Guide d utilisation NET CARRIERE Partie 1 : - Présentation - onglet «le personnel» - onglet «le statut»

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1 Guide d utilisation NET CARRIERE Partie 1 : - Présentation - onglet «le personnel» - onglet «le statut» Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale du Finistère Ti Kumunioù Penn ar Bed 7, Boulevard du Finistère QUIMPER CEDEX Tél : fax : site Internet :

2 Contenu 1. Avant-propos Accès à l application Les codes d accès La configuration de votre ordinateur Téléchargement et installation de la Machine JAVA de SUN Navigateurs compatibles La configuration d Internet Explorer La procédure d accès Connexion à l extranet carrière Plages horaires Assistance Présentation de l interface La gestion du personnel Les fiches individuelles Les états-civils Les adresses Les enfants Les blocs-notes Les événements de carrière Le suivi des contrats Recrutement Suivi des contrats Export des fiches individuelles Le statut Des filières aux grades Page 2 sur 21

3 1. Avant-propos Dans le cadre de la dématérialisation des procédures, le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale du Finistère met à disposition des collectivités affiliées un extranet carrières. Cet outil facilite le traitement des dossiers individuels des agents en ce qui concerne la carrière. Il permet : - La visualisation et la modification des données personnelles relatives aux agents et à la collectivité - La consultation de l historique de carrière - L accès aisé aux grilles indiciaires des grades de la fonction publique territoriale - L accès au tableau des effectifs - La visualisation des échéanciers de carrière - La gestion des non-titulaires : recrutement, renouvellement de contrat, fin de contrat - Le traitement des avancements d échelon et l édition des arrêtés correspondants - L édition des fiches de notation A terme, seront mis à la disposition des collectivités : - La préparation d arrêtés individuels concernant la carrière - Le traitement des avancements de grade Ce guide d utilisation a pour objectif d aider les utilisateurs de l extranet carrières à mieux appréhender l outil fourni par le Centre de Gestion du Finistère. 2. Accès à l application 2.1. Les codes d accès Chaque collectivité ayant accès à l extranet de carrière a reçu un couple d identifiant et de mot de passe. Ces codes de connexion sont confidentiels et ne doivent être ni transmis ni utilisés par d autre personnes que celles gestionnaires des carrières de la collectivité. Il appartient à la collectivité de choisir les personnes habilitées à utiliser les codes d accès. En cas de perte des identifiants, ou pour modifier le mot de passe, merci de prendre contact avec votre conseiller RH au Centre de Gestion La configuration de votre ordinateur Pour accéder à l extranet de carrière, votre ordinateur doit disposer de la Machine JAVA de SUN et de l un des navigateurs compatibles cités ci-dessous Téléchargement et installation de la Machine JAVA de SUN. Téléchargez la machine Java à partir de l url suivante : puis installez la sur votre poste Navigateurs compatibles Pour accéder à l extranet de carrière, il est nécessaire de posséder un navigateur internet compatible avec l application. Vous devrez donc vous assurer que vous utilisez au minimum : Internet Explorer Version 9 ou supérieure. Mozilla Firefox Version 17 ou supérieure. Google Chrome Version 23 ou supérieure. Tout autre navigateur internet pourrait entrainer des résultats d affichage aléatoire. Pour connaître la version de votre navigateur : Page 3 sur 21

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5 Sur Internet Explorer, pour les versions antérieures à la V9, cliquez sur Outils, puis A propos de Internet Explorer. A partir de la V9 comprise, cliquez sur l engrenage situé en haut à droite de la fenêtre puis sélectionnez A propos de Internet Explorer Sur Mozilla Firefox, cliquez sur le bouton Firefox puis sélectionnez successivement Aide puis A propos de Mozilla Firefox Sur Google Chrome, cliquez sur «l icône des menus situé en haut à droite de la fenêtre puis sélectionnez A propos de Google Chrome. Page 5 sur 21

6 La configuration d Internet Explorer Pour s assurer d un bon fonctionnement du site extranet de carrière, il est important de modifier certains paramètres du navigateur Internet Explorer. Pour les versions antérieures à la V9 : Cliquez sur le menu Outils, puis Options Internet. A partir de la V9 comprises : Cliquez sur l engrenage situé en haut à droite de la fenêtre puis sélectionnez Options Internet. Onglet sécurité Dans l onglet Sécurité, sélectionnez le bouton Sites de confiances et cliquez sur le bouton Sites. Choix des sites de confiance Bouton Sites Dans la nouvelle fenêtre, ajoutez le site et cliquez sur le bouton Ajouter puis Fermer. Page 6 sur 21

7 Une fois le site saisi, cliquez sur le bouton Cliquez ensuite sur le bouton Personnaliser le niveau. Personnalisation de la zone «Sites de confiance» Assurez-vous que le paramètre Utiliser le bloqueur de fenêtres contextuelles est Désactivé et que le paramètre Téléchargement de fichier est Activé. Page 7 sur 21

8 Bloqueur de fenêtres contextuelles Téléchargement de fichiers Validez tous les paramètres en cliquant sur OK (un message d information peut vous demander de valider la modification des paramètres de cette zone, validez en cliquant sur Oui) La procédure d accès Connexion à l extranet carrière L accès à l extranet de carrière se fait via un protocole sécurisé (https). Toutes les connexions entre le Centre de Gestion et la collectivité sont cryptées. Pour accéder à l extranet de carrière, saisissez dans le navigateur l adresse suivante : vous pouvez également y accéder ici L extranet carrière est hébergé sur un serveur internet au domaine informatique du CDG29. Une première authentification est donc indispensable pour accéder à ce domaine. Les identifiants pour l accès au domaine du CDG29 et à l extranet carrière sont identiques. Page 8 sur 21

9 Votre identifiant Votre mot de passe Pour accéder au domaine du CDG29, renseignez les identifiants de connexion qui vous ont été transmis puis cliquez sur Ouvrir une session. Passé cette première étape, la fenêtre de connexion à l extranet carrière apparaît automatiquement. Votre identifiant Votre mot de passe Bouton de connexion Pour vous connecter à l extranet, saisir une nouvelle fois les identifiants qui vous ont été transmis, puis cliquez sur le bouton Connexion Plages horaires Vous pouvez vous connecter à l application : du lundi au vendredi de 8 h 00 à 18 h Assistance Pour toute demande d assistance vous pouvez prendre contact avec votre conseiller RH. 4. Présentation de l interface L interface se décompose en plusieurs pavés. - Les onglets, au nombre de trois, qui donnent accès aux différentes fonctionnalités proposées : o Le personnel pour tout ce qui concerne la gestion des dossiers individuels des agents de la collectivité o Le statut pour accéder aux grades et aux grilles indiciaires o Les carrières pour toutes les procédures dématérialisées (informations sur la collectivité et ses effectifs, préparation des CAP, édition des fiches de notations) - Des menus, dépendants des onglets choisis - Une page centrale affichant le résultat de vos actions, ou à la connexion affichant les informations publiées par le Centre de Gestion - Un bouton de connexion accessible depuis n importe quelle page, permettant de se déconnecter en toute sécurité du portail extranet de carrières Page 9 sur 21

10 Onglets Pour quitter l extranet de carrière, toujours utiliser le bouton «Déconnexion» Menus (dépendants des onglets sélectionnés) Messages destinés à la collectivité ou affichage du résultat des actions des menus 5. La gestion du personnel Pour accéder aux dossiers individuels des agents de la collectivité, cliquez sur l onglet «Le personnel». Vous pourrez alors : - visualiser, compléter ou modifier les données personnelles des agents (état civil, adresse, enfants, ) - accéder à l historique de carrière des agents - exporter les fiches individuelles Attention : toute modification relative aux données personnelles des agents sera directement enregistrée dans la base du Centre de Gestion du Finistère Les fiches individuelles Cette partie vous permet de visualiser, compléter ou modifier les fiches individuelles des agents. Rechercher un agent suivant un ou plusieurs critères Page 10 sur 21

11 Ce menu offre deux possibilités : - La première permet, en cliquant directement sur le bouton, de lister tous les agents de la collectivité. Une fois la liste affichée, un simple clic sur l agent permet d obtenir les informations le concernant. - La seconde consiste en la recherche d un agent en particulier en saisissant les critères tels que le nom ou le prénom ou tout élément d état civil, et en cliquant sur le bouton. Le résultat s affiche alors sous la forme d une fiche non modifiable qui récapitule les informations de l agent et un bloc note qui permet l échange d informations entre le Centre de Gestion et la collectivité employeur. Vous pouvez à tout moment saisir une note dans le bloc note de l agent. Cette note sera visible par le Centre de Gestion et la collectivité de l agent (Validez la note saisie en cliquant sur le bouton ). Fiche récapitulative de l agent Bloc note permettant l échange d information entre le Centre de Gestion et la collectivité Sur la situation administrative de l agent, il est alors possible de cliquer sur un lien (dans l exemple, «Rédacteur») permettant d afficher l échelle indiciaire applicable à la date du dernier changement de situation de l agent. Page 11 sur 21

12 5.2. Les états-civils Cette partie vous permet de visualiser, compléter ou modifier les états-civils des agents. Toutes les informations sont modifiables Boutons d enregistrement ou d annulation des modifications Attention : pour que toutes les modifications soient enregistrées, cliquez sur le bouton «changer de page! En cas d erreur, cliquez sur le bouton ou changez de page.» avant de 5.3. Les adresses Cette partie vous permet de visualiser, compléter ou modifier les adresses des agents. Toutes les informations sont modifiables Boutons d enregistrement ou d annulation des modifications Page 12 sur 21

13 Attention : pour que toutes les modifications soient enregistrées, cliquez sur le bouton «changer de page! En cas d erreur, cliquez sur le bouton ou changez de page.» avant de 5.4. Les enfants Cette rubrique permet de visualiser, compléter ou modifier les informations concernant les enfants de l agent donnant droit au supplément familial de traitement. Informations sur l enfant Bouton de validation de la ligne Boutons d enregistrement ou d annulation des modifications Bouton d ajout de ligne Lors de la création d un enfant, la validation des informations saisies se fait par la coche verte «la ligne.» à droite de Vous pouvez ensuite : - ajouter une ligne correspondant à un autre enfant de l agent en cliquant sur. Saisir les informations nécessaires et valider en cliquant sur la coche verte. - supprimer une ligne correspondant à un enfant en sélectionnant la ligne de l enfant concerné et en cliquant sur la croix rouge. Attention : pour que toute les modifications soient enregistrées, cliquez sur le bouton «changer de page! En cas d erreur, cliquez sur le bouton ou changez de page.» avant de 5.5. Les blocs-notes Les blocs-notes permettent, via une interface simplifiée, d échanger des informations entre le Centre de Gestion et la collectivité. Les informations du bloc-notes sont affichées lors de l accès à la fiche individuelle de l agent (voir menu «Les fiches individuelles»). Chercher un bloc-notes sur un agent particulier Sélection des blocs-notes à afficher Permet de supprimer le blocnotes relatif à l agent Page 13 sur 21

14 Par défaut, si aucun agent n est sélectionné en amont de ce menu, tous les blocs-notes de la collectivité s affichent. Pour sélectionner un agent, cliquez sur l un des deux boutons «saisir les informations correspondantes à l agent recherché. Les blocs-notes sont catégorisés par contenu (Non-vides, Vides, Tous). Par exemple, pour afficher les blocs-notes non-vides, sélectionner «Non-vides», et cliquez sur le bouton. La liste des blocs-notes non-vides s affichera. Pour supprimer un bloc-notes, sélectionner le bloc-notes en cochant la case en face de l agent concerné et cliquer sur le bouton.», et 5.6. Les événements de carrière Cette partie vous permet de visualiser les événements de carrière relatifs à un agent. Chercher un événement de carrière sur un agent précis Liste des événements de carrière et accessibilité aux informations correspondantes Lorsqu un agent est sélectionné, son historique de carrière (modification de temps de travail, stagiairisation, titularisation, avancement d échelon ou de grade, ) apparait. A chaque événement de carrière, le grade de l agent est aussi cliquable. Il renvoie alors, comme dans le menu «Les fiches individuelles», à l échelle indiciaire valide à la date du changement de situation de l agent. Page 14 sur 21

15 5.7. Le suivi des contrats Cette partie vous permet de gérer les agents non-titulaires de droit public et les agents sous contrat de droit privé (recrutement, gestion du contrat : renouvellement et fin). Pour enregistrer un nouveau contrat Pour renouveler un contrat arrivé au terme initial ou pour enregistrer la fin d un contrat Recrutement Pour recruter un nouvel agent, il faut d abord choisir le type contrat sur lequel il est recruté. Choisir le type de contrat et cliquer Page 15 sur 21

16 Les zones obligatoires sont notifiées en caractères «gras». Si une des zones obligatoire n est pas renseignée, vous ne pourrez pas valider votre saisie et l agent ne sera pas enregistré dans la base de données. Remplir la partie état civil Remplir la partie adresse Remplir la partie liée au contrat (les informations diffèrent selon le type de contrat choisi au départ) Le train de traitement désigne le conseiller RH du CDG en charge de votre collectivité (à choisir dans la liste). Page 16 sur 21

17 Une fois ces trois zones renseignées, cliquer sur le bouton Suivi des contrats Cette partie vous permet de gérer l échéance d un contrat : renouveler ou finir. Vous pouvez faire une recherche sur un ou plusieurs critères, le nom par exemple, ou une période. ATTENTION à bien définir les périodes de recherche La date d échéance vous indique la date à laquelle vous devez réaliser une des actions proposées dans la liste des propositions (colonne de droite). Pour une fin de contrat, la date d échéance correspond à celle du terme du contrat. Page 17 sur 21

18 Si vous choisissez une prolongation de contrat (= renouvellement) : Vous devez renseigner la durée de la prolongation. Une nouvelle date d échéance s inscrit donc dans la situation de l agent. Page 18 sur 21

19 Si vous choisissez une fin de contrat, la date de l échéance s inscrit automatiquement mais vous pouvez changer cette date : Une fois le contrat fini, l agent disparaît de votre liste Export des fiches individuelles Ce menu permet d exporter les fiches individuelles des agents pour être utilisées dans un tableur (excel par exemple). Critères de choix pour l export des fiches individuelles Pour obtenir l export, cliquer sur le bouton correspondant Par exemple, pour obtenir une liste des agents et leur dernière situation administrative dans la collectivité, cliquez sur le bouton de la ligne correspondante au format de sortie que vous souhaitez (format.csv ou.xls). Page 19 sur 21

20 Nota : vous pouvez aussi exporter les informations correspondantes à un seul agent en saisissant les informations d état-civil (Nom ou Prénom). 6. Le statut Pour accéder aux données statutaires, cliquez sur l onglet «Le statut». Vous pourrez alors visualiser les données statutaires (grades, échelles indiciaires) à une date donnée Des filières aux grades Ce menu permet d accéder aux données statutaires à une date donnée. Permet d afficher les données statutaires à une date précise Accès aux filières Accès au cadres d emplois Pour accéder aux filières, sélectionner l onglet correspondant dans la liste horizontale. La filière ainsi que les cadres d emplois apparaitront et vous aurez la possibilité de sélectionner ensuite un grade précis. Par exemple, pour le cadre d emplois d attaché, lors d un clic sur le grade «Attaché», la fenêtre suivante apparaitra. Page 20 sur 21

21 En cliquant sur un grade dans un cadre d emplois, une liste affichant les échelons, les indices bruts et majorés, et les durées minimum et maximum dans chaque échelon est disponible. Attention! Si vous avez cliqué sur le lien de la situation administrative proposé dans la rubrique «Les fiches individuelles» ou si vous avez accédé à cette page par le menu «Evénements de carrière», la date par défaut sera celle du dernier événement sélectionné! Page 21 sur 21

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