GESTION EXTRANET DES DCE / DVE

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1 GUIDE D UTILISATION DU MODULE GESTION EXTRANET DES DCE / DVE AVANT PROPOS : Dans le but de faciliter la gestion des ressources humaines aux élus et agents chargés de la gestion du personnel dans leur collectivité, le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale du Lot met à disposition des collectivités affiliées et non affiliées, un nouveau module destiné à la gestion dématérialisée des déclarations de création ou de vacance d emplois. Cet outil va vous permettre de : saisir en ligne les DCE et DVE ; visualiser et consulter toutes les déclarations réalisées par votre collectivité ; déclarer toutes les nominations intervenues sur les DCE et DVE (cf. art du décret 85-63) ; distinguer les déclarations pourvues de celles encore en cours ; consulter l historique de vos déclarations dématérialisées. SOMMAIRE I Accès au module gestion dématérialisé des DCE/DVE p. 2 II Présentation de la page module extranet DCE/DVE p. 3 III Saisir une DCE/DVE p. 3 à 7 IV Saisir une nomination p. 8 à 10 site : Page 1

2 I ACCÉS AU MODULE GESTION DÉMATÉRIALISÉE DES DCE/DVE Pour accéder au module gestion dématérialisée des DCE/DVE, connectez-vous à l extranet du site internet du CDG6, à l'adresse en cliquant sur «Accédez aux contenus réservés» : Rappel : Cet espace extranet est réservé aux élus et agents chargés de la gestion du personnel dans leur collectivité. Saisissez votre «Nom d utilisateur» et votre «Mot de passe», puis cliquez sur «Identification». site : Page 2

3 Votre nom doit apparaître ici. Cette page vous permettra d'accéder à la liste des contenus réservés de l extranet (actualités, outils R.H., etc.). Pour accéder au module «Gestion des DCE/DVE et Nominations» cliquez sur «Accéder au portail de dématérialisation des DCE / DVE». II PAGE D'ACCUEIL DU MODULE EXTRANET DCE/DVE Deux types d'aides vous sont proposés : Une aide technique pour manipuler l outil. Un guide "métier". Un bouton loupe dans certains champs vous permet de réaliser une recherche (sur un numéro, une date de validation, une fonction). D autres champs peuvent être triés à l'aide de ce bouton. site : Page 3

4 III SAISIR UNE NOUVELLE DCE/DVE La partie supérieure de la page contient toutes les DCE/DVE réalisées par votre collectivité. Les 3 étapes (et états) possibles d'une DCE/DVE : -1- "Saisie" : vous avez terminé la saisie, le CDG en est automatiquement informé et la contrôle. -2- "Validée" : le CDG a contrôlé et validé votre DCE/DVE. -3- "Pourvue" : vous avez renseigné une nomination sur une DCE/DVE et le CDG l'a contrôlée et validée. Pour saisir une nouvelle déclaration. Pour visualiser une déclaration. Pour modifier une déclaration déjà saisie. Vous ne pourrez modifier que les déclarations à l état de «saisie». Pour toute modification sur une déclaration à l état de «validée», veuillez prendre contact avec le Service Emploi du Centre de Gestion. Pour supprimer une déclaration. Vous ne pourrez supprimer que les déclarations à l état de «saisie».si vous souhaitez supprimer une déclaration à l état de «validée», veuillez prendre contact avec le Service Emploi du Centre de Gestion. Permet de rafraîchir l affichage. site : Page

5 Formulaire de saisie d une déclaration : Les champs de couleur bleue du formulaire sont des champs obligatoires. 1 Coordonnées de la personne qui réalise la DCE/DVE. Ces champs sont à remplir à la première connexion. Ensuite, ils s afficheront par défaut. site : Page 5

6 Ces deux champs sont pré-remplis et non modifiables. 2 Sélectionnez le «type de déclaration». Si DVE, sélectionnez le motif Renseignez «Service recruteur» (RH, Finances, Technique, Affaires scolaires, Communication, ). Renseignez «Fonction»: Quel(s) métier(s)? Quelles tâches sont accomplies en général? à renseigner précisément (cf Art 1 de la loi n 8-53 les vacances d emploi [ ] comportent une description du poste à pourvoir) Exemple : directeur général des service, chargé d études, cuisinier, agent d entretien des locaux. Cas particulier des emplois fonctionnels Dans le cas d un emploi fonctionnel, n oubliez pas qu il est nécessaire de réaliser deux déclarations, une pour le grade et une pour le détachement sur l emploi fonctionnel. Cas particulier : pour les agents détachés de la Fonction Publique d État, seule la DVE sur l emploi fonctionnel est demandée. 2 Si vous cochez «Détachement sur un emploi fonctionnel» un nouveau champ s affiche, il s agit du numéro de DVE rattachée. Le champ «N DVE rattachée» est à remplir uniquement si la déclaration pour le grade a déjà fait l objet d un enregistrement auprès du Centre de Gestion Pour une même déclaration il vous est possible de sélectionner deux cadres d emploi différents (de la même filière ou non, de la même catégorie ou non), exemple. Vous n êtes plus obligé de réaliser plusieurs déclarations pour un même poste. 3 Le champ «Catégorie» s alimente automatiquement dés lors que vous aurez cadre(s) d emploi. Le niveau d information minimal demandé est le cadre d emploi. sélectionnez le(s) site : Page 6

7 Rappel : si le plusieurs postes sont concernés dans une même déclaration, le grade ainsi que la durée hebdomadaire, doivent impérativement être identiques pour tous les postes. Par défaut, les champs «Nombre de postes», «Horaire hebdomadaire» et «Type de temps de travail» sont pré-remplis mais modifiable. Le champ «descriptif du poste» est facultatif, toutefois nous vous invitons fortement dans la mesure du possible à décrire de façon sommaire une ou plusieurs missions liées au poste déclarer. Exemple : accueil du public, restauration, entretien de locaux, animation en temps périscolaire, espaces verts Les champs «Familles et Métiers CNFPT» sont également facultatifs. Si vous ne pouvez pas le compléter le Service Emploi du Centre de Gestion s en chargera au moment de la validation de votre déclaration à partir des informations que vous aurez fournies. Si vous souhaitez faire appel à candidature pour cette déclaration, cochez la case «Appel à candidature». Le Service Emploi du Centre de Gestion prendra directement contact avec vous pour vous accompagner dans la rédaction et/ou la diffusion d une offre d emploi. La saisie de votre déclaration est à présent terminée, vous n avez plus qu à la valider en cliquant sur le bouton Vous avez la possibilité de l imprimer ou de revenir à la liste des déclarations. Impression de votre déclaration : Votre déclaration apparaît ensuite dans le tableau des déclarations de la collectivité, à l état de «saisie». Une fois contrôlée et validée par le Service Emploi du Centre de Gestion, elle apparaitra lors des sessions suivantes à l état de «Validée». site : Page 7

8 IV Saisir une nomination Sélectionnez la déclaration sur laquelle vous souhaitez saisir une nomination. Sur la partie inférieure de la page se trouve le tableau «Nominations saisies pour la DVE/DCE sélectionnée» cliquez sur le bouton. Formulaire de saisie d une nouvelle nomination Attention : Vous ne pouvez saisir une nomination que sur les déclarations à l état de «Validée», sinon le message suivant s affichera. De même, pour une déclaration «Pourvue» c'est-à-dire pour laquelle le nombre de nominations saisies est égal au nombre de postes déclarés, vous ne pouvez plus enregistrer de nominations. site : Page 8

9 Lorsque vous souhaitez enregistrer une nouvelle nomination, un certain nombre de champs sont pré-remplis avec les informations contenues dans la déclaration. Exemple : «Type de déclaration», «N Déclaration», «Filière», «Cadre d emploi» Les champs de couleur bleue du formulaire sont des champs obligatoires. 1 Pour saisir la date de nomination, cliquez sur le bouton un calendrier facilitera votre saisie. Mise en garde : Le contrôle de légalité préconise un délai de 6 semaines entre la date d enregistrement de votre déclaration et la date de nomination de l agent. Si tel n est pas le cas, l outil affichera un message d alerte. site : Page 9

10 Les champs ci-dessous concernent les coordonnées personnelles de l agent. Il vous appartient des les renseigner de façon très précise. 2 Les informations concernant «Filière», «Cadre d emploi», «Grade», «Catégorie», «Horaire hebdomadaire» sont reprises de la déclaration et donc non modifiables. 3 Toutefois si lors de la déclaration vous n avez renseigné que le cadre d emploi, il vous appartient lors de la nomination de renseigner le grade. 3 Dernière étape de la saisie de nomination, vous devez saisir le statut de l agent ainsi que son mode de recrutement. Les listes déroulantes «Mode de recrutement» s adaptent selon le «Statut de l agent nommé» que vous avez sélectionné. site : Page 10

11 Remarque : Si le «Statut de l agent nommé» est «Contractuel» vous devez sélectionner le «Mode de recrutement» correspondant dans la liste déroulante. Si votre agent est déjà employé dans une autre collectivité, cochez la case du champ «Agent employé dans une autre collectivité», le champ «Nom de l autre collectivité» apparaît il vous appartient dès lors de renseigner ce dernier. Le formulaire se termine par la «Famille CNFPT» et le «Métier CNFPT». Ces champs sont préremplis à l'aide des informations recueillies lors dans la déclaration (soit par la collectivité, soit par le Service Emploi du Centre de Gestion) mais modifiables. La saisie de votre nomination est à présent terminée. Vous n avez plus qu à valider votre saisie en cliquant sur le bouton Important : Une fois déconnecté de l extranet plus aucune modification des nominations n est possible. En cas d erreur, n'hésitez pas à prendre contact avec le Service Emploi du Centre de Gestion. * * * site : Page 11

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