Brique XEROX Interface avec le portail ESAP. Version /09/2011

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1 ProXim informatique 49, rue de la Petite Alouette Saint-Avertin Tél Fax Brique XEROX Interface avec le portail ESAP Version /09/2011 Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 1 / 42

2 SOMMAIRE 1 IMPORT DES CONTRATS SUR LE PORTAIL ESAP DANS VP Données mises à jour Contrats ajoutés INTEGRATION DES HISTORIQUES DE COMPTEURS SUR LE PORTAIL ESAP DANS VP FACTURES D ACHAT SUR LE PORTAIL ESAP DANS VP COMPTEURS DE REGULARISATION SUR LE PORTAIL ESAP DANS VP PROCEDURE DE REMONTEE DES COMPTEURS A XEROX MISE A JOUR DES N DE CONTRATS SUR LE PORTAIL ESAP DANS VP Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 2 / 42

3 1 IMPORT DES CONTRATS 1.1 Sur le portail ESAP Cliquer sur le bouton Rapports Cliquer sur le bouton Rapport contrat partenaires - Choisir le format de sortie Excel - Sélectionner le traitement en Arrière-plan - Cliquer sur Exécuter Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 3 / 42

4 Cliquer sur Continuer Après réception d un vous confirmant la génération du rapport, Aller dans Accueil puis cliquer sur le bouton Voir les documents Sélectionner le Rapport contrat partenaire (daté du jour, format XLS) en cliquant sur le lien avec le «bouton de droite» et choisir «enregistrer la cible sous» Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 4 / 42

5 Cliquer sur Enregistrer et enregistrer le fichier sur le disque C dossier VENTPART sous/dossier PRIVE (c:\ventpart\prive) sous le nom Rapport Contrat partenaire.xls Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 5 / 42

6 1.2 Dans VP Les échanges avec Xerox sont regroupés dans un menu spécifique Cliquer sur le bouton et Confirmer l exécution A la fin du traitement, un journal est affiché : Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 6 / 42

7 Analyse du fichier Ici 4 contrats ont été ajoutés, 249 mis à jour NB : Le traitement peut être relancé plusieurs fois sans dommages Données mises à jour Pour les contrats déjà présents, seules les informations suivantes sont modifiées : - Date de fin de contrat achat - Date anniversaire - Infos AMR (éligible Activé) - Coûts achats : Montant du forfait, pages incluses et coûts pages supplémentaires uniquement si ces informations n étaient pas remplies sur le contrat Le contrat en cours est ajouté dans l onglet «Commandes Xerox» Contrats ajoutés Ils peuvent être consultés via une liste de travail Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 7 / 42

8 Compléter les éléments manquants : - Lien vers le client - Lien vers ne N de série - Informations sur le contrat «Vente» Lorsque le contrat est complété, décocher «Import Xerox à valider» Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 8 / 42

9 2 INTEGRATION DES HISTORIQUES DE COMPTEURS 2.1 Sur le portail ESAP Cliquer sur le bouton Relevés Compteurs Cliquer sur le bouton Afficher l historique puis sur Continuer Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 9 / 42

10 Cliquer sur Récupérer le fichier (download) Cliquer sur Enregistrer Enregistrer le fichier sur le disque C dossier VENTPART sous/dossier PRIVE (c:\ventpart\prive) sous le nom COMPTEURS.XLS Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 10 / 42

11 2.2 Dans VP Ouvrir Menu Gestion puis Menu échanges Xerox Cliquer sur le bouton et Confirmer l exécution NB : Le traitement peut être relancé plusieurs fois sans dommages Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 11 / 42

12 Impact de l import des compteurs Alimentation de l historique de compteurs des contrats Alimentation des collectes de compteurs en cours (Module optionnel Xcollect) Lignes sur fond jaune = Compteurs automatiques Xerox (AMR) Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 12 / 42

13 Alimentation de la facturation en cours N de série en rouge = Compteurs automatiques Xerox (AMR) Autres couleurs : N de série en jaune = Compteurs fournis par le client via Web/Mail (Xcollect) N de série en vert = Compteurs saisis dans le module Xcollect Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 13 / 42

14 3 FACTURES D ACHAT 3.1 Sur le portail ESAP Cliquer sur le bouton Rapports Cliquer sur le bouton Rapport Factures Partenaire Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 14 / 42

15 Remplir l écran de sélection comme suit : - Sélectionner ou saisir les dates sur la première ligne - Choisir le format de sortie Excel - Sélectionner le traitement en Arrière-plan - Cocher Archives Cliquer sur Exécuter Cliquer sur Continuer Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 15 / 42

16 Après réception d un vous confirmant la génération du rapport, Aller dans Accueil puis cliquer sur le bouton Voir les documents Sélectionner le Rapport factures partenaire (daté du jour, format XLS) en cliquant sur le lien avec le «bouton de droite» et choisir «enregistrer la cible sous» Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 16 / 42

17 Cliquer sur Enregistrer et enregistrer le fichier sur le disque C dossier VENTPART sous/dossier PRIVE (c:\ventpart\prive) sous le nom Rapport factures partenaire.xls Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 17 / 42

18 3.2 Dans VP Ouvrir Menu Gestion puis Menu échanges Xerox Cliquer sur le bouton et Confirmer l exécution. A la fin un message est affiché. NB : Les factures déjà intégrées ne sont pas importées. De ce fait, importer plusieurs fois les mêmes factures ne pose pas de problèmes. Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 18 / 42

19 Pointage des factures d achat Cliquer sur Menu facture d achat NB : On peut accéder au Menu facture d achat depuis le Menu Gestion La liste des factures en attente de pointage est affichée : La zone Raison sociale est vide lorsque la facture n a pas été rapprochée d un contrat Actif (contrat inactif ou absent de VP). Le rapprochement est fait par le N de série. Les colonnes Auto et Manu indiquent le statut du pointage (voir plus loin). Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 19 / 42

20 Contrôle des factures Facture de forfait Données de la facture Eléments provenant du contrat VP : - Dernière facture d achat et dernier relev - Affichage en bas de l historique des factures d achat (qui peut être remplacé par l historique des compteurs en cliquant sur le bouton) Espace de pointage - Validation automatique (voir ci-dessous) - Code de validation manuelle - Bouton de validation manuelle : Ok ou litige (déclenchent les codes X ou L) - N interne (chrono factures) - Espace commentaire (qui sera mémorisé dans le contrat) Validation automatique Une facture sera validée automatiquement si : - C est une facture de forfait - Son montant est égal à la dernière facture enregistrée dans VP - Sa date de début suit la date de fin de la dernière enregistrée dans VP Elle ne sera néanmoins transférée en comptabilité qu après saisie du N interne Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 20 / 42

21 Facture de régularisation Lignes de facture Possibilité de comparer les coûts copies de la facture et du contrat Possibilité de comparer les derniers compteurs et deux de la facture Affichage de l historique des compteurs Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 21 / 42

22 Validation et transfert Pour pouvoir passer une facture en comptabilité, il faut : - Qu elle soit validée : o Automatiquement ou o Manuellement en cliquant sur Litige ou Facture OK - Qu elle ait un N interne Dés lors qu elle est validée, elle est disponible pour le transfert. Première partie : En cliquant sur ce bouton, toutes les factures validées (automatiquement et manuellement) sont transférées dans l onglet Facture d achat des contrats NB : Une facture peut être envoyée seule (bouton visible si les conditions sont remplies) : A la fin de la procédure, les factures validées sont supprimées du tableau Factures Xerox reçues Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 22 / 42

23 Seconde partie : Aller dans Menu Gestion et cliquer sur Transfert en compta Cliquer sur Import des factures d achat Cocher Achats et cliquer sur le bouton Sage Les factures sont transférées en comptabilité (la passerelle doit au préalable être installée sur le poste) et pointées dans VP. Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 23 / 42

24 4 COMPTEURS DE REGULARISATION 4.1 Sur le portail ESAP Le portail permet de récupérer la liste des compteurs de régularisation attendus par Xerox. Attention : - Cette liste ne contient pas les équipements ayant AMR activé - Cette liste contient tous les autres équipements, y compris ceux pour lesquels Xerox possède déjà un compteur valide, c'est-à-dire un compteur relevé dans la période J- 11 / J+5 Cette liste ne peut donc pas être utilisée pour connaître les compteurs manquants. La procédure conseillée par Xerox est d extraire régulièrement (deux fois par mois) ce rapport et de suivre les relevés fournis en interne. Cliquer sur le bouton Relevés Compteurs Cliquer sur le bouton Rapport de régularisation, indiquer les dates (via le bouton), puis OK Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 24 / 42

25 La liste des compteurs de régularisation est affichée Cliquer sur Exportation vers Excel Cliquer sur Ouvrir Cliquer sur Oui Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 25 / 42

26 Faire Enregistrer Sous Vérifier le nom de fichier : "0ANALYSIS_PATTERN.xls" Changer le type en Texte (séparateur : tabulation)(*.txt) Enregistrer le fichier sur C dossier VENTPART sous-dossier PRIVE (c:\ventpart\prive) FERMER LE FICHIER EXCEL Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 26 / 42

27 4.2 Dans VP Ouvrir Menu Gestion puis Menu échanges Xerox Cliquer sur le bouton et Confirmer l exécution. A la fin un compte-rendu est affiché. Les premières lignes sont ignorées (titre de l état). Les lignes suivantes sont importées. Ici 7 machines (les équipements ayant plusieurs compteurs possèdent plusieurs lignes dans le fichier, regroupées dans VP, d où les 3 lignes en «remplacement») NB : Importer plusieurs fois les mêmes demandes ne pose pas de problèmes à condition que les compteurs concernés n aient pas déjà été envoyé vers Xerox (dans ce cas une nouvelle demande, inutile, est générée dans VP). Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 27 / 42

28 Les demandes de compteurs de régularisation sont gérées dans la partie «Collecte» liée au module optionnel de relevé de compteurs Xcollect. Cliquer sur le bouton pour accéder au Menu collecte (on peut y accéder directement à partir du Menu Gestion) Deux listes de travail sont aussi accessibles : - Collecte Xerox en cours : Liste des demandes de compteurs de régularisation présentes dans le Menu Collecte - Manquants : Uniquement ceux pour lesquels les compteurs à envoyer n ont pas été indiqués Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 28 / 42

29 Menu Collecte entrée des compteurs La liste du menu collecte présente les demandes «en cours». L origine Xerox identifie la source de la demande (dans le cadre de Xcollect, des demandes d origine Interne sont présentes) La case à cocher Xerox en fin de tableau identifie des compteurs attendus par Xerox Au fur et à mesure du remplissage, les colonnes de compteurs permettront de suivre visuellement les «manquants». La collecte des compteurs peut être réalisée de deux manières : Dans le cadre du module Xcollect, les demandes de compteurs de régularisation, comme les demandes internes liées à la facturation, déclenchent l envoi d au client (avec relances automatiques) afin que celui-ci saisisse ses compteurs sur notre site hébergé. Les compteurs sont rapatriés automatiquement dans VP et alimentent le tableau. En l absence d Xcollect, vous devez ouvrir chaque fiche de collecte et indiquer les compteurs. Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 29 / 42

30 Information sur le contrat Informations sur la demande (les informations de relance sont liées à Xcollect) La partie basse permet d indiquer les compteurs à fournir à Xerox : En cas de saisie par le client, les compteurs sont renseignés automatiquement ( coché «reçus», avec identification de la personne ayant saisi les compteurs) Information sur les compteurs : - Derniers compteur relevés dans VP - Dernier compteurs connus de Xerox (lu dans le fichier importé) - Derniers compteurs facturés dans VP - Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 30 / 42

31 Pour saisir ou sélectionner les compteurs : Si le dernier compteur connu de VP est à fournir à Xerox, cliquer sur Donner ces compteurs à Xerox Le tableau se remplie automatiquement (case à cocher, compteurs, date et mode de collecte). Les données peuvent toujours être modifiées. Pour saisir les compteurs directement, vous pouvez cocher la case Saisie des compteurs. NB : Si une demande a été importée alors que les compteurs ont déjà été remontés à Xerox, vous devez supprimer la fiche (bouton «Corbeille» de la barre de boutons) Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 31 / 42

32 4.3 Procédure de remontée des compteurs à Xerox La procédure permet de générer un fichier (contenant tous les compteurs renseignés à l attention de Xerox), de le transmettre à Xerox, d archiver les compteurs dans les contrats puis de supprimer les demandes du menu collecte. Ouvrir Menu Gestion puis Menu échanges Xerox Cliquer sur le bouton et Confirmer l exécution. Pour vérifier le fichier créé, vous pouvez l ouvrir sous Excel NB : Ne pas modifier le fichier! (et n oubliez pas de le fermer ) Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 32 / 42

33 Transmission du fichier NB : Pour éviter de générer des doublons, il est conseillé de récupérer les demandes de compteurs (Rapport de régularisation) et de les intégrer à VP avant de faire une remontée vers Xerox Cliquer sur le bouton Relevés Compteurs puis Envoyer les Relevés de compteurs Cliquer sur Parcourir (première ligne) Rechercher le fichier Xerox_Compteurs.txt sur C dossier VENTPART sous-dossier PRIVE (c:\ventpart\prive) et cliquer sur Ouvrir Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 33 / 42

34 Cliquer sur Continuer Un message indiquant que des équipements sont introuvables peut être affiché. Il indique que Xerox possède déjà les compteurs pour certains équipements présents dans le fichier (issus d un précédent envoi ou collectés lors d une commande de consommables). Les équipements seront simplement ignorés et seuls ceux pour lesquels des compteurs sont attendus seront traités dans la suite du processus. Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 34 / 42

35 La liste des équipements est affichée mais les compteurs sont à zéro. C est «normal» Vous devez cliquer sur Transmettre le fichier Puis sur Parcourir et sélectionner à nouveau le fichier Xerox_compteurs.txt Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 35 / 42

36 Cliquer sur Charger fichier Les compteurs sont récupérés. Cliquer sur Soumettre pour finaliser l envoi à Xerox Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 36 / 42

37 Suite à l envoi, vous pouvez finaliser le traitement dans VP Ouvrir Menu Gestion puis Menu échanges Xerox Cliquer sur le bouton et Confirmer l exécution. Les compteurs sont archivés sur le contrat et les demandes supprimées du menu collecte. NB : Le menu Gestion intègre une édition des compteurs archivés Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 37 / 42

38 5 MISE A JOUR DES N DE CONTRATS 5.1 Sur le portail ESAP Cliquer sur le bouton Relevés Compteurs Cliquer sur le bouton Afficher la machine puis sur Continuer Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 38 / 42

39 Cliquer sur Récupérer le fichier (download) Cliquer sur Ouvrir Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 39 / 42

40 Dans Excel, faire Enregistrer sous Modifier comme suit : Enregistrer dans Poste de travail puis C puis VENTPART puis PRIVE Changer le nom du fichier en Xnum.csv Changer le type de fichier en CSV (séparateur : point-virgule) Enregistrer FERMER LE FICHIER EXCEL Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 40 / 42

41 5.2 Dans VP Les échanges avec Xerox sont regroupés dans un menu spécifique Cliquer sur le bouton et Confirmer l exécution A la fin du traitement, un journal est affiché : Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 41 / 42

42 Analyse du fichier Les lignes commençant par [Remplacement] indiquent des contrats renumérotés Les lignes commençant par [Ignoré] indiquent des contrats non renumérotés car le N de série n a pas été retrouvé dans la base contrat de VP A la suite de l intégration, vous pouvez retrouver les anciens N de contrat en bas à gauche de la fiche contrat «Page Pack» et dans la colonne de droite de la liste des contrats NB : Le traitement peut être relancé plusieurs fois sans dommages Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 42 / 42