FORMAT FORMA ION SUR LA ION SUR LA GESTION DE PROJET & MS PROJECT

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1 FORMATION SUR LA GESTION DE PROJET & MS PROJECT

2 Présentation rapide Jamal Achiq Consultant - Formateur sur le management de projet, MS Project, et EPM Certifications: Management de projet : «PRINCE2, Praticien» MS Project: MCTS - MS Project 2010, Managing Projects MS Project Server: MCTS - MS Project Server 2007, Managing Projects Formation: ENSAE de Paris, et MBA (CASS University, Londres) Expérience: management de projet, formation et conseil, banque, assurance Coordonnées: jamal.achiq@promact.ma /

3 Contenu de la formation o (1) Vue d ensemble sur la gestion de projet avec MS Project 2007: Définitions relatives aux projets Phases du management de projet Domaines de connaissances du management de projet Rôle de MS Project en tant qu outil d aide à la gestion de projet Création et paramétrage d un projet Planification de projet avec MS Project 2007 Saisie i et hiérarchisation des tâches Ordonnancement des tâches Accès aux informations sur les parties «Table» et «Ecran» 3

4 Contenu de la formation o (2) Entrée des ressources Affectation des ressources Planification des coûts Définition de dates spécifiques pour le projet Chemin critique du projet et marges des tâches Analyse de l utilisation des ressources Définition de la planification initiale 4

5 Déroulement éoule e de la formation ato Simulation de la gestion d un projet avec MS Project Exercices pratiques Approche interactive: questions / réponses Documentation Horaire: 9h30 11h15 11h30 13h15 14H15-16h00 5

6 6 Vue d ensemble sur la gestion de projet avec MS Project 2007

7 Vue d ensemble sur la gestion de projet avec MS Project 2007 Définitions relatives aux projets Phases du management de projet Domaines de connaissances du management de projet Rôle de MS Project en tant qu outil d aide à la gestion de projet 7

8 Définition d un projet Une définition: Un projet est une séquence d activités uniques, et reliées entre elles: Dont le but est d atteindre un objectif déterminé. À réaliser à l intérieur d un cadre temporel (délai), Dans la limite d un budget En respectant des spécifications précises (périmètre, qualité). Définition iti selon le PMI (Project Management Institute): t Un projet est une entreprise temporaire mise en œuvre en vue de créer un produit, un service, ou un résultat unique. 8

9 Programme et Portefeuille eu de projets Programme (Définition du PMI): Un programme est un groupe de projets connexes dont le management est coordonné afin d'en tirer des bénéfices et une maîtrise qui ne seraient pas possibles en les traitant isolément. Les projets d un même programme ont un certain lien entre eux; par exemple: Objectifs complémentaires Échéance commune Portefeuille (Définition du PMI): Un portefeuille est un ensemble de projets ou de programmes (ainsi que d'autres travaux) qui sont regroupés pour faciliter leur management dans la poursuite d'objectifs dobjectifs stratégiques de l'entreprise entreprise. Les projets ou programmes du portefeuille ne sont pas nécessairement interdépendants ni en relation directe 9

10 Qu est-ce que le management de projet? Définition selon le PMI (Project Management Institute): Le management de projet est l application de connaissances, compétences, outils et techniques aux activités d un projet afin d en respecter les exigences Les processus de management de projet sont groupés en : initiation, planification, exécution, surveillance et maîtrise, et clôture. Autre définition (Wysocki) Le management de projet: Consiste à planifier, organiser, suivre et maîtriser tous les aspects d'un projet, Pour atteindre les objectifs en respectant les coûts, les délais et les spécifications prédéfinies (paramètres du projet) 10

11 Phases du management de projet Planification initiale Exécution Initiation Replanification Surveillance & maîtrise Clôture 11

12 Charte du projet: Un modèle (Phase d initiation) iti N du projet Nom du projet Chef de projet Contexte du projet: Description de l opportunité ou du problème / Justification du projet : Objectifs d impact But: Résultat final du projet (livrable final) : Objectif de réalisation Exigences du produit (ou service, résultat): normes, spécifications, caractéristiques et fonctionnalités du produit qui résultera du projet Estimations de coûts : 1ères estimations sommaires de coûts Estimations de délais: 1ères estimations sommaires de délais Organisation du projet: Client: destinataire du résultat du projet Sponsor ou promoteur du projet: personne ayant un pouvoir de décision, et la capacité de débloquer des situations qui dépassent le chef de projet Chef de projet: responsable de la réalisation des objectifs du projet Équipe du projet: membres déjà identifiés Autres parties prenantes: Parties ayant un intérêt dans la réalisation du projet. Parties affectées par, ou ayant une influence sur, le projet Hypothèses, contraintes et risques : Approche de management de projet: méthodes, outils, processus, canevas à utiliser pour le management du projet 12

13 Importance d une bonne planification (Impact sur les coûts, les délais, et le volume de travail) Une bonne planification permet: D anticiper et de traiter les problèmes et les risques Afin que le projet soit réalisé dans le respect des contraintes Difficultés Bonne planification Mauvaise planification Durée du projet 13

14 Étapes de la planification d un projet Définition du contenu du projet (Énoncé du contenu) Structure de découpage du projet (SDP) Estimations des Ordonnancement Estimation des durées des tâches ressources Estimation des coûts Optimisation du planning Validation du planning Diffusion i du planning et enregistrement d une référence 14

15 Ordonnancement des tâches: Définition iti Ordonnancement (séquencement, jalonnement): Description des dépendances logiques entre les tâches Seules les dépendances obligatoires sont prises en compte Les choix personnels ou les contraintes particulières (Ex: non disponibilité des ressources) ne sont pas pris en considération 15

16 Ordonnancement des tâches: Exemple Méthodes: La plus utilisée: méthode des antécédents (activités sur nœuds) A D Début C Fin B E Résultat: Diagramme en réseau du projet: MPM / PERT (Program Evaluation and Review Technique) 16

17 Les 4 types de liens entre e les tâches Fin à Début Début à Début Fin à Fin Début à Fin Les liens peuvent comprendre des retards ou avances : Absolus (Exemple: + ou 5 jours) Relatifs (Exemple: + ou 25%) 17

18 Ordonnancement des tâches Utilisations Parmi les utilisations: i 1. Vue générale sur les interdépendances des activités du projet 2. Calcul de la durée et de la date de fin du projet 3. Calcul des dates de début et de fin de chaque tâche (utile pour les affectations de ressources) 4. Calcul des marges des tâches 5. Détermination du chemin et des tâches critiques 18

19 Exemple: 3- Marges D Tôt F Tôt ID (MARGE) Durée Marge Totale= F Tard F Tôt Marge libre = Min(D Tôt des successeurs) F Tôt (tâche) 1 D Tard F Tard B 0 3 D A 0 1 F C 1 2 E

20 Marges des tâches Marge d une tâche (ou marge totale): t Retard maximum qu on peut tolérer sur sa date de fin au plus tôt sans retarder la fin du projet Marge= fin au plus tard fin au plus tôt Évolue avec les mises à jour du projet Marge libre d une tâche: Retard maximum qu on peut tolérer sur sa date de fin au plus tôt sans retarder la date de début au plus tôt de l un de ses successeurs Marge libre = début au plus tôt (successeurs) fin au plus tôt (tâche) Évolue avec les mises à jour du projet 20

21 Chemin critique du projet Chemin critique i (Critical ii lpath): Chemin le plus long du projet Série d activités qui détermine la durée du projet Série d activités dont la marge est nulle Série d activités dont le «début au plus tôt» et le «début au plus tard» sont les mêmes Tâches critiques: Tâches du chemin critique Exigent une attention particulière, car tout retard sur l une d elles repousse la date de fin de projet 21

22 Relation : Durée / Travail Relation fondamentale: Travail = Durée * Nombre d unités de ressources Unités de mesure: Durée: J (Jour ouvré) Travail: JH ou HJ (Jour Homme) 22

23 Démarche de surveillance & maîtrise Le processus de ré-estimation Planning de référence Tâche T01 T02 T03 T04 T05 T06 T07 T08 T09 T10 T11 T12 T13 T14 T15 T16 T17 T18 T19 T20 réalisations estimations reste à faire Mesure des écarts Nouvelles prévisions Tâche T01 T02 T03 T04 T05 T06 T07 T08 T09 T10 T11 T12 T13 T14 T15 T16 T17 T18 T19 T20 Planning mis à jour Plan d actions 23

24 Informations à suivre dans les rapports Variables clés à suivre: % d achèvement des activités et du projet Délais d exécutions (durées) Dates Travail des ressources humaines Utilisation des ressources matérielles Coûts Types d informations à inclure dans les rapports: Planifié Réalisé Restant Révisé; ou MAJ Écart 24

25 Types de rapports Types selon la période couverte: Rapport de la période en cours Concerne la période la plus récente Fournit des informations sur l exécution du projet pendant cette période Rapport cumulatif Contient des informations sur l exécution de projet depuis le début Permet d informer sur l évolution du projet depuis son démarrage Types selon le niveau de détail des informations Rapports détaillés: destinés essentiellement à l équipe du projet Rapports synthétiques Résumé sur l ensemble des variables clés Utilisés comme tableau de bord pour la Direction Forme du rapport Tableau graphique 25

26 Exemple de rapport synthétique (Statistiques ti ti sur le projet) Planifié Réalisé Restant Révisé Écart (planifié révisé) % d achèvement (Réalisé) Date début - Date fin - Durées Coûts Travail des ressources 26

27 Exemple de rapport des délais Livrables Date de fin Date de Écart réel Date de Écart anticipé Planifiée fin réelle (planifié réel) fin révisée (planifié révisé) 27

28 Exemple de rapport des coûts Activité Budget (Coût de revient planifié) Réalisé (coût engagé) Restant Coût total prévu (réalisé + restant) Écart (budget - coût total) Prix de vente Marge (prix de vente coût total) 28

29 Exemple de rapport de coûts (MS Project) 29

30 Outil graphique de suivi: Diagramme de Gantt Comparatif N Nom de la tâche 1 CONSTRUCTION 2 Début des travaux 3 Terrassement 4 Assainissement 5 Gros œuvres 6 Fondations 7 Elévations 8 Dalles & poutres 9 Murs & cloisons 10 Enduit 11 GO achevés 12 Electricité i 13 Menuiserie 14 Plomberie 15 Peinture 16 Peinture externe 17 Peinture interne 18 Réception Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septembre 27% 03/04 100% 100% 27% 100% 17% 0% 0% 0% 24/08 0% 0% 0% 0% 0% 0% 14/09 30

31 Domaines de connaissance du management de projet (selon PMI) Intégration (approche intégrée, management général, coordination) Base Accompagnement Contenu (périmètre) Qualité Coûts Ressources humaines Délais Risques Communications Approvisionnements 31

32 Importance d une approche intégrée (systémique) L ignorance des effets et feed-backs à long terme, peut conduire à des conséquences inattendues 32

33 Acteurs d un projet Comité de Pilotage (yc Client ou Sponsor) Bureau de projet (Project Office) Direction de Projet Chef de Projet Participants internes Participants externes (Sous-traitant, partenaire) Équipe de projet 33

34 Exigences du management age e de projet Dirigeants/ Managers Priorisation du portefeuille de projets Suivi de l avancement et de la performance Chefs de projets Satisfaction des exigences de qualité, de coûts, et de délais Coordination entre les différents acteurs du projet Amélioration du management et de la performance des projets Participants Réalisation et suivi des tâches affectées Collaboration avec les autres acteurs du projet La complexité croissante des projets, et les exigences de leur gestion nécessitent l utilisation d outils d aide appropriés 34

35 Rôle de MS Project en tant qu outil d aide à la gestion de projet Outil de gestion Aide à la gestion des délais Aide à la gestion des coûts Aide à la gestion des ressources Aide à la gestion des achats Outil d analyse et d aide à la prise de décision Aide à l analyse de la performance Aide à l analyse de scénarios Outil de communication Aide à la gestion de la communication 35

36 Gestion des délais à l aide de MS Project Calculer automatiquement les dates de début et de fin des tâches et du projet Quelles sont les dates de fin du projet et de chacune de ses tâches? Quelle est la date limite de démarrage du projet (pour respecter l échéance)? Identifier rapidement le chemin critique Quelles sont les tâches critiques qu il faut surveiller étroitement? Calculer les marges des tâches Quelles sont les tâches qui peuvent être retardées (et de combien) sans repousser l échéance du projet? Vérifier si le projet se déroule dans respect des délais Le projet est-t-il en avance ou en retard par rapport au planning? Avertir en cas de risque de dépassement des échéances Quelles sont les tâches ou les phases qui risquent de dépasser leur échéance? Mesurer et analyser les écarts de durées: planification / réalisation Quelle est le niveau de l avance ou du retard par rapport au planning, et quelle en est la conséquence sur la suite du projet? 36

37 Gestion des coûts à l aide de MS Project Calculer l le coût des tâches et de l ensemble du projet Quel est le coût estimé (budget) du projet? Tracer automatiquement la courbe des coûts cumulés (courbe en S) Quelle est la répartition, dans le temps, des coûts du projet? Vérifier si le projet se déroule dans respect du budget Quelles sont les tâches dont le coût réel dépasse le budget? Mesurer les coûts de réalisation et les comparer à ceux planifiés Quel est le pourcentage du budget dépensé à ce jour? Quel est le niveau de dépassement ou d économie par rapport au coût planifié? 37

38 Gestion des ressources à l aide de MS Project Calculer l le niveau de disponibilité ibilité et d utilisation des ressources Quelle est la disponibilité des ressources au cours des 6 ou 12 prochains mois, en tenant compte de leurs engagements dans l ensemble des projets de l entreprise? Quel est le taux d utilisation des ressources? Vérifier si les ressources disponibles sont suffisantes pour réaliser le projet Les ressources disponibles peuvent-elles réaliser le projet dans le respect des contraintes? Quel ressource (ou type de ressource) est indisponible, et quand l est-elle? Identifier les sur-utilisations des ressources Les ressources affectées au projet sont-elles sur-utilisées; quand le sont-elles, et à quel degré? Re-planifier automatiquement le projet pour résoudre les sur-utilsations Suivre le travail des ressources par tâches et par période de temps (feuille de temps) Quel est le volume de travail, par jour (semaine, mois), passé par chaque ressource sur chacune des tâches? 38

39 Gestion de la communication à l aide de MS Project Imprimer et utiliser des graphiques pour communiquer des vues d ensemble du projet Imprimer et communiquer des rapports et des tableaux sur le projet Concevoir des affichages personnalisés pour répondre à des besoins spécifiques de communications Diffuser efficacement l information aux acteurs du projet (en particulier, à l aide de la solution EPM: Project Server et Web Access) 39

40 Gestion des achats à l aide de MS Project Établir des prévisions d acquisition de biens et services Quand aura-t-on besoin d acquérir des biens ou services, en quelles quantités, et quel en sera le coût? Quand aura-t-on besoin de la location de matériel ou outillage, et combien cela coûtera-t-il? 40

41 Simulation et analyse de scénarios à l aide de MS Project Comparer plusieurs scénarios de réalisation du projet pour en choisir i le plus approprié: Quels sont les coûts et les délais correspondant aux différents scénarios envisagés? Quel est le scénario qui minimise la durée du projet? (Choix si le délai de livraison est prioritaire) Quel est le scénario qui minimise le coût du projet? (Choix si le coût de réalisation est prioritaire) Quelles actions effectuer pour éviter le risque de retard? (Ex. ajouter des ressources, renégocier les délais) Quelles actions effectuer pour éviter un dépassement du budget? (Ex. remplacer des ressources chères par d autres moins coûteuses) 41

42 Analyse de la performance du projet à l aide de MS Project Calculer des indicateurs de performance du projet: Le projet est-t-il en avance ou en retard par rapport au planning, et de combien l est-il? Le projet est-t-il t en dépassement par rapport au coût budgété, et de combien l est-il? Effectuer des projections de coût (à l achèvement du projet) en tenant compte de la performance constatée Si la suite du projet se déroule selon la performance passée, quelle serait le coût à l achèvement du projet? Représenter graphiquement les écarts de coûts et de délais au cours de la réalisation du projet En quelles périodes le projet était-il il le plus en écart par rapport au planning? 42

43 Famille Project Outil de pilotage de projet autonome (monoposte): Microsoft Office Project Standard (Ou Microsoft Office Project Professionnel) Solution EPM: Entreprise Project Management Microsoft Office Project Professionnel Microsoft Office Project Server Microsoft Office PWA 43