CPE-CSSSCSSS : cette page détaille le calcul de l allocation CPE-CSSS, le tout se reporte à la page Allocations supplémentaires. Frais reliés aux locaux : cette page détaille le calcul de l allocation pour les frais reliés aux locaux, le tout se reporte à la page Subvention de fonctionnement. Page Subvention de fonctionnement : Les jours occupation préalablement entrés dans les tableaux d occupation se reportent automatiquement dans cette section. Pour modifier le calcul de subvention, vous devez modifier vos jours d occupation dans les tableaux d occupation (voir Deuxième étape). page 10

11 Veuillez inscrire le nombre de places au permis aux sections 1 et 2. Pour la date, si votre installation était en opération au début de l année financière choisissez la date suivante , 01, sinon la date d ouverture en cours d année. page 11

12 Ensuite inscrivez votre facteur de modulation dans la section 5 Dépenses admissibles à l'allocation de base, IV Frais de garde et d'éducation. Page Allocations supplémentaires : Les jours occupation préalablement entrés dans les tableaux d occupation se reportent automatiquement dans cette section. Seule l occupation pour les enfants handicapés admissible à la mesure transitoire doit être entrée dans la case en bleu en haut à droite. Le calcul des allocations supplémentaires se fait automatiquement selon les jours d occupation préalablement complétés dans les tableaux d occupation (voir Deuxième étape). Sauf pour l Allocation compensatoire pour la garde à horaires non usuels, vous devez entrer manuellement le montant à recevoir du ministère. Page Allocation CPE-CSSSCSSS : cette page détaille le calcul de l allocation CPE-CSSS, le tout se reporte à la page Allocations supplémentaires. page 12

13 Page Frais reliés aux locaux : Veuillez compléter les cases en bleues selon votre situation. LES MONTANTS INSCRITS DANS LA VENTILATION DES CHARGES (SECTION II FRAIS RELIÉS AUX LOCAUX) NE SE REPORTENT PAS AUTOMATIQUEMENT SUR CETTE PAGE DE SUBVENTION. Veuillez vous assurer que les montants inscrits sur cette page (Subvention - frais reliés aux locaux) seront subventionnés en fin d année (notamment ceux de la section frais de financement et d amortissement). Par exemple si vous avez inscrit $ à intérêts sur emprunt dans vos charges (ventilation des charges section frais reliés aux locaux), assurez-vous que ce montant est financé par le ministère avant de l inscrire sur cette page dans la section frais de financement et d amortissement). page 13

14 Selon votre situation, choisissez propriétaire ou locataire, nous vous rappelons que les barèmes différents pour les propriétaires et les locataires : Entretien et réparation : veuillez indiquer votre dépense prévisionnelle dans le bas de la page (note 2), Octopuce calculera le maximum admissible. Quatrième étape Ventilation des immobilisations Veuillez compléter cette section pour le report des amortissements dans la page Ventilation des charges. Cliquez sur l icône correspondant à la page Ventilation des immobilisations dans le menu principal. page 14

15 Compléter le tableau des immobilisations. Le total des colonnes 6 et 7 se reporteront automatiquement dans la page ventilation des charges aux sections amortissements. Inscrivez des montants positifs aux colonnes 6 et 7 (le calcul se fait comme suit : montant colonne 5 + montant colonne 6 - montant colonne 7 = colonne 8). Cinquième étape Masse salariale Vous disposez de 4 pages pour inscrire votre masse salariale pour l établissement (l ensemble de vos installations et BC le cas échéant). page 15

16 Veuillez compléter les quatre pages de rémunération. Sur chacune des pages, vous trouverez 3 onglets : La page de calcul de la masse salariale La page des contributions de l employeur La page détaillant les échelles salariales Ajouter ou supprimer un employé : Avant d ajouter un employé nous vous conseillons de compléter la première ligne (le premier employé), car vous pourrez dupliquer cet employé et éviter de compléter de nouveau toutes les colonnes (1 à 21) : page 16

17 Pour ajouter un employé (une ligne vierge), cliquez sur Ajouter une ligne en bas de page Pour dupliquer le dernier employé (la dernière ligne), cliquez sur Copier la dernière ligne en bas de page. Vous pourrez ensuite modifier les colonnes selon la situation de l employé. Pour supprimer un employé : cliquez sur le signe négatif rouge à la gauche du nom de l identifiant (employé). Attention, une fois l employé supprimé les données ne peuvent être récupérées. Page du calcul de la masse salariale Compléter les colonnes suivantes : Colonne 1 : le nom de l employé Colonne 2 : son statut (pages personnel d encadrement et autres personnels uniquement) Colonne 3 : l échelon Colonne 4 : le taux horaire est affiché selon l échelon choisi à la colonne 3. Si le taux horaire de l éducatrice diffère de celui du ministère, veuillez l inscrire dans la case en bleue en dessous du taux. Octopuce prendra ce taux pour le calcul de la rémunération Colonne 5 : date d embauche, si l employé était à l emploi du CPE l année dernière inscrivez la date suivante , 01, sinon la date d embauche durant l année financière courante. Date de fin d emploi, si l employé est présent toute l année inscrivez , sinon la date de sa fin d emploi durant l année financière courante page 17

18 Colonne 6 : la date du changement d échelon, si l employé ne change pas d échelon inscrivez la date suivante Colonne 7 : l échelon après la date de changement inscrit à la colonne 6. Colonne 8 : le taux horaire est affiché selon l échelon de la colonne 7. Si le taux horaire de l éducatrice diffère de celui du ministère, l inscrire dans la case en bleu en dessous du taux. Octopuce prendra ce taux pour le calcul de la rémunération Colonne 9 : le nombre d heures de travail par semaine Colonne 10 : le nombre d heures annuelles de maladie Colonne 11 : le nombre d heures annuelles de formation Colonne 12 : le nombre d heures annuelles de réunion Colonne 13 : le nombre d heures annuelles de à vous de spécifier dans la case en bleu Colonne 15 : inscrivez le % de vacances dans la case en bleue (2 % = 1 semaine). Une case à cocher est prévue si vous ne voulez pas que les vacances se calculent, par exemple si vous voulez créer un employé vacances qui prendrait en compte les vacances de tous les employés. Colonne 17 : Heures travaillées traduites en ETC (1 ETC = 1664 heures travaillées). page 18

19 Colonne 18 : Heures rémunérées traduites en ETC (1 ETC = 1664 heures travaillées). Pour calculer les heures rémunérées, on ajoute aux heures travaillées les heures inscrites aux colonnes 10 à 13. Colonnes 19 et 21 : servent à la répartition de la masse salariale dans les composantes. Pour ce faire, inscrivez un pourcentage (par exemple, inscrivez 50 pour 50 %) dans les cases en bleues. Assurez-vous que le total égale 100 %. Les contributions de l employeur seront aussi réparties selon les pourcentages inscrits. La répartition est automatiquement uement reportée dans la ventilation des charges. Section Contributions de l employeur : pour connaître les taux des contributions vous cliquez sur Afficher le tableau des taux ou dirigez-vous sur l onglet Contribution de l employeur. Sur cette page vous devez inscrire les taux de cotisation suivants pour les années 2012 et 2013 : FSS : fonds de service de santé CSST : Commission de la santé et de la sécurité au travail page 19

20 Pour l AE (assurance emploi) : veuillez indiquer si vous avez droit au taux réduit en cochant la case appropriée et en choisissant le multiplicateur de réduction de votre CPE. Octopuce calcule un taux ajusté afin de prendre compte de l année financière des CPE, à savoir 9 mois en 2012 et 3 mois en Vous pouvez maintenant retourner sur la page de rémunération, à la fin de la page après la colonne 21. Colonne AE (assurance-emploi): pour chaque employé, veuillez sélectionner si l employé est au taux standard (TS) ou au taux réduit (TR). La cotisation se calcule automatiquement atiquement selon les taux inscrits à la page Contribution de l employeur. Colonnes RRQ, CSST, FSS et RQAP : la cotisation se calcule automatiquement selon les taux inscrits à la page Contribution de l employeur. page 20

21 CNT : La case est décochée par défaut. Si vous devez payer cette cotisation, veuillez cocher la case. Les CPE n ont en général pas à payer cette cotisation. Régime de retraite : La case est cochée par défaut. la cotisation se calcule automatiquement selon les taux inscrits à la page Contribution de l employeur. Assurances collectives et Autres contributions : inscrivez dans ces cases la contribution annuelle de l employé. Les totaux des contributions sont reportés sur cette page sous le total de la rémunération. Vous pouvez, dans les cases en bleue à la gauche, inscrire un taux différent de celui calculé par Octopuce, afin, par exemple, que le CPE puisse se doter d une marge de manœuvre pour le calcul de la masse salariale. Par exemple, en inscrivant 13,5 % au lieu de 13,2 %, les régimes obligatoires seront alors calculés à ce taux et non plus à 13,2 %, augmentant ainsi le coût de ses régimes donc augmentant le coût de la masse salariale. page 21

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23 Sixième étape Ventilation des produits et charges Vous pouvez maintenant finaliser votre budget en complétant la ventilation des produits puis la ventilation des charges. La ventilation des produits et des charges se reportent à l État des résultats prévisionnels. Ventilation des produits La subvention et la contribution parentale calculées se reportent automatiquement aux sections Subvention MF et Revenus de garde. Il ne vous reste plus qu à compléter les cases en bleues. Ventilation des charges La masse salariale et les amortissements (ventilation des immobilisations) calculés se reportent automatiquement aux sections Masse salariale et Amortissements. Il ne vous reste plus qu à compléter les cases en bleues. Bilan Vous disposez aussi d une page pour compléter votre bilan. Suivis budgétaires Veuillez choisir une prévision à partir de laquelle vous voulez faire un suivi. Entrez vos données mensuelles dans la ventilation des produits et des charges. page 23