Politiques et procédures d embauche Approuvées par le conseil d administration le 19 juin 2013

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1 s et procédures d embauche Approuvées par le conseil d administration le 19 juin 2013 INTRODUCTION Canada Snowboard reconnaît que la gestion du risque est un aspect important du processus d embauche. La gestion du risque implique que l on examine les possibilités de pertes ou de blessures durant les programmes, les activités et la prestation de services, et c est pourquoi nous prenons des mesures pour empêcher, minimiser, prévenir ou éliminer ces possibilités. La nature des postes et le degré inhérent de risque exigent une sélection rigoureuse des employés et des bénévoles de Canada Snowboard. Les conséquences potentielles d une sélection inadéquate ou inappropriée peuvent être les suivantes : abus, violence, harcèlement sexuel envers les étudiants, les employés, le corps professoral ou les bénévoles, le vol de ressources, des problèmes de relations publiques pouvant entrainer une perte de la confiance du public, des allégations de discrimination ou de négligence au moment de l embauche, la responsabilité personnelle ou organisationnelle, et la possibilité de poursuites judiciaires. Le filtrage peut s effectuer par l un des moyens ou tous les moyens suivants : formulaires de candidature, entrevues, vérification des références d emploi, vérification du dossier criminel, dossier du conducteur, orientation et formation, supervision, évaluation et suivi. POLITIQUE GÉNÉRALE D EMBAUCHE Canada Snowboard reconnaît son devoir de diligence et prendra les mesures raisonnables pour s assurer que ses membres, ses bénévoles et ses employés ne subissent aucun préjudice. L acceptation de ce devoir se reflètera dans ses programmes, ses services et ses activités, ainsi que dans ses politiques et procédures. Une sélection adéquate des employés et des bénévoles est essentielle au succès et à la sécurité de nos programmes, services et activités. Canada Snowboard sélectionnera tous les candidats conformément aux politiques et procédures régissant le poste convoité. Le conseil d administration de Canada Snowboard approuvera toutes les politiques et procédures en matière d embauche. Ces dernières seront réévaluées par Canada Snowboard tous les deux ans afin de s assurer qu elles demeurent pertinentes et actuelles. Le directeur général doit aviser le comité exécutif de la mise en œuvre des présentes politiques et procédures, particulièrement en ce qui a trait à l évaluation du risque. Les procédures d embauche mutuelles et permanentes du directeur général et des membres du conseil d administration relèvent du président ou de ses remplaçants désignés.

2 Canada Snowboard respectera la législation relative à la protection de la vie privée. Les postes rémunérés et bénévoles de Canada Snowboard seront évalués par Canada Snowboard afin de déterminer le niveau de risque qui leur est associé. Un poste à risque élevé est un poste exigeant que l employé, le bénévole ou l administrateur soit en contact direct avec (ou fournisse un service directement à) des individus vulnérables, particulièrement lorsque la personne se trouve en situation de confiance, de pouvoir ou d influence et lorsque ce contact n est pas supervisé ou qu il a lieu hors du site. CONFIDENTIALITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS Canada Snowboard protègera la confidentialité des renseignements personnels recueillis pendant la procédure d embauche, et respectera les lois relatives à la protection de la vie privée ainsi que les exigences contenues dans le Code de conduite de Canada Snowboard. Seuls la personne ou le comité désigné par le conseil auront accès aux renseignements personnels, y compris la vérification du casier judiciaire. Les renseignements confidentiels seront partagés avec les associés de Canada Snowboard uniquement si l exécution de leurs fonctions essentielles l exige. Sinon, les renseignements confidentiels seront partagés uniquement après en avoir reçu l autorisation par écrit de la part du candidat ou de la candidate, ou lorsque le prescrit la loi. Les renseignements obtenus lors de la procédure d embauche ne seront utilisés que pour déterminer si le candidat ou la candidate convient au poste pour lequel il ou elle a postulé. Les renseignements recueillis pendant la procédure d embauche seront conservés dans un classeur verrouillé au bureau de Canada Snowboard. Le directeur général déterminera qui aura accès aux renseignements tenus sous clé. Canada Snowboard prendra toutes les mesures raisonnables pour protéger la confidentialité des renseignements personnels. La vérification du casier judiciaire sera remise au candidat ou à la candidate. Canada Snowboard conservera les renseignements envoyés par les candidats aussi longtemps que nécessaire ou lorsque prescrit par la loi. Lorsque l association n aura plus besoin des renseignements personnels, les documents seront déchiquetés. Page 2 of 9

3 DESCRIPTION DES POSTES Une description du rôle ou du poste de chaque bénévole ou employé permettra d expliciter clairement les responsabilités et les attentes de chacun, et de guider la nature et l ampleur du processus d embauche. Les descriptions des postes et des rôles seront rédigées avant de pourvoir un poste, puis elles seront mises à jour une fois par année. RECRUTEMENT Canada Snowboard révèlera aux candidats la nature des procédures qui seront suivies pour le recrutement des bénévoles et des employés. Les documents d embauche exprimeront clairement que Canada Snowboard prend très au sérieux ses responsabilités envers ses membres et sélectionnera les candidats de manière rigoureuse. FORMULAIRES DE DEMANDE D EMPLOI Les candidats que l on songe sérieusement à embaucher, qu il s agisse d un poste rémunéré ou bénévole, doivent remplir un formulaire de demande d emploi afin que l on puisse s assurer : que tous les candidats fournissent des renseignements uniformes, d éviter les lacunes et la dissimulation d informations défavorables, de fournir les renseignements et les permissions nécessaires, et d obtenir tout autre renseignement exigé dans le cadre de la procédure d embauche. Les candidats désirant siéger au conseil d administration de Canada Snowboard doivent fournir un curriculum vitae à jour. ENTREVUES Les candidats présélectionnés pour un poste rémunéré ou bénévole seront convoqués à une entrevue par Canada Snowboard. L entrevue est une composante essentielle de notre procédure d embauche. Elle doit donc se dérouler de manière efficace et être bien planifiée. Les questions d entrevue et les critères seront préparés à l avance afin de s assurer que nous puissions obtenir tous les renseignements dont nous avons besoin pour bien évaluer les candidats. Page 3 of 9

4 RÉFÉRENCES Tous les candidats souhaitant obtenir un poste rémunéré ou bénévole doivent fournir des références d emploi. Tous les candidats doivent fournir trois références d emploi. Les individus chargés de prendre la décision d embauche du candidat ou de la candidate téléphoneront aux personnes ayant fourni une référence d emploi. On contactera également les anciens employeurs même s ils ne font pas partie des références d emploi. Nous nous réservons le droit de partager certains renseignements avec les individus impliqués dans la décision d embauche. ACCEPTATION OU REJET DES CANDIDATS Un candidat ou une candidate souhaitant obtenir un poste auprès de Canada Snowboard sera accepté(e) ou rejeté(e) selon les postes disponibles, les exigences du poste, les qualifications des autres candidats, et les renseignements obtenus pendant la procédure d embauche. Les individus dont la vérification du casier judiciaire (VCJ) révèle la présence de l un ou plusieurs des comportements suivants pourraient être jugés non acceptables et être rejetés en tant qu employé ou bénévole de Canada Snowboard. Le président du conseil d administration ou le directeur général pourrait imposer des conditions à l embauche des candidats en question. Les comportements suivants, sans en exclure d autres, sont jugés non acceptables : Infractions sexuelles, y compris les infractions sexuelles pardonnées Un comportement violent ou des menaces à l égard d enfants ou d adultes Un comportement allant à l encontre de la moralité publique, comme la prostitution L abus d alcool ou de drogues Abus de la confiance d autrui, y compris le vol et la fraude Délits de conduite automobile, y compris, mais sans en exclure d autres, l ivresse au volant Canada Snowboard décidera si elle accepte ou rejette une candidature en fonction des éléments suivants : La nature du programme, du service ou de l activité Le degré de vulnérabilité, et la nature de celle-ci, parmi le groupe servi, et le Page 4 of 9

5 devoir de vigilance de l organisation envers les participants, ses employés et la communauté Les questions et les principes moraux, éthiques et légaux des politiques Les risques potentiels associés au poste convoité selon le groupe de clients servi, la nature du poste et ses activités, le milieu où ont lieu les contacts et les méthodes de supervision VÉRIFICATION DU CASIER JUDICIAIRE Une vérification du casier judiciaire sera effectuée avant l embauche. Si un individu habite depuis peu dans la communauté, Canada Snowboard exigera que celui-ci demande une vérification de son casier judiciaire auprès du service de police de la communauté où il habitait auparavant. Les condamnations en vertu du Code criminel, non-dispositions de la plainte, infractions sexuelles pardonnées et contacts avec la police révélés à Canada Snowboard seront examinés par le président ou le directeur général afin de déterminer si le candidat ou la candidate peut devenir un employé ou un bénévole de Canada Snowboard. Les bénévoles et les employés de Canada Snowboard sont responsables du bienêtre d enfants et d individus vulnérables aux termes de l article 6.3(1) de la Loi sur le casier judiciaire et sont en situation de confiance ou d autorité. Canada Snowboard exige que tous les candidats acceptent de se soumettre à une recherche des secteurs vulnérables et à une vérification du casier judiciaire afin de déterminer s il y a eu octroi de réhabilitation ou si on a délivré une réhabilitation pour une infraction d ordre sexuel. Le candidat ou la candidate aura la chance de discuter du résultat de la vérification du casier judiciaire avec le président du conseil d administration ou le directeur général. On tiendra compte des éléments suivants : La nature de l infraction pour laquelle la personne a été condamnée (notamment le moment où a eu lieu l infraction) La pertinence en ce qui a trait au poste (c est-à-dire s agit-il d une exigence valable en raison de la nature du poste) Les efforts de réhabilitation (le cas échéant) Les réalisations de la personne depuis la condamnation Une vérification du casier judiciaire (VCJ) de l employé ou du bénévole sera effectuée tous les deux ans tant que l employé ou le bénévole demeurera au service de Canada Snowboard. Canada Snowboard se réserve le droit d exiger une VCJ s il existe des motifs raisonnables à croire que la VCJ ne reflète plus la réalité ou si le poste de l individu au sein de Canada Snowboard a changé de manière significative. Page 5 of 9

6 Les employés et les bénévoles n entreront pas en fonction avant que le directeur général ou le président du conseil d administration n ait examiné la VCJ. En cas de délai de la réception de la VCJ de la part du service de police, et si le candidat ou la candidate doit absolument entrer en fonction avant la réception du document, l acceptation d embauche sera conditionnelle à la réception de la VCJ et assujettie aux politiques actuelles en matière d acceptation ou d exclusion d un employé ou d un bénévole. Le service de police local du candidat ou de la candidate effectuera la VCJ. Cette VCJ et la section A du formulaire de déclaration et d examen de la vérification du casier judiciaire doivent être remises au président du conseil ou au directeur général pour examen. Après avoir examiné la VCJ et déterminé que celle-ci est acceptable, l individu chargé de la sélection des candidats remplira la section B du formulaire de déclaration et d examen de la vérification du casier judiciaire et remettra la VCJ au candidat ou à la candidate. Canada Snowboard conservera le formulaire rempli. (Le formulaire se trouve à l annexe A.) Canada Snowboard remboursera les frais de vérification du casier judiciaire des candidats retenus. Tous les bénévoles et les employés doivent aviser Canada Snowboard s ils sont accusés d une infraction criminelle ou font l objet d une plainte ou d une enquête par un ordre ou une association professionnels. DOSSIER DU CONDUCTEUR ET ASSURANCE Si un employé ou un bénévole doit transporter un membre en voiture dans le cadre de ses fonctions, il devra fournir un dossier du conducteur émis par le ministère des Transports ainsi qu un document prouvant qu il possède une assurance responsabilité civile automobile adéquate. Les employés ou bénévoles doivent avoir une couverture d assurance responsabilité de 2 millions de dollars. Les employés et les bénévoles sont toujours tenus de divulguer au directeur général ou au président du conseil d administration toute nouvelle infraction automobile ou condamnation au criminel. Les bénévoles et les employés doivent demander une copie de leur dossier du conducteur au ministère des Transports et fournir une preuve d assurance ainsi que le dossier du conducteur au directeur général ou au président du conseil pour examen. Page 6 of 9

7 Après avoir examiné le dossier du conducteur et la preuve d assurance, et après avoir jugé que ces documents sont acceptables, on ajoutera les copies originales au dossier confidentiel de l individu. ORIENTATION ET FORMATION Les nouveaux employés et bénévoles de Canada Snowboard devront participer à des séances de formation et d orientation après avoir accepté le poste. Le directeur général organisera les séances d orientation et de formation appropriées selon les responsabilités de l employé ou du bénévole. Ces séances pourraient aborder des sujets comme les politiques et procédures de Canada Snowboard, sa mission, sa vision, son plan stratégique, ses objectifs et ses programmes. SUPERVISION ET ÉVALUATION La supervision et l évaluation sont des éléments essentiels du processus de sélection des bénévoles et des employés. Canada Snowboard supervisera les bénévoles et les employés pour évaluer leur performance. Le niveau de risque associé au poste déterminera le degré de supervision et d évaluation. Les nouveaux employés et bénévoles devront réussir une période probatoire de trois mois. À la fin de la période probatoire, le directeur général remplira un formulaire d évaluation du rendement. Lorsque le rendement est jugé satisfaisant, on offrira un poste permanent à l individu. Les évaluations du rendement sont ensuite ajoutées au dossier confidentiel. On évaluera la performance des employés et des bénévoles chaque année. L employé ou le bénévole, et le directeur général, doivent signer le formulaire d évaluation. La copie originale sera ajoutée au dossier confidentiel de l individu. Il en incombe au comité exécutif d évaluer la performance du directeur général. Page 7 of 9

8 SUIVI On demandera une rétroaction sur la performance aux membres qui bénéficient des services de Canada Snowboard, ainsi qu aux individus de la communauté ayant été en contact avec les employés et les bénévoles de Canada Snowboard dans le cadre de leur travail. Le directeur général et le président s assureront que la rétroaction des membres de la communauté soit bien reçue. Page 8 of 9

9 Vérification du casier judiciaire Formulaire de déclaration et d examen du(de la) candidat(e) À Canada Snowboard : SECTION A (doit être remplie par le(la) candidat(e)) Nom : Date de la vérification du casier judiciaire : Service de police ayant effectué la vérification : Je déclare que la vérification du casier judiciaire effectuée par le service de police indiqué ci-dessus s applique à moi-même. J accepte d informer Canada Snowboard si je suis subséquemment accusé(e) d une infraction criminelle ou si je fais l objet d une plainte ou d une enquête par un ordre ou une association professionnels. Signature du(de la) candidat(e) Date SECTION B (doit être remplie par la personne chargée de l évaluation) Date d examen de la vérification du casier judiciaire : Le dossier judiciaire ne contient aucune information concernant des condamnations en vertu du Code criminel, de charges sans décision juridiques ou de contacts avec la police qui empêcheraient cette personne d occuper un poste de bénévole, d employé ou de professeur de Canada Snowboard, conformément aux politiques actuelles. Signature Date Page 9 of 9