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1 GUIDE D UTILISATION «Extranet carrières» Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale 3440 route de Neufchâtel CS BOIS-GUILLAUME Tél : Site internet : Extranet :

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3 Préambule Dans le cadre de son assistance aux collectivités et dans la perspective de la dématérialisation des actes, le Centre de Gestion de la Seine-Maritime met à disposition de toutes les collectivités affiliées un nouvel outil "Extranet Carrières" permettant de répondre à vos attentes d une façon encore plus rapide et d accéder directement à un certain nombre d informations et d éditions relatives à vos agents. Cet outil a ainsi vocation à faciliter la gestion des carrières des agents de votre collectivité. La mise à disposition de cet outil se fera en plusieurs étapes : 1) Dès maintenant, l extranet carrières vous offre les possibilités suivantes : Visualisation des informations individuelles de vos agents statutaires et possibilité d ajout ou de modifications si nécessaire (adresse, situation de famille, n de sécurité sociale, nombre et nom des enfants), Consultation de l historique de la carrière de vos agents, Consultation et édition du tableau des effectifs par grade, Édition de certains modèles d arrêtés : titularisation, avancement d échelon et de grade, disponibilité pour convenances personnelles, etc., Modification des informations liées à l organisation des collectivités (coordonnées, horaires), Simulation de traitements indiciaires et de paie, Extraction et édition d états listes des agents de votre collectivité (ex : Adresses du personnel, grade, échelon, indices, qualité agent et temps de travail). 2) Dans un second temps (normalement le 01/01/2015) : b Possibilité de création et de suivi de vos agents non-titulaires. À NOTER : Pour les collectivités adhérentes à la Médecine de Prévention, il conviendra obligatoirement de créer l ensemble des agents non-titulaires dans l Extranet Carrières (dossiers existants + recrutements), afin que les dossiers des agents concernés puissent être pris en compte dans le logiciel "Médecine". 3) Dans un troisième temps (courant 2015) : b Mise en œuvre de la procédure de dématérialisation des avancements d échelon. Le Centre de Gestion reviendra vers vous en temps utile. Il est à noter que pour les collectivités déjà dotées du logiciel «Civil Net RH», cet outil vous permettra de comparer les historiques de carrières de vos agents et de suivre l envoi de vos arrêtés au Centre de Gestion. Ce guide d utilisation a pour objet de vous aider à mieux appréhender l outil "Extranet Carrières".

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5 Sommaire I L accès à l application «Extranet carrières»... 4 II - Le personnel... 6 A Les données personnelles Fiches individuelles États civils Coordonnées personnelles Enfants SFT... 9 B Les carrières Évènements carrières Notations annuelles C Les états Exports des fiches individuelles III Le Le statut tatut A La carrière Des filières aux grades B La paie Traitements indiciaires Simulation de paie IV Les carrières A La collectivité Fiche collectivité Effectif des fonctionnaires Échéancier des carrières... 17

6 I L accès à l application «Extranet carrières» Étape 1 : Connectez-vous sur le site du CdG 76 Pour cela, tapez dans la barre d adresse, l adresse suivante : b Vous accédez alors à la page d accueil du site Internet du Centre de Gestion 76. À noter : Vous pouvez également vous connecter à l application depuis l extranet du CdG 76 ( Étape 2: Connectez-vous à l application «Extranet Carrières» Dans le menu 1) Cliquez sur l onglet «Extranet carrières» 2) Renseignez : - Le code utilisateur - Le mot de passe qui sont indiqués sur l étiquette figurant dans le courrier d accompagnement du guide. 3) Cliquez sur «connexion» Une fois cette validation effectuée, vous accédez à la page d accueil de la collectivité. 4

7 Étape 3: Présentation de l application Les différents onglets (le personnel, le statut et les carrières) Menu des onglets 5

8 II Le personnel A- Les données personnelles 1- Fiches individuelles Volet Onglets Recherche individuelle Recherche générale Les différentes sélections Menu des pages de l onglet en cours Cliquer sur le bouton rechercher Les possibilités de recherche : I) Recherche individuelle : Par nom, prénom, matricule avec possibilité de rechercher sur une partie du nom (ex : DUP la recherche ramènera tous les agents dont le nom commence par DUP). II) Recherche générale : Permet d accéder à la liste des agents STAGIAIRES et TITULAIRES de votre collectivité par ordre alphabétique de nom d usage. Pour les collectivités adhérentes à la mission PAIE du CdG, la recherche ramènera l ensemble des agents de la collectivité. Les différentes sélections : vous pouvez sélectionner les agents présents, les agents non présents (ex : congé parental, disponibilité.) ou tous les agents. Vous n oublierez pas de cliquer ensuite sur le bouton «rechercher» pour valider votre recherche. Vous n êtes pas autorisés à créer des dossiers agents statutaires mais uniquement à consulter ou apporter certaines modifications relatives à l état civil et aux coordonnées personnelles des agents. À noter : Procédure de recherche identique dans les onglets "ETAT-CIVIL/COORDONNEES PERSONNELLES" 6

9 Cliquer sur le nom d un agent Si vous avez effectué une recherche générale, suivant la sélection opérée, les noms des agents apparaissent. Vous pouvez cliquer sur le nom de l un des agents et le détail de sa situation (adresse, situation familiale et administrative) apparaîtra. Bouton «Recherche» et Navigateur «Agents» en cas de recherche générale La fiche résume la situation individuelle des agents de la collectivité : Adresse Situation familiale Dernière situation administrative issue du dossier de carrière. En cas de recherche générale, le navigateur «Agent» apparaît sur les pages individuelles. Il permet de se déplacer dans la liste du personnel de la collectivité et de passer ainsi d un agent à un autre. Le bouton «recherche» propose également d effectuer une nouvelle recherche d agents par nom, par matricule 7

10 2- États-civils Cliquer après chaque modification Cette fiche vous permet d accéder aux informations relatives aux «états-civils» avec possibilité de modification ou de complément d information, dans le menu de : le nom d usage, la date et le lieu, le département et le pays de naissance (en cas d erreur) la nationalité la situation familiale de l agent n de sécurité sociale (à corriger) Cliquez sur enregistrer ou annuler. À noter : Les modifications seront prises en compte dans notre logiciel GRH 2000 et le Service Gestion des Carrières et des Instances Paritaires du Centre de Gestion pourra visualiser l ensemble des modifications que vous aurez apportées.

11 3- Coordonnées personnelles Permet de renseigner l adresse, le téléphone et l des agents (facultatif). 4- Enfants SFT Cliquer pour ajouter un enfant Permet d ajouter des informations relatives aux enfants. À noter : Pas d influence directe pour les collectivités adhérentes à la mission Paie du CdG. 9

12 B- Les carrières 1- Évènements carrières Permet de visualiser la fiche carrière d un agent depuis sa mise en stage jusqu à la dernière situation. a) b) Cliquer pour visualiser la grille indiciaire a) Dans la colonne «Evènement/proposition/jalon» : si un arrêté est souligné vous avez la possibilité de l éditer, il vous suffit de cliquez sur celui-ci. b) Dans la colonne «grade» : accès aux grilles indiciaires en vigueur à la date de l arrêté, il vous suffit de cliquer sur le grade à date souhaitée (cf. page 12). 2- Notations annuelles Cliquer pour éditer l arrêté Cliquer pour éditer la fiche de notation Permet d accéder à l historique de la notation (chiffrée uniquement) et possibilité d imprimer les fiches de notation vierges. 10

13 C- Les états 1- Exports de fiches individuelles Cliquer pour ouvrir le fichier Permet d extraire une liste de vos agents stagiaires et titulaires de votre collectivité en fonction de différents critères (situation administrative, grades, indices, position administrative ). 11

14 III - Le statut A- Carrière 1- Des filières aux grades Il est possible de modifier la date pour consulter les informations à une autre date. Cliquer sur la filière de votre choix Cliquer sur l un des grades pour afficher les grilles indiciaire et de carrières correspondantes Permet l accès aux grilles indiciaires par grades et offre la possibilité de visualiser la grille indiciaire à une date antérieure : exemple grille indiciaire au (avant le reclassement du ). En cliquant sur un échelon ou un indice brut (IB) dans cette grille indiciaire, cela vous donne accès à la page de simulation de paie (cf. page 14). Attention : Ne pas oublier de remettre la date du jour et d actualiser la page en cours si vous l avez modifiée pour une recherche à une date différente de la date du jour. 12

15 B- Paie 1- Traitements indiciaires Liste déroulante grades et échelons associés Permet d effectuer des simulations de traitement (à utiliser à des fins d estimations, notamment lors des recrutements, avancements et changements de grade d un agent). À noter : possibilité également de choisir une fourchette indiciaire : dans ce cas ne pas renseigner emploi et échelon. Le calcul ramènera alors toutes les simulations de traitement pour la une fourchette indiciaire choisie. Cet outil ne constitue pas un logiciel de paie et ne sert qu à effectuer des simulations. 13

16 2- Simulation de paie Attention, penser à cocher le régime de cotisation CNRACL ou IRCANTEC (régime général pour les contractuels ainsi que les stagiaires et titulaires dont la durée hebdomadaire de travail est inférieure au seuil d affiliation à la CNRACL, à savoir 28h). Compléter les différentes rubriques et cliquer sur le bouton «calculer». Le net à payer, le brut fiscal et les charges patronales s affichent. À noter : possibilité également de choisir un indice majoré de rémunération : dans ce cas ne pas renseigner emploi et échelon. Un fac-similé de bulletin de paie peut-être édité à l issue de la simulation (cliquer sur le bouton «imprimer» pour éditer un bulletin de paie). Cet outil ne constitue pas un logiciel de paie et ne sert qu à effectuer des simulations. 14

17 IV - Les carrières A- collectivité 1- Fiche collectivité * * Afin d améliorer la qualité de l information et le contacte entre vos services et le Centre de Gestion, vous avez la possibilité de renseigner les différentes coordonnées* de votre collectivité ainsi que vos horaires* d ouverture. Penser à bien enregistrer vos modifications. 15

18 2- Effectif des fonctionnaires Saisir la date d observation à laquelle vous souhaitez visualiser le tableau des effectifs Cocher les possibilités de liste de votre choix Cliquer sur l un des grades afin d afficher la liste nominative des agents dans ce grade Cliquer afin d éditer le tableau des effectifs Un tableau récapitulatif des agents stagiaires et titulaires de votre collectivité est prévu afin d établir votre tableau des effectifs. Différentes sélections vous sont proposées : date d observation, agent uniquement en activité. Cette fonctionnalité permet l impression de liste par filière (administrative, technique ) et par nom d agent, pour cela cliquer sur «exporter au format xls» 16

19 3- Échéancier des carrières * * Cette fiche vous permet de visualiser les échéances qui doivent intervenir afin de vous permettre d anticiper les décisions à prendre en terme de gestion de carrière de vos agents (ex : renouvellement ou fin de temps partiel décisions à prendre à l issue du stage : titularisation, prorogation ou refus de titularisation ). Si aucune sélection n est faite sur les dates, sont ramenées à l écran, les évènements devant intervenir lors des 3 prochains mois dont le mois en cours. Vous avez également la possibilité : - De modifier la période de recherche, * - D effectuer une nouvelle recherche ou de modifier les critères de recherche (cette possibilité peut être pertinente pour rechercher les échéances pour un agent donné). * 17

20 Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale 3440 route de Neufchâtel CS BOIS-GUILLAUME Tél : Site internet : Extranet :

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