Fiche Info METTRE A JOUR LES STATUTS DE L ASBL METTRE A JOUR LES STATUTS DE L ASBL AIDE JURIDIQUE AIDE JURIDIQUE METTRE A JOUR LES STATUTS DE L ASBL

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1 METTRE A JOUR LES STATUTS DE L ASBL AIDE JURIDIQUE Fiche Info AIDE JURIDIQUE METTRE A JOUR LES STATUTS DE L ASBL Fédération des Étudiants Francophones ASBL - 20 rue de la Sablonnière,1000 Bruxelles - tél : 02/ fax : 02/ contact@fef.be METTRE A JOUR LES STATUTS DE L ASBL

2 SOMMAIRE L admission aux etudes superieures 1. Introduction 2. De la décision à la publication... plusieurs étapes 3. Rappel: autres obligations d une ASBL 3.1. A déposer au greffe de tribunal de commerce pour compléter votre dossier 3.2. Obligations administratives d une ASBL 3.3. Le cas particulier des diplômés étrangers 4. Sites internet utiles

3 1. Introduction Toute association sans but lucratif (asbl) a l obligation légale de publier aux Annexes du Moniteur Belge un certain nombre d informations, à savoir : - Modification de statuts - Démission et nomination d administrateurs - Nomination d un délégué à gestion journalière - Changement de siège social - Changement de dénomination - Constitution en asbl - Dissolution d une asbl Puisque ce sont les démarches les plus fréquentes, nous détaillons ci-dessous les différentes étapes pratiques pour publier une modification de statuts et une démission/nomination d administrateurs. Précisons que les autres publications demandent une démarche similaire, avec l une ou l autre spécificité. 2. De la décision à la publication Les différentes étapes - La publication doit être idéalement effectuée dans le mois qui suit la décision, et obligatoirement dans les 6 mois. - Il est conseillé, dans la mesure du possible, de faire une seule publication réunissant tous les changements effectués dans l asbl. Cela évite de faire les démarches et de payer à plusieurs reprises. Dans ce cas, fusionner les démarches proposées ci-dessous, dans les mêmes documents. Modification de statuts >Doit être voté en Assemblée Générale (et cela doit être à l ordre du jour). >Quorum requis : majorité aux 2/3 (membres présents ou représentés). Si ce quorum n est pas atteint, une seconde AG pourra délibérer valablement, quel que soit le nombre de personnes présentes. Il doit cependant s écouler 15 jours minimum entre les deux réunions. Démission/nomination d administrateurs >Doit être voté en Assemblée Générale. >Quorum requis : voir s il y a une précision à ce sujet dans les statuts de l asbl. Téléchargez les formulaires sur le site (rubrique Moniteur belge/ Personnes morales : asbl, entreprises, associations).

4 Modification de statuts Complétez : >Formulaire I Volet A (identification) * Le numéro d entreprise se trouve sur toute publication au Moniteur. >Formulaire I Volet B : ce volet constitue ce qui sera effectivement publié au Moniteur. * Préciser «En date du jj/mm/ aaaa, l AG de l asbl XX a approuvé la modification de l article X de ses statuts, comme suit : Reproduire l article dans son intégralité, tel qu il a été approuvé en AG» * Au verso de chaque page du volet B, signature, nom, prénom et qualité de deux administrateurs. Démission/nomination d administrateurs Complétez : >Formulaire I Volet A (identification) * Le numéro d entreprise se trouve sur toute publication au Moniteur. >Formulaire I Volet B : ce volet constitue ce qui sera effectivement publié au Moniteur. * Préciser «En date du jj/mm/ aaaa, l AG de l asbl XX a décidé, conformément aux statuts : ~ Démissions des administrateurs suivants, à la date du jj/mm/aaaa: NOM Prénom, étudiant, domicilié à Adresse, né le jj/mm/aaaa à Lieu ~ Nominations des administrateurs suivants, à la date du jj/mm/aaaa: NOM Prénom, étudiant, domicilié à Adresse, né le jj/mm/aaaa à Lieu, élu en qualité d administrateur et de président, trésorier (si c est le cas)» Payez le coût de la publication avant d aller au Greffe du Tribunal du Commerce, au profit du compte du Moniteur belge Pour information, le coût de la publication s élève à 111,32, au 1er janvier Il est indexé au 1er janvier de chaque année. Allez au Greffe du Tribunal de Commerce ( loi_liens/greffes.html) avec les documents ci-dessous : >2 exemplaires du Formulaire I, signés (voir ci-dessus). >1 Copie de l acte de délibération de l assemblée générale signé, en fin de document, par deux administrateurs de l asbl (+ paraphe sur chaque page). >Preuve de paiement du coût de Allez au Greffe du Tribunal de Commerce ( loi_liens/greffes.html) avec les documents ci-dessous : >2 exemplaires du Formulaire I, signés (voir ci-dessus) >2 exemplaires du Formulaire II, signés (voir ci-dessus). >1 Copie de l acte de délibération de l assemblée générale signé, en fin de document, par deux administrateurs de l asbl (+ paraphe sur

5 la publication : copie de l extrait de compte. Le Greffe du Tribunal de Commerce approuvera les documents s ils sont en ordre. Le Greffe se chargera ensuite : - de déposer une partie au dossier de votre asbl géré par le Greffe. - d envoyer une autre partie à la publication aux Annexes du Moniteur belge. - de vous renvoyer le Volet B approuvé pour publication. Ce document doit être conservé pour archives. qualité de deux administrateurs. >Formulaire I Volet C * Signature d un administrateur, au recto, et d un autre administrateur au verso. chaque page). >Preuve de paiement du coût de la publication : copie de l extrait de compte. Le Greffe du Tribunal de Commerce approuvera les documents s ils sont en ordre. Le Greffe se chargera ensuite : - de déposer une partie au dossier de votre asbl géré par le Greffe. - d envoyer une autre partie à la publication aux Annexes du Moniteur belge. - de vous renvoyer le Volet B approuvé pour publication. Ce document doit être conservé pour archives. N hésitez pas à aller consulter les statuts de la FEF, comme exemples : (rubrique Personnes morales : asbl, entreprises, associations / Banque de données Personnes morales ). 3. RAPPEL : Autres obligations d une asbl 3.1. A déposer au greffe du Tribunal de Commerce pour compléter votre dossier : - Rapport comptable annuel, conforme à la loi, à remettre dans les 6 mois qui suivent la clôture de l exercice social (31 décembre) + PV de l AG approuvant le rapport comptable. - Budget de l année en cours + PV de l AG approuvant ce budget. Remettez ce document en même temps que le rapport comptable de l année précédente pour assurer la continuité. - Il n est plus obligatoire de remettre, une fois par an, la liste des membres effectifs de l asbl (feuille A4 dactylographiée avec, en en-tête, le nom de l association, la forme juridique, le numéro d entreprise, l adresse du siège social). Nous vous conseillons cependant de continuer à remettre cette liste lorsque vous vous rendez au Greffe.

6 3.2. Obligations administratives des asbl : - Remplir la déclaration fiscale, annuellement, et y annexer le rapport comptable (+ PV de l AG) et les coordonnées des propriétaires de votre siège social. - Délivrer des fiches fiscales aux personnes externes rémunérées par l asbl, s il y en a (un graphiste indépendant, par exemple). - Tenir au moins une Assemblée générale par an. - Tenir un registre de l asbl avec la liste des membres effectifs à jour, les PV des Conseils d administration et Assemblées générales (signés par le président et un administrateur, après approbation du PV lors de la séance suivante). - Lorsqu elle n effectue pas de livraisons de biens ou de prestations de services à titre onéreux parce qu elle fonctionne, par exemple, uniquement grâce à des dons, une ASBL n a pas la qualité d assujetti à la TVA et ne doit dès lors pas disposer d un numéro d identification à la TVA. 3.3 Obligations si l asbl a des employés : - Vous affiliez à un secrétariat social. - Prendre une assurance responsabilité civile Sites internet utiles - ou Références légales : - Loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations. - Arrêté royal du 2 avril 2003 fixant les délais d entrée en vigueur de la loi du 2 mai 2002 modifiant la loi du 27 juin Circulaire du 4 octobre 2004 relative à la publicité des actes et documents des associations sans but lucratif et des fondations privées.

7 FICHES INFOS L accès au masters - la valorisation des études et acquis Association de fait ou ASBL: La forme juridique du conseil des étudiants L allocation d études supérieures Equivalence des diplômes Le financement de la Communauté française Les cotisations Mobilité étudiante Structure des études supérieures: La réforme de Bologne L admission aux études supérieures Les problèmes disciplinaires Limitation d accès pour les non-résidents Minerval, minervals réduits et autres droits d inscription Passe le témoin L année académique L engagement d un permanent par un conseil des étudiants Les jurys de la Communauté française Polytech L inscription à l université - Procédure en cas de refus (Université) Les conditions de la réussite et les recours en cas d échec (Université) Election du CE (Université) Numerus clausus «Dentisterie» (Université) Numerus clausus «Médecine» (Université) Le décret participation (Université) Fusion entre differentes HE (Hautes Ecoles) Inscription en Hautes écoles et procédure en cas de refus(hautes Ecoles) Le Projet pédagogique, social et culturel (PPSC) (Hautes Ecoles) Le réglement des études (RDE) (Hautes Ecoles) Les conditions de la réussite et les recours en cas d échec (Hautes Ecoles) DIC et DAC: Fixation du montant des frais qui peuvent être réclamés à l étudiant (Hautes Ecoles) Le droit d inscription spécifique (Hautes Ecoles) Election du CE (Hautes Ecoles) Le réglement général des examens (RGE) (Hautes Ecoles) Les crédits anticipés (Hautes Ecoles) L admission et l inscription en ESA (ESA) Les conditions de la réussite et les recours en cas d échec (ESA) Election du CE (ESA) DIC et DAC: Fixation du montant des frais qui peuvent être réclamés à l étudiant (ESA)

8 Le présent document a été élaboré avec l'aide de juristes par la Fédération des Etudiants Francophones (FEF). Toutes les informations sont certifiées correctes à la date du 29 septembre Toutefois, la FEF ne peut être tenu pour responsable des modifications législatives ultérieures à cette date. Aussi en cas de doute, veuillez vous adresser à votre conseil étudiant ou à la Fédération des Etudiants Francophones au 02/ PLUS D INFOS? >>> Fédération des Etudiants Francophones ASBL 20 rue de la Sablonnière, 1000 Bruxelles tél: 02/ fax: 02/ contact@fef.be Prière de ne pas jeter sur la voie publique Ed. Responsable: Romain Gaudron PLUS D INFOS? >>>