Rapport pour la commission permanente du conseil régional JUILLET 2011

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1 Rapport pour la commission permanente du conseil régional JUILLET 2011 Présenté par Jean-Paul Huchon Président du conseil régional d'ile-de-france REFONTE DU SYSTEME D INFORMATION DE L UNITE LYCEES : LANCEMENT DU PROJET EMILY 1ERE AFFECTATION SPECIFIQUE D AUTORISATIONS DE PROGRAMME SUR LE CHAPITRE 900 «SERVICES GENERAUX» CREDITS DE LA DIRECTION DES SYSTEMES D INFORMATION CP

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3 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 3 RAPPORT N CP Chapitre budgétaire : 900 «Services généraux» Code fonctionnel : 0202 «Autres moyens généraux» Programme : HP «Moyens informatiques des services» Sommaire EXPOSE DES MOTIFS Les objectifs et enjeux du projet EMILY Le système d information existant, non évolutif, ne pourra pas répondre aux enjeux Les étapes du projet EMILY La première affectation d autorisation de programme pour le lancement du projet EMILY... 8 PROJET DE DELIBERATION... 9

4 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 4 RAPPORT N CP EXPOSE DES MOTIFS Suite à une demande de l Unité Lycées, la Région a confié à la société ATEXO la réalisation d un audit du système d informations de l Unité Lycées en Après avoir réalisé un constat sur l existant, l audit a proposé un système d information cible. Le présent rapport présente le projet de mise en œuvre qui en découle et sollicite une première affectation des autorisations de programme afférents. 1. Les objectifs et enjeux du projet EMILY. Face aux enjeux considérables représentés par la gestion des lycées par la Région que ce soit en termes de fonctionnement ou d investissement, il est nécessaire de mettre en place un système d information performant afin : de favoriser le développement durable en renforçant la dématérialisation, et en améliorant le suivi des coûts énergétiques ; de faciliter la circulation de l information entre les services de l Unité Lycées ainsi qu entre l Unité Lycées et les autres Unités impliquées notamment les unités fonctionnelles (l UFACG et l UPRH) ; d améliorer la qualité de l information fournie aux agents en fiabilisant les sources de données et leur centralisation dans un système d informations cohérent ; d apporter aux agents des outils de gestion performants pour leur activité quotidienne ; d améliorer la réactivité de ces agents faces aux enjeux ; d améliorer les différents processus métier en les structurant grâce à un système d information cohérent et organisé ; d améliorer l anticipation et la maîtrise des coûts de l Unité Lycées. Ce projet a été baptisé EMILY acronyme pour Espace de Mutualisation et d Information des Lycées. La mise en place de ce projet se fera en différentes phases qui seront décrites plus loin dans ce rapport. 2. Le système d information existant, non évolutif, ne pourra pas répondre aux enjeux. L audit a mis l accent sur les limites du système d information existant, qui a été mis en place il y a plus de 15 ans, et qui n a pas pu évoluer et absorber l ensemble de l activité de l Unité Lycées. Ce système d information est composé de plusieurs outils, couvrant pour chacun une partie de périmètre de l Unité et sans cohérence d ensemble suffisante La BDL (Base de Données des Lycées) C est l application métier principale de l Unité Lycées, à la fois référence en termes de données sur les établissements et application de gestion modulaire qui couvre une partie des besoins de l Unité Lycées. Cette application souffre : d une obsolescence de sa technologique (elle est développée dans un environnement qui n est plus maintenu) ce qui présente un risque important ; d un manque de cohérence fonctionnelle dû à son développement par strates ; d un cloisonnement et d une redondance des informations liés également à un développement orienté vers l activité des services ; d un manque d ergonomie, voire d une certaine confusion ; de l abandon progressif de l utilisation de ces modules, l outil étant difficile à faire évoluer et la transmission de connaissance sur l utilisation ne se faisant pas toujours dans les meilleures conditions.

5 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 5 RAPPORT N CP Les restitutions via les Univers BO (Business Object) Ces restitutions utilisent directement l information de la BDL afin d en renforcer la capacité de restitution, les éditions de la BDL étant assez limitées. La maîtrise de la conception des rapports nécessite des compétences techniques particulières et seuls quelques agents ont été formés à cette utilisation L extranet équipement des lycées. Cet extranet permet aux établissements de faire des demandes d équipements ainsi que de saisir les inventaires des équipements informatiques. Il a été récemment migré dans une technologie récente (Migration technique en Oracle HTTP Server). Les données de cet extranet sont synchronisées avec la BDL, ceci permettant d instruire ces demandes d équipement et de faciliter la rédaction des rapports. Cet extranet est un outil précieux pour le service équipement et correspond bien au besoin des agents du service équipement La Gestion Electronique des Documents Techniques (GEDT) (GEDEON) C est une application qui met à disposition les plans des établissements pour un usage interne (agents de l Unité Lycées) et externe (Proviseurs des établissements). Cette application, dont le périmètre fonctionnel n est pas suffisamment étendu par rapport à un véritable outil de gestion du patrimoine, est insuffisante pour les besoins des agents de l Unité Lycées. Son administration est de surcroit complexe Des applications «maison». Ces applications ont été conçues en interne par les services avec des outils bureautiques (Access ou File Maker Pro). Ces applications sont très utilisées car elles sont simples à faire évoluer selon les besoins et très adaptées à l activité quotidienne des services. Par contre, elles n offrent aucune centralisation des données qui sont stockées sur des bases de données locales, ce qui favorise redondance et cloisonnement entre les services Des fichiers Excel Comme les applications décrites ci-dessus, ils pallient l absence ou l abandon de modules adaptés dans la BDL. Ils sont d un usage très souple mais présentent également un éclatement des données entre les différents services, voire entre les personnes d un même service Les applications transversales Région CORIOLIS (gestion financière), IRIS (gestion des subventions), PFV3 (outil de dématérialisation des marchés) sont également des outils utilisés par l Unité Lycées. Leurs périmètres ne sont pas remis en cause dans le projet EMILY (les interconnexions étant intégrées). 3. Les étapes du projet EMILY. Le projet EMILY prévoit la mise œuvre de différentes étapes et de différents sous-projets pour aboutir à la création d un système d information performant et fiable. Ce phasage, également financier permet une mobilisation des équipes et une appropriation des outils au fur et à mesure de leur déploiement.

6 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 6 RAPPORT N CP Phase Projet Gestion du PATrimoine (GPAT) Ce projet consiste en la mise en œuvre d un outil moderne et performant de Gestion du Patrimoine Région. Bien que destiné à l origine à l Unité Lycées (les lycées constituant de loin la plus grande part du patrimoine Région), il a été décidé d étendre ce projet à l ensemble des Unités qui auraient besoin d un tel outil pour gérer le patrimoine régional hors lycées. Les unités impliquées actuellement dans le projet sont : l Unité Lycées, qui a un besoin fort de connaissance et de gestion de son patrimoine avec 469 établissements représentant une surface approximative de 6 millions de m². l Unité Patrimoine et Moyes Généraux, qui gère les différents sites d implantation de la Région (60 000m² sur 13 sites), qui, bien que n étant propriétaire que d une partie des bâtiments, a des besoins de gestions forts liés à la gestion des ces bâtiments et leur entretien. l Unité Société, qui gère les Bases de Loisirs (12 bases, m² de bâtiments et ha d espaces non construits). Bien que la gestion en soit confiée à des gestionnaires extérieurs à la Région, l Unité Société a des besoins de connaissance de son patrimoine pour laquelle elle manque actuellement d outil. l Unité Développement, qui gère les CFA (Centres de Formation des Apprentis) dont certains sont la propriété de la Région Ile de France. Il est possible que d autres unités dont le besoin n a pas été identifié au départ viennent se greffer sur le projet en phase de mise en œuvre. Les besoins communs exprimés par ces différentes unités sont les suivants : disposer d une base de connaissance fiable de leur patrimoine, un véritable référentiel. Cette base de connaissance devra être accessible facilement, assurera la fiabilité de l information qui y sera stockée par une maîtrise des processus de mise à jour, et permettra une connaissance fine du patrimoine appartenant ou géré par la Région, pouvant aller jusqu au local ; gérer le foncier : il s agit de gérer les entrées et les sorties du patrimoine Région ; gérer la maintenance des bâtiments et des équipements techniques liés au bâti (visites de contrôles, diagnostics, maintenance prévisionnelle, interventions) ; gérer l exploitation des bâtiments de la Région. Ce projet a fait l objet de deux consultations en vue de la signature de marchés publics : une consultation liée à l acquisition de gestion du patrimoine et d assistance à sa mise en œuvre. Cette consultation a été publiée en mars et la notification du marché est prévue en août 2011 (procédure d appel d offres détaillée ci-après) ; une consultation d assistance à maîtrise d ouvrage (marché subséquent à l accord cadre) pour la mise en place de l outil, consultation prévoyant notamment le pilotage de la maîtrise d ouvrage du projet, la tierce recette applicative, et la mise en place d une cellule d administration fonctionnelle pour l outil. Le marché d acquisition de l outil de gestion de patrimoine. C est un marché à bons de commande à prix mixtes dont le dossier de consultation des entreprises a été publié le 14/03/2011. La date d ouverture des plis est intervenue le 10/05/2011 et la notification est envisagée pour le mois d août. La mise en production devrait être opérationnelle courant novembre Les prestations de ce marché sont prévues pour une durée de 4 ans et pour un montant minimum de HT ( TTC) et un montant maximum de HT ( TTC) Elles couvrent l acquisition de licences, le paramétrage, la reprise de données et la maintenance.

7 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 7 RAPPORT N CP Assistance à Maîtrise d ouvrage pour l accompagnement et pour la mise en place d un progiciel de gestion de patrimoine. C est un marché à bons de commande à prix mixtes, marché subséquent au lot 4 de l accord cadre n 09A0028 de prestations informatiques. La consultation lancée en mai devrait déboucher sur une notification en novembre. Les prestations de ce marché sont prévues pour une durée de 2 ans et pour un montant minimum de HT ( TTC) et un montant maximum de HT ( TTC) Phase OGIL (Offre Globale d Information sur les Lycées). Le projet OGIL (acronyme d Offre Globale d Information des Lycées) constitue la base du nouveau système d information de l Unité Lycées. Les objectifs de ce projet sont : De fiabiliser et de regrouper les informations nécessaires au bon fonctionnement de l Unité Lycées ; De faciliter l accès et le partage à cette information ; De structurer l activité des services autour de processus métiers grâce à des outils de gestion performants ; D améliorer la productivité du travail des agents en automatisant un certain nombre de tâches fastidieuses ; De faciliter la circulation d information entre l Unité Lycées et ses partenaires, principalement les personnels administratifs des établissements scolaires ; De faciliter la circulation de l information avec les Unités opérationnelles. Ce projet donnera lieu à une consultation en vue de la passation d un marché public. Le CCTP est en cours de rédaction et la publication est prévue avant la fin de l année Il s agirait d un marché à bons de commande à prix mixtes, marché subséquent au lot 1 de l accord cadre n 09A0028 de prestations informatiques, lot 1 refonte, maintenance ou création d applications spécifiques dans des technologies d open source Projet Gestion des opérations Ce projet couvre la gestion des opérations de travaux gérées de manière directe ou indirecte par l Unité Lycées. Ce projet inclut la préparation des grosses opérations de travaux et de rénovations dans les établissements scolaires, l exécution des opérations de travaux que ce soit en maîtrise d œuvre directe, subventions aux établissements, opérations faisant appels à des mandataires ainsi que l exécution des marchés à bons de commande. Ce projet a pour objectif d améliorer les processus métiers liés à la gestion des opérations de travaux conduites par l Unité Lycées en les structurant autour d un outil ; de favoriser la circulation d informations entre les différents services de l Unité Lycées participant d une manière ou d une autre à ces opérations ; de favoriser l interface avec les applications du SI financier ; d apporter une visibilité sur l ensemble des opérations liées à un établissement et sur les travaux en cours ; d assurer une meilleure maîtrise des coûts des opérations de travaux.

8 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 8 RAPPORT N CP Ce projet donnera lieu à une consultation. La phase de spécifications générales est en cours et la publication de la consultation pour la passation du marché est prévue courant 2012 avec une mise en œuvre en Il s agira vraisemblablement d un marché à bons de commande à prix mixtes, marché subséquent au lot 1 de l accord cadre n 09A0028 de prestations informatiques, lot 1 refonte, maintenance ou création d applications spécifiques dans des technologies d open source Projet Gestion des équipements. La gestion des équipements des lycées (inventaire et demandes) étant actuellement assurée par un extranet correspondant bien aux besoins, cette partie de la refonte du système d information n a pas été jugée comme prioritaire par rapport aux autres projets. Elle fera cependant l objet d un projet à part entière. Ce projet donnera lieu à une consultation. La publication du marché est prévue courant La première affectation d autorisation de programme pour le lancement du projet EMILY. Je vous propose d affecter en affectation spécifique d autorisation de programme sur le chapitre 900 «Services généraux», Code fonctionnel 0202 «Autres moyens généraux», Programme HP (102002) «Moyens informatiques des services», Action «Développement de logiciels et progiciels» pour le lancement du projet EMILY (Espace de Mutualisation et d Information des LYcées). Cette première affectation permettra d engager les travaux sur le premier chantier, celui de la Gestion du PATrimoine (GPAT) avec l acquisition de l outil, sa mise en place et l assistance à maîtrise d ouvrage liée. La poursuite de ce chantier et le lancement des suivants donneront lieu à d autres affectations spécifiques en 2012 et 2013 en fonction de leur avancement et des votes de crédits sur cette opération. Je vous prie de bien vouloir en délibérer. Le président du conseil régional d Ile-de-France JEAN-PAUL HUCHON

9 CONSEIL REGIONAL D ILE DE FRANCE 9 RAPPORT N CP PROJET DE DELIBERATION DU AFFECTATION SPECIFIQUE D AUTORISATIONS DE PROGRAMME PROJET EMILY - SUR LE CHAPITRE 900 «SERVICES GENERAUX» CREDITS DE LA DIRECTION DES SYSTEMES D INFORMATION LA COMMISSION PERMANENTE DU CONSEIL REGIONAL D ILE-DE-FRANCE VU Le Code Général des collectivités territoriales ; VU La délibération du Conseil Régional n CR du 16 avril 2010 relative aux délégations d attributions du Conseil Régional à sa Commission Permanente ; VU La délibération du Conseil régional n CR du 17 juin 2010 portant règlement budgétaire et financier ; VU Le budget de la Région Île-de-France pour 2011 ; VU L avis de la commission des finances, de la contractualisation, de l administration générale ; VU Le rapport CP présenté par monsieur le président du conseil régional d Ile-de- France APRES EN AVOIR DELIBERE Article unique : Décide d affecter une autorisation de programme de euros disponibles sur le chapitre 900 «Services généraux», code fonctionnel 0202 «Autres moyens généraux», programme HP (102002) «moyens informatiques des services», action «Développement de logiciels et progiciels», du budget 2011 pour le lancement du projet EMILY (Espace de Mutualisation et d Information des LYcées). JEAN-PAUL HUCHON