Transcription

1 Utilisation de MS OUTLOOK 2003 Gérer ses courriels adéquatement; Maintenir un carnet d adresses; d Planifier ses propres tâches; Consultation du calendrier/agenda Atelier donné le 30 mars 2006 par Guillaume GUAY, La Clé Informatique

2 Quoi de neuf dans Microsoft Outlook 2003 Panneau de support et d aide d intégr gré à la droite du logiciel

3 Quoi de neuf dans Microsoft Outlook 2003 Par défaut, d le panneau de consultation des courriels est ancré à droite Volet de lecture du courriel sélectionné est à droite par défaut

4 Comment déplacer d le volet de lecture à votre guise Dans le menu, allez dans «Affichage» Sous l option l «Volet de lecture» Choisissez «À droite», «En bas» ou Inactif (vous devrez alors double-cliquez sur un courriel dans votre Boîte de réception r pour lire le courriel)

5 Quoi de neuf dans Microsoft Outlook 2003 Par défaut, d Outlook vous liste vos courriels par groupes dans votre Boîte de réceptionr Boîte de réception classée par groupe

6 Dossiers utiles pour le courriel Dossier «Boite de réception» C est là que se retrouve vos courriels reçus lus ou à lire Dossier «Boite d envoi»: C est ici que sont les courriels qu Outlook doit envoyés, ce dossier est souvent vide car Outlook envoie les courriels rapidement. Dossier «Brouillons» : Lorsque vous enregistrez un courriel avant de l envoyé, il est dans ce dossier afin que vous puissiez le continuer une autre fois Dossier «Courrier indésirable» Lorsque vous recevez un courriel et qu Outlook juge que c est du courrier non sollicité, il le déplace dans ce dossier Dossier «Éléments envoyés» Enregistre une copie de tous les courriels que vous avez envoyés dans ce dossier

7 Comment gérer g l ordre l d affichage dans votre Boîte de réceptionr Dans le menu, allez dans «Affichage» Sous l option l «Réorganiser par»,, vous pouvez: Modifier l ordre l de tri des courriels Choisissez votre triage de courriel préféré entre «Date», «De» ou «Indicateur». Modifier l affichage l par groupe, si désactivd sactivé,, ils ne seront donc pas sépars parés s en sections. Cochez ou décochez d «Afficher dans des groupes» Modifier les types de courriels affichés Allez dans «Affichage actuel» et sélectionnez s le filtre d affichage désird siré

8 Comment gérer g l ordre l d affichage dans votre Boîte de réceptionr Tri des courriels Gérer l affichage actuel Tri des courriels

9 Comment gérer g l ordre l d affichage dans votre Boîte de réceptionr Vous pouvez aussi cliquer sur la colonne dont vous voulez trier les courriels Tri par expéditeur Tri par sujet Tri par date (par défaut) Tri par taille

10 Quoi de neuf dans Outlook 2003 N affiche pas les images du courriel automatiquement, pour des questions de sécurité Des images téléchargt chargées via un courriel peuvent indiqués à son expéditeur que vous lisez vos courriels, technique très s utile pour les spammers Des nouveaux virus peuvent maintenant être introduit dans certains types d imagesd

11 Afficher les images d un d courriel Pour afficher les images dans un courriel dont vous êtes confiant, faites un clic de droit avec la souris sur une image non-charg chargée et prendre «Télécharger les images»

12 Ne plus recevoir de courriel d un d expéditeur Si vous recevez un pourriel,, vous pouvez sélectionner ce dernier dans votre boîte de réception r et allez dans: Menu «Actions» Courriel indésirable Ajoute l expl expéditeur à la liste des expéditeurs bloqués

13 Création d un d item dans Outlook 2003 Cliquez sur la flèche du bouton «Nouveau» afin de développer le menu de la création des nouveaux items De là, vous pouvez, entre autres, créer : Un nouveau message; Un nouveau rendez-vous; Un nouveau contact; Une nouvelle tâche.

14 Champs d un d nouveau courriel (ctrl+n) Champs À: Adresse(s) de courriel du destinataire Champs Cc: Adresse(s) des destinataires qui recevront une Copie Conforme du courriel Champs CCi: Même que Cc: à l exemption que les destinataires ne peuvent pas voir les adresses de ce champs. Objet : Sujet du courriel Message Accès s direct au carnet d adresses en cliquant sur les boutons «À», «CC»

15 Spécifier les destinataires à l aide du carnet d adressesd Accès s direct au carnet d adresses d en cliquant sur les boutons «À», «CC» Sélectionner les contacts désird sirés et les ajouter à l aide des boutons À,, CC, ou CCi.

16 Barre d outils d d un d nouveau courriel Dans le menu «Affichage»,, dans le volet «Barre d outilsd», vous pouvez afficher les barres d outils d que vous préférez rez A - Barre d outils d «Normal» B Barre d outils d «Mise en forme» C Barre d outils «Dessin» D Barre d outils d «Antidote» D C A B

17 Barre d outils d d un d nouveau courriel Bouton «Envoyer» Bouton Importance : permet de spécifier une importance élevée à un courriel Bouton «Trombone» : permet d attacher d des pièces jointes au courriel Bouton indicateur de message : permet de demander une action automatiquement lors de la lecture du courriel par le destinataire. Ex. : RSVP, Aucune réponse nécessaire, etc.

18 Création d un d nouveau rendez-vous Cliquez sur la flèche du bouton «Nouveau» afin de développer le menu de la création des nouveaux items De là, vous pouvez, entre autres, créer : Un nouveau rendez-vous; Un rendez-vous vous sert de pensebête lorsque vous ouvrez Outlook : il va vous alertez quelques temps avant l heure du rendez-vous. Un rendez-vous peut contenir de l information sur le lieu, la date, l heure et les détails

19 Création d un d nouveau rendez-vous (ctrl+maj maj+a) Champs Objet: Le nom de votre rendez- vous Champs Emplacement: Tapez un lieu du rendez- vous ou sélectionnezs lectionnez-le parmi les anciens choisis Champs Début D & Fin: Spécifiez l heure l et la date de votre rendez-vous Chams Rappel : Définis combien de temps avant le rendez-vous Outlook vous avertiras Détails

20 Visualisation du calendrier Le calendrier sert à visualiser les rendez-vous que vous vous êtes fixé Il peut affiché d un façon journalière, re, hebdomadaire ou mensuelle Pour l obtenir, l il suffit de cliquer sur l onglet «Calendrier» dans le menu de gauche.

21 Le calendrier d Outlookd Choix d affichage entre journalier, hebdomadaire ou mensuel. Choix du jour, de la semaine ou du mois, selon le choix d affichage

22 Alerte d un d rendez-vous Lorsqu un rendez-vous approche, Outlook vous alertera à l aide d une boîte comme celle-ci. Vous pouvez faire disparaître l événement, le faire répéter dans un temps ultérieur ou tout simplement ouvrir le rendez-vous en question pour voir ses détails.

23 Création d un d nouveau contact (ctrl+maj maj+c) Cliquez sur la flèche du bouton «Nouveau» afin de développer le menu de la création des nouveaux items De là, vous pouvez, entre autres, créer : Un nouveau contact; Pourquoi ajouter un contact : Accédez à l adresse de quelqu un ou d une compagnie en quelques secondes Au lieu de taper l adresse électronique du contact, on le sélectionne dans la liste Pour envoyer des courriels à une liste de distribution

24 Ajout d un d nouveau contact Une fois les champs remplis, cliquez ici pour sauvegarder le nouveau contact Cliquez sur le bouton afin de remplir d autres types de numéros de téléphones, si nécessaire

25 Visualisation des contacts Pourquoi ajouter un contact : Accédez à l adresse de quelqu un ou d une compagnie en quelques secondes Au lieu de taper l adresse électronique du contact, on le sélectionne dans la liste Pour envoyer des courriels à une liste de distribution

26 L affichage des contacts Recherche d un contact. Type d affichage en cours Aller à la lettre X

27 Envoi d un d courriel à un contact directement 2. Envoi d un courriel au contact(s) sélectionné(s) 1. Choisir le contact à qui on désire envoyer un courriel

28 Envoi d un d courriel à une liste de distribution Si vous envoyé couramment des courriels à un certain groupe de gens, il est pratique de se créer une liste de distribution Lors d un envoi d un courriel, on peut sélectionner une liste de distribution au lieu d un contact. Ainsi, le courriel s envoiera automatiquement à tous les contacts de la liste de distribution Il suffit de sélectionner «Liste de distribution» dans le menu «Nouveau».

29 Création d une d nouvelle liste de distribution Champs Nom : Le nom de la liste Sélectionner les membres C est ici que vous cliquez afin de pouvoir ajouter les contacts existants dans la liste de distribution

30 Création d une d nouvelle tâche (ctrl+maj maj+k) Cliquez sur la flèche du bouton «Nouveau» afin de développer le menu de la création des nouveaux items De là, vous pouvez, entre autres, créer : Une nouvelle tâche;

31 Création d une d nouveau tâche (ctrl+maj maj+k) Champs Objet : Le nom de la tâche Champs Échéance La date à laquelle la tâche devrait être terminé

32 Visualisation des tâches Dans le menu de gauche, sélectionner le volet «Tâches»

33 L affichage des tâches Recherche d une tâche Type d affichage en cours Nos tâches Cochez la case lorsque la tâche est terminée

34 Aperçu u général g lors de l ouverture d Outlook d 2003 On voit maintenant : Les prochains rendez-vous; Les tâches qu il faut faire; Le nombre de nouveaux courriels