VEILLE & CONFORMITÉ RÉGLEMENTAIRE

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1 Fiche produit 20 VEILLE & CONFORMITÉ RÉGLEMENTAIRE environnement hygiène & sécurité énergie - transport erp - sécurité alimentaire enjeux Les réglementations applicables aux Sites sont à la fois changeantes, foisonnantes et complexes. La conformité réglementaire est une nécessité juridique (ou normative), mais aussi et surtout une partie intégrante de la gestion des risques. Les objectifs de chaque entreprise en termes de veille et conformité réglementaire doivent être fixés au préalable de manière claire, sur la base de l évaluation : du risque juridique et donc économique des ressources humaines et financières à disposition Le concept NV Site permet d adapter l offre aux besoins réels de chaque Site. LA MAÎTRISE DES IMPACTS ET DES RISQUES

2 besoins Les entreprises sont confrontées à 2 besoins spécifiques : Être informées des évolutions réglementaires propres à leur activité : nouveau texte applicable, modification d un texte existant, abrogation d un texte, projet de nouveau texte Examiner la conformité du Site visà-vis des exigences règlementaires applicables. En cas de non-conformité, les Sites doivent pouvoir démontrer qu ils disposent de Plans d Actions crédibles veille réglementaire évaluation de conformité Il s agit donc de mettre en place un processus de veille et conformité réglementaire, dont font partie : l identification, sur Site, des activités, équipements et produits l identification des textes applicables et «pour information» la détermination des exigences applicables l évaluation de conformité les plans d actions qui permettent à terme de lever les non-conformités Nouvelles activités ou nouvelle réglementation applicable 5. Création et suivi des Plans d Actions 1. Identification des activités, équipements et produits 4. Évaluation de conformité 2. Identification des textes applicables 3. Identification des exigences applicables veille réglementaire évaluation de conformité 2

3 notre réponse La combinaison unique de prestations de conseil, d informations qualifiées et ciblées et d un outil web permet une réponse : L alliance parfaite de la technicité et de l humain conforme aux exigences des normes ISO 14001, OHSAS et ISO adaptée aux Sites indépendants (classés ICPE ou non), comme aux Grands Groupes appropriée à toute activité industrielle ou de service état initial Identification de la réglementation applicable par la visite sur site d un ingénieur qualifié assistance réglementaire Applicabilité des exigences, évaluation de conformité, proposition de Plans d Actions visite périodique Recadrage du contenu de la veille par rapport aux évolutions techniques et réglementaires de la période écoulée prestations de conseil formations intra-entreprises Réglementations Environnement, Hygiène et Sécurité, etc. informations qualifiées et ciblées bulletins de veille mensuels comprenant les nouveautés réglementaires nationales et européennes focus mensuel sur un thème réglementaire spécifique bulletins personnalisés à un site ou un domaine industriel Mise à disposition d un outil web intégré outil web 3

4 l outil web NV Site est une solution web complète, fonctionnelle et ergonomique, qui : fournit au Site une base personnalisée de textes comportant les textes Européens et nationaux ainsi que les textes locaux et les exigences internes applicables fournit un support d enregistrement pour l évaluation de conformité permet de créer et piloter des plans d actions fournit une série d indicateurs quant à la performance des systèmes de management, y compris dans un univers multi-sites permet au Site de communiquer avec l ingénieur Novallia compétent Base de données générale des textes Environnement, Hygiène et Sécurité, etc. Textes locaux Base Personnalisée Textes européens et nationaux applicables au Site Plan d Actions Exigences internes Évaluation de la conformité Indicateurs et statistiques Communication avec Novallia Accès à NV Site depuis le portail collaboratif N-Place 4

5 NV Site propose 8 fonctionnalités principales pour permettre à l utilisateur l optimisation de son processus de veille et conformité réglementaire. NV Site en quelques vues accueil : tableau de bord qui présente les principaux indicateurs du site (ou des sites), les actus réglementaires et les news personnalisées du site ou du groupe nouveautés : accès aux dernières évolutions réglementaires applicables au Site Menu «Accueil» d un Site base personnalisée : accès au recueil des textes applicables au Site conformité : évaluation de conformité des textes applicables par texte, par grille d audit ou par exigence Menu «Accueil» d un multi-site plans d actions : création et pilotage des Plans d Actions rapports : génération d indicateurs et de graphiques personnalisables avec extraction sous format Excel et PDF Menu «Conformité» aide : base générale, assistance règlementaire en ligne, gestion documentaire, etc. utilisateur principal : accès à la co-administration de l outil / gestion multi-sites Menu «Rapports» 5

6 les plus des prestations Sur mesure Une mise en place et un suivi personnalisés via notamment les États initiaux et des visites périodiques : au niveau de chaque site par des ingénieurs et juristes experts La possibilité pour chaque Site d être assisté dans ses évaluations de conformité et ses Plans d Actions : via des audits sur Site via des bulletins de Veille personnalisés suivis de réunions téléphoniques trimestrielles Proactives et interactives L accès aux Actus réglementaires en ligne de N-Place L alimentation en continu : de la base générale des textes (5 500 textes) de la base de chacun des Sites Une assistance réglementaire illimitée en ligne sous forme de «chat» un échange qui peut être partagé au sein du Site, de la Division ou du Groupe La mise à disposition régulière de «Focus réglementaires» Un accès aux : autres Applis Novallia forums entre les clients de NV Site 6

7 les plus de l outil - au niveau des sites Sur mesure Des indicateurs parfaitement modulables (avec évolution temporelle) La modulation des droits d accès Conforme Aux exigences des Systèmes de Management Aux attentes spécifiques de chacun des Sites Pratique L accès à des compléments d informations pour mieux interpréter et comprendre les exigences : Fiches de synthèse, Annexes et illustrations, etc. La possibilité de travailler les évaluations sur Excel grâce à l export et au ré-import les plus de l outil - au niveau du groupe Une consolidation modulable de toutes les informations au niveau des Divisions, des Directions et du Groupe Une administration partagée qui permet de : le meilleur de la technologie Une gestion et un développement continu de l outil assurés par les ingénieurs de Novallia Le meilleur des technos IBM, assurant des temps de réponse très brefs, même en cas de collection/ Un instrument de Gestion et de Conduite intégrées gérer l ensemble du processus dans son Groupe via : la priorisation des textes la priorisation des exigences les périodicités d évaluation les Annotations les News du Groupe de travailler de manière efficiente en copiant les évaluations, Plans d actions et/ou annotations d un Site sur les autres restitution de plusieurs dizaines de milliers de données La portabilité (Smartphones et tablettes) L hébergement IBM/Aspaway hautement sécurisé 7

8 articulation de l offre Package de base = un prix annuel Outil NV Site Assistance réglementaire en ligne illimitée Bulletins mensuels de Veille + Focus Formation sur l Outil Base des Évaluation Base générale textes spécifiques de conformité 4 5 Plans d Actions Indicateurs Options État initial Assistance, évaluations et PA Visite annuelle Réunions téléphoniques Bulletins personnalisés contact Pour tout renseignement, visitez notre site web : ou contactez votre ingénieur chargé d affaires contact@novallia.fr Novallia SAS 105 rue La Fayette Paris Tél. : Fax : NOVALLIA SAS RCS Paris APE : 6209Z / n TVA : FR Siège Social : 105 rue La Fayette Paris Tel : Fax : / contact@novallia.fr Organisme de formation - Déclaration d activité enregistrée sous le n auprès du Préfet de la Région Ile-de-France NV Site est une marque déposée de Novallia