[COMITE D ACCOMPAGNEMENT]

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1 PLAN D ACTIONS 2015 [COMITE D ACCOMPAGNEMENT] Vendredi 19 décembre 2014

2 L année 2015 sera, plus encore que la précédente, pleine de défis pour l équipe de l InterMire. Ce plan d actions témoigne de cette ambition désormais pleinement retrouvée. Loin de se cantonner à ses activités structurelles, l InterMire s apprête, en effet, à aborder plusieurs projets déterminants pour les Missions Régionales. Le développement de la base de données Casimire, en premier lieu, monopolisera une part importante de l énergie disponible. L année à venir s annonce en tout point décisive dans l échéancier du projet. Par ailleurs, le lancement du projet FSE Dopamire va amener l association à explorer de nouveaux domaines d activités. L InterMire sera bientôt en mesure d apporter un soutien méthodologique puis communicationnel au secteur. Ces deux avancées sont déjà significatives. Toutefois, les aspirations 2015 de l InterMire vont encore un bond plus loin. Le renforcement des actions entre Mire devrait permettre de soutenir la dynamique centripète récemment relancée. C est pourquoi l InterMire veut également investir du temps dans le développement de son offre de formation, dans la multiplication des lieux de rencontre entre travailleurs des Mire ainsi que dans la prospection des grands comptes, ces entreprises dont la collaboration est stratégique pour tout le secteur. Ce sont ces trois domaines d interventions qui sont prioritairement exposés et développés dans ce document. L InterMire est convaincue qu il s agit, pour le secteur des Missions Régionales, d avancées majeures vers un meilleur service aux demandeurs d emplois. Des avancées qui témoignent de la dynamique innovante qui continue d animer les Mire. 2

3 1. Casimire, le remplaçant de Mirabel Contexte d émergence L actuelle base de données des Mire, Mirabel, pose beaucoup de difficultés. Elle ne répond pas aux besoins des équipes de terrain d un outil confortable et rapide. Elle ne répond pas, non plus, aux exigences de management des directions. De surcroît, les Mire ne possèdent pas les codes sources de l application. Il leur est donc impossible de la faire évoluer. Avec l apparition de l InterMire, le remplacement de Mirabel revient à l ordre du jour en En janvier 2012, le développement de cette solution est confié à la société informatique NSI. Ce développement est parsemé de retards, avenants et incompréhensions réciproques. Après avoir constaté, l impasse, le 24 octobre 2013, le Conseil d Administration décide de négocier la sortie du projet. Dans la foulée, il décide de confier à la nouvelle équipe de l InterMire la poursuite du remplacement de Mirabel. En décembre, sur base des scénarii proposés par l InterMire, les Mire s orientent vers le développement d une application métier, Casimire. Casimire a été pensée afin de combler les manques de Mirabel tant pour les équipes de terrain que pour le management. Outre l établissement de balises claires en matière d ergonomie et de rapidité, l application colle également mieux à la réalité actuelle du travail des Mire. L application sera non seulement plus robuste et plus complète mais également plus transparente que ses prédécesseurs. Concrètement, l application permettra : - La production de reporting répondant aux exigences actuelles des pouvoirs subsidiant, - L utilisation de tableaux de bord (données statistiques directement utiles) tant pour le management que pour les membres des équipes, - La centralisation des données des bénéficiaires en vue d une simplification administrative, - L utilisation d outils de prospection simples et efficaces, - L utilisation d outils de matching entre les profils des demandeurs d emploi, les offres et les entreprises, - L analyse fine et détaillée du public Mire et des effets des dispositifs d accompagnement. Avancement du projet Le processus de conception et développement de Casimire, jusqu à sa mise en production et son utilisation par les équipes des Mire est à la fois long et complexe. Le Conseil d administration de l InterMire a approuvé le scénario, les délais, le processus de décision et le budget proposés par l équipe dès le 5 février Depuis, l InterMire s est attelé à définir les besoins des utilisateurs afin de cerner les fonctionnalités de l application. Ce travail conséquent a été réalisé à l aide de représentants des différents cercles d utilisateurs finaux et d une analyste externe, spécialisée dans la conception de bases de données. Ce travail a permis de réaliser le schéma de la future base de données, d en définir précisément chaque table et chaque champ mais également de clarifier les processus métier et de représenter les écrans finaux de l application. Les Mire sont restées constamment informées de l évolution de cette phase de spécification. Finalement, le 23 septembre 2014, le Conseil d administration de l InterMire a validé ces documents et autorisé l InterMire a lancé un appel d offres pour le développement de l application. La procédure d appel d offre s est terminée le 14 novembre L InterMire avait alors élaboré un timing serré dans lequel les six offres reçues devaient être anonymisées, analysées selon les critères de sélection, examinées au regard de leur régularité puis notées selon les critères d attribution. Finalement, l InterMire, aidée d experts externes, a négocié avec les trois soumissionnaires les mieux notés avant de réévaluer les nouvelles offres qu ils étaient autorisés à formuler après cette 3

4 Garantie Tests Développement Comité d accompagnement du 19 décembre 2014 négociation. Le 16 décembre 2014, le Conseil d administration de l InterMire a validé le choix de la Commission d avis et décidé d attribuer et de notifier le marché à la société Cognitic Sprl. En matière de développement, les grandes étapes de l année 2015 sont déjà connues : J0 : Notification officielle de l attribution du marché J0 + 1 mois : Schéma instancié J0 + 2 mois : Première partie du prototype J0 + 4 mois: Deuxième partie du prototype J0 + 6 mois : Prototype complet J1 : Livraison du prototype complet J1 + 3 mois : Clôture des tests de développement J1 + 5 mois: Clôture des tests de migration J1 + 5 ½ mois: Stress Test J1 + 6 mois : Réception provisoire J2 : Réception provisoire J mois : Réception définitive 4

5 A côté de celles-ci, l InterMire devra également se charger des aspects connexes : - La migration des données de Mirabel vers Casimire est indispensable afin d éviter la rupture du travail de terrain. Pour qu elle soit réalisable, il conviendra toutefois de nettoyer les encodages de Mirabel puis de dresser un plan de migration complet. Ce travail sera réalisé en interne, essentiellement par le chargé de missions informatiques de l InterMire. - La formation des utilisateurs finaux. L InterMire devra non seulement s assurer qu ils disposent des connaissances et compétences techniques nécessaires au basculement vers Casimire mais également outiller les Mire en matière de préparation et d accompagnement du changement. - La communication vers les Mire tant au niveau des administrateurs, des staffs de direction que des équipes. L InterMire devra régulièrement prendre le temps de donner de la visibilité à ses réalisations et de faire le point sur l avancement du projet. Plan d actions 2015 Gestion du projet Mise sur pied d un processus interne de suivi du projet. Gestion des contacts avec la firme de développement. Réponse aux questions. Participation aux réunions. Stimulation et suivi rapproché. Participation au développement. Centralisation des demandes, remarques, notamment lors des phases de test. Communication sur l avancement du projet vers les instances du processus. Migration des données Mirabel Réalisation d un plan de migration avec test réguliers. Transfert des données vers Casimire. Formation des utilisateurs Accompagnement au changement des Mire et des utilisateurs. Formation technique des utilisateurs-clés de chaque Mire. Formation technique de l ensemble des utilisateurs. Suivi financier et administratif Suivi financier analytique du projet. Rapport régulier vers les instances concernées. Rédaction d un cahier des charges pour l hébergement de l application. Janvier 2015 Deuxième semestre Deuxième semestre 5

6 2. Dopamire, le dossier européen de l InterMire En soutien des onze projets des Missions Régionales, l InterMire a également introduit deux dossiers spécifiques, DopaMire. Ces dossiers système (un pour le Brabant Wallon et un pour le reste de la Wallonie) s insèrent dans la mesure 3.4 : lutte contre les discriminations par des actions de promotion de l égalité des chances. L InterMire y propose de renforcer l efficience des Missions Régionales pour l Emploi afin qu elles continuent de contribuer à une société toujours plus juste. L amélioration qualitative de l accompagnement proposée par l InterMire permettra aux Mire de suivre des bénéficiaires encore plus éloignés de l emploi et de répondre ainsi à la dégradation des profils du public constatée sur le terrain. La sensibilisation et l outillage des équipes des Mire à la promotion de l égalité des chances répondra à une autre nécessité. A travers elles, ce sont tous les partenaires courants des Mire (opérateurs de l insertion, partenaires sociaux, pouvoirs publics, entreprises, ) qui sont concernés. Pour ce faire, il s agira de poursuivre et appuyer la modélisation des méthodologies des Mire afin de garantir l égalité des chances pour les bénéficiaires reçus. Ces bonnes pratiques devront ensuite être diffusées et renforcées. Il s agira également de mettre sur pied des actions de sensibilisation des équipes des Mire mais aussi des entreprises avec lesquelles elles travaillent afin de lutter contre toutes les formes de discrimination à l embauche. L InterMire veillera encore à utiliser les réseaux de partenariat existants afin d étendre ses actions de sensibilisation à l égalité des chances ainsi qu à produire les différents supports de communication destinés à appuyer ces actions. A son rôle de porteur de projet, l InterMire ajoute également celui de chef de file du portefeuille. Ces deux fonctions ont été distinguées aussi clairement que possible dans chacun des dossiers introduits. En tant que chef de file, l InterMire assumera, premièrement les fonctions de coordination du portefeuille. Il s agira notamment d organiser et animer le Comité d accompagnement mais aussi d assurer la réalisation des plans d actions, rapports annuels et rapport final ainsi que de veiller à la bonne transmission de l information au sein du portefeuille. Deuxièmement, l InterMire prendra en charge une série d actions qui ont été mutualisées au niveau du portefeuille. Il s agit, notamment, des évaluations intermédiaires et finales ainsi que de l organisation du colloque de clôture. Toutes ces activités sont décrites dans les projets concernés. Plan d actions 2015 Gestion du portefeuille Intégration de nouveaux porteurs de projet. Organisation de réunions d accompagnement. Rédaction de rapports. Communication externe et interne sur le portefeuille. Document prospection Diffusion du document auprès des équipes des Mire. Suivi des équipes dans l utilisation du document. Evaluation de l intérêt de monter une formation spécifique. Premier semestre 6

7 Modélisations méthodologiques Modélisation des pratiques d accompagnement et de mise à l emploi des moins de 25 ans. Modélisation des pratiques d accueil. Réflexion sur les méthodologies d accompagnement des plus de 55 ans. Outils de communication Lifting du site Internet de l InterMire. Repositionnement sur les réseaux sociaux. Deuxième semestre Premier semestre Gestion administrative et financière Suivi financier et administratif du projet DopaMire. 7

8 3. Le renforcement des forces centripètes L InterMire désire aussi multiplier les projets communs entre Mire afin de renforcer la cohérence et la cohésion du secteur. Ce désir, en 2015, elle l exprime via trois domaines d intervention complémentaires : - Le développement de l offre de formation. L offre de formation de l InterMire a déjà été affinée et augmentée en L InterMire a désormais sélectionné quatre formations qui constituent un socle de base. Il s agit de formations qui répondent aux besoins de tous les travailleurs de terrains des Mire : accueil des nouveaux travailleurs, connaissance des entreprises, accompagnement du changement, utilisation des nouvelles technologies en recherche d emploi et développer son réseau professionnel. Pour compléter ce soccle, l InterMire aimerait encore formaliser une formation sur les techniques de prospection. En 2015, l InterMire aimerait procéder à une analyse approfondie des formations suivies par le personnel des Mire afin de développer son offre propre et de consolider son catalogue de formation. Il s agit de pouvoir répondre à l ensemble des besoins réguliers en formation des Mire. A côté de ces formations que l InterMire reconduira chaque année, celle-ci veille également à répondre aux besoins spécifiques et ciblés qui peuvent s exprimer dans le courant de l année. Finalement, l InterMire aimerait également initier une formation à destination des administrateurs des Mire. - La multiplication des lieux de rencontre et d échanges. L InterMire constate régulièrement combien ces espaces sont bénéfiques pour les travailleurs de terrain. Elle souhaite donc, en 2015, mettre sur pied des supervisions, intervisions ou encore de nouveaux groupes de travail. Elle souhaite également favoriser les «vis ma vie», échange de travailleurs d une journée entre Mire qui permettent de prendre connaissance d autres méthodologies et contexte de travail. - La prospection des grands comptes. Entamée en 2014, la prospection et les contacts centralisés d entreprises établies sur l ensemble de la Région s avère bénéfique pour toutes les Mire. L InterMire souhaite donc développer et renforcer cette activité. Plan d actions 2015 Formations Développement de l offre de formation à destination des équipes à partir des retours du terrain. Développement d une offre de formation à destination des administrateurs des Mire. Lieux de rencontre Multiplication des lieux de rencontre entre travailleurs des Mire (formations, supervisions, ) Mise sur pied d une plateforme de gestion des «vis ma vie» entre Mire. Premier semestre 8

9 Bien-être au travail Evaluation de l intérêt d apporter une réponse commune aux obligations légales concernant le bien-être au travail. Prospection Prospection des grands comptes. Premier semestre 9

10 4. Les activités structurelles au profit des Mire Organisation du Collège des directeurs Organisation de 12 Collèges des directeurs. Gestion logistique et administrative. Suivi des décisions. Mandats officiels Représentation des Mire au Comité d accompagnement de l InterMire Représentation des Mire à la Commission des opérateurs Représentation des Mire au Conseil d administration de la Fesefa Représentation des Mire au Comité de pilotage des Cefo Représentation des Mire à la Convention avec l Enseignement de promotion sociale Représentation des Mire au Comité d évaluation régional des contrats de coopération Attention particulière au suivi des relations avec le Forem Soutien administratif et réglementaire Réponse aux questions administratives et réglementaires des Mire. Intégration d un nouveau directeur de Mire. Interface avec l administration. Centralisation des problèmes détectés par les Mire, communication vers l administration puis retour d information vers les Mire. Attention particulière au grand cadastre. Visibilisation du secteur Renforcement des liens avec les partenaires (CPAS, EFT/OISP, ). Mise sur pied d une conférence de presse sur les résultats 2014 des Mire. Organisation de groupes de travail Poursuite des groupes «administratifs et financiers», «retours opérateurs Cefo», «financement des Mire» (si accord du Conseil d administration pour sa prolongation) et «prospection». Suivi du groupe «partage des entreprises». Attention proactive aux retours du terrain et des directions afin de mettre sur pied de nouveaux groupes de travail utiles. Offre de formation Gestion des inscriptions, de la comptabilité et des contacts formateurs pour les cinq formations 2014 qui sont prolongées : - Accueil des nouveaux travailleurs Avril

11 - Nouvelles technologies en recherche d emploi - Développer et entretenir son réseau - Connaissance de l entreprise - Roue du changement Assistance et conseil informatique Assistance informatique des Mire Gestion et entretien de Mirabel Réalisation des requêtes avancées sur Mirabel pour les Mire Bilans de compétences Suivi et poursuite du projet de l Apef. Attention particulière à l évaluation des opérateurs et aux conditions de renouvellement du projet. Assises de l insertion Suivi des Assises et de la rédaction des recommandations finales. Veille Poursuite de la mission de veille. Attention particulière au transfert de compétences. 11

12 5. Les activités structurelles de gestion de l asbl Gestion de l équipe Stabilisation de l équipe actuelle. Intégration d un chargé de missions méthodologiques. Intégration d un plan de formation de l équipe qui garantisse 5 j. de formation / personne / an). Révision du règlement de travail. Gestion des instances Organisation de 2 Assemblées générales. Organisation de 5 Conseils d administration complétés de Conseils d administration extraordinaires à chaque fois que nécessaire. Organisation de 10 Comité de gestion. Gestion financière Pérennisation du financement structurel. Le pistage de ce financement a demandé particulièrement beaucoup d énergie en Gestion de la trésorerie. Le problème récurrent de trésorerie risque d être accentué par les spécificités du financement FSE. Nouvelle internalisation de l encodage de la comptabilité. Premier semestre Mars 2015 Premier semestre Avril